基于用戶需求探討檔案資源的開發(fā)利用

王丹

摘要：本文以用戶需求為出發(fā)點(diǎn)，以建立個(gè)性化的檔案資源利用服務(wù)體系為落腳點(diǎn)，從交互作用角度對新時(shí)代檔案資源的開發(fā)利用進(jìn)行探討分析。

關(guān)鍵詞：用戶需求;檔案資源;開發(fā)利用

物聯(lián)網(wǎng)、新媒體、云計(jì)算等新時(shí)代信息技術(shù)，給檔案資源的開發(fā)與利用提供了科學(xué)便捷的技術(shù)支持、創(chuàng)新性的開發(fā)利用方式以及數(shù)字化管理服務(wù)平臺，成為推動檔案管理工作信息化、檔案資源開發(fā)利用多元化的重要力量。用戶需求是信息資源開發(fā)建設(shè)與利用服務(wù)的指向標(biāo)，根據(jù)用戶的學(xué)術(shù)、實(shí)際、普遍等利用需求指導(dǎo)檔案資源的開發(fā)建設(shè)，最大限度的滿足社會公眾對檔案信息資源和優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)的需求。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案資源的開發(fā)利用

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息資源開發(fā)利用過程中存在數(shù)據(jù)化處理深度不夠、數(shù)字檔案收集渠道較窄、檔案數(shù)字化規(guī)模不大、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)度不高、后續(xù)開發(fā)手段單一等問題。從海量大數(shù)據(jù)中篩選有價(jià)值信息進(jìn)行存檔是檔案者面對的挑戰(zhàn)之一。傳統(tǒng)開發(fā)利用檔案資源的檔案工作已經(jīng)無法滿足社會對檔案資源的需求，從受眾群體的檔案資源利用需求出發(fā)，建立檔案資源開發(fā)與利用的新格局，是現(xiàn)階段檔案資源開發(fā)利用面臨的另一挑戰(zhàn)。

1.檔案信息化建設(shè)的需求。高速發(fā)展的新時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)生活實(shí)踐，在檔案管理工作中檔案信息化建設(shè)的趨勢愈發(fā)明顯。一是大數(shù)據(jù)背景下，以紙質(zhì)文書檔案為主的時(shí)代已經(jīng)過去了，數(shù)字檔案已經(jīng)成為主要的檔案管理資源。二是檔案收集整理方式的改變，在檔案載體、檔案的存儲、檔案資源的開發(fā)利用等方面，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐步取代了手工加工。三是檔案資源共享，檔案事業(yè)的發(fā)展提出了檔案利用服務(wù)便捷化、普惠化的目標(biāo)要求，基于用戶需求推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，有針對性地實(shí)現(xiàn)檔案資源開發(fā)利用的可獲取性和實(shí)用性。

2.檔案用戶服務(wù)的需求。隨著社會公眾檔案意識的提高，用戶對檔案資源開發(fā)利用的需求呈多元化發(fā)展趨勢，一是檔案用戶主體多元化，檔案用戶不僅局限于黨政、科研人員，而是表現(xiàn)出社會各階層公眾產(chǎn)生檔案需求。二是檔案內(nèi)容需求多元化，用戶顯現(xiàn)出對科研、學(xué)籍、聲像等不同類型檔案的利用需求。三是服務(wù)利用方式的改變，首先，高速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，使得人們在檔案查詢利用上希望通過網(wǎng)絡(luò)即可獲得。其次，新媒體時(shí)代，用戶獲取信息地方式朝著多元化、個(gè)性化、便捷化方向轉(zhuǎn)變。

3.檔案管理理念轉(zhuǎn)變的需求。一是檔案信息資源的開發(fā)利用體現(xiàn)出多角度、不同層次的特點(diǎn)，人事、科研、基建等多方面的檔案資源在開發(fā)利用上具體要求不同，這要求檔案管理模式朝多元化轉(zhuǎn)變。二是信息化建設(shè)的推進(jìn)使得檔案管理向智能自動化模式轉(zhuǎn)變，與傳統(tǒng)人工收集整理檔案資源的不同，檔案信息資源在儲存和傳遞上依賴電腦技術(shù)從而減少了人工工作，對檔案管理工作提出了現(xiàn)代化的要求。三是滿足人們?nèi)找嬖鲩L的個(gè)性化服務(wù)需求以及對檔案資源高質(zhì)高效利用的需求，完善檔案管理工作的服務(wù)機(jī)制，最終確保檔案資源開發(fā)利用以人為本并服務(wù)社會。

二、基于用戶需求探討檔案資源開發(fā)利用

檔案信息服務(wù)交互平臺在提供檔案信息服務(wù)方面具有提供連續(xù)且完整的檔案信息服務(wù)、提高檔案信息資源的利用率、有利于對用戶需求進(jìn)行深度分析、滿足檔案用戶的個(gè)性化需要等優(yōu)勢。

