淺析管理高校資料室的困境及出路

摘 要：高校資料室產(chǎn)生于20世紀(jì)50年代，在其后的數(shù)年中，進(jìn)入了蓬勃發(fā)展時(shí)期，各大學(xué)在某些學(xué)院競相設(shè)立，以此支持特定學(xué)科建設(shè)。但信息時(shí)代的到來，對高校學(xué)習(xí)、生活，均產(chǎn)生深刻變化。因此，以前的管理模式，無論設(shè)備、資源庫、管理人員的配備，均不能適應(yīng)當(dāng)代社會的發(fā)展需求，因此，本文就以上幾個(gè)問題，展開論述。

關(guān)鍵詞：高校;資料室;資料室管理人員

高校圖書館是廣大師生拓展知識面的重要途徑，其特點(diǎn)在于增加師生知識量的廣博與深入，為培養(yǎng)全面性人才打基礎(chǔ)。在某些特定專業(yè)領(lǐng)域，因圖書館覆蓋范圍有限等原因，便會在某些特定學(xué)院設(shè)置資料室，旨在增加知識面的專與深，為培養(yǎng)高質(zhì)量、專業(yè)性強(qiáng)的學(xué)科提供必要支撐。因此，從這個(gè)角度看，二者是相互依存，互相補(bǔ)充的關(guān)系。

查閱相關(guān)規(guī)定可知，于1956年通過的《中華人民共和國高等學(xué)校圖書館試行條例（草案）》規(guī)定，高等學(xué)校規(guī)模較大的圖書館，在需要與可能的前提下，可由一系或數(shù)系設(shè)立專業(yè)分館，與資料室分工合作。至此，高校資料室就誕生了。并且，該草案主張分館、資料室合一。2016教育部修訂了《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》，其中規(guī)定高等學(xué)校可根據(jù)學(xué)校校區(qū)分布或?qū)W科分布設(shè)立相應(yīng)的總圖書館、校區(qū)分館、學(xué)科分館和院（系、所）分館（資料室）。由此觀之，此時(shí)的規(guī)程則鼓勵(lì)分館、資料室單獨(dú)設(shè)置。天津醫(yī)科大學(xué)也是依據(jù)這樣的規(guī)定，在醫(yī)學(xué)人文學(xué)院單獨(dú)設(shè)立了資料室，為廣大師生提供專業(yè)資料服務(wù)。

圖書館的工作人員大多是圖書情報(bào)類專業(yè)，而資料室的工作人員多為本院專業(yè)相關(guān)的人員，因此更了解本院系師生教學(xué)科研的情況，甚至?xí)⑴c本院課題研究和學(xué)術(shù)活動，這就更加利于學(xué)院專業(yè)資料的建設(shè)。以我們學(xué)院為例，那些學(xué)術(shù)造詣深、了解學(xué)科發(fā)展前沿的院系教師，對選購圖書資料有舉足輕重的作用，也為資料室建設(shè)提供了諸多便利。隨著互聯(lián)網(wǎng)等科技的蓬勃發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)世界的電子文獻(xiàn)資源、文獻(xiàn)傳遞、預(yù)約借閱、新書薦購、書籍檢索等，對資料室工作發(fā)出新的挑戰(zhàn)。資料室的資源建設(shè)應(yīng)更加專注于對本學(xué)科、本專業(yè)領(lǐng)域前沿的知識探索，從浩如煙海的電子及紙質(zhì)圖書資源中篩選出與本專業(yè)相關(guān)的學(xué)術(shù)信息，為科研、教學(xué)提供精準(zhǔn)的知識服務(wù)。

一、出現(xiàn)的問題

1.硬件設(shè)施落后，服務(wù)水平滯后。隨著信息時(shí)代的到來，人們獲取世界各地信息易如反掌，讀者對信息的數(shù)量和品質(zhì)也有了更高要求，他們除了要求大量的文獻(xiàn)信息，還希望該文獻(xiàn)學(xué)術(shù)價(jià)值較高，也就是對文獻(xiàn)資料精確度有了更高要求。因此，這就需要資料室管理人員針對不同閱讀群體的偏好，提供多元化的、針對性強(qiáng)的資料，而做出這一改變，就需要有先進(jìn)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作支撐。就現(xiàn)狀而言，資料室因?yàn)榻?jīng)費(fèi)不足、硬件設(shè)施落后等原因，借閱及服務(wù)工作還停留在低層次、低水平上，這顯然不能適應(yīng)當(dāng)今的社會需求。舉例來說，圖書館與院系資料室并未實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，因此，圖書館和資料室的信息及圖書資源就無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，并且，資料室文獻(xiàn)資料未配備必要的檢索設(shè)備，故借閱者無法查閱所借書目，造成了圖書資料的浪費(fèi)。讀者亦無法查詢學(xué)院文獻(xiàn)資料的分布位置、借閱情況等，給廣大師生帶來不便。資料室的雜志，通常是以孤本形式存在，且更新?lián)Q代較快，因此，學(xué)院規(guī)定師生借閱雜志時(shí)，僅可在資料室內(nèi)翻閱而不許外帶，但資料室并未配備復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，這就給圖書借閱帶來極大困難。

