企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)與管理研究

王欣

摘 要：現(xiàn)代信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行快速有效管理，作為企業(yè)管理的重要組成部分，對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理已成為必然，文章總結(jié)筆者工作實(shí)踐，對(duì)企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)和管理等有關(guān)問題進(jìn)行深入探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)人事檔案;信息化建設(shè);管理

企業(yè)人事檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容之一，通過記錄工作人員的基本信息，包括員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、工作經(jīng)歷、思想政治、學(xué)歷、籍貫、家庭關(guān)系等原始數(shù)據(jù)，并作為員工調(diào)動(dòng)崗位、職務(wù)晉升、技能提升等重要的參考依據(jù)。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)步和互聯(lián)網(wǎng)的普及，越來越多的企業(yè)都進(jìn)入信息化管理時(shí)代，極大的提升了工作進(jìn)度和效率，企業(yè)人事檔案管理，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，加快信息化建設(shè)步伐，對(duì)實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)檔案向信息化數(shù)據(jù)檔案的轉(zhuǎn)變，提高檔案質(zhì)量，有效對(duì)檔案進(jìn)行管理和利用。

一、企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)重要性

企業(yè)人事檔案，記錄著員工的各項(xiàng)信息，真實(shí)反映了員工的社會(huì)經(jīng)歷和工作、生活狀態(tài)。是企業(yè)進(jìn)行選拔人才、崗位調(diào)整等各種人事管理工作的依據(jù)。通過加快企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)，可有效實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案載體向數(shù)字化載體的轉(zhuǎn)變，有利于提高人事檔案管理工作質(zhì)量和效率及便捷性，也利于企業(yè)開展對(duì)人才培養(yǎng)工作，實(shí)現(xiàn)人盡其才，為企業(yè)發(fā)揮所長(zhǎng)。

二、企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)特點(diǎn)分析

通過對(duì)企業(yè)人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理模式從傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)向以計(jì)算機(jī)管理，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳遞的數(shù)字化管理模式。其主要特點(diǎn)如下：

1.存儲(chǔ)信息電子化

對(duì)人事檔案資料的存儲(chǔ)介質(zhì)，已從紙質(zhì)轉(zhuǎn)為電磁介質(zhì)，如硬盤、U盤、光盤等，以電子文檔方式進(jìn)行保存企業(yè)各種人類檔案資源，極大地方便了企業(yè)人事檔案的保存。

2.檢索信息自動(dòng)化

對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，可以提高檔案管理質(zhì)量和效率以及開發(fā)利用，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展所需要各類人才提供支持和參考資料。建立人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)成為人事檔案的核心部分。有關(guān)人員，在數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的平臺(tái)上，只要輸入要查找的關(guān)鍵字，系統(tǒng)通過其具有的功能，快速查詢到要檢索的資料，大幅度提升了檔案的查閱和利用率，通過建立數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息檢索自動(dòng)化。

3.傳輸信息網(wǎng)絡(luò)化

信息化建設(shè)完成后，企業(yè)人事檔案就可以實(shí)現(xiàn)信息化管理，通過與互聯(lián)網(wǎng)手段，可以實(shí)現(xiàn)無(wú)距離查閱，查詢者只需要找到有網(wǎng)絡(luò)的地方，就可以通過上網(wǎng)登錄相關(guān)的管理系統(tǒng)，可以暢通無(wú)阻的實(shí)現(xiàn)對(duì)資料信息的查詢和檢索，極大的滿足了查詢者的需要。此外，檔案管理人員，還可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，把最新的檔案信息發(fā)布出去，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，讓大家都共享到最新的信息，改變了以往對(duì)檔案管理所采取的相對(duì)封閉和獨(dú)立的、人工服務(wù)的管理模式。

三、企業(yè)人事檔案管理信息化的目標(biāo)和設(shè)計(jì)方案

1.信息化建設(shè)目標(biāo)

企業(yè)通過構(gòu)建在人力資源管理信息化基礎(chǔ)上，構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案和人力資源管理統(tǒng)一，將它變?yōu)閼?yīng)該可以對(duì)外開放的平臺(tái)，在這個(gè)信息平臺(tái)上，可以查到企業(yè)最新的人力資源有關(guān)最新的政策、人力資源信息等，促進(jìn)企業(yè)人事管理更加標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化和數(shù)字化，為企業(yè)發(fā)展提供人力資源支持，充分發(fā)揮人事檔案的作用。