1. 優(yōu)化檔案館藏，有效開發(fā)利用檔案資源。有效開發(fā)檔案資源，一方面在于豐富檔案資源建立海量數(shù)據(jù)庫，另一方面在于優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)提高檔案資源利用率。檔案資源的有效開發(fā)是由檔案館的性質(zhì)和任務(wù)決定的，其一，館藏是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，其二，有限的保存空間和設(shè)備。

（1）建設(shè)大數(shù)據(jù)檔案信息庫。大數(shù)據(jù)檔案信息庫的建立，能有效實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理開發(fā)與高效率利用。信息化時(shí)代利用掃描、攝影等手段實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化管理，檔案部門按照數(shù)字化加工掃描以及增量電子化思路，采用多種形式和不同渠道開發(fā)利用檔案信息資源，將文書、聲像等電子檔案資源的收集、分類整理以及存儲利用等工作程序高度融合，提高了檔案管理工作效率的同時(shí)，有效的實(shí)現(xiàn)了檔案資源的高度共享。

（2）整合檔案資源管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)?，F(xiàn)階段，檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化即OA（Office Automation）系統(tǒng)的整合是實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔的重要方式，應(yīng)用OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)傳閱電子公文能有效提高管理工作效率，有利于實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理、豐富檔案信息資源以及提高檔案管理部門的工作職能。檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)無縫對接，將電子文檔數(shù)據(jù)通過接口程序移植到檔案管理系統(tǒng)，不僅能優(yōu)化人力、物力、財(cái)力等資源配置，而且能有效避免檔案收集不完整的問題。

（3）結(jié)合用戶檔案利用數(shù)據(jù)進(jìn)行查檔需求預(yù)測?？赏ㄟ^精準(zhǔn)數(shù)據(jù)分析檔案利用者的顯性需求和隱性需求，建立用戶體驗(yàn)信息記錄，對難以查到的檔案、整理不完整的檔案以及暫未歸檔的檔案進(jìn)行記錄，重點(diǎn)收集整理利用率較高的檔案，有選擇性的開發(fā)檔案資源，建立起數(shù)量與質(zhì)量科學(xué)合理的館藏結(jié)構(gòu)，參考以往的檔案利用時(shí)間分布經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行用戶需求預(yù)測，提前做好工作安排，根據(jù)用戶類型和檔案類型提供個(gè)性化的精準(zhǔn)服務(wù)，能有效提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量。

2.加強(qiáng)宣傳工作，引導(dǎo)檔案資源開發(fā)利用。新媒體技術(shù)下的信息傳播凸顯用戶實(shí)時(shí)交流的獨(dú)有特點(diǎn)，與傳統(tǒng)單向傳播方式的不同，借助新媒體平臺擴(kuò)寬檔案工作宣傳渠道，通過直接的評論或者轉(zhuǎn)發(fā)分享，表現(xiàn)出用戶更大的參與性以及對檔案工作的反饋?zhàn)饔谩?/p>

（1） 加強(qiáng)檔案宣傳工作，散發(fā)檔案文化魅力。檔案是知識、信息、歷史文化的一種載體，其本身就是一種文化，檔案文化資源的開發(fā)與利用是檔案建設(shè)事業(yè)重要的一部分，通過建立檔案文化信息庫、編輯檔案史料、舉辦檔案展覽、借助網(wǎng)絡(luò)媒體等形式展現(xiàn)檔案文化魅力。運(yùn)用微信、微博、移動客戶端等新型媒體從廣度和深度上強(qiáng)化檔案宣傳工作，以更多元的方式滿足社會公眾獲取信息的需求，打破時(shí)間與空間的局限性，用戶通過平臺實(shí)時(shí)關(guān)注、評論轉(zhuǎn)發(fā)檔案工作動態(tài)，極大的調(diào)動了社會公眾的參與性和交互性。

（2）學(xué)習(xí)利用者心理行為，指導(dǎo)檔案服務(wù)利用。檔案最終價(jià)值通過檔案利用者利用檔案體現(xiàn)，學(xué)習(xí)檔案利用者利用檔案的動機(jī)和利用檔案過程中的心理行為特點(diǎn)，直接或間接關(guān)系到檔案服務(wù)利用工作的質(zhì)量。利用者查檔經(jīng)驗(yàn)的不足、利用者個(gè)性差異、利用者對檔案利用接待人員的依賴、查檔環(huán)境等都能影響到檔案利用者的心理行為活動。一方面簡化檔案利用手續(xù)、優(yōu)化查檔環(huán)境、檔案利用接待者的微笑服務(wù)，另一方面通過學(xué)習(xí)利用者心理行為特點(diǎn)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)等能有效提供檔案利用精準(zhǔn)服務(wù)。

