淺談高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對(duì)策

摘要：在社會(huì)信息化快速發(fā)展的背景下，高職檔案管理面臨著變革與發(fā)展，檔案信息化建設(shè)成為社會(huì)發(fā)展的潮流，也是建設(shè)智慧檔案館和智慧城市的重要內(nèi)容。然而高職院校在檔案信息化建設(shè)過程中逐漸暴露出許多問題，增加了檔案信息安全管理的難度，所以需要高職院校緊跟時(shí)代潮流，采取切實(shí)可行的優(yōu)化對(duì)策來推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展。本文針對(duì)高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并試探性提出幾點(diǎn)優(yōu)化對(duì)策，以便相關(guān)人士借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案;信息化建設(shè);現(xiàn)狀;對(duì)策

檔案是高職院校的重要資源，在高職院校的管理工作和發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮著極其關(guān)鍵的作用，能充分反映出學(xué)校的財(cái)務(wù)狀況、管理水平和科研成果。隨著信息化時(shí)代的到來，高職院校要想適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，必須要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，打破檔案信息的“孤島”現(xiàn)狀，將檔案資源的價(jià)值予以充分發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的傳遞與共享。目前如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，成為高職院校的重要研究課題。

一、高職院校檔案信息化建設(shè)的必要性

1.滿足信息化教育的發(fā)展要求。新時(shí)期的檔案與傳統(tǒng)檔案具有顯著的差別，傳統(tǒng)的檔案存在信息大量缺失、數(shù)量少等問題，無法適應(yīng)高職院校的實(shí)際發(fā)展需求。當(dāng)前高職院校對(duì)檔案建設(shè)提出了明確的要求，即：形式新穎、內(nèi)容全面、數(shù)量加大，在檔案管理中納入文檔收藏、文檔資源共享、自動(dòng)歸納、文檔調(diào)用等技術(shù)，然而傳統(tǒng)的文檔管理模式無法滿足這些要求。為滿足信息化教育的發(fā)展要求，適應(yīng)現(xiàn)代高等教育對(duì)檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)、高要求，高職院校檔案信息化建設(shè)顯得尤為重要。

2.信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)。信息化的發(fā)展會(huì)在很大程度上推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展，而社會(huì)的發(fā)展與高職院校的支持密切相關(guān)。高職院校的發(fā)展帶動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展，所以人們開始關(guān)注高職院校的檔案建設(shè)，希望通過檔案的信息化建設(shè)來提高檔案管理效率，使檔案信息化有效運(yùn)用到檔案管理工作中，最大限度發(fā)揮出其價(jià)值。由此可見，高職院校檔案信息化建設(shè)成為信息化社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3.符合信息化和數(shù)字化的發(fā)展要求。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理而言，其基本局限于紙質(zhì)形式，將眾多檔案放置在一起，這樣明顯增加了檔案管理和查詢的難度。在信息技術(shù)快速發(fā)展的趨勢(shì)下，對(duì)信息量的需求更高，雖然紙質(zhì)檔案有一定記載，但依舊無法滿足信息量的需求，且紙質(zhì)檔案的查詢需要翻閱，存在不便之處，獲取信息少，造成時(shí)間的浪費(fèi)。而計(jì)算機(jī)的保存和輸入方便，儲(chǔ)存量巨大，省時(shí)省力且查閱方便，還能實(shí)現(xiàn)檔案資料的分享，這些都是紙質(zhì)檔案不具備的功能，因而高職院校加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)十分必要，能滿足信息技術(shù)發(fā)展對(duì)檔案管理的需求。

二、高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

1.理解不到位。高職院校在檔案信息化建設(shè)過程中，還存在實(shí)施和理解方面的誤解，具體包括：（1）嚴(yán)重忽視電子文件的管理及收集等工作，只關(guān)注檔案的信息化和現(xiàn)代化，追求紙質(zhì)檔案數(shù)字化的完成量、進(jìn)度和速度;同時(shí)檔案管理工作基本停留于管理和建立檔案的層面，未充分利用檔案信息資源，影響信息化檔案作用的發(fā)揮。（2）管理工作者對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)不到位，特別是其建設(shè)的適用范圍和定義，片面地認(rèn)為其是檔案的數(shù)字化和電子化，不能將檔案信息化建設(shè)與院校信息化建設(shè)相聯(lián)系，更遑論與其他檔案機(jī)構(gòu)的合作與信息交流。