2.檔案信息化規(guī)劃設(shè)計(jì)方案和主要功能

企業(yè)要結(jié)合自己的具體情況，利用人力資源管理這個(gè)平臺(tái)，增加企業(yè)各部門的業(yè)務(wù)情況和人員的組成信息，構(gòu)建相應(yīng)的管理系統(tǒng)，在這個(gè)系統(tǒng)上，可以了解到員工的基本信息及工作崗位，包括工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)變化、職稱評(píng)定等信息，這些信息構(gòu)成了人事檔案管理的基本內(nèi)容。人事檔案管理部門，要做好對(duì)企業(yè)各部門的員工信息，進(jìn)行收集和分析、鑒別， 整合當(dāng)中有價(jià)值的信息，采用數(shù)字化紙質(zhì)的形式進(jìn)行歸檔保存，同時(shí)，在信息化系統(tǒng)中，應(yīng)增加檔案利用的服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案?jìng)鬟f和統(tǒng)計(jì)信息服務(wù)，此外，還需要結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)情況，在系統(tǒng)中增設(shè)相應(yīng)模塊，為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。

（1）檔案信息管理

企業(yè)人事檔案收錄的信息中，應(yīng)當(dāng)包含企業(yè)員工的基本信息，例如員工的具體姓名、性別、企業(yè)檔案編號(hào)、在企業(yè)負(fù)責(zé)的工作崗位和職務(wù)，名稱等等，在收入這些基本信息后，還要根據(jù)員工工作變化情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息及時(shí)更新，并定期查看，把收入錯(cuò)誤的信息及時(shí)予以糾正，對(duì)積存的檔案要及時(shí)進(jìn)行處理和完成，以保證人事檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

（2）材料收集歸檔

在檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)欄目時(shí)，應(yīng)當(dāng)設(shè)立多個(gè)子菜單，包括對(duì)材料的送交、鑒別、歸檔等，還要加上一個(gè)材料上交還原功能，在送交材料時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，可以點(diǎn)擊還原功能， 就可以進(jìn)行妥善處理。

（3）轉(zhuǎn)遞檔案

在企業(yè)人事管理中，員工崗位發(fā)生改變或職務(wù)改變，人事調(diào)動(dòng)但都是經(jīng)常遇到的，遇到上述情況時(shí)，除了及時(shí)對(duì)員工檔案進(jìn)行更改以后，還要把其檔案轉(zhuǎn)移到新的部門或管理機(jī)構(gòu)，這種情況下就需要通過轉(zhuǎn)遞檔案，實(shí)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)移。在這類檔案?jìng)鬟f菜單時(shí)，應(yīng)該考慮到企業(yè)的實(shí)際情況，設(shè)立相應(yīng)的功能，結(jié)合轉(zhuǎn)遞情況不同而給出相應(yīng)的業(yè)務(wù)。例如，對(duì)新加入到公司的員工，企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)員工崗位調(diào)整或人事調(diào)動(dòng)時(shí)，可以通過設(shè)置轉(zhuǎn)出檔案、轉(zhuǎn)遞辦理兩個(gè)子菜單， 把需要調(diào)動(dòng)的檔案變?yōu)檗D(zhuǎn)入檔案，并放進(jìn)轉(zhuǎn)入檔案的菜單中， 接收部門就可以根據(jù)相關(guān)流程對(duì)檔案進(jìn)行查閱和接收，如果員工離開企業(yè)時(shí)，可以通過調(diào)檔申請(qǐng)、轉(zhuǎn)遞、查詢等子菜單完成對(duì)檔案的處理工作。

（4）查借閱

對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)和管理，最重要的目的就是可以方便對(duì)檔案進(jìn)行查閱，充分發(fā)揮檔案資源的作用，人事檔案管理系統(tǒng)中，還應(yīng)設(shè)置查閱與借閱的子菜單， 為企業(yè)及有關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行查閱和借閱，目前企業(yè)檔案基本上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化處理，形成了較為完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，有關(guān)人員需要查閱和借閱時(shí)，只要上網(wǎng)，無(wú)論任何時(shí)候任何地點(diǎn)，都可以完成相關(guān)的查閱和借閱工作。查閱菜單應(yīng)當(dāng)包含申請(qǐng)和查詢兩個(gè)子菜單，借閱者包括，查詢、借閱、歸還三個(gè)子菜單，用戶只需點(diǎn)擊相應(yīng)菜單，即可獲得相關(guān)信息。

