信息化條件下檔案館功能的擴(kuò)展與延伸

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，各行業(yè)的管理水平均有所提高，而信息技術(shù)在檔案館中也得到了廣泛的應(yīng)用。基于此，本文首先分析了檔案館信息化建設(shè)的現(xiàn)狀問(wèn)題，其次簡(jiǎn)要闡述了信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響。最后重點(diǎn)探究了信息化條件下檔案館功能的擴(kuò)展途徑，以此推動(dòng)檔案館的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案館功能;檔案收集

近年來(lái)，檔案館的信息化建設(shè)在國(guó)家的鼓勵(lì)和號(hào)召下，取得了階段性的進(jìn)步，各企業(yè)或高校的檔案管理工作基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，但是目前信息檔案館的功能還不健全，難以滿足相關(guān)單位的發(fā)展需求。因此檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀問(wèn)題提高重視力度，并且采取措施促進(jìn)檔案館功能的擴(kuò)展與延伸。

一、檔案館信息化建設(shè)的現(xiàn)狀問(wèn)題

1.信息化建設(shè)的重視力度不夠

由于檔案管理工作并不能直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益，相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度有所降低，檔案館信息化建設(shè)的積極性通常不高，進(jìn)而導(dǎo)致檔案館的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程滯緩，部分企業(yè)會(huì)把工作重點(diǎn)放到提高產(chǎn)能、增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、提升市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力方面。而要想實(shí)現(xiàn)以上目標(biāo)，應(yīng)加大投入力度，注重生產(chǎn)型人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，以此更新設(shè)備、改善工藝、提高利潤(rùn)。而對(duì)于檔案管理人員的培養(yǎng)力度通常不夠，檔案館的信息化建設(shè)水平也明顯滯后于企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。

2.檔案館信息化制度體系不健全

針對(duì)檔案管理的方式而言，完善的制度體系可以使檔案管理方式進(jìn)步、促使檔案館的信息化發(fā)展進(jìn)程。但是，目前部分檔案館缺乏專(zhuān)業(yè)的磁介質(zhì)設(shè)備，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作效率水平低下，信息化發(fā)展進(jìn)程受到很大程度的挑戰(zhàn)，并且有的檔案館采用局域網(wǎng)的數(shù)據(jù)運(yùn)行環(huán)境，管理人員依靠自身的權(quán)限隨意讀取文件，系統(tǒng)內(nèi)未能形成明確且固定的文件保存路徑，導(dǎo)致檔案館的相關(guān)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)雜亂無(wú)章，給后期的檔案查閱工作帶來(lái)極大的不便。

二、信息技術(shù)對(duì)檔案館管理工作的影響

一方面，信息化技術(shù)促使檔案管理工作便捷，隨著檔案館管理和存儲(chǔ)檔案的數(shù)量逐年增加，檔案管理工作的難度越來(lái)越高，需要檔案館具有相對(duì)全面的信息化功能，包括檔案的管理、儲(chǔ)存和查閱的信息化建設(shè)。而依靠傳統(tǒng)人工的管理方法顯然無(wú)法滿足檔案的現(xiàn)代化管理工作。信息化的技術(shù)不僅提升了檔案的管理效率，而且也有效節(jié)約了檔案館信息化中的人工投入，進(jìn)而提高了檔案管理工作的便捷性。

另一方面，信息化技術(shù)高度發(fā)達(dá)的時(shí)代，各種信息交相融合，然而并不是所有的信息都適合檔案的管理工作。因此，技術(shù)人員需要根據(jù)信息化手段，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息進(jìn)行整合分析，取其精華，去其糟粕，確保管理模式科學(xué)且合理。此外，在促進(jìn)管理工作合理化的基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)致力于實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)對(duì)檔案管理的推動(dòng)效應(yīng)，以此，擴(kuò)大信息技術(shù)的影響范圍。

