淺談高校檔案收、管、用過(guò)程中的難點(diǎn)及對(duì)策

張琪

摘要：現(xiàn)在，人們更加意識(shí)到檔案的作用。在檔案工作中，應(yīng)不斷的加大收集的力度，建立和完善制度，提高人員能力，提升檔案工作水平，做好檔案的收、管、用管理。在細(xì)節(jié)上做扎實(shí)從而推進(jìn)檔案工作，促使檔案館的整體發(fā)展，助推學(xué)?？傮w工作。本文以檔案為對(duì)象，淺談高校檔案的收、管、用方面的難點(diǎn)及其對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案;收集;整理;利用

從對(duì)檔案的了解、學(xué)習(xí)、思考和實(shí)踐來(lái)認(rèn)識(shí)檔案，它是在日常的工作過(guò)程中以各種形式記錄所形成具有保存、利用價(jià)值的原始材料，經(jīng)收集、整理等，移交到檔案館歸檔以便合理利用。以上對(duì)檔案較淺的認(rèn)識(shí)體現(xiàn)檔案的收、管、用環(huán)節(jié)，三者緊密聯(lián)系、不可分割。收集檔案是管理和利用檔案的基礎(chǔ)，管理檔案是收集和利用檔案的保障，利用檔案是收集和管理檔案的目的。

一、現(xiàn)狀

檔案館是高校收集、管理和提供利用檔案的中心，并且承擔(dān)著對(duì)各部門(mén)或者工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的任務(wù)，總而言之檔案館扮演著重要的角色。檔案工作的開(kāi)展可能并不是順順利利，相反在工作流程中存在一些問(wèn)題和困難。無(wú)論是收、管還是用的環(huán)節(jié)產(chǎn)生的難點(diǎn)，都具有其明顯的特點(diǎn)。檔案的收、管、用相互關(guān)系，對(duì)于檔案的收到用出現(xiàn)的收集困難、管理不足、利用服務(wù)不到位等問(wèn)題和難點(diǎn)，它們直接或者間接影響檔案工作開(kāi)展的有序與高質(zhì)，也在一定程度約束檔案館的全面發(fā)展。

二、檔案收、管、用過(guò)程中的難點(diǎn)及原因分析

1.關(guān)于檔案收集方面

檔案的收集是檔案工作開(kāi)展最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，是起點(diǎn)。檔案在收集時(shí)存在收集不全的情況，從以下兩點(diǎn)分析收集難的問(wèn)題。

（1） 從檔案自身來(lái)看。一是在橫向上，材料的收集面比較廣、覆蓋面大。首先，檔案是由不同的機(jī)構(gòu)或部門(mén)等形成并且地點(diǎn)較分散。其次，根據(jù)歸檔的范圍其內(nèi)容比較多，各部門(mén)職能職責(zé)相對(duì)應(yīng)收集的內(nèi)容不一。最后，檔案形式多樣，它會(huì)以文字、圖像、聲音等各種形式記錄，數(shù)量龐大;二是在縱向上，檔案門(mén)類(lèi)較多，涉及類(lèi)別繁雜。例如，可按照檔案概念進(jìn)行分類(lèi)，可以按來(lái)源、內(nèi)容、載體形式、時(shí)間、所有權(quán)來(lái)劃分。其中按內(nèi)容劃分可將檔案分為文書(shū)檔案、科學(xué)技術(shù)檔案、專(zhuān)業(yè)檔案。

（2） 從檔案收集者來(lái)看。第一，對(duì)其檔案的重要性的意識(shí)不強(qiáng)、認(rèn)識(shí)不足。大多數(shù)收集者是兼職從事這項(xiàng)工作，可能對(duì)收集材料的工作重視度不夠。第二，收集者原有觀念較強(qiáng)且比較難改變。大多數(shù)檔案形成者就是使用者或者利用者，他們有些認(rèn)為將檔案留存在本部門(mén)需要時(shí)可以隨時(shí)查閱更方便使用。第三，收集者對(duì)檔案工作生疏、了解不夠，主要是人員更換頻繁沒(méi)有相對(duì)固定的人員從事檔案收集整理工作。第四，收集者對(duì)業(yè)務(wù)工作掌握不牢，導(dǎo)致在收集時(shí)可能存在應(yīng)收未收情況。檔案整理混亂、未有序整理而影響下一步的工作。第五，收集者心態(tài)發(fā)生的變化，檔案收集整理的質(zhì)量不理想。檔案的性質(zhì)是比較雜、亂而無(wú)序，有時(shí)在收集整理時(shí)感覺(jué)到厭倦、煩悶和枯燥，缺乏耐心和責(zé)任心。

2.檔案管理的方面

檔案在各部門(mén)進(jìn)行收集整理后按期移交到檔案館，檔案館對(duì)移交的檔案接收、管理。檔案館針對(duì)檔案管理難度大的問(wèn)題，從不同的方向來(lái)闡述管理難和原因分析。

