新時期如何加強檔案管理工作的思考

宋紅菲

摘 要：檔案管理是社會發(fā)展到一定階段的新型產(chǎn)物，是時代發(fā)展的要求，同時也是社會進(jìn)步的一種體現(xiàn)，檔案折射出社會發(fā)展的歷史歷程，記載了不同時期的真實記錄，記錄著企業(yè) 國家的發(fā)展，是科學(xué)研究機構(gòu)進(jìn)行研究和借鑒的重要依據(jù)，檔案是社會發(fā)展的寶藏，是社會進(jìn)步的體現(xiàn)，檔案管理工作的重要性逐漸體現(xiàn)，隨著社會和經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在不斷的進(jìn)步與變革之中。目前我國已經(jīng)初步形成一套檔案管理模式和理論，但也只是停留在初始階段，仍然需要繼續(xù)適應(yīng)時代變化，不斷的創(chuàng)新，不斷的探索新的管理模式，網(wǎng)絡(luò)信息化的背景下，在機遇到來的同時也給檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)。面對新的歷史時期，本文主要闡述了檔案管理工作的必要性，新時期檔案管理工作中存在的問題，以及相應(yīng)的解決對策，希望對大家有所啟發(fā)，為我國檔案管理工作做出一點綿薄之力。

關(guān)鍵詞：檔案管理 ;新時期; 檔案 ;檔案管理思考

一、檔案管理工作的必要性

經(jīng)濟全球化背景下，伴隨著社會的不斷的變革，社會經(jīng)濟組織等都在發(fā)生大的變革與變化，從政治，文化，經(jīng)濟以及社會相關(guān)信息等角度出發(fā)，我們需要真實的去記錄這些變化，整理歸納，存檔乃至傳承，后面的變革只有在這些已經(jīng)發(fā)生的信息資源基礎(chǔ)上才能制定出正確的發(fā)展目標(biāo)，才能夠真正的去創(chuàng)造社會價值，因此檔案管理工作應(yīng)運而生，且必不可少。網(wǎng)絡(luò)信息化的時代，各種各樣的信息充斥著市場，這已經(jīng)是一個借助信息技術(shù)的東風(fēng)大力發(fā)展的時代，檔案管理與時俱進(jìn)迫在眉睫，檔案管理不該還停留在紙質(zhì)版，應(yīng)該借助電、光以及磁等煤質(zhì)為主要信息載體的文件，做成電子檔案。但是電子文件檔案實行不久，許多弊端也會逐漸暴露出來，電子文件檔案管理有時候會出現(xiàn)非授權(quán)訪問、數(shù)據(jù)完整性被破壞、信息泄漏或丟失、網(wǎng)絡(luò)病毒等，所以，網(wǎng)絡(luò)信息化背景下，對電子文件檔案的科學(xué)管理已成為一個亟需解決的重要課題之一。

二、新時期檔案管理工作中的問題分析

1、我國檔案管理工作跟不上社會發(fā)展的需求

伴隨著社會科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理雖然有在根據(jù)時代發(fā)展不斷的做出調(diào)整與改變，管理的設(shè)備也在不斷的完善，但是與目前社會發(fā)展的需求相比，檔案管理工作還有許多問題需要解決。這主要是檔案管理的模式與新形勢下對檔案管理的創(chuàng)新要求是不符合的。只有檔案管理工作適應(yīng)了當(dāng)時社會發(fā)展的環(huán)境要求，社會環(huán)境才能反作用于檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

2、檔案管理人員管理素質(zhì)不適應(yīng)新時期管理工作

新時期，新要求，新的檔案管理模式需要能夠全面掌握管理檔案工作的復(fù)合型人才，由于相關(guān)人員的匱乏，一些較為先進(jìn)的管理信息技術(shù)無法在管理過程中得到應(yīng)有的發(fā)揮。原有的檔案管理員工思想過于守舊，不愿意去創(chuàng)新，去改變，去適應(yīng)正在變化的檔案管理工作，思想仍然停留在保護(hù)好檔案不被損壞的層面上，限制了檔案管理工作的創(chuàng)新，減緩了檔案管理朝新時期的時代要求變革的步伐。

