醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字化信息應(yīng)用的重要性探究

徐利琴 曹昊洋

摘? 要：隨著我國社會(huì)的迅速發(fā)展，醫(yī)療事業(yè)也得到了飛速的發(fā)展。與此同時(shí)，在醫(yī)院的多層管理中，醫(yī)院的人事檔案管理占據(jù)著舉足輕重的地位。人事檔案管理主要記錄著醫(yī)院人員的變化，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有關(guān)鍵作用。而數(shù)字信息化也在我們的生活中應(yīng)用愈來愈廣泛，它的應(yīng)用不僅節(jié)省了人力物力財(cái)力，也在以前的基礎(chǔ)上提高了醫(yī)院的管理效率。本文就醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字化信息應(yīng)用的重要性進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;數(shù)字化檔案;檔案信息化

中圖分類號(hào)：G270.7? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-4706（2019）19-0136-03

Abstract：With the rapid development of our society，medical care has also made rapid progress. At the same time，in the multi-level management of hospitals，the management of hospital personnel files also plays a decisive role. Personnel archives management mainly records the changes of hospital personnel，and plays a key role in the development of hospitals. And digital information technology is also more and more widely used in our life. Its application not only saves human，material and financial resources，but also improves the efficiency of hospital management on the basis of the previous. This paper explores the importance of digital information application in hospital personnel file management.

Keywords：personnel archives management;digital archives;archives informatization

0? 引? 言

一個(gè)醫(yī)院的正常運(yùn)行離不開人事管理，而人事檔案管理在人事管理中是十分關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。隨著醫(yī)療設(shè)備的不斷更新改革，人事檔案管理最傳統(tǒng)的方式已經(jīng)逐漸開始不能滿足現(xiàn)代醫(yī)療設(shè)備體制的需求。日復(fù)一日，科技在不斷創(chuàng)新，現(xiàn)代醫(yī)療的管理方式也日趨科學(xué)化，而以前的古老的、原始的方式已經(jīng)不能滿足社會(huì)的需求。因此，要想緊隨時(shí)代的步伐，就要不斷地提升，改變現(xiàn)在的管理制度，在舊的基礎(chǔ)之上，把數(shù)字化信息應(yīng)用于人事管理中，從整體上促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

1? 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1? 醫(yī)院人事檔案管理意識(shí)薄弱

隨著時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)療水平逐步提高，但很長一段時(shí)間以來，醫(yī)院的重心主要集中在這一方面，對(duì)于人事檔案管理未給予足夠的關(guān)注，管理的意識(shí)薄弱，導(dǎo)致部分工作者忽略了人事檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性。所以完成這項(xiàng)工作的過程中工作效率低下，直接致使院內(nèi)人事管理混亂，對(duì)醫(yī)療工作的開展造成了不小的困擾。

1.2? 人工管理準(zhǔn)確性低

在目前的眾多醫(yī)院中，人事檔案管理這一項(xiàng)關(guān)鍵性的工作還是由人工操作。人工操作不僅需要花費(fèi)眾多的財(cái)力、物力、人力和時(shí)間，而且工作效率和歸檔的準(zhǔn)確性也得不到保障。醫(yī)院人事管理主要是對(duì)醫(yī)院各層人員的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、工資獎(jiǎng)懲等一系列的資料進(jìn)行歸檔、整理，方便他人查閱。而在此過程中，很多的信息需要不斷地進(jìn)行更新和增加，所以在人工歸檔的過程中會(huì)有很多的資料出現(xiàn)重復(fù)或者歸錯(cuò)檔的現(xiàn)象。而資料出現(xiàn)整理錯(cuò)誤現(xiàn)象時(shí)，重新歸檔又需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。但是如果不及時(shí)整理，就會(huì)導(dǎo)致查詢檔案信息的可靠性和準(zhǔn)確性降低。

1.3? 人工操作整體拉低醫(yī)院的工作效率

采用人工的方式對(duì)人事檔案進(jìn)行記錄整理，不僅需要付出相當(dāng)多的人力、物力、財(cái)力，還會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院整體的工作效率受到嚴(yán)重影響。在采用人力對(duì)人事檔案資料進(jìn)行管理的過程中，人的精力有限，所以資料的錄入、更新等具有一定的延后性，醫(yī)療工作過程中，如果需要使用到某些人事檔案資料，那么極有可能因人力的不足導(dǎo)致這些資料缺乏時(shí)效性，應(yīng)用時(shí)就不具備完全的參考意義，導(dǎo)致醫(yī)院的工作效率降低。

1.4? 人事管理人員自身素質(zhì)和能力不足

很多醫(yī)院對(duì)人事管理方面的工作都不夠重視，使得在該崗位上任職的員工對(duì)這份工作沒有明確的認(rèn)識(shí)，檔案管理人員的素質(zhì)和自覺性整體偏低，以至于在工作時(shí)十分松懈，不具備有嚴(yán)格的專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)，思想落后，跟不上時(shí)代新潮，對(duì)人事檔案管理的重要性沒有很強(qiáng)的意識(shí)，使檔案管理工作的效率和質(zhì)量都受到了不可逆的影響。