2.資金匱乏，缺乏特色數(shù)據(jù)庫。通常來說院系資料室是院系下屬的部門之一，其每年投入經(jīng)費(fèi)有限，故藏書量亦有限，因此，只能滿足本學(xué)院教師和研究生的借閱。以本院資料室為例，圖書經(jīng)費(fèi)來源于學(xué)校劃撥，再由各個(gè)學(xué)院統(tǒng)籌安排使用。但是，由于經(jīng)費(fèi)不足，資料室可供購買的資料數(shù)量非常有限，對于價(jià)格更為昂貴的音像資料數(shù)據(jù)庫等就更難獲取。并且，資料室采購圖書的經(jīng)費(fèi)來源于學(xué)院教學(xué)經(jīng)費(fèi)，但最終所購圖書歸圖書館支配，因此學(xué)院購書積極性也可能大打折扣。此外，因經(jīng)費(fèi)緊缺，資料室所購圖書大多為孤本，一些教師為了個(gè)人需求，雖有借期制度，但對超期借閱無強(qiáng)制約束力，如罰款等，故超期借閱屢見不鮮。這就勢必影響其他師生借用，影響圖書流轉(zhuǎn)率。

3.資料室人員短缺。高校資料室的主要功能是為了本學(xué)院學(xué)科建設(shè)而服務(wù)的。工作量增加與資料室管理人員緊缺有關(guān)，師生們對資料室教學(xué)、科研依賴性也見漸長、對服務(wù)項(xiàng)目的要求也越來越多。這就導(dǎo)致工作人員的工作難度和壓力加大，服務(wù)難以滿足廣大師生的需求。這也是許多高校資料室存在的問題之一，筆者認(rèn)為適量增加不同學(xué)科背景的管理人員，將極大提高資料室管理能力。資料室管理人員雖多有院系專業(yè)背景，但對于圖書資料搜集、整理和編目，仍不能完全勝任。此外，隨著高?？s編的影響，招聘新教職工也不易進(jìn)行，在人員短缺的情況下，資料室管理人員還經(jīng)常被院系安排其它任務(wù)，這就使資料室的工作更難順利開展。

二、解決措施

1.增加經(jīng)費(fèi)投入，擴(kuò)充文獻(xiàn)資源及加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。資料室建設(shè)也是學(xué)科建設(shè)中的一個(gè)環(huán)節(jié)，因此，針對重點(diǎn)學(xué)科領(lǐng)域，應(yīng)從經(jīng)費(fèi)、教師資源引進(jìn)等方面給予大力支持。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，文獻(xiàn)資源包括紙質(zhì)資源、數(shù)字資源及其他載體資源。其中紙質(zhì)資源包括紙質(zhì)圖書、期刊、報(bào)紙等公開出版發(fā)行物，因其利于翻閱、方便書寫等特點(diǎn)而廣為流傳使用。我院每年都會有固定經(jīng)費(fèi)，在爭取一線教師建議后，用以購買紙質(zhì)圖書。但受經(jīng)費(fèi)等原因所限，筆者認(rèn)為，資料室除應(yīng)購買紙質(zhì)文獻(xiàn)外，還應(yīng)加強(qiáng)對院系教師所撰寫的論著、多媒體課件、學(xué)生論文等與本院科研、教學(xué)相關(guān)文獻(xiàn)的保存和收藏。以我院為例，每年碩士論文副本均被資料室收藏，這也為學(xué)院紙質(zhì)文獻(xiàn)建設(shè)創(chuàng)造了條件。除此之外，資料室還可就學(xué)院自辦的內(nèi)部學(xué)術(shù)會議記錄、論文集、科研報(bào)告等，專業(yè)性強(qiáng)、學(xué)術(shù)價(jià)值高的資料加以保存，這也為未到會的相關(guān)教師提供了學(xué)習(xí)和交流的機(jī)會。最后，對于出版社贈送的圖書、雜志等，也應(yīng)加以分類整理，對于有價(jià)值的資料應(yīng)予以收藏，從而便于師生了解本學(xué)科知識的動態(tài)信息。我院資料室對此類文獻(xiàn)，亦做如上處理，這對擴(kuò)大資料室館藏有著重要作用。

資料室應(yīng)該依托校園網(wǎng)，加強(qiáng)電子資料和信息資源的建設(shè)，比如可以適量購買科研及教學(xué)所需的數(shù)據(jù)庫或音像資料。以我們學(xué)院為例，有的教師提出希望圖書館購買臺灣約旦醫(yī)事法數(shù)據(jù)庫，但此種電子資源，價(jià)格通常較為昂貴，基于經(jīng)費(fèi)及其他因素考量，圖書館并未購買。但本院院長出于對科研及教學(xué)的需要，在經(jīng)費(fèi)十分緊張的情況下，在力所能及范圍內(nèi)為其購買了部分雜志，這也提高了教師們的科研及教學(xué)積極性。其次，除了購置紙質(zhì)版書籍外，還應(yīng)適當(dāng)購置部分電子書刊。電子書刊具有儲藏量大、低成本、易于保存、可反復(fù)使用等特點(diǎn)，在數(shù)據(jù)量越來越多的情況下，勢必將成為高校資料室發(fā)展的方向。充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，可以幫助讀者充分、便捷地利用網(wǎng)絡(luò)資源，滿足其對知識的求知欲。

