工程公司信息化系統(tǒng)建設及項目化管理

龔力軍

摘要：本文以工程公司信息化系統(tǒng)開發(fā)和建設為主線，闡述了信息化建設的重要性，以及信息化系統(tǒng)如何以項目化管理的方式組織推進進行了論述。

Abstract： This paper takes the development and construction of informatization system of engineering company as the main line， expounds the importance of informatization construction， and discusses the organization and promotion of informatization system in the form of project management.

關鍵詞：項目化管理;信息化建設;工程公司

Key words： project management;informatization construction;engineering company

中圖分類號：F426? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1006-4311（2019）21-0100-03

0? 引言

信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢，現(xiàn)代化建設各領域各方面大力應用現(xiàn)代信息技術，將信息資源價值最大化，推進現(xiàn)代化發(fā)展進程。以信息化驅(qū)動現(xiàn)代化，必須準確把握信息化在現(xiàn)代化建設全局中所起的戰(zhàn)略引擎和戰(zhàn)略導向作用。從某種意義上說，信息化從發(fā)展之初就與現(xiàn)代化緊密相連，就承擔著驅(qū)動現(xiàn)代化的重任。當前，信息化和經(jīng)濟全球化已經(jīng)是大勢所趨，兩者相互促進、共同發(fā)展已是潮流，信息化的重要性已得到世界各國的普遍認可，將信息化作為推動現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和主要途徑。信息化的基本方式就是互聯(lián)互通，讓信息充分流動共享。信息化通過主動擴展或者倒逼，將越來越多的經(jīng)濟社會發(fā)展領域納入其中，通過技術升級、流程優(yōu)化等手段，不斷提升效能、釋放紅利，推動現(xiàn)代化進程。

1? 工程公司信息化建設的重要性

信息化技術的應用是工程公司發(fā)展的必由之路，實現(xiàn)跨越式發(fā)展的重要途徑，因此工程公司必須緊跟時代發(fā)展步伐，依靠信息化系統(tǒng)進行轉(zhuǎn)型和升級，利用信息化系統(tǒng)來管理工程項目的九大模塊：采購管理、溝通管理、風險管理、范圍管理、進度管理、質(zhì)量管理、團隊與人力資源管理、成本管理、整合優(yōu)化管理。工程公司的信息化系統(tǒng)可實現(xiàn)以下功能：

①設計與管理一體化，實現(xiàn)經(jīng)營、財務和生產(chǎn)業(yè)務貫通，利用信息化解決工程公司設計協(xié)同問題，達到生產(chǎn)（設計）與管理的一體化，提高全過程運營管理水平，解決生產(chǎn)與質(zhì)量脫節(jié)，平衡（人力）資源，提高生產(chǎn)力。

②為工程公司管理層建立智慧大腦，高層、中層/業(yè)務部門分層分級授權，知曉企業(yè)經(jīng)營狀況（合同簽訂、執(zhí)行以及收支）、全景展示項目運行數(shù)據(jù)（項目狀態(tài)、進度、成本、質(zhì)量）、產(chǎn)值分配、人員負荷等數(shù)據(jù)，實現(xiàn)對生產(chǎn)的統(tǒng)一組織和調(diào)度。

③提高工程公司生產(chǎn)組織能力，通過信息化系統(tǒng)建設，提供項目集和單個項目縱覽等，既可洞悉部門經(jīng)營和生產(chǎn)情況，也可了解項目進度、質(zhì)量、成本、成果以及全過程執(zhí)行情況。

④為項目經(jīng)理管好項目，提供有力工具，為專業(yè)組提供敏捷工作方式。項目經(jīng)理通過系統(tǒng)匯報項目，簡化工作。通過項目看板管好項目，強化對項目的管理能力，確保項目可以依據(jù)標準開展、質(zhì)量得到保證、成本得到控制。專業(yè)負責人通過信息化系統(tǒng)可將專業(yè)人員和工作任務有效組織起來，使得作業(yè)人員工作清晰，準確知道工作內(nèi)容，工作流程，工作標準、要點和風險等都一清二楚，提高生產(chǎn)效率。

