醫(yī)院文書檔案質(zhì)量管理PDCA理論應(yīng)用研究

摘 要：醫(yī)院的文書檔案管理一直是醫(yī)院檔案管理中的重要組成部分，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的蓬勃發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生制度改革的逐步深入，文書檔案工作效率需要進一步改進和提升。本文介紹了醫(yī)院文書檔案在管理過程中出現(xiàn)的問題，并提出了運用PDCA理論來幫助醫(yī)院實現(xiàn)文書檔案質(zhì)量管理水平的全面提升，進而為醫(yī)院的健康發(fā)展提供良好的支撐。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;文書檔案;質(zhì)量管理;PDCA;應(yīng)用

醫(yī)院的檔案類別有很多，如文書檔案、會計檔案、科技檔案、業(yè)務(wù)檔案等。醫(yī)院的文書檔案指的是醫(yī)院在公共衛(wèi)生服務(wù)和醫(yī)療服務(wù)中產(chǎn)生的原始記錄。主要包括：黨群、宣傳類，綜合類，組織人事類，勞動工資類，基建、設(shè)備、財務(wù)類，醫(yī)療、行政類和其他類。

醫(yī)院文書檔案在內(nèi)容上具有專業(yè)性，在管理上具有綜合性。而由于文書檔案具有與其他檔案不一樣的特點，因此，在保存和管理過程中具有階段性和相對的保密性。作為醫(yī)院的管理者和檔案管理的從業(yè)人員，應(yīng)該認識到文書檔案對于醫(yī)院發(fā)展的重要價值和特殊意義，它是醫(yī)院管理和發(fā)展歷程的見證，是解決醫(yī)院各類糾紛問題的重要憑證，它能夠成為領(lǐng)導(dǎo)決策的重要參考，也可以為臨床研究提供數(shù)據(jù)支撐。然而，在醫(yī)院文書檔案管理過程中卻仍然存在一些問題亟待解決。

一、醫(yī)院文書檔案管理過程中存在的問題

雖然文書檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，對醫(yī)院的歷史和前途都有著非常重要的作用和意義，但在管理過程中，仍然存在著一些問題有待改進。

1.對文書檔案管理的重視程度不足。文書檔案只是醫(yī)院眾多類別檔案中的一種，一些醫(yī)院只重視與病例有關(guān)的業(yè)務(wù)檔案，對于文書檔案的重視程度不足，因此有疏于管理的現(xiàn)象。檔案的管理在一定程度上能反映出醫(yī)院的管理水平，有些醫(yī)院從上層領(lǐng)導(dǎo)開始就沒有把文書檔案管理和檔案部門的建設(shè)放在重要位置上，因此對于檔案部門的投入普遍不足，年預(yù)算中經(jīng)常把檔案的建設(shè)和需求放在最后。而有些醫(yī)院由于客觀條件限制，存放文書檔案的空間不夠，有些存放檔案的地方甚至出現(xiàn)潮濕、偏僻等檔案管理的大忌，檔案的安全無法得到保證。

2.對文書檔案管理的制度建設(shè)不健全。醫(yī)院的文書檔案的管理制度建設(shè)無法跟上醫(yī)院的發(fā)展腳步。部分醫(yī)院的科室在收悉上級下發(fā)的文件或其他檔案材料時，不能做到及時歸檔整理，甚至有時為了查詢應(yīng)用方便，就放置于本科室內(nèi)，未能按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。醫(yī)院本身的檔案管理制度不健全會導(dǎo)致文書檔案的散亂、丟失。

3.文書檔案管理的信息化程度不高。傳統(tǒng)的文書檔案都是紙質(zhì)檔案，并且在查詢上使用的是人工翻找，這樣的方式效率低，還占用了人員。雖然隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的醫(yī)院都采用了現(xiàn)代化的信息手段進行檔案的管理，然而，之前保存的紙質(zhì)檔案依然沒有全部影像化轉(zhuǎn)為電子檔案，在需要查詢的時候依然需要占用大量的人力，而且速度慢、效率低。此外，不少醫(yī)院的檔案管理設(shè)備還未到位，檔案的信息化建設(shè)程度堪憂。

