如何加強醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)

劉麗麗

摘 要：信息化管理在社會各大領(lǐng)域都得到了廣泛應(yīng)用，通過信息化管理，降低了企業(yè)管理的難度，提高了企業(yè)運營效率。醫(yī)院作為一個人流量巨大的社會服務(wù)機構(gòu)，對檔案管理實行信息化管理也勢在必行。醫(yī)院檔案管理主要包含醫(yī)院人事管理、醫(yī)院病歷管理、會議內(nèi)容檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案管理等。鑒于工作管理內(nèi)容復(fù)雜，如何加強醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)也才成了醫(yī)院管理就亟待解決的問題。對此，首先要開拓管理的新思路，其次要引進信息化人才，管理設(shè)備與時俱進，在此基礎(chǔ)上，最后著重提高信息化檔案管理的安全性。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;信息化建設(shè)

在當(dāng)下信息時代的背景下，醫(yī)院也逐漸引入信息化管理知識。檔案的作用主要包含記錄和查閱兩個功能。而引入信息化管理無非是為了記錄的完善度和以及查閱科學(xué)化。從這兩個方面出發(fā)加強醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，方能從根本上彌補當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中的不足。本文將從醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀、加強檔案管理信息化建設(shè)措施及信息化管理安全性三個方面進行闡述。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院檔案管理包括了當(dāng)前醫(yī)院管理主要存在人員、制度、信息化系統(tǒng)三方面不足。隨著社會的發(fā)展，人們也對社會中的人文關(guān)懷加以重視，對自身身體的健康也十分注意，醫(yī)院的擁堵便成了社會熱點，與其相應(yīng)，在醫(yī)院檔案管理方面也增加了一定難度。首先是檔案管理的制度的完善度依舊存在不足，未形成一個系統(tǒng)的管理流程，人員的信息化管理意識不強。其次是醫(yī)院檔案管理部門缺乏專業(yè)化管理人員，專業(yè)區(qū)分于專門的點在于，專業(yè)化人員是具有一定的檔案管理知識的人員。最后，醫(yī)院檔案管理的設(shè)備依舊局限于電腦中的表格制作或是手寫記錄，如此的管理現(xiàn)狀會導(dǎo)致記錄效率慢，且后期查閱不便。

針對這三個問題，也有相應(yīng)的導(dǎo)火線。檔案管理人員的責(zé)任心意識淺薄，對信息化管理的使用也缺乏認(rèn)識，這也是阻礙醫(yī)院檔案管理信息假設(shè)發(fā)展的影響因素之一。醫(yī)院各部門之間缺乏溝通，導(dǎo)致檔案管理難以取得突破，對檔案知識管理的界定不明了，也是目前醫(yī)院檔案管理中存在的問題之二。醫(yī)院檔案管理的硬件設(shè)施也跟不上醫(yī)院現(xiàn)代化管理發(fā)展的進程，存儲空間過小，無法滿足醫(yī)院高速發(fā)展的需求，這是其三。

二、加強醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的措施

1.增強醫(yī)院信息化管理意識。魯迅先生棄醫(yī)從文，意在做人民群眾心理醫(yī)生。比起人民群眾的身體健康，更讓其擔(dān)憂的是人民群眾心理上的局限性。以此為引，對于加強醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，根本在于增強醫(yī)院管理人員信息化管理意識，讓人員的思想與時俱進，跟進信息化發(fā)展步伐。目前的檔案管理依舊被傳統(tǒng)管理意識的禁錮，對于醫(yī)院檔案疏于管理，從而造成了醫(yī)院檔案記錄不完善，后續(xù)查閱調(diào)用無法精準(zhǔn)取得信息。針對醫(yī)院檔案管理信息化意識建設(shè)可以通過意識散播、意識鞏固、意識延伸三個方面由淺及深的進行教導(dǎo)。意識散播是讓管理人員接觸信息管理知識及相關(guān)成果，意識鞏固則是對信息化建設(shè)實行體驗，讓管理人員在實踐中分析信息管理的利弊。意識延伸，是通過管理人員對信息管理的設(shè)備使用，進行一個自我思維的延伸。而醫(yī)院檔案管理部門對此也應(yīng)負(fù)起責(zé)任，對人員的進步實行獎勵制度。大量社會現(xiàn)實表明，比起口頭表達，職工更傾向于書面表達。醫(yī)院檔案高層管理人員應(yīng)當(dāng)對員工的意見進行一個信息采集，并定時召開交流會。如此這般，方能形成一個正確的信息化管理意識。