（3） 激發(fā)社會公眾意識，增強(qiáng)檔案資源開發(fā)利用率。調(diào)動社會公眾對檔案資源的開發(fā)與利用的積極性，其一，發(fā)布對用戶生產(chǎn)生活有價(jià)值的信息，加深社會公眾對檔案本身、查檔利用辦事流程、檔案規(guī)章制度、檔案文化等方面的了解程度，使用戶對檔案資源產(chǎn)生興趣。其二，激發(fā)社會公眾對管檔、查檔的檔案意識，依托新媒體技術(shù)交互性平臺，采集社會公眾對檔案資源開發(fā)與利用方面的建議與意見，指導(dǎo)檔案信息資源的特色管理服務(wù)工作。

3 .提高用戶交互，實(shí)現(xiàn)檔案資源開發(fā)利用。轉(zhuǎn)變檔案資源開發(fā)利用的理念和工作作風(fēng)，有選擇的融合新媒體系統(tǒng)，利用在線服務(wù)平臺加強(qiáng)與檔案利用注冊用戶的交流互動，全面了解檔案利用者的檔案資源需求，對檔案信息資源的開發(fā)利用起重要作用。

（1） 構(gòu)建服務(wù)平臺，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。當(dāng)前，利用微信公眾號、OA系統(tǒng)、醫(yī)療信息平臺等應(yīng)用交互性平臺提供信息服務(wù)得到了大眾的認(rèn)可。構(gòu)建用戶體驗(yàn)滿意度高的檔案數(shù)字化服務(wù)平臺，遠(yuǎn)程利用者通過交互性在線服務(wù)平臺申請查閱檔案，使查檔者不受時(shí)間和地點(diǎn)限制滿足用檔需求，進(jìn)而提高了檔案信息資源的利用率。同時(shí)，在線服務(wù)系統(tǒng)將記錄所有檔案利用需求者在利用檔案過程中的全部信息，通過深入分析這些數(shù)據(jù)能對檔案資源開發(fā)利用的管理工作提供建設(shè)性依據(jù)。

（2） 融合媒體系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源開發(fā)利用。社交媒體的高度發(fā)展，為檔案事業(yè)資源開發(fā)利用帶來了新的思路和發(fā)展機(jī)遇，社交媒體承載的信息量大、獲取信息便捷簡單。慕課平臺的優(yōu)秀教學(xué)視頻，學(xué)生參加活動獲得獎勵(lì)的新聞報(bào)道等信息資源，成為開發(fā)利用檔案資源的特色工作方式。檔案單位可建立自己的微信公眾號，充分發(fā)揮微信公眾號媒體平臺的咨詢功能、信息推送功能、檔案檢索功能、預(yù)約查詢功能等優(yōu)勢。將社交媒體平臺打造成檔案單位與用戶之間的交互媒介，滿足用戶的經(jīng)濟(jì)性、高效性、愉悅性等心理需求。同時(shí)，分析用戶需求以及用戶反饋的建議，填補(bǔ)檔案資源開發(fā)利用的缺口。

（3）轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才。線上線下開展檔案資源開發(fā)與服務(wù)利用工作，對用戶而言無疑提供了極大的便利，但對檔案工作者而言，工作復(fù)雜性增強(qiáng)，時(shí)間線延長，提高了既要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)又要掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的專業(yè)性要求，檔案工作人員在線與用戶溝通互動時(shí)，提倡誠信廉潔、微笑文明的工作作風(fēng)，搭建起與檔案利用用戶之間的溝通橋梁，為用戶提供個(gè)性化的檔案服務(wù)。

三、關(guān)于身份識別以及信息安全的思考

從用戶需求出發(fā)，建立社交媒體交互平臺開展檔案資源開發(fā)利用服務(wù)工作，一方面需要解決身份識別的問題，另一方面需要謹(jǐn)慎對待信息安全問題。一是可以進(jìn)行“人證合一”的身份認(rèn)證，對查檔者本人進(jìn)行身份證認(rèn)證識別、人臉拍照識別、以及檔案數(shù)據(jù)信息比對識別等核對認(rèn)證，確保查檔者是本人。二是從軟件、硬件等方面構(gòu)建系統(tǒng)安全防護(hù)與風(fēng)險(xiǎn)抵御，同時(shí)加密并備份數(shù)據(jù)庫信息，確保檔案數(shù)據(jù)信息的安全。三是強(qiáng)化安全管理機(jī)制，提高檔案工作人員的安全意識，從物防、人防、技防等角度構(gòu)建實(shí)體物理安全、系統(tǒng)運(yùn)行安全以及數(shù)據(jù)信息安全的防御體系。

參考文獻(xiàn)：

[1]任越，倪麗娟.大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源開發(fā)與利用面臨困境與解決對策——以黑龍江省地市級綜合檔案館調(diào)研為例[J].中國檔案研究，2018（1）.

[2]王成興，許炎.檔案信息服務(wù)交互平臺建設(shè)初探[J].北京檔案，2019（2）.7-10.

[3]蘇冠賢.辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合模式研究[J].檔案學(xué)研究，2017（5）：86-91.