4.文書檔案的管理人員專業(yè)性不強。文書檔案的管理人員多為辦公室的行政人員，而這些人員基本上都不是專職從事檔案工作的，而且沒有進行過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識學(xué)習(xí)，對檔案管理制度的了解程度有限，且檔案意識還不夠。甚至有些醫(yī)院的專門負責(zé)文書檔案的檔案部門人員都是非專業(yè)化出身，對檔案管理認識還停留在“簡單、不是技術(shù)活兒、誰都能干”的觀念上，專業(yè)性較弱，再加上培訓(xùn)制度和培訓(xùn)教育跟不上，導(dǎo)致檔案管理隊伍的專業(yè)化水平亟待提升。

二、PDCA理論概述

PDCA循環(huán)又稱戴明環(huán)，它是有“統(tǒng)計質(zhì)量控制之父”之稱的著名統(tǒng)計學(xué)家休哈特首先提出的，后由管理學(xué)家戴明采納、宣傳，獲得普及。它是全面質(zhì)量管理的思想基礎(chǔ)和方法依據(jù)，是一個使質(zhì)量持續(xù)改進的模型。PDCA循環(huán)包含4個步驟P（plan）計劃、D（do）執(zhí)行、C（check）檢查、A（action）處理，這4個步驟循環(huán)往復(fù)，周而復(fù)始，最終達到促進和優(yōu)化質(zhì)量管理的目標(biāo)。其中P階段指的是工作計劃和目標(biāo)的確定;D階段為具體開始按照P階段的計劃開始運行;C階段為總結(jié)執(zhí)行計劃的結(jié)果，分析問題，明確效果;A階段為行動改進，對C階段產(chǎn)生的效果進行處理，好的經(jīng)驗持續(xù)推廣，失敗的教訓(xùn)進入下一個循環(huán)持續(xù)改進。

三、PDCA理論在醫(yī)院文書檔案質(zhì)量管理中的探索應(yīng)用

為了能夠改善和提升醫(yī)院文書檔案的管理質(zhì)量，提升工作效率，更好地為醫(yī)院、醫(yī)生、病患等相關(guān)人員服務(wù)，本研究利用全面質(zhì)量管理中的質(zhì)量持續(xù)改進模型——戴明環(huán)，來嘗試解決相關(guān)問題，保證文書檔案的管理質(zhì)量，增強醫(yī)院檔案的管理水平。

1.P階段。第一階段為P（計劃）階段。通過對目前醫(yī)院文書檔案管理過程中出現(xiàn)問題的分析，可以發(fā)現(xiàn)問題集中在觀念、制度、技術(shù)、人員4個方面。因此，在制定解決方案時要從這4個方面入手。第一，要在觀念上予以重視，加大投入。第二，要結(jié)合醫(yī)院實際情況，對相關(guān)制度進行完善，保障工作人員在工作中有法可依、有章可循。第三，要加強信息化建設(shè)，盡可能完善電子檔案，為有需要的人員方便快速獲取檔案提供保證。第四，要建設(shè)專業(yè)化的檔案管理隊伍。

2.D階段。在重視程度上，醫(yī)院要開展檔案管理會議，從管理層到工作人員都必須認真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)和文獻資料，加強對檔案特別是文書檔案管理的重視程度。建立檔案意識，培養(yǎng)檔案管理的習(xí)慣，將檔案管理也納入到醫(yī)院所有工作人員的工作事項和崗位職責(zé)中，從而形成全員都參與到文書檔案管理的工作氛圍。醫(yī)院要在人、財、物上為檔案管理部門配備齊全，切實將檔案管理納入醫(yī)院重點建設(shè)項目中。加大對于文書檔案管理的專項投入力度，改善檔案管理環(huán)境，增強軟硬件設(shè)施的改進和提升，加快檔案信息化進程。

在制度建設(shè)上，要切實結(jié)合《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》《電子檔案管理辦法》《國家行政機關(guān)公文處理辦法》等與文書檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)條文，制定符合本院實際的檔案制度體系，進一步規(guī)范文書檔案管理與流程操作，使之更加規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時，還要及時規(guī)范文書檔案的存儲類別，哪些哪類檔案需要及時歸檔，如何歸檔，責(zé)任人是誰，都要在檔案管理責(zé)任制中體現(xiàn)出來，細化每個職責(zé)，切實落實制度要求，以此提升檔案管理效率。