（1）從檔案館接收檔案情況來(lái)看。收集整理工作操作不規(guī)范，造成檔案質(zhì)量差，增加后期工作量。移交部門(mén)收集整理的檔案有分類(lèi)有誤、保管期限劃分有誤、重份、復(fù)印件和編寫(xiě)頁(yè)碼錯(cuò)編、漏編、未編等情況，后續(xù)檔案館在從事業(yè)務(wù)工作時(shí)需要對(duì)其有誤的地方進(jìn)行修改。修改的情況比較復(fù)雜且耗時(shí)耗力，增加檔案館工作量。產(chǎn)生的原因主要是各部門(mén)收集整理人員對(duì)檔案的歸檔范圍和保管期限學(xué)習(xí)了解不深入、理解不準(zhǔn)確、掌握不透徹，檔案館工作人員對(duì)其指導(dǎo)不夠、與各部門(mén)之間溝通協(xié)調(diào)較弱等等。

（2）從檔案館制度方面來(lái)看。制度是管理的根本。如果制度不完善造成操作流程上不規(guī)范，執(zhí)行上不到位。缺乏制度規(guī)范，檔案管理不暢通，檔案的安全性不能得到有效的保障，影響檔案館整體工作開(kāi)展和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（3）從檔案館自身人力方面來(lái)看。人員較少，檔案從業(yè)人員極少是具有專(zhuān)業(yè)背景，大部分人員是從事檔案工作之后才開(kāi)始在實(shí)踐中了解、學(xué)習(xí)、認(rèn)識(shí)檔案，邊學(xué)邊做獲取業(yè)務(wù)能力。檔案館人才隊(duì)伍整體素質(zhì)不高，缺乏管理人才、專(zhuān)業(yè)人才，以至于對(duì)檔案管理存在管理不嚴(yán)、不完善等狀況。

（4）從檔案館硬件設(shè)施來(lái)看。硬件設(shè)施主要是存放各年度檔案的地點(diǎn)，即庫(kù)房。庫(kù)房是檔案的存儲(chǔ)地，由于每年都有檔案入庫(kù)，原有的庫(kù)房空間有限而導(dǎo)致增量存放相對(duì)困難。庫(kù)房面積嚴(yán)重不足難以容納不斷增加的檔案，導(dǎo)致檔案在庫(kù)房存放擁擠混亂且不干凈、不整潔，不利于庫(kù)房的有效管理。庫(kù)房環(huán)境較差，安全有隱患影響檔案的實(shí)體安全。

3.在檔案利用的方面

檔案的收集和整理是為檔案的利用服務(wù)，檔案的收集和整理的質(zhì)量好壞和效率的高低直接影響著檔案利用服務(wù)率。

（1）從檔案館存放的情況來(lái)看。一是檔案在庫(kù)房的存放按年度、類(lèi)別有規(guī)律的進(jìn)行排列在架或者入柜。如果館庫(kù)無(wú)合理規(guī)劃導(dǎo)致在查閱利用檔案時(shí)查找所需信息困難，增加查找時(shí)間。二是對(duì)于庫(kù)房檔案的管理，因?yàn)闄n案存放時(shí)間比較久遠(yuǎn)、檔案紙張質(zhì)量、庫(kù)房環(huán)境等關(guān)系，這些不利因素對(duì)存放的紙質(zhì)檔案本身就有一定的損害，造成字跡模糊不清、紙張損毀等情況，這些情況的出現(xiàn)造成利用者獲得利用服務(wù)的不便捷。

（2）從檔案館從業(yè)人員情況來(lái)看。一是檔案從業(yè)人員相對(duì)比較年輕，年齡、職稱(chēng)結(jié)構(gòu)比較不合理。不熟悉館藏情況，提供利用查閱服務(wù)能力較低，影響檔案工作開(kāi)展。二是檔案人員理念較落后，查詢(xún)服務(wù)方式單一，創(chuàng)新能力不足。由于檔案館還未開(kāi)展數(shù)字化工作，檔案的查閱利用還是需要人員頻繁出入庫(kù)房。手工查閱達(dá)不到迅速定位、準(zhǔn)確無(wú)誤提供信息。三是長(zhǎng)期從事檔案工作，精神狀態(tài)不佳，工作熱情降低，不能為利用者提供較好的查閱服務(wù)。

（3）從利用的流程來(lái)看。檔案館在提供利用時(shí)考慮安全、迅速、高效、便捷等服務(wù)。對(duì)于利用的流程或者程序欠缺應(yīng)圍繞這些方面來(lái)考慮。檔案館提供利用服務(wù)時(shí)，檔案實(shí)體和信息安全的意識(shí)不強(qiáng)，未按流程執(zhí)行。檔案的保護(hù)受到影響，給利用者常規(guī)合理查檔情況下造成繁瑣的情況。