3、檔案管理手段需要多樣化

目前檔案管理手段較多的還是手動輸入，手動記錄資料，仍然采用一個計算機，一套軟件的管理模式，舊的檔案管理工作的模式仍然停留在人工操作，手動輸入的階段。也就是我國的檔案管理工作主要是靠負(fù)責(zé)的工作管理員來手動填寫相應(yīng)的檔案信息來進(jìn)行存檔，然后再將檔案進(jìn)行分類報管，費力還比較慢。分類存檔的時候稍有疏忽，就難道找到對應(yīng)的檔案，每次調(diào)動檔案進(jìn)行查閱的時候，還要花費大量的時間去尋找，檔案多，找起來更是費時費力，如果后期需要增加或者更新的時候，還要在去尋找之前所有的檔案，進(jìn)行整理，作廢之前的登記信息，重新梳理，這種管理手段單一，檔案管理手段不能適應(yīng)當(dāng)前信息化發(fā)展進(jìn)程。 檔案管理工作需要不斷的完善，不斷的尋求高效的管理模式才能夠適應(yīng)新時代的發(fā)展要求，滿足大眾對檔案的搜索需求。

4.電子檔案優(yōu)勢需要進(jìn)一步完善

相比紙質(zhì)版檔案，電子檔案有明顯的優(yōu)勢，檔案管理中心，應(yīng)該重視檔案信息電子化。簡單的說就是檔案信息由紙質(zhì)版像電子版的轉(zhuǎn)變，以電子資料的格式進(jìn)行保存，有需要的作者可以直接在網(wǎng)上下載這些檔案信息，而不是借閱，這樣即發(fā)揮了檔案信息的價值，又減少了對檔案的磨損。但是不可忽視的問題是電子檔案所涉及的問題也非常多，同時也會受到一些因素的限制，所以信息化檔案管理也需要多部門密切合作，全面促進(jìn)和完善信息化檔案管理模式。

三、新時期檔案管理工作中的幾點建議

新時期的檔案管理工作要從多角度入手，要綜合考慮各種因素，作為檔案管理單位首先應(yīng)該加大檔案信息化人才的培養(yǎng)力度，給大家提供學(xué)習(xí)和交流的機會。

1、加大檔案信息化人才培養(yǎng)力度

檔案信息化管理需要專業(yè)的信息化管理人才，建議各單位加大信息化檔案管理人才培訓(xùn)力度，經(jīng)常組織培訓(xùn)，給大家提供學(xué)習(xí)和交流的機會，通過培訓(xùn)提高自身業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程。

2樹立先進(jìn)的管理理念，學(xué)習(xí)科學(xué)管理模式

要樹立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機構(gòu)、組織行為、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的。面對我國檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢、新任務(wù)，必須樹立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。

3、科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化計算機技術(shù)的應(yīng)用

電子計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。因?qū)τ陔s亂無章沒有系統(tǒng)整理的檔案，計算機是無法進(jìn)行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復(fù)雜化而使其效率大大降低。因此，要適應(yīng)知識經(jīng)濟發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

四、結(jié)束語

檔案管理在社會高速發(fā)展的時代非常重要，檔案管理影響著企業(yè)單位工作方向和長遠(yuǎn)目標(biāo)的制定，關(guān)系到一個企業(yè)的發(fā)展前途和經(jīng)濟效益。認(rèn)真做好檔案管理工作至關(guān)重要。雖然我國的檔案管理工作才剛剛開始起步，只要我們認(rèn)真鉆研，切實實施檔案管理信息化，必將受益每個單位，以上是筆者的一些建議，分析了新時期檔案管理的重要性，分析了當(dāng)前檔案管理存在的問題，以及對應(yīng)的解決意見，工作人員應(yīng)該在自己檔案管理工作的實踐基礎(chǔ)上，要積極改變自己的固有的思想觀念，要不斷的豐富自己的管理頭腦，借助信息時代的便利，不斷的完善檔案管理工作的內(nèi)容，創(chuàng)新管理模式，希望對我國的檔案管理工作可以起到一點借鑒作用。

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