⑤通過應用信息化技術，可摒棄過去層層批準的繁復程序，有效提升工程公司管理自動化水平，讓工作效率更高，同時提升管理工作質(zhì)量。工程公司各部門通過信息化系統(tǒng)，把日常工作及審批流通過信息化實現(xiàn)，讓彼此溝通交流更加快速、便捷和高效。

2? 工程公司信息化建設的總體要求

堅持發(fā)展理念，堅持一切從實際出發(fā)，堅持以服務項目和一線員工為中心，按照高質(zhì)量發(fā)展要求，做好信息化系統(tǒng)頂層設計。健全公司管理制度，體現(xiàn)戰(zhàn)略性、注重操作性、加強協(xié)調(diào)性、強化權威性、提高科學性，促進系統(tǒng)向可持續(xù)、高效率和高質(zhì)量發(fā)展。

加強協(xié)調(diào)性。做好信息化建設的規(guī)劃引領和頂層設計，強化企業(yè)信息化發(fā)展規(guī)劃的統(tǒng)領作用，總體規(guī)劃要統(tǒng)籌和綜合平衡公司各信息化系統(tǒng)之間的需求，功能不能相互重復，業(yè)務部門的信息化系統(tǒng)各有側重。各信息化系統(tǒng)要依據(jù)總體規(guī)劃進行策劃、編制和修改，以總體規(guī)劃為主旨，完善相關信息化系統(tǒng)。

注重操作性。首先依據(jù)誰提出需求誰負責實施的原則，將各類專項信息化系統(tǒng)編制和管理的要點明確下來。提出指導性要求，同時明確約束性指標和剛性管控要求。制定實施的措施，提出相關信息系系統(tǒng)的要求，健全規(guī)劃實施傳導機制，保證總體規(guī)劃的有序優(yōu)質(zhì)完成。

加強組織領導。各部門要落實規(guī)劃提出的要求，發(fā)揮規(guī)劃的戰(zhàn)略引領和剛性管控作用，統(tǒng)領各類信息化系統(tǒng)。嚴格執(zhí)行規(guī)劃，確保規(guī)劃內(nèi)的每項內(nèi)容都被優(yōu)質(zhì)的落實，確保總體規(guī)劃的貫徹落實。各部門負責人親自抓，落實主體責任，明確責任分工，加大監(jiān)督考核力度，提升宣傳教育效果。

落實工作責任。相關部門應認真履行自身職責，指導、協(xié)調(diào)和管理好本行業(yè)本領域信息化系統(tǒng)，制定可實施的細則，明確時間表和路線圖，形成合力。組織部門不斷完善制度設計，抓緊建立和優(yōu)化體系、加強專業(yè)隊伍和人才建設。

3? 工程公司信息化建設的工作要求

工程公司的信息化建設應按照“問題導向，需求牽引，總體策劃，先易后難，項目化推進”的思路，信息化系統(tǒng)的立項從“管理缺失、管理不到位、操作繁瑣、沒上信息化的業(yè)務、數(shù)據(jù)落地”等幾個方面著手策劃或優(yōu)化完善。

首先工程公司應策劃好功能需求書，功能需求應由工程公司信息化系統(tǒng)使用方牽頭梳理并提出，切不可由軟件開發(fā)廠商替代。業(yè)務部門在編制功能需求時不應站在自身的角度，而應該更多站在一線員工的角度去思考，整理出一些“高含金量”的需求：開展具體工作時，業(yè)務部門應牽頭組織相關部門成員，擰成一股繩，克服部門化傾向，按照“問題導向，需求驅(qū)動，工序服從;為公司、部門、項目三類用戶著想;先易后難，急用先干，早成熟早實施”的工作思路。