總的來(lái)說(shuō)利用服務(wù)的工作效率與檔案利用服務(wù)率成正比關(guān)系。

三、對(duì)策及建議

1. 深入學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，學(xué)懂學(xué)透學(xué)精。檔案工作的相關(guān)人員繼續(xù)深入學(xué)習(xí)檔案有關(guān)法律知識(shí)，特別是檔案法。了解、學(xué)習(xí)、鉆研檔案所涉及專(zhuān)業(yè)知識(shí)和理論等。熟悉、掌握高校檔案歸檔范圍及保管期限表，提升理論水平。認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)要求和方法并將與檔案工作實(shí)踐相結(jié)合，多主動(dòng)思考、深入研究，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，正確面對(duì)問(wèn)題和解決問(wèn)題，推動(dòng)檔案工作取得實(shí)效，促使檔案工作法制化、規(guī)范化。

2.領(lǐng)導(dǎo)高度重視，增強(qiáng)其責(zé)任心。檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)又重要的工作，為學(xué)校的總體進(jìn)步助力，從而推進(jìn)高校的發(fā)展。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視、理清思路，做好檔案館的頂層設(shè)計(jì)。認(rèn)識(shí)到檔案工作的特殊性和關(guān)鍵性，與其他部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)系溝通，強(qiáng)化歸檔意識(shí)。加大收集力度，使檔案收集齊全完整，豐富館藏資源。組織人員學(xué)習(xí)，加強(qiáng)教育和培訓(xùn)，擺正心態(tài)，增強(qiáng)責(zé)任心，正確對(duì)待檔案相關(guān)工作。主動(dòng)積極投入檔案工作，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度做好、做實(shí)各項(xiàng)工作。

3.加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變思想觀念，提高思想認(rèn)識(shí)。加大對(duì)檔案相關(guān)方面的宣傳力度，增強(qiáng)人們對(duì)于高校檔案工作的全面深入了解。采取不同的方式，轉(zhuǎn)變對(duì)檔案工作的思想觀念，提高思想認(rèn)識(shí)。特別是每年的6.9國(guó)際檔案日，按照主題制定實(shí)施方案開(kāi)展形式多樣、內(nèi)容豐富的活動(dòng)。利用館庫(kù)檔案資源，挖掘有價(jià)值的信息豐富校史館。打造校史館，充分發(fā)揮校史館宣傳作用。擴(kuò)大宣傳效果，使人們對(duì)高校檔案工作進(jìn)行全方位的認(rèn)識(shí)。

4.建立和完善規(guī)章制度，確保檔案的安全。檔案工作需要規(guī)章制度的帶領(lǐng)和約束。對(duì)于各項(xiàng)規(guī)章制度的缺失、不全等情況，檔案館應(yīng)盡快建立和完善各項(xiàng)規(guī)定，健全工作機(jī)制。各項(xiàng)制度建立和完善，細(xì)化規(guī)范管理確保檔案的實(shí)體和信息安全。檔案館在各項(xiàng)工作有規(guī)可依時(shí)，才能更好的拓展業(yè)務(wù)工作。

5.以新館建成為契機(jī)，加大資金投入，改善檔案存儲(chǔ)環(huán)境。充分利用新館資源，優(yōu)化布局，劃分模塊，定位功能，增大效用。加大資金投入，用于配備館內(nèi)設(shè)施對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)。改變庫(kù)房面積小、設(shè)備陳舊、存儲(chǔ)環(huán)境較差的狀況，改善檔案存儲(chǔ)環(huán)境。

6.提高檔案能力水平，科學(xué)高效開(kāi)展工作。檔案館從業(yè)人員應(yīng)提高服務(wù)能力，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)各部門(mén)收集整理檔案的人員認(rèn)真細(xì)心的指導(dǎo)。加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，有利于檔案基礎(chǔ)工作做扎實(shí)。加大接收力度，應(yīng)收盡收，科學(xué)高效開(kāi)展工作。

7.啟動(dòng)數(shù)字化工作，提高工作效率。現(xiàn)階段是紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的時(shí)期，檔案館除正常開(kāi)展工作以外應(yīng)把數(shù)字化工作放在首位。數(shù)字化工作可以修復(fù)搶救因年代久遠(yuǎn)、紙張質(zhì)量、霉變、螨蟲(chóng)等造成的檔案破損、損毀情況。數(shù)字化的工作開(kāi)展便于人員可以少入庫(kù)房接觸紙質(zhì)檔案，降低翻閱紙質(zhì)檔案的次數(shù)，從而減少對(duì)檔案實(shí)質(zhì)傷害。這項(xiàng)工作可以縮短查閱時(shí)間，改變利用服務(wù)的方式，使利用服務(wù)迅速、準(zhǔn)確、高效達(dá)到提高利用率的目的。做好數(shù)字化工作，加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高工作效率。當(dāng)前，啟動(dòng)數(shù)字化工作是緊迫的，也是必要的。

通過(guò)對(duì)檔案的現(xiàn)狀、難點(diǎn)及原因分析和對(duì)策建議的詳述，立足自身，結(jié)合實(shí)際，加強(qiáng)、改進(jìn)和完善檔案一系列工作，發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)劣勢(shì)，促進(jìn)檔案館全面工作開(kāi)展的又快又好，助推檔案館的整體建設(shè)。

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