2.增加學(xué)生參與管理?；谫Y料室管理人員短缺，筆者建議，可以在資料室等部門增加勤工助學(xué)的學(xué)生，來與教師共同管理資料室的工作。這即可以緩解因人員匱乏而不能提供更好服務(wù)的情況，又有利于全面培養(yǎng)學(xué)生。具體來說，首先，在勤工助學(xué)中，利于提高大學(xué)生的綜合素質(zhì)，促使其學(xué)習(xí)如何在眾多信息中快速篩選有用信息，這對于高速發(fā)展的今天是至關(guān)重要的。其次，學(xué)生參加勤工助學(xué)，通過與資料室管理人員的日常接觸，利于工作人員從學(xué)生視角發(fā)現(xiàn)資料室工作上的不足，資料室也可以將合理的建議及時(shí)反饋給有關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)。通過搭建合理的平臺，幫助學(xué)院及時(shí)了解學(xué)生思想動向、知識需求等的一種方式，同時(shí)也有助于資料室的建設(shè)、為師生提供更好的服務(wù)。最后，所選大學(xué)生大多為本學(xué)院學(xué)生，因此從知識結(jié)構(gòu)上也貼合學(xué)院特色，其掌握前沿知識，能夠?yàn)橘Y料室?guī)硇迈r血液。學(xué)生參與學(xué)院日常工作，既是當(dāng)下的熱門現(xiàn)象，又是大勢所趨。無論對學(xué)院管理還是對提升學(xué)生個(gè)人，都是雙贏的選擇。

3.提升資料室管理人員個(gè)人能力。信息時(shí)代數(shù)字化的蓬勃發(fā)展，要求資料室管理人員需掌握豐富知識，包括圖書情報(bào)專業(yè)的知識，又要熟悉網(wǎng)絡(luò)、通信、計(jì)算機(jī)技術(shù)等相關(guān)專業(yè)知識。此外，為掌握世界范圍內(nèi)前沿?zé)狳c(diǎn)，還需要資料室管理人員有較高的外文閱讀水平，因此，提升個(gè)人業(yè)務(wù)水平就勢在必行。具體包括：首先，要熟悉圖書情報(bào)專業(yè)知識，了解圖書分類、編目等，這有助于對資料室相關(guān)文獻(xiàn)分類上架，從而方便讀者借閱。但每個(gè)人的知識儲備必然有限，因此，學(xué)校應(yīng)在配備資料室人員時(shí)，配備有圖書情報(bào)方面知識的人才，又要配備有學(xué)院專業(yè)知識背景的人才，但在高?？s編的影響下，同時(shí)配備兩方面人才，實(shí)數(shù)不易，因此就現(xiàn)有條件而言，應(yīng)對資料室管理人員定期加以培訓(xùn)，提升資料室人員專業(yè)素質(zhì)。其次，管理員還要掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠熟練操作借閱系統(tǒng)及相關(guān)應(yīng)用軟件，并且還需正確操作辦公軟件，如打印機(jī)、掃描儀等。對網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行準(zhǔn)確的檢索和分析，從而辨別資源的價(jià)值，進(jìn)而快速準(zhǔn)確地為讀者提供個(gè)性化信息服務(wù)。再次，資料室的工作人員要具備較高的外語水平，了解國外知識資源，進(jìn)而對相關(guān)知識資源加以整合、利用。

資料室是高校圖書館之外的另一文獻(xiàn)聚集地，是院校教學(xué)和科研得以開展的基礎(chǔ)。網(wǎng)絡(luò)化的不斷推進(jìn)，為資料室的變革提供必要準(zhǔn)備，資料室也要利用科技發(fā)展壯大自己，提升資料室的服務(wù)質(zhì)量、信息的使用效益。目前，天津部分高校已經(jīng)利用網(wǎng)絡(luò)和科技的力量，實(shí)現(xiàn)自助借閱，提升了借閱效率，希望在相互借鑒學(xué)習(xí)中，更好的發(fā)揮資料室的作用，為社會培養(yǎng)更好更多的人才。

參考文獻(xiàn)：

[1]謝薛芬.淺談高校圖書館與院系資源整合共建共享.[J]. 文化創(chuàng)新比較研究2018. 2（12）142-143

[2]孫宏明.高校學(xué)院資料室管理存在的問題與解決方式.[J].才智2013.（32）.71

[3]季 禾.論高校院系資料室的個(gè)性化信息服務(wù)化-以內(nèi)蒙古犬學(xué)公共管理學(xué)院資料室為例.[J].現(xiàn)代教育2018，5（47）：299-300.

[4]荊 東.試論高校院系資料室的利用現(xiàn)狀及改進(jìn)措施.[J]. 蘭臺內(nèi)外2019. （04）.35-36

作者簡介：相華（1992-），女，漢族，碩士研究生，天津醫(yī)科大學(xué)，研究實(shí)習(xí)員。