2.無法有效保護(hù)信息資源安全。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，高職院校的網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)被篡改、盜竊和丟失等問題時(shí)有發(fā)生，要想保障檔案信息資源的可靠性和安全性，院校必須要保證技術(shù)服務(wù)的專業(yè)、網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)施的完善和信息技術(shù)的成熟。有些高職院校公開利用檔案信息時(shí)，忽視對(duì)保密信息的加密，引發(fā)涉密信息泄露問題，加上電子文件自身的特殊性，如與載體相分離、數(shù)據(jù)易丟失性、內(nèi)容易更改性等，致使電子信息的不安全因素增加，而目前缺乏有效的法律依據(jù)來鑒定電子檔案的安全性、真實(shí)性、有效性和可靠性，制約著檔案的信息化建設(shè)。

3.缺乏完善的制度體系。高職院校檔案信息化建設(shè)中，沒有制定科學(xué)的發(fā)展方向，缺乏有效的組織協(xié)調(diào)和周密的計(jì)劃，導(dǎo)致院校整體發(fā)展與檔案信息化發(fā)展不協(xié)調(diào)，無法從資金、技術(shù)和政策等層面支持檔案信息化建設(shè)。同時(shí)檔案信息化建設(shè)缺乏明確的目標(biāo)，具體實(shí)施中存在方案與實(shí)際不相符、目標(biāo)體系混亂、短期和中長期目標(biāo)制定錯(cuò)位等問題，造成資源的浪費(fèi)。

4.建設(shè)人才與建設(shè)需求不符。在教育體制深化改革的背景下，高職院校檔案信息化建設(shè)對(duì)人才的需求量不斷增大，要求相關(guān)從業(yè)人員不僅要具備良好的檔案管理知識(shí)，對(duì)管理方法和流程加以熟悉，還要準(zhǔn)確理解信息化技術(shù)與計(jì)算機(jī)設(shè)備，對(duì)相關(guān)系統(tǒng)操作的程序予以熟悉。然而許多從業(yè)人員的文化程度低，基本都是中專或高中，高素質(zhì)和高學(xué)歷的人才相對(duì)較少，既熟悉信息技術(shù)又懂管理的人才更少，造成檔案信息化建設(shè)人才與實(shí)際建設(shè)需求不匹配。

三、高職院校檔案信息化建設(shè)的有效對(duì)策

1.提高認(rèn)識(shí)。對(duì)于檔案信息資源的利用和開發(fā)而言，其明顯不同于傳統(tǒng)檔案的利用和開發(fā)，檔案管理的信息化是以互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，在電子載體中儲(chǔ)存音像、圖片、文字等信息，然后借助網(wǎng)絡(luò)終端、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)等手段來分享、利用檔案信息，為用戶提供便捷和準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。高職院校的檔案信息化指的是高職院校利用科學(xué)的管理經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)的信息技術(shù)，以檔案資源為管理的重心，通過現(xiàn)代信息技術(shù)的支持來實(shí)現(xiàn)檔案資源的利用、開發(fā)、共享等管理過程。當(dāng)然檔案的信息化要求高職院校強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，通過構(gòu)建全方位、多形式的檔案服務(wù)體系，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案查詢服務(wù)。為此，高職院校應(yīng)該利用自身的科技優(yōu)勢(shì)，建設(shè)完善的局域網(wǎng)、檔案數(shù)據(jù)庫，加大對(duì)現(xiàn)有檔案網(wǎng)站的開發(fā)和利用力度，使其具備多種服務(wù)和應(yīng)用的功能，如檔案的整理、儲(chǔ)存、查詢、收集、檢索等。同時(shí)高職院校要積極開展檔案信息的咨詢工作，與用戶相互交流信息，借助調(diào)查問卷、服務(wù)效果反饋等形式來構(gòu)建系統(tǒng)、全面、完善的檔案信息服務(wù)體系。

2.注重先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用。檔案數(shù)字化和信息化是以數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)和掃描技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)為依托，轉(zhuǎn)化不同載體的檔案資源，使其變?yōu)閿?shù)字資源，并通過數(shù)據(jù)庫的形式進(jìn)行管理和儲(chǔ)存，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源的公開化、網(wǎng)絡(luò)化，達(dá)到資源共享的目的?？梢哉f，檔案數(shù)字化是以信息技術(shù)為支撐，也是檔案信息化的基礎(chǔ)性工作。高職院校要想加快檔案信息化建設(shè)的步伐，必須要開發(fā)與本校情況相適應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，積極建設(shè)不同類別檔案目錄的數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息數(shù)據(jù)庫質(zhì)量以及檔案資源的開發(fā)效率，確保信息資源的安全，滿足院校發(fā)展中對(duì)檔案資源的利用需求。除此之外，檔案管理工作者應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)的法律法規(guī)開展工作，制定科學(xué)的檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案和完善的安全維護(hù)及監(jiān)控方案，以免出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄密、丟失等事件;或者是樹立信息網(wǎng)絡(luò)保密意識(shí)、安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，借助網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)來保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，如網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測(cè)、殺毒軟件、防火墻技術(shù)等。