當進行到基本設計時，可以交給軟件開發(fā)廠商為主，工程公司業(yè)務部門為輔的分工模式，基本設計的用戶需求分析管做什么，基本設計管怎么做?；驹O計要從畫面/報表原型確認入手，進行畫面/報表IPO邏輯設計及畫面流程銜接設計;數(shù)據(jù)表關系E-R圖設計及數(shù)據(jù)庫表結構、代碼設計;系統(tǒng)接口方式、內(nèi)容與I/O功能設計，體現(xiàn)管理要求，說明業(yè)務邏輯，為編程提供“施工圖”。與此同時，業(yè)務方要協(xié)力消滅管理灰色地帶，夯實管理基礎。（圖1）

在信息化系統(tǒng)的調(diào)試階段，要充分意識到，建好項目必須用好系統(tǒng)，一方面離不開業(yè)務部門的帶頭，但更需要一線項目組和設計人員參與進來聯(lián)調(diào)，從需求提出、設計確認到功能驗證、操作培訓從日常使用到持續(xù)改進。

加強信息化系統(tǒng)的安全管理，安全和發(fā)展對于信息化的實現(xiàn)同樣重要。發(fā)展是安全的保障，安全是發(fā)展的前提，兩者必須共同推進。要構建關鍵信息基礎設施安全保障體系。網(wǎng)絡安全和信息化對工程公司是牽一發(fā)而動全身的，應密切關注實時動態(tài)，隨時調(diào)整自身戰(zhàn)略，充分意識到做好相關工作的必要性和現(xiàn)實意義。網(wǎng)絡安全和信息化兩者之間相關制約和促進，應統(tǒng)一謀劃、推進和實施，正確處理好兩者之間的關系，做到協(xié)調(diào)一致、齊頭并進。

加強信息化系統(tǒng)之間的接口管理，可分類解決接口管理，針對一些可簡單集成的信息系統(tǒng)，通常不會耗費很多財力，只需聯(lián)系原軟件開發(fā)企業(yè)集成即可，算入系統(tǒng)維護費用中;針對一些需要深度集成的信息系統(tǒng)，這類軟件通常面臨的問題是在建設初期只依據(jù)企業(yè)當時的業(yè)務需求進行的系統(tǒng)建設，而企業(yè)的需求會隨著自身發(fā)展不斷發(fā)生變化，由于之前的信息系統(tǒng)未考慮到這層關系，在建設信息系統(tǒng)時未提供后期建設的數(shù)據(jù)接口，使得新建的信息系統(tǒng)不能從中獲得信息，此時為更好的滿足集成要求，應聯(lián)系原軟件開發(fā)企業(yè)進行功能升級，同時需要注意的是，為合理控制好信息化預算，應在簽訂合同時對此予以明確。

4? 工程公司信息化建設的項目化管理步驟

建設和開發(fā)信息化系統(tǒng)，宜采取項目化管理，通過圍繞項目三個要素，即成本、進度和質(zhì)量，科學組織推進。

首先工程公司要明確分工，分別從領導、信息化主管部門、推進組等三個層級細化分工，具體如下：

①領導小組職責。

1）審定公司信息化發(fā)展規(guī)劃、信息化年度預算計劃。2）參加重大信息化項目需求評審會、季度推進會，決策重大問題。3）保障資源，賞罰分明。

②信息化主管部門職責。

1）總體策劃，從各領域入手，明確管理優(yōu)化和系統(tǒng)完善目標、計劃、責任者;2）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，優(yōu)化各領域業(yè)務流程，解決“卡脖子”問題和功能分擔問題;3）召開雙周/月度推進會、專題會、階段評審會，負責過程跟蹤、評價。

③信息化項目推進小組職責。

1）按照推進組要求，相互配合，制定本領域工作計劃，掌控節(jié)點，齊頭并進;2）問題導向，對癥下藥，優(yōu)化本領域業(yè)務流程，完善系統(tǒng)功能;3）落實本領域系統(tǒng)功能測試、上線準備、制度修訂、考核驗收;4）召開本領域管理優(yōu)化和系統(tǒng)完善周推進會、專題會。