最后，檔案的信息化管理使檔案的管理模式更加人性化，傳統(tǒng)的檔案管理需要采用人工的方式，對(duì)存檔文件進(jìn)行查找。由于檔案的分類(lèi)工作較為繁瑣，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)操作失誤，進(jìn)而影響檔案管理工作的有效性。相關(guān)人員在查找所需檔案時(shí)會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間和精力。而信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用可有效解決檔案查找工作面臨的問(wèn)題，利用信息化檢索系統(tǒng)可顯著提升檔案分類(lèi)和查閱工作的效率，進(jìn)而使檔案管理的模式更具人性化。

三、信息化條件下檔案館功能的擴(kuò)展途徑

1.利用新技術(shù)擴(kuò)大檔案收集范圍

長(zhǎng)久以來(lái)，無(wú)論是高校組織還是單位企業(yè)，其檔案的收集方式，通常以紙質(zhì)檔案為主，而在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的現(xiàn)代社會(huì)，檔案的收集載體有了新的變化。為進(jìn)一步豐富館內(nèi)藏品，各單位組織專(zhuān)業(yè)人員采取有效措施，開(kāi)展多渠道的檔案收集工作，提升了企業(yè)檔案的管理力度，在檔案收集實(shí)踐中，實(shí)物檔案、電子檔案，聲像檔案所占的比例越來(lái)越大。在信息化技術(shù)的影響下，相關(guān)單位應(yīng)建立具有自身檔案管理特色的門(mén)戶網(wǎng)站，進(jìn)而為檔案的信息化管理工作創(chuàng)造有利的內(nèi)部條件，以此提升檔案館的管理服務(wù)職能。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和檔案管理方式的進(jìn)步，相關(guān)人員應(yīng)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理的載體。例如，光盤(pán)、磁盤(pán)、可移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備以及智能云盤(pán)的應(yīng)用，進(jìn)而擴(kuò)大檔案的收集范圍，促使檔案管理水平的顯著提升。在電子檔案的管理工作中，相關(guān)工作人員應(yīng)注重檔案科目的分類(lèi)工作，做好精細(xì)化管理，以此為相關(guān)部門(mén)的查閱工作提供便利條件，此外，為保證電子檔案管理的科學(xué)性和有效性，管理人員需要掌握相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)。

2.使用新載體提升檔案保管水平

檔案館的信息化和現(xiàn)代化建設(shè)也改進(jìn)了檔案的保管水平。其數(shù)字化的特征決定了檔案的管理具有一定的復(fù)雜性。不同載體的檔案保管技巧具有共性特征，例如，電子檔案的存放環(huán)境具有較高的需求，由于各種載體的檔案都具有易燃的特點(diǎn)，因此，相關(guān)人員應(yīng)注重檔案館的防火功能，保證檔案室的無(wú)煙、無(wú)塵環(huán)境。必要時(shí)需要鋪設(shè)防火毯以及準(zhǔn)備相應(yīng)的防火器具，以此增加檔案館的安全性能，在信息條件下，管理人員應(yīng)格外注意檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)工作，避免系統(tǒng)因漏洞遭受到黑客攻擊，導(dǎo)致電子檔案的泄漏事故。在網(wǎng)絡(luò)安全方面，檔案館應(yīng)致力于實(shí)現(xiàn)獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境，并注重?cái)?shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)的加密工作，進(jìn)而保證檔案館的數(shù)據(jù)信息安全，提升檔案管理水平。

以此同時(shí)，管理人員應(yīng)注重檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)，構(gòu)建與企業(yè)檔案管理工作相匹配的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)一般涉及到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件環(huán)境以及系統(tǒng)軟件等三個(gè)部分，檔案管理人員在選擇具體的管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)考慮到該系統(tǒng)是否具有包容性和擴(kuò)展性，同時(shí)對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境做出有效的檢測(cè)，保證其安全性能，防止檔案數(shù)據(jù)的泄漏。