3.出臺(tái)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，加大投入力度。高職院校推進(jìn)檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該對(duì)國家頒布的有關(guān)指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行深入研究，立足自身實(shí)際情況，制定適用于自身的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，規(guī)范化管理檔案的使用流程和工作，如電子文件的利用、整理、歸檔、組成等，以便有效管理檔案信息化進(jìn)程，提高檔案信息化管理制度的系統(tǒng)性、有效性和權(quán)威性。此外，領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)該加大對(duì)高職院校檔案信息化建設(shè)的投入，使其有足夠的資金來配置基礎(chǔ)設(shè)施;而高職院校則應(yīng)根據(jù)實(shí)際來合理利用劃撥的資金，提高資金利用率，提升檔案信息化建設(shè)水平。例如，高職院校要對(duì)老舊設(shè)備進(jìn)行充分利用，將其用于錄入檔案目錄信息等工作;或者是根據(jù)自身的資金能力和實(shí)際需要來更新相關(guān)設(shè)備，做到物盡其用、價(jià)廉質(zhì)優(yōu)。

4.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。高職院校應(yīng)該大力引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，特別是具有較強(qiáng)實(shí)踐操作能力、理論基礎(chǔ)扎實(shí)、信息處理快速且敏感的人才，進(jìn)而構(gòu)建起一支強(qiáng)大的人才隊(duì)伍。同時(shí)高職院校應(yīng)該注重對(duì)管理工作者的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，如針對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員，組織針對(duì)性強(qiáng)的技能操作培訓(xùn)和信息化建設(shè)教育，使其能與時(shí)俱進(jìn)，掌握最前沿的技術(shù)技能和知識(shí)信息，提高信息技術(shù)與檔案資源的運(yùn)用能力，更好地適應(yīng)信息化社會(huì)的發(fā)展。另外，高職院校要根據(jù)行政管理要求和檔案管理規(guī)范，制定完善且科學(xué)的績效考核標(biāo)準(zhǔn)及制度，將考核成績納入到管理工作者的職稱評(píng)定和晉升工作中，使其與薪資報(bào)酬掛鉤，進(jìn)一步量化管理工作者的行為。值得注意的是，檔案管理績效考核要以檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度和檔案管理創(chuàng)新力度為重點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上考察與評(píng)估相關(guān)人員，使其滿足檔案事業(yè)發(fā)展需求。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是高職院校創(chuàng)新發(fā)展的重中之重，然而高職院校在檔案信息化建設(shè)過程中受諸多因素的影響，還存在這樣或那樣的問題，如理解不到位、無法有效保護(hù)信息資源安全、缺乏完善的制度體系、建設(shè)人才與建設(shè)需求不匹配等，影響檔案信息化建設(shè)水平的提高。鑒于此，高職院校應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，注重先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，出臺(tái)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，加大投入力度，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，從而提高檔案資源利用和管理的信息化、現(xiàn)代化水平，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的良性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]魏曉琳.新時(shí)代高職院校檔案信息化建設(shè)實(shí)證研究——以遼寧金融職業(yè)學(xué)院為例[J].城建檔案，2019

[2]姚麗麗，邢艷娟.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院檔案信息化建設(shè)的探究[J].遼寧高職學(xué)報(bào)，2019，21（02）：98-101.

[3]曾小玲.淺談高職院校檔案信息化建設(shè)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（12）：15-16.

[4]吳暉.大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案信息化建設(shè)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（19）：67+70.

[5]吳發(fā)娟.大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案信息化建設(shè)的思考[J].才智，2018（26）：52.

[6]劉平.新時(shí)期高職院校檔案信息化建設(shè)探析[J].中外企業(yè)家，2018（24）：102.

作者簡介：涂曉英（1972-），女，四川射洪人，畢業(yè)于四川師范大學(xué)，大學(xué)本科，副研究館員。