下一步便是成立項目團隊，信息化建設的項目團隊包括甲乙雙方，通常情況下，甲方牽頭部門是信息化主管部門和工程公司職能業(yè)務部門，各事業(yè)部參與其中，乙方成員主要是工程公司委托的軟件開發(fā)廠商，但需要注意的是，為更好的推進項目開展，在組建項目團隊時應注意將有接口關系的前端業(yè)務系統(tǒng)的開發(fā)團隊吸納進來，如此項目在推進過程中可事半功倍，節(jié)省大量精力和財力。此外，應明確項目團隊職責，建立直接且高效的溝通渠道，比如QQ群、微信群等，確保溝通順暢。

項目負責人應具備整體視角，工程公司一般會指定信息化系統(tǒng)項目負責人，項目負責人一般都是兼職角色，然而其重要性不言而喻。項目負責人應具備整體謀劃的能力，懂得從整體把握問題，善于整合集成。針對不用層次的用戶都能夠展開有效溝通和交流，能夠清晰掌握不同利益相關者的不同需求，進而有的放矢的制定和實施整體目標與行動對策。

進度方面，項目組應建立相應的進度控制體系，組建專業(yè)團隊，明確進度控制任務，落實進度控制責任，同時建立進度檢查、協(xié)調(diào)制度。項目負責人應具有遠大的戰(zhàn)略眼光，依據(jù)工程項目的目標編制，制定科學的進度計劃。此外，還應做到以下方面：監(jiān)督軟件廠商，定期提供進度報告;對比分析計劃進度和實際進度，科學控制進度;隨時收集工程實施實際進度的相關信息，同時整理記錄在冊。

為更好的做好進度管理工作，首先應成立進度控制管理小組，組長是項目經(jīng)理，小組成員各司其職，定期不定期召開會議，特別是在一些項目開展的關鍵節(jié)點，認真開展專項檢查和推進，嚴格執(zhí)行討論、分析、制定對策、執(zhí)行、反饋的工作制度。在前面章節(jié)也提到了信息化建設應根據(jù)輕重緩急，分步實施，重點突破，整體推進。

若功能需求不斷更改，進度推進必定十分困難，因此，項目經(jīng)理為了合理控制進度，必須盡量避免功能需求不斷更改，開發(fā)時嚴格依據(jù)計劃，期間逐漸優(yōu)化細節(jié)。事實上每個上線的信息化系統(tǒng)都無法做到滿足一切需求，不斷優(yōu)化是其生存關鍵，因此，信息化系統(tǒng)的版本會不斷更新，為更好的節(jié)約或控制工期，較為科學的方式是，先上線第一版本的信息化系統(tǒng)，然后再依據(jù)優(yōu)化方案擇機上線第二版本。本著“先易后難，急用先干，早成熟早實施”的工作思路，信息化系統(tǒng)不斷迭代，不斷優(yōu)化，可有效緩解進度壓力，也只有這樣才能打磨出比較完美的信息化系統(tǒng)。

質(zhì)量方面，項目質(zhì)量管理的三項重要指標分別是項目功能、成本及進度，三項指標對于項目質(zhì)量均至關重要，任何一項不達標均無法符合質(zhì)量標準，甚至給項目發(fā)展和推進帶來巨大的負面影響。在企業(yè)運營管理中，信息化系統(tǒng)建設可能面臨適用性差問題，突出表現(xiàn)在部分業(yè)務人員不適應系統(tǒng)、信息系統(tǒng)功能與企業(yè)業(yè)務流程契合度不高等，主要原因如下：

①業(yè)務部門未給予充分重視，或者參與度不高，描述需求不夠明確，或者軟件開發(fā)公司需求在確認環(huán)節(jié)存在弊端，不夠嚴謹，只進行初步確認，未能后業(yè)務部門進行良性有效溝通，使得系統(tǒng)開發(fā)和實際需求兩者之間存在較大差異，而通常的情況是，由于開發(fā)工作已耗費巨大精力完成，全部推翻重做的代價太大，再加上業(yè)務部門也已經(jīng)確認了需求，業(yè)務部門此時只能選擇在驗收系統(tǒng)后逐漸適應，如此系統(tǒng)的適應性必然較差。

②部分職能業(yè)務部門未建立規(guī)范的信息化流程，在辦理相關業(yè)務時缺乏標準;部分業(yè)務人員在處理完業(yè)務后，未依據(jù)規(guī)定將相關數(shù)據(jù)信息錄入到信息系統(tǒng)中，使得信息系統(tǒng)的功能大打折扣。