2.引進專業(yè)醫(yī)院檔案管理人才。人力資源是管理的基礎(chǔ)。缺乏專業(yè)化管理人員，便很難在醫(yī)院信息化管理上有所建樹。針對于社會現(xiàn)實，薪酬是引進人才的重要關(guān)鍵。檔案管理于醫(yī)院的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，對病歷的記錄，有助于后續(xù)病人的治療，也能對疾病提出更有針對性的治療方案。增大對加強醫(yī)院化檔案信息化建設(shè)的投資，是醫(yī)院有序運行的基石。沒有投資很難取得收益，等價投資也是另一種收益。而管理的目的便是在投資的基礎(chǔ)上獲得最大的收益。引進專業(yè)醫(yī)院檔案的管理人才相當(dāng)于為醫(yī)院運轉(zhuǎn)的齒輪添上潤滑油。除增加投資外，進行校招、社招也是一大途徑，引進人才需要一段時間的磨合期，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)為就職人員提供發(fā)展空間。對醫(yī)院管理人才的引進并不局限字面上的引進，在引進人才后對管理人員的鞏固也應(yīng)當(dāng)著重注意，人員的流動過于快速，在進行工作交接時也不可避免的產(chǎn)生相應(yīng)的變數(shù)。在人才管理方面除了薪酬管理，還有人文管理，對職工實行人性化管理，減少過勞運作，并給專業(yè)人員提供一個廣闊的發(fā)展空間。通過人性及薪酬兩方面的管理，從而在引進專業(yè)人才后，避免人員流動，為醫(yī)院管理信息化建設(shè)的提供一個穩(wěn)定的管理環(huán)境。在此要提及的是，人才引進并不局限于中國，國外人才也應(yīng)當(dāng)納入考慮范圍之內(nèi)。這在實現(xiàn)程度是有一定的難度，可通過顧問的形式進行聘用，也不應(yīng)當(dāng)局限于辦公室內(nèi)的人才，信息化時代的發(fā)展，教學(xué)方式也并不局限于課堂教學(xué)，網(wǎng)上教學(xué)也如雨后春筍般涌現(xiàn)，因此在檔案管理的人才運用過程中，應(yīng)當(dāng)開拓思路，實現(xiàn)科學(xué)先進的信息化管理。

3.健全醫(yī)院檔案信息化管理相關(guān)制度。漢朝曾在楚漢之爭后，采取休養(yǎng)生息增強國力的措施，從而使中國史上出現(xiàn)了文景之治的盛況。這一舉措在很大程度上使農(nóng)民免于困苦，由此可以看出古人的智慧不應(yīng)一概而論統(tǒng)稱為落后。在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的過程，除了借鑒外國的經(jīng)驗，也應(yīng)當(dāng)研究中國傳統(tǒng)文化，針對我國國情，健全管理制度。醫(yī)院檔案管理從本質(zhì)上也可看做是人員的管理，調(diào)動人員管理的積極性和培養(yǎng)檔案管理人員責(zé)任心應(yīng)當(dāng)放進醫(yī)院檔案管理制度的制定考慮范圍之內(nèi)。漢朝休養(yǎng)生息、實行分封制，減小皇帝的管理制度，至今我國依舊沿用設(shè)立地方官的制度。在檔案管理人員管理方面，便可由此得到啟發(fā)，應(yīng)當(dāng)分區(qū)域管理，在各自專業(yè)管理區(qū)域發(fā)光發(fā)熱，通過自身能力獲得晉升，并對職工進行定期考核。這方面，在企業(yè)管理中并不罕見，但是在醫(yī)院檔案人員管理，由于檔案管理的工作性質(zhì)屬于幕后，便很容易被人忽略，針對檔案管理的制定缺乏針對性。在醫(yī)院實行信息化管理過程中，除了檔案保存的信息化管理，還應(yīng)考慮信息化查閱制度，在制定制度時，可充分利用現(xiàn)代化系統(tǒng)，建立一個有序的查閱系統(tǒng)，將管理制度寫入查閱系統(tǒng)當(dāng)中，從而更有利于管理的科學(xué)性發(fā)展。面對醫(yī)院檔案信息化管理建設(shè)亟待加強的狀況，健全醫(yī)院檔案管理的制度迫在眉睫。