（5）查詢統(tǒng)計(jì)

人事檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)設(shè)置查詢統(tǒng)計(jì)的菜單，通過這個(gè)功能，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)所有檔案業(yè)務(wù)發(fā)生情況和數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括對(duì)綜合信息的查詢、是否存在缺檔等情況。

3.及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)

通過建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)，對(duì)人事檔案進(jìn)行合理歸檔和分類，建立完善的人事管理數(shù)據(jù)庫(kù)，人事管理部門，要根據(jù)企業(yè)人事變動(dòng)情況，及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新和管理，以提高檔案的信息質(zhì)量，提高檔案的準(zhǔn)確性和工作效率。此外，就要根據(jù)企業(yè)人事管理和企業(yè)發(fā)展需要，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行開發(fā)，提升數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的功能和價(jià)值，更好的為企業(yè)人員和企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

總之，建筑企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)工作完成后，可以通過利檔案管理軟件，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行認(rèn)真分析、整理、歸類、歸檔，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)人事檔案的有效管理，減輕檔案工作人員的工作量，降低工作成本，提高檔案質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)共享檔案數(shù)據(jù)信息，全面提升工作效率。

四、企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)與管理要注意事項(xiàng)

1.提升人事檔案信息系統(tǒng)安全性

在檔案信息化管理過程中，要采用有效的安防措施，保證信息化管理系統(tǒng)安全可靠運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的正常運(yùn)輸和使用。強(qiáng)化管理人員對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握技能，提高安全防控技術(shù)，對(duì)計(jì)算機(jī)遭遇病毒攻擊、黑客攻擊時(shí)，能及時(shí)采用有效解決措施，化解各種安全風(fēng)險(xiǎn)。此外，還要定期對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢查，對(duì)檔案進(jìn)行整理和分析，確保檔案信息的安全和準(zhǔn)確性。

2.附加信息安全保密性

在應(yīng)用信息化技術(shù)管理人事檔案時(shí)，應(yīng)強(qiáng)化信息保密性和安全性。各以往紙質(zhì)保存檔案相比，采用現(xiàn)代信息化技術(shù)管理檔案，較容易泄露檔案信息，影響范圍更廣，因此，需要加強(qiáng)檔案信息的保密性和安全性的管理。在采用信息技術(shù)處理人事檔案的同時(shí)，應(yīng)同時(shí)結(jié)合紙質(zhì)化進(jìn)行重點(diǎn)記錄，避免出現(xiàn)設(shè)備問題造成的信息消失無(wú)法正常運(yùn)作的情況。

此外，還應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行分門別類的歸納信息內(nèi)容，以便后期的查找與整體分析管理，可以將信息分為幾類保密資料，對(duì)于可以企業(yè)內(nèi)部共享的內(nèi)容，可以設(shè)置較低級(jí)別的保密指數(shù)，對(duì)于一些保密指數(shù)較高的資料 ，除了在設(shè)備上設(shè)置密碼外，可設(shè)定防火墻，避免同行業(yè)的惡意競(jìng)爭(zhēng)竊取機(jī)密，對(duì)于取閱信息的人員，應(yīng)確定其個(gè)人的資料信息并將資料的進(jìn)出過程、時(shí)間等內(nèi)容，詳細(xì)的記錄下來，方便后期追責(zé)，對(duì)于一些沒有獲得流程批示的借閱信息，應(yīng)堅(jiān)決等待批示后予以查看，同時(shí)管理人員從旁監(jiān)督，將不同的資料單位性存放，設(shè)置獨(dú)立的存儲(chǔ)柜，在網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建中，獨(dú)立設(shè)置文件夾便于查看，謹(jǐn)防信息誤發(fā)。

五、結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理實(shí)行信息化建設(shè)與管理，是滿足時(shí)代發(fā)展的需要。因此，建筑企業(yè)要做好人事檔案信息化建設(shè)與管理工作，制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度，做好檔案的收集、保管、和應(yīng)用工作，在發(fā)揮傳統(tǒng)文檔作用的基礎(chǔ)上，通過建設(shè)信息化系統(tǒng)，借著互聯(lián)網(wǎng)及現(xiàn)代信息技術(shù)和手段，在安全基礎(chǔ)上，加大人事檔案資源的共享和利用力度，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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