1.5? 檔案保密性不夠

在通常情況下，檔案的保密性和安全性是十分重要的。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，紙質(zhì)的檔案由人工直接接觸，而一家醫(yī)院的工作人員又是極多的，所以資料整理起來時(shí)很容易出現(xiàn)遺失等現(xiàn)象，進(jìn)而可能直接導(dǎo)致信息的泄露。

2? 醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字化信息應(yīng)用的價(jià)值

2.1? 節(jié)約時(shí)間和空間

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，大部分工作主要是依靠人工手段進(jìn)行登記和保存的，這樣的管理模式導(dǎo)致資料的記錄和保存尤為不便。而當(dāng)數(shù)字化信息技術(shù)被應(yīng)用到醫(yī)院管理中以后，電子檔案代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這不僅可以節(jié)約資源，也解決了資料的保存問題，不需要準(zhǔn)備大量的空間用來放置檔案資料，很大程度上節(jié)約了傳統(tǒng)資料的保存空間。同時(shí)，電子計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)量大、效率高、速度快，能夠在長期保存檔案的同時(shí)確保人事檔案資料的時(shí)效性、完整性和準(zhǔn)確性，在應(yīng)用過程中，保證使用者能夠第一時(shí)間接收到最完整有效的檔案資料。從整體來看，數(shù)字化信息的應(yīng)用，有助于節(jié)省在醫(yī)院查閱人事檔案的時(shí)間，在整體上提升工作效率。

2.2? 提高資源共享程度

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，查閱人事資料還需要跑到資料管理室提取紙質(zhì)資料，這樣既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，嚴(yán)重地影響了人員的工作效率。在應(yīng)用數(shù)字化信息以后，人事檔案管理依靠電腦對(duì)人員的檔案信息進(jìn)行輸入或輸出，把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的形式，對(duì)信息進(jìn)行分類整理、歸檔。這樣不僅可以提高工作人員的效率，還可以實(shí)現(xiàn)資源的共享，需要查閱資料的人員通過電腦就可以隨時(shí)接收到所需的信息，查閱資料時(shí)方便、快速，也在一定程度上提高了資料的可靠性和準(zhǔn)確性，使人事檔案在醫(yī)院管理中的應(yīng)用價(jià)值得以體現(xiàn)。

2.3? 增強(qiáng)保密性

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，由于是人工直接操作，紙質(zhì)的檔案難免會(huì)出現(xiàn)遺失或被盜竊等問題。在應(yīng)用數(shù)字化信息以后，工作人員不會(huì)直接接觸到人事資料管理原件，故不會(huì)造成信息泄露，而且人事檔案在計(jì)算機(jī)中會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的加密處理，從而有效增強(qiáng)了醫(yī)院人事檔案的保密性。

2.4? 提高資料利用率

其實(shí)醫(yī)院的前景和發(fā)展都離不開人事檔案管理，人事檔案管理可以為醫(yī)院制訂方案和策略提供合理的依據(jù)，從而使醫(yī)院的人才配備日趨科學(xué)化。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，資料的查閱需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，所以在處理醫(yī)院事務(wù)的時(shí)候能盡量避開檔案查找就避開。在數(shù)字化信息應(yīng)用以后，人事檔案管理這一工作得到了相應(yīng)的重視，管理效率也在很大程度上得以提升。在處理和篩選員工時(shí)，可以省時(shí)、快速又全面地對(duì)他們的資料進(jìn)行了解，從而有效地提升人事檔案資源的利用率，使得人事檔案管理在醫(yī)院的整體發(fā)展中實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。

2.5? 延長資料的使用年限

當(dāng)數(shù)字化信息的應(yīng)用取代傳統(tǒng)的人工操作時(shí)，紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的不可逆影響被完美的避免了，計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)功能使得原始的資料可以完整及時(shí)地保存，使人事檔案的使用年限可以延長。

2.6? 促進(jìn)醫(yī)院考核的公平公正性

由于在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，紙質(zhì)的檔案在查閱的過程中會(huì)耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，因此在醫(yī)院進(jìn)行考核時(shí)，這一環(huán)節(jié)往往會(huì)被一筆帶過，所以很難確保醫(yī)院考核結(jié)果的公平公正性。數(shù)字化信息的應(yīng)用，可以使被考核者的資料一目了然，既節(jié)省了查閱者的時(shí)間，又使被考核者的資料能清晰、全面地呈現(xiàn)出來，從而間接地提升醫(yī)院考核的公平公正性。

3? 數(shù)字化信息應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案中的相關(guān)對(duì)應(yīng)措施

3.1? 增強(qiáng)安全意識(shí)

