檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實需求和理論路徑

摘 ?要：檔案是珍貴的歷史印跡，也是記錄社會發(fā)展、進(jìn)行單位管理的重要載體。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，由于儲存條件、管理理念等因素的局限性影響，檔案管理活動的效率與實際應(yīng)用受到了限制。因此，信息化建設(shè)如今已經(jīng)成為創(chuàng)新檔案管理工作的重要切入點(diǎn)。將信息化技術(shù)全面應(yīng)用到檔案管理活動中，將在切實優(yōu)化檔案管理效率的基礎(chǔ)上，發(fā)揮信息檢索技術(shù)的應(yīng)有優(yōu)勢，優(yōu)化紙質(zhì)檔案管理、存儲，實現(xiàn)規(guī)范化與數(shù)字化管理。本文從檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實需求分析入手，結(jié)合檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容及技術(shù)要求，綜合研究檔案信息化建設(shè)的理論路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);檔案信息化

中圖分類號：G270.7 ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-4706（2019）14-0113-03

The Realistic Needs and Theoretical Path of Archives Informatization Construction

ZHAI Peng

（Shanxi Provincial People’s Hospital，Taiyuan ?030012，China）

Abstract：Archives are precious historical impressions and important carriers for recording social development and unit management. In the traditional process of archives management，the efficiency and practical application of archives management activities are limited by the limitations of storage conditions，management concepts and other factors. Therefore，today，information construction has become an important entry point for innovative archives management. The application of information technology in archives management will give full play to the advantages of information retrieval technology，optimize the management and storage of paper archives，and realize standardized and digital management on the basis of effectively optimizing the efficiency of archives management. This paper starts with the analysis of the actual needs of archives informatization construction，combines the contents and technical requirements of archives informatization construction，and studies the theoretical path of archives informatization construction.

Keywords：archives management;informatization construction;archives informatization

0 ?引 ?言

在大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)成熟應(yīng)用的今天，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，已經(jīng)發(fā)展成為檔案管理工作新的應(yīng)用趨勢與現(xiàn)實需要。在將該技術(shù)綜合應(yīng)用于檔案管理的過程中，通過發(fā)揮數(shù)據(jù)搜索優(yōu)勢和傳播優(yōu)勢，更好地存儲檔案內(nèi)容，并且將檔案轉(zhuǎn)化為可被應(yīng)用的服務(wù)資源，使其能夠適應(yīng)當(dāng)前時代發(fā)展的多樣化訴求。當(dāng)然，在我國推進(jìn)檔案信息化建設(shè)時，想要實現(xiàn)最佳效果，就需要結(jié)合現(xiàn)實應(yīng)用需求，優(yōu)化建設(shè)路徑。

1 ?檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實需求

從目前檔案管理活動的發(fā)展趨勢與應(yīng)用訴求看，發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，已經(jīng)成為該資源應(yīng)用的重要發(fā)展方向。對于當(dāng)前推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)工作而言，要注重從多元角度出發(fā)，深度解決信息化建設(shè)的現(xiàn)實需要，實現(xiàn)檔案價值。

1.1 ?時代需要：檔案管理創(chuàng)新的必然走向

當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，各項活動流程都需要隨之變化，因此，檔案管理需要通過信息化建設(shè)適應(yīng)時代發(fā)展要求。根據(jù)我國有關(guān)檔案管理法規(guī)及政策內(nèi)容，實施電子檔案規(guī)范化管理，積極研發(fā)檔案信息查詢服務(wù)是信息化發(fā)展背景下，對檔案管理工作的重要要求。因此，檔案管理信息化作為信息化時代的核心內(nèi)容，要立足具體的檔案管理類型和內(nèi)容，借助信息化技術(shù)凸顯自身優(yōu)勢和特色，適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，有效解決傳統(tǒng)管理活動的各項問題[1]。