針對質(zhì)量管理，應采取以下措施加強控制和管理，具體如下：

①加大調(diào)研力度和深度，以先進工程公司信息化系統(tǒng)為榜樣，取其精華，彌補自身的不足，尤其是在人機和畫面體驗方面，在具體的對標先進工程公司期間，應注意突出重點，帶著疑問進行考察，為自身系統(tǒng)不斷完善打下堅實基礎。

②組建專業(yè)的團隊，首先應注重人才管理，將具備相應專業(yè)能力的優(yōu)秀人才吸納到項目團隊管理中，團隊成員開會討論確定該部門的功能需求，之后將意見交由部門領導進行審核、簽字和確認。信息化主管部門應做好自身的主導和協(xié)調(diào)工作，在軟件企業(yè)需求人員和業(yè)務人員之間做好配合工作，使兩者能力進行充分有效的溝通，完成良好的需求調(diào)研，確保雙方的需求一致。合理控制好需求對于項目經(jīng)理而言是重要功課，一般來說需求有兩個極端，分別是盡善盡美和盡早交付，理想狀態(tài)是在兩者之間找到平衡點，如此才能合理控制好需求，否則只重其一，均無法滿足需求，甚至帶來嚴重的不利影響，具體來說，一味的注重盡善盡美，很可能會無限期拖延工期，無法抽出精力進行細節(jié)優(yōu)化;反之，若一味的注重盡早交付，其系統(tǒng)質(zhì)量必定大打折扣。

③信息化主管部門在評審時，為確保最終的需求和相關業(yè)務需求一致，應組織軟件開發(fā)企業(yè)與業(yè)務相關人員共同參與進來，加強雙方的重視。

④在驗收過程中，為保證系統(tǒng)功能符合業(yè)務需求，應協(xié)調(diào)主要業(yè)務人員參加驗收測試，一旦在測試過程中發(fā)現(xiàn)不符合標準之處，必須及時采取修正措施。

成本方面，成本管理的前提是功能需求穩(wěn)定，因此在簽訂技術附件和合同后，必須盡量降低變更功能需求。在信息化系統(tǒng)項目管理中有一個詞叫“人月”可量化項目人工成本，所謂“人月”，就是一個軟件開發(fā)人員在一個月內(nèi)所能完成的工作量。假設某個項目預估需要12個人月，如果指派4個人來做這個項目，理論上需要3個月;而如果指派6個人來做這個項目，理論上則只需要2個月便可以完成。就是用一個有效的數(shù)量模型，來控制一個復雜工程。很多公司在做軟件工程項目的時候，就是這么計算人力和時間投入的。但隨著一個項目參與的人越來越多，分工越來越細，人和人之間需要的溝通量，也指數(shù)增長。很快你會發(fā)現(xiàn)，溝通花費的時間，漸漸地就比分工省下來的時間還要多。也就是說超過一個臨界點，人越多不是越幫忙，而是人越多越添亂。一個人12個月能完成的事，不見得上12個人1個月就能完成，甚至12個月也未必能完成。這時候項目負責人就要加強協(xié)調(diào)和管理，避免軟件開發(fā)人員在超過臨界點時發(fā)生窩工現(xiàn)象，從而增加軟件開發(fā)的人工費用。

當前激烈的市場競爭環(huán)境使得眾企業(yè)想方設法的進行管理創(chuàng)新，力求在激烈的競爭中取得競爭優(yōu)勢。信息化建設對于企業(yè)管理創(chuàng)新的意義至關重要，但其實現(xiàn)過程是任重而道遠的。工程公司要想快速實現(xiàn)信息化，不僅領導層要予以充分重視，組建專業(yè)的團隊，還需要在具體實施期間快速確定方案、穩(wěn)定需求、加強培訓和建立有效管理機制，在實施階段讓工作并行開展，系統(tǒng)考慮上線及推廣模式，快速發(fā)揮信息化的價值。

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