3.依靠互聯(lián)網(wǎng)完善檔案館服務(wù)職能

信息化時(shí)代，檔案管理工作的現(xiàn)代化水平主要依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)，電子檔案的優(yōu)勢(shì)是打破紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)限制。而隨著檔案保管數(shù)量的日益增加，檔案館需要應(yīng)用現(xiàn)代化的設(shè)備，提升檔案管理的技術(shù)水平，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理模式，提升檔案管理部門(mén)的服務(wù)能力。在服務(wù)模式上，管理人員需要以檔案用戶為中心，以館藏?cái)?shù)據(jù)為基礎(chǔ)，開(kāi)展檔案館的管理和服務(wù)。隨著檔案館網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)服務(wù)功能的逐漸完善，電子檔案的信息化保管方式越來(lái)普及，以紙質(zhì)檔案為主要載體的傳統(tǒng)管理方式的地位逐漸減弱，包含圖像、聲音的電子檔案管理方式的地位提高，而一些新的技術(shù)和管理方法在檔案館中得到了廣泛應(yīng)用，這些都在很大程度上促進(jìn)了檔案館功能逐漸走向完善。

以某市發(fā)電企業(yè)為例，該企業(yè)為加強(qiáng)檔案管理工作的有效性，改進(jìn)檔案管理工作的方式方法，購(gòu)置了清華紫光圖檔管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)是目前市面上比較先進(jìn)的綜合檔案管理系統(tǒng)，具有行業(yè)內(nèi)的一些領(lǐng)先功能，其采用了客戶機(jī)和服務(wù)器的方式實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。更重要的是該系統(tǒng)具有強(qiáng)大的兼容性，能夠有效避免管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息的多次輸入，促使檔案管理工作的效率水平提升，對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程具有重要的促進(jìn)作用。

4.構(gòu)建檔案館在企業(yè)管理中的中心地位

檔案管理的根本目的是為企業(yè)和相關(guān)單位生產(chǎn)和發(fā)展提供數(shù)據(jù)保證。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升。人們對(duì)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)提出了新要求。檔案館的功能也實(shí)現(xiàn)了多元化、多層次的轉(zhuǎn)變、面對(duì)信息化背景下，企業(yè)發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)因素越來(lái)越多，因此需要強(qiáng)化檔案館的服務(wù)職能，轉(zhuǎn)變其服務(wù)理念和工作方式，進(jìn)而可保證檔案的管理工作更加高效，促使企業(yè)獲得發(fā)展上的內(nèi)部活力。為此，管理人員應(yīng)采取科學(xué)有效的信息化管理模式，發(fā)掘企業(yè)檔案館的潛在價(jià)值，強(qiáng)化其在企業(yè)管理工作中的重要地位。

此外，管理人員在構(gòu)建檔案館中心地位的工作實(shí)踐中，應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)檔案信息的收集工作，相關(guān)工作人員應(yīng)致力于實(shí)現(xiàn)檔案信息收集的豐富性，通過(guò)多種渠道、多種手段加強(qiáng)對(duì)信息收集的管理，進(jìn)而加強(qiáng)檔案館的服務(wù)職能，為企業(yè)提供更全面的信息參考。在信息的整理和收集工作中，相關(guān)人員應(yīng)注重檔案形式的多樣化，在收集紙質(zhì)檔案的同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)照片、影像形式資料的整理，以此豐富檔案館的資料種類(lèi)。另外，還應(yīng)該注重檔案內(nèi)容的完整度，進(jìn)行多學(xué)科、多領(lǐng)域的檔案收集工作，以此促進(jìn)電子檔案信息整合與分析工作的科學(xué)性和有效性，從根本上提升檔案信息的現(xiàn)代化管理水平。

四、結(jié)論

綜上所述，相關(guān)人員通過(guò)信息技術(shù)的合理應(yīng)用擴(kuò)大了檔案的收集范圍、提升了檔案的管理水平，進(jìn)而使得信息條件下，檔案館的服務(wù)職能日趨完善，對(duì)解決目前檔案管理工作存在的現(xiàn)狀問(wèn)題具有重要的意義。同時(shí)，管理人員通過(guò)對(duì)檔案館功能的擴(kuò)展和延伸，還會(huì)使檔案管理模式更加的便捷化與合理化。

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作者簡(jiǎn)介：馬慧莉（1979-），女，漢族，籍貫：山東濟(jì)寧，學(xué)歷：研究生，目前職稱(chēng)：中級(jí)職稱(chēng)，研究方向：檔案管理。