1.2 ?行業(yè)需要：檔案管理創(chuàng)新的必然趨勢

從當(dāng)前檔案管理活動的發(fā)展趨勢看，信息化建設(shè)將成為優(yōu)化該工作的重要途徑，并成為解決傳統(tǒng)問題、推進(jìn)管理活動創(chuàng)新的重要契機(jī)。從檔案管理的規(guī)?？矗?dāng)前檔案管理日益推向社會、推向市場，檔案管理的對象與用戶群體規(guī)模不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的管理方式根本無法適應(yīng)這一新變化。因此，只有發(fā)揮信息化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，才能有效應(yīng)對日益擴(kuò)大的檔案管理規(guī)模。從檔案的存儲管理看，相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理而言，當(dāng)前使用數(shù)字化、信息化的方式存儲、管理檔案，已經(jīng)成為必然趨勢。通過發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，使檔案能夠以更加安全、穩(wěn)定的方式進(jìn)行存儲管理。從檔案管理效率看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，無法及時查詢到檔案所處的位置和狀態(tài)，并且很難滿足大眾多樣化的檔案應(yīng)用需要。因此，只有充分發(fā)揮信息技術(shù)的檢索優(yōu)勢和展示優(yōu)勢，才能實現(xiàn)檔案資源的快速、高效管理。

1.3 ?大眾需求：檔案管理創(chuàng)新的必然選擇

檔案是一種記錄社會變化、詮釋時代發(fā)展、承載大眾記憶的客觀形態(tài)。當(dāng)前檔案已經(jīng)不再是單一的“紙質(zhì)存儲”，大眾有查詢檔案的新需求，而對該載體中的“檔案文化”進(jìn)行深度挖掘，也成為檔案資源價值應(yīng)用的重要表現(xiàn)。在信息化環(huán)境下，通過數(shù)字掃描、存儲檔案，能夠避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)遺失或者損毀現(xiàn)象。同時，借助信息化平臺和數(shù)據(jù)搜索優(yōu)勢，便于大眾及時查詢個人檔案信息，優(yōu)化檔案管理的服務(wù)價值。不僅如此，通過發(fā)揮信息化建設(shè)優(yōu)勢，可以深度挖掘和解析檔案資源中所具有的豐富文化內(nèi)涵，詮釋檔案的文化性與休閑性，延伸該資源的應(yīng)用價值[2]。

2 ?檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容與技術(shù)要求

檔案是社會發(fā)展的重要資源，在其中科學(xué)、客觀地記載了社會、行業(yè)，乃至大眾的生活變化。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作與信息化時代全深度融合的發(fā)展形態(tài)的要求，是在信息化技術(shù)應(yīng)用進(jìn)程中綜合形成的全新管理模式。綜合分析檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容及發(fā)展要求，對當(dāng)前創(chuàng)新檔案管理工作有著重要意義。

2.1 ?檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)是使用信息技術(shù)開展檔案管理工作的系統(tǒng)化過程。檔案信息化建設(shè)旨在用信息技術(shù)來管理紙質(zhì)和電子等多種檔案形式，在拓寬檔案資源的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新檔案資源的管理方式與利用方式。通過發(fā)揮信息化技術(shù)優(yōu)勢，逐漸實現(xiàn)檔案資源規(guī)范化管理。在該建設(shè)過程中，旨在實現(xiàn)三層目標(biāo)：其一，重視技術(shù)應(yīng)有優(yōu)勢，將信息技術(shù)全面、廣泛融入檔案管理過程中，將信息化技術(shù)與檔案管理的各個環(huán)節(jié)、程序相融合;其二，利用技術(shù)載體整合檔案資源，整合檔案信息，使檔案資源走向社會，真正融入大眾生活，以技術(shù)的形式展示檔案內(nèi)容，將讓檔案從傳統(tǒng)的“靜態(tài)紙質(zhì)內(nèi)容”升級為新的“動態(tài)內(nèi)容”;其三，要注重檔案信息化建設(shè)，并且將該環(huán)節(jié)作為全社會信息化建設(shè)體系的重要組成部分[3]。

2.2 ?檔案信息化建設(shè)的技術(shù)要求

在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)時，除了要詮釋服務(wù)理念與文化內(nèi)涵外，也要注重構(gòu)建完善的技術(shù)體系。大致上看，在當(dāng)前開展檔案信息化建設(shè)時，要注重滿足如下要求：一要具備良好的布線系統(tǒng)，尤其是要確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)木珳?zhǔn)性與安全性，并且確保該系統(tǒng)便于維護(hù)和有效管理;二要有可靠安全的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，結(jié)合檔案管理對象的特殊性，構(gòu)建便于使用的檔案管理系統(tǒng);三要注重建設(shè)良好的身份驗證系統(tǒng)，確保檔案信息管理與傳輸?shù)膰?yán)密性，避免被他人竊取;四要注重開發(fā)完善的數(shù)字化系統(tǒng)，從存儲、查詢、服務(wù)和文化建設(shè)等方面，都要注重對數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行合理改造與融合[4]。