在信息技術(shù)上，及時配備電腦、掃描儀等儀器，盡快完成電子檔案的錄入和整理，將能夠轉(zhuǎn)化為電子文檔的文書檔案在短時間內(nèi)全部轉(zhuǎn)化為電子檔案。對沒有轉(zhuǎn)化為電子檔案的文書檔案要妥善保管，同時實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙軌制運行，保證文書檔案的存檔安全。要依靠信息技術(shù)建立檔案管理平臺，在對文書檔案加強管理的同時，提升醫(yī)院整體的檔案管理技術(shù)水平。此外，要特別注重對檔案管理技術(shù)方面的創(chuàng)新和新技術(shù)的應(yīng)用。尤其是在大數(shù)據(jù)技術(shù)蓬勃發(fā)展的今天，要讓醫(yī)院的文書檔案“活起來”，切實發(fā)揮應(yīng)有的作用和價值，要關(guān)注并不斷引入最新的檔案管理技術(shù)，如“區(qū)塊鏈+量子加密”技術(shù)，對需要進行保密的文件進行加密，保證檔案信息安全。

在人員隊伍上，要做到“進人才、重培養(yǎng)”。對從事檔案管理的人員要求具有檔案管理專業(yè)背景，并實行專業(yè)化管理，同時在引進檔案管理專業(yè)人員的基礎(chǔ)上，更要重視本院專兼職檔案人員的培養(yǎng)和培訓(xùn)，定期舉辦培訓(xùn)課程或講座，讓他們了解并認識到檔案工作的必要性，提升他們的政治覺悟、專業(yè)能力和技術(shù)水平，從而加強檔案隊伍的整體實力和綜合素質(zhì)。

3.C階段。在按照D階段進行完畢之后，醫(yī)院要組成專門的檢查小組，對檔案管理工作，特別是文書檔案管理提升的成效進行調(diào)研和分析，搜集第一手的資料進行整理，總結(jié)經(jīng)驗的同時提出在該階段過程中發(fā)現(xiàn)的新問題，準(zhǔn)備進入下一階段中。

4.A階段。在這一階段中，醫(yī)院要對之前明確的新問題進行解決，好的經(jīng)驗總結(jié)推廣，待解決的問題尋求解決途徑，做好計劃，隨時進入下一個新的循環(huán)，周而復(fù)始，直至所有問題都被解決。

在PDCA循環(huán)中，醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量改善和提升過程將會變得非常清晰，醫(yī)院的管理人員能夠非常明顯地感受到文書檔案管理水平的增強。通過PDCA循環(huán)，醫(yī)院能夠達到檢驗文書檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，并及時地加以解決的目的，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，持續(xù)應(yīng)用該循環(huán)進行改進提升，同時引入新技術(shù)，加強檔案整理、檔案數(shù)字化加工的速度和水平，提升檔案管理效果。

四、結(jié)束語

衛(wèi)生部將檔案管理晉級達標(biāo)作為醫(yī)院等級評審申報的必要條件，由此可見檔案管理工作的重要性。而醫(yī)院的文書檔案由于保留著醫(yī)院重要的歷史記錄和臨床科研記錄，所以它在一定程度上能夠反應(yīng)醫(yī)院的歷史文化和運營情況。通過將PDCA循環(huán)引入到醫(yī)院文書檔案管理中，解決醫(yī)院文書檔案管理混亂的情況，這對于醫(yī)院提升綜合管理能力和管理科學(xué)化、規(guī)范化是大有裨益的。特別要在這個過程中重視并加強檔案信息化建設(shè)，突破檔案管理瓶頸，挖掘文書檔案的內(nèi)在價值，充分發(fā)揮文書檔案應(yīng)有的作用，切實為醫(yī)院的綜合管理水平提升提供幫助。此外，在大的PDCA循環(huán)的每個階段還可進行小型的PDCA循環(huán)，進一步細化文書檔案管理的流程，解決一些細節(jié)問題，從各個部分持續(xù)提升文書檔案管理的專業(yè)化程度、辦事效率和利用率。

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作者簡介：葛成霞（1979-），女，漢，籍貫：山東濱州市，本科學(xué)歷，館員，辦公室主任，研究方向：檔案管理。