4.引進專業(yè)管理系統(tǒng)，更新管理軟件。對于醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，專業(yè)管理設(shè)備是必不可少的。目前，我國醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀仍面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，除了人員和制度上的不足外，還有設(shè)備上的缺陷。檔案管理中，對設(shè)備的要求需要一個巨大數(shù)據(jù)存儲庫，隨著云盤、百度網(wǎng)盤的線上存儲方式的出現(xiàn)，在檔案管理中，也可引進相關(guān)軟件。檔案管理的職能在于信息總和、信息傳遞、信息查閱等三個方面，現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)是實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化的主要推力之一。以企業(yè)管理為例子，第一步。可通過信息化將檔案進行一個編目，通過系統(tǒng)總端查閱。第二步，可將專業(yè)檔案轉(zhuǎn)化生成二維條碼信息，從而進行后期查閱，這一點在圖書館管理中得以廣泛應(yīng)用，相對于用紙袋進行保存更為便捷，在管理上也可使用網(wǎng)頁上的超鏈接功能進行相關(guān)知識的引導(dǎo)為后期查閱提供更為完整的參考資料。

5.加速檔案管理人員綜合素質(zhì)的發(fā)展。時代不斷在變化，對管理發(fā)展也提出了更高的要求，人員的發(fā)展理應(yīng)保持和時代進步的步伐一致。目前我國醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)處于凝滯狀態(tài)的原因之一便是缺乏醫(yī)院的重視。從而導(dǎo)致檔案管理人員工作消極，未能合理使用現(xiàn)代化信息管理知識，讓我國醫(yī)院檔案管理處于一個無序運行的狀態(tài)。針對此，對檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升應(yīng)當(dāng)引起醫(yī)院管理人員的重視，并不時和醫(yī)院其他部門進行交流。因為從本質(zhì)上來說，檔案就是信息的總結(jié)，通過與各部門人員的交流，為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)提供新思路，在檔案記錄的進程中，能為此奠定良好的素質(zhì)基礎(chǔ)，這樣檔案管理人員在進行信息化管理的同時，從不同部門的檔案管理特性出發(fā)，制定符合特定管理計劃。

三、加強醫(yī)院檔案管理信息化的安全

和醫(yī)院實現(xiàn)檔案管理信息化相應(yīng)而生的是，醫(yī)院檔案的安全性。信息化從某一個層面上來說就是將信息進行數(shù)字化。數(shù)字化面臨的安全問題依舊是社會的一大難題。一般措施是通過建立防火墻抵御外界入侵。除了設(shè)立防火墻外，醫(yī)用的管理網(wǎng)應(yīng)當(dāng)有一個獨立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進行定期的檢查和維護，從而避免系統(tǒng)崩潰導(dǎo)致檔案丟失損壞。如果不保證信息化管理的安全性，不可避免的會影響檔案的存儲和保存。另外，對檔案應(yīng)該及時備份，做好雙重保護，避免檔案丟失帶來的損失。信息化安全的保障依舊牽涉到專業(yè)人才，對此，在醫(yī)院對檔案管理進行信息化管理時，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全保密部門，對檔案信息的安全實行監(jiān)控，避免外網(wǎng)入侵。在醫(yī)院檔案管理中，其檔案的保密性也是管理過程中十分重視的一個節(jié)點。不僅應(yīng)該設(shè)立專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全部門，也應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員進行一個保密流程的培訓(xùn)，避免因人員管理不當(dāng)而降低檔案安全。加強醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)非一日之功，從長遠(yuǎn)的發(fā)展角度考慮才能使醫(yī)院在進行檔案管理時實現(xiàn)科學(xué)有序安全的管理制度。

四、結(jié)語

加強醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)主要考慮的便是人員和系統(tǒng)，在確定人員和系統(tǒng)能充分滿足信息化管理的發(fā)展后，首先要考慮的是，便是檔案在儲存、查閱過程中的安全性。加強檔案管理的信息化建設(shè)首先通過對人員進行定時培訓(xùn)，對信息化管理有充分的意識之后，再保持人員的穩(wěn)定性，用專業(yè)知識創(chuàng)造管理經(jīng)驗，使得醫(yī)院檔案管理更具科學(xué)性。值得一提的是，對管理制度的完善，不僅要引進國外先進的管理知識，也要研究國情發(fā)展，制定出一個符合國情的管理制度。管理制度是信息化管理的引領(lǐng)，一個專業(yè)的管理制度方能將信息化管理帶往一個正確的發(fā)展方向。

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