3 ?標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、成熟技術(shù)與內(nèi)容挖掘：檔案信息化建設(shè)的理論路徑

在當(dāng)前將信息化技術(shù)融入檔案管理活動的過程中，受技術(shù)應(yīng)用成熟度、管理理念經(jīng)驗等多種因素限制，檔案信息化建設(shè)與實際需要之間仍然存在差距。結(jié)合當(dāng)前檔案管理的服務(wù)需要和文化挖掘等新要求，在推進(jìn)其信息化建設(shè)時，需要做到以下幾點(diǎn)。

3.1 ?標(biāo)準(zhǔn)化保障：統(tǒng)一信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理機(jī)制

檔案信息化建設(shè)過程中，要確保檔案信息資源的內(nèi)容共享，確保檔案信息化資源的通用性與實用性。因此，檔案管理過程中，要從傳統(tǒng)的“被動接受”向新的“標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一”轉(zhuǎn)型，通過制定統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)，確保錄入的檔案內(nèi)容能夠在統(tǒng)一信息化平臺中得到資源共享。相關(guān)檔案行政管理部門要注重對檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行指導(dǎo)與管理，在制定科學(xué)統(tǒng)一且執(zhí)行性強(qiáng)的管理機(jī)制基礎(chǔ)上，合理引導(dǎo)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)開展檔案信息化建設(shè)[5]。

3.2 ?技術(shù)化保障：重視技術(shù)應(yīng)用，完善檔案信息化平臺建設(shè)

檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是完善而系統(tǒng)化的技術(shù)平臺，這也是確保信息化建設(shè)的核心動力。結(jié)合檔案管理活動內(nèi)容看，在推進(jìn)信息化建設(shè)時，要做到：（1）完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)。通過發(fā)揮數(shù)據(jù)庫技術(shù)優(yōu)勢，豐富檔案資源儲備，為檔案信息化提供數(shù)據(jù)優(yōu)勢，通過完善數(shù)據(jù)庫技術(shù)、相關(guān)連接軟件和工具，使用戶能夠通過互聯(lián)網(wǎng)平臺搜索檔案內(nèi)容;（2）完善檔案安全系統(tǒng)建設(shè)。檔案信息有秘密性與個人權(quán)益的要求，在信息化建設(shè)時，很容易受到病毒、木馬等攻擊，因此，當(dāng)前推進(jìn)檔案信息化建設(shè)時，要注重構(gòu)建極其安全且穩(wěn)定運(yùn)行的檔案管理系統(tǒng);（3）注重構(gòu)建完善的檔案信息化平臺。在檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化錄入、存儲、搜尋和服務(wù)應(yīng)用等過程中，要注重發(fā)揮信息化優(yōu)勢，為檔案管理搭建規(guī)范化的數(shù)字平臺。

3.3 ?服務(wù)化保障：重視內(nèi)容與文化挖掘，延伸檔案管理工作空間

在當(dāng)前檔案工作管理過程中，推進(jìn)文化與信息化建設(shè)相結(jié)合已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展方向與趨勢。在此過程中需要按照檔案館藏資源的內(nèi)容情況，積極詮釋特色優(yōu)勢，通過發(fā)揮信息化技術(shù)優(yōu)勢，將能夠反映共同文化記憶的內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化表達(dá)與展示，實現(xiàn)檔案資源的價值挖掘。同時，在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)時，要注重滿足大眾對檔案資源服務(wù)的需求，通過發(fā)揮信息化技術(shù)的展示與傳播優(yōu)勢，構(gòu)建開放性、大眾性的服務(wù)體系，通過面向用戶需要，實現(xiàn)檔案資源價值。

4 ?結(jié) ?論

在信息化環(huán)境下，檔案管理部門要充分結(jié)合信息技術(shù)應(yīng)用的時代環(huán)境，在傳承傳統(tǒng)檔案管理工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，對檔案資源進(jìn)行數(shù)字化存儲和管理，并且通過發(fā)揮信息化技術(shù)優(yōu)勢，構(gòu)建檔案服務(wù)新模式。通過信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)性、實用性，乃至服務(wù)性的全面融合。整體上看，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是時代環(huán)境的發(fā)展要求，也是檔案行業(yè)的發(fā)展趨勢，更是滿足大眾實際應(yīng)用需要的必經(jīng)之路。

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作者簡介：翟鵬（1982.11-），男，漢族，陜西漢中人，館員，碩士研究生，研究方向：醫(yī)院管理、行風(fēng)醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)。