數(shù)字化信息的應(yīng)用給醫(yī)院的管理帶來諸多便利，同時(shí)也存在著許多的安全隱患。隨著我國的科技發(fā)展越來越快，計(jì)算機(jī)技術(shù)越來越高，互聯(lián)網(wǎng)的保密性也相對(duì)降低了，導(dǎo)致人事管理檔案的安全性受到了威脅。因此，人事檔案管理的工作人員應(yīng)該做好安全防范工作，提高警惕，增強(qiáng)安全意識(shí)，醫(yī)院各層也要注意多對(duì)員工進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全教育，并且對(duì)電腦的保密功能進(jìn)行加強(qiáng)，確保數(shù)字化信息應(yīng)用能正常運(yùn)行。

3.2? 人事檔案管理部門應(yīng)對(duì)資料進(jìn)行及時(shí)整理與匯報(bào)

在數(shù)字化信息應(yīng)用前，要求相關(guān)人員對(duì)人事檔案的資料進(jìn)行整理、歸類，并要確保其安全性、完整性、可靠性。在整理好這些資料后相對(duì)應(yīng)地對(duì)上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)與確認(rèn)，在質(zhì)量驗(yàn)收人員對(duì)相應(yīng)的資料進(jìn)行驗(yàn)收以后，輸入計(jì)算機(jī)中，對(duì)其進(jìn)行保存。

3.3? 優(yōu)化管理系統(tǒng)，提升人事檔案管理水平

首先結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，將醫(yī)院的大體信息、資源等規(guī)劃成一個(gè)完整的人事檔案管理系統(tǒng);其次，將醫(yī)院的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中，對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行科學(xué)的分類，并將其檔案歸檔，確保資料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，從整體提高人事管理的水平。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)需不斷地優(yōu)化、更新，確保系統(tǒng)具有一定的靈活性、可操作性，保證數(shù)字化信息系統(tǒng)在使用過程中的實(shí)用性和效率。這樣才能不斷提升人事檔案的管理水平和管理人員的辦事效率。

3.4? 重點(diǎn)培養(yǎng)可用之才

數(shù)字化信息的應(yīng)用融入了很多科學(xué)技術(shù)，醫(yī)院應(yīng)該不斷加強(qiáng)這方面的人才培養(yǎng)，構(gòu)建一支重量級(jí)隊(duì)伍，對(duì)數(shù)字化信息應(yīng)用技術(shù)進(jìn)行深入的剖析、研究。隨著時(shí)代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)也不是絕對(duì)安全的，同時(shí)科技更新?lián)Q代的速度也非?？?，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化信息人才技術(shù)的培養(yǎng)，給他們提供一個(gè)進(jìn)修的平臺(tái)，并選拔真正具備豐富一線作戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)的教師組織短期授課，組織骨干人員集中分享研討的短訓(xùn)，使他們在掌握客觀理論的同時(shí)也能掌握相應(yīng)的技能。另外，在掌握這些知識(shí)技能的基礎(chǔ)上，還需加強(qiáng)其安全防范意識(shí)和應(yīng)變能力，多創(chuàng)造一些計(jì)算機(jī)安全隱患演習(xí)，根據(jù)員工的掌握程度，有針對(duì)性地進(jìn)行訓(xùn)練，使他們在遇到問題時(shí)能夠快速、準(zhǔn)確地進(jìn)行分辨和解決。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院也應(yīng)該集中精力對(duì)這項(xiàng)技術(shù)重點(diǎn)開發(fā)，這樣在順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的同時(shí)也能為數(shù)字化信息應(yīng)用的順利開展打下良好的基礎(chǔ)。

3.5? 創(chuàng)新醫(yī)院的服務(wù)模式

數(shù)字化信息的應(yīng)用對(duì)于人事檔案管理這一工作來說，既減少了工作人員的工作量，又達(dá)到了對(duì)所有資料進(jìn)行管理利用的目的。所以實(shí)施數(shù)字化信息應(yīng)用時(shí)不僅要覆蓋檔案的調(diào)取、查詢等服務(wù)，還要在保密的基礎(chǔ)上對(duì)人員信息進(jìn)行更新和完善，提升人事檔案資料的共享性。

4? 結(jié)? 論

綜上所述，數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用可以在很大程度上提高醫(yī)院人事檔案管理的工作效率，有效避免人工管理存在的諸多弊病。所以，從長遠(yuǎn)來看，醫(yī)院應(yīng)提高對(duì)這一方面工作的重視程度，重點(diǎn)培養(yǎng)數(shù)字化信息應(yīng)用方面的相關(guān)人才，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化和便捷化，創(chuàng)造人才和實(shí)力雙贏的局面。

參考文獻(xiàn)：

[1] 孫青.淺談數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性 [J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2019（10）：196-197.

[2] 李春蘭.淺析數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用 [J].商情，2019（17）：43.

[3] 溫淑珍.數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性解讀 [J].科技資訊，2018，16（16）：122-123.

[4] 趙海龍.試論數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性 [J].信息記錄材料，2018，19（2）：238-239.

作者簡介：徐利琴（1971.12-），女，漢族，浙江杭州人，館員，本科，研究方向：電子文件管理、人事檔案管理;曹昊洋（1989. 06-），男，漢族，浙江金華人，館員，本科，研究方向：電子文件管理、人事檔案管理。