ERP系統(tǒng)在某三甲綜合性醫(yī)院檢驗(yàn)試劑管理中的應(yīng)用與實(shí)施

李倩 王偉明 許翔 翁怡毅

[摘要] 上海市第一人民醫(yī)院借助醫(yī)院綜合運(yùn)營管理ERP系統(tǒng)改變?cè)嗅t(yī)院檢驗(yàn)試劑的管理模式，規(guī)范了采購、配送、庫存、核算、追溯等一系列關(guān)鍵環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)醫(yī)院檢驗(yàn)試劑的精細(xì)化管理。該文介紹了具體做法。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院檢驗(yàn)試劑;醫(yī)院綜合運(yùn)營管理ERP;信息化管理

[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2019）06（b）-0055-02

隨著醫(yī)學(xué)進(jìn)步，醫(yī)療品質(zhì)不斷地提升，生物技術(shù)也取得了革命性創(chuàng)新，許多新的檢驗(yàn)技術(shù)、檢驗(yàn)試劑以及檢驗(yàn)器材的相繼問世，加快了醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。但另一方面，隨著檢驗(yàn)試劑使用量的大幅增加，醫(yī)院原有的供應(yīng)和使用管理模式已不能滿足要求。應(yīng)用基于物流企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resources Planning）（ERP）系統(tǒng)的供應(yīng)鏈信息化管理勢(shì)在必行。

1? ERP系統(tǒng)的基本概念

ERP是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)員工及決策層提供決策手段的管理平臺(tái)。它是從MRP（物料需求計(jì)劃）發(fā)展而來的新一代集成化管理信息系統(tǒng)，它擴(kuò)展了MRP的功能，其核心思想是供應(yīng)鏈管理，從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源和運(yùn)行模式，從而達(dá)到改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)核心競爭力具有顯著作用。ERP的應(yīng)用日漸成熟，對(duì)我國企業(yè)的信息化發(fā)展以及管理水平的提高起到了無可置疑的作用[1-2]。

2? 醫(yī)院實(shí)施ERP的可行性

醫(yī)院是有別于一般企業(yè)的特性，當(dāng)前醫(yī)院應(yīng)用最廣的是HIS軟件（Hospital Information System的縮寫，即醫(yī)院信息系統(tǒng)），目前國內(nèi)的HIS軟件不能滿足醫(yī)院的高需求，而國外成熟的HIS軟件存在著本土、客戶化的巨大成本和風(fēng)險(xiǎn)，短期內(nèi)無法利用。雖然ERP是針對(duì)企業(yè)的管理軟件，但對(duì)于醫(yī)院的財(cái)務(wù)、人力資源、物流、資產(chǎn)等方面有適用的價(jià)值，引入ERP系統(tǒng)有助于在醫(yī)院建立良好的內(nèi)部管理和運(yùn)行機(jī)制，增強(qiáng)了對(duì)資金流和信息流的控制，物資供應(yīng)等運(yùn)營管理工作的質(zhì)量和效率都逐步上升，具有現(xiàn)實(shí)意義和可操作性[3]。

醫(yī)院使用的檢驗(yàn)試劑大部分是按醫(yī)療器械管理的體外診斷試劑，包括在疾病的預(yù)測、預(yù)防、診斷、治療監(jiān)測、預(yù)后觀察和健康狀態(tài)評(píng)價(jià)的過程中，用于人體樣本體外檢測的試劑、試劑盒、校準(zhǔn)品、質(zhì)控品等產(chǎn)品。可以單獨(dú)使用，也可以與儀器、器具、設(shè)備或者系統(tǒng)組合使用。隨著當(dāng)今醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展和檢驗(yàn)技術(shù)的革新，在疾病的診斷過程通過使用體外診斷試劑為臨床提供診斷依據(jù)起到不可或缺的地位。因此，體外診斷試劑的質(zhì)量對(duì)于臨床診斷的結(jié)果起到了一定的影響作用。高質(zhì)量的體外診斷試劑有利于提升臨床診斷的準(zhǔn)確性和治療的安全性。

新一輪醫(yī)改中醫(yī)療衛(wèi)生信息化成為發(fā)展重點(diǎn)[4]，面對(duì)品種繁多、規(guī)格多、專業(yè)性強(qiáng)的體外診斷試劑提出了更高的監(jiān)管工作要求，醫(yī)院原有的供應(yīng)和使用模式已不能滿足需求，只有借助ERP系統(tǒng)的供應(yīng)鏈管理模式，才能向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變，保證醫(yī)院的診療工作逐步有序進(jìn)行。

3? 醫(yī)院檢驗(yàn)試劑原管理模式可能存在的問題

3.1? 貯存管理混亂

各類臨床檢驗(yàn)試劑混合存放，上、下限庫存無提醒，可能存在因計(jì)劃不周超實(shí)際量購進(jìn)，積壓浪費(fèi)資源。

3.2? 溯源難度較大

各個(gè)部門分散登記各類信息，沒有匯總。當(dāng)發(fā)生質(zhì)量問題或者醫(yī)療器械（體外診斷試劑）召回事件時(shí)追溯使用批次號(hào)難度較大。

3.3? 質(zhì)量驗(yàn)收不完善

不少試劑往往直接送達(dá)使用科室，無人驗(yàn)收或單人驗(yàn)收，登記項(xiàng)目不全或根本不登記，入庫只見發(fā)票不見貨。

4? ERP系統(tǒng)對(duì)試劑管理的流程改進(jìn)

根據(jù)中共中央、國務(wù)院關(guān)于加快推進(jìn)公立醫(yī)院改革，該院于2014年正式引入社會(huì)化、專業(yè)化第三方醫(yī)療物資供應(yīng)鏈管理模式（Supply，Processing and Distribution，以下簡稱SPD），對(duì)醫(yī)院內(nèi)醫(yī)療物資的供應(yīng)、庫存、加工、配送等進(jìn)行集中物流管理和一體化運(yùn)行服務(wù)，替代醫(yī)院傳統(tǒng)的物資管理模式，以達(dá)到提高管理效率，降低管理成本的目的。該院基于統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺(tái)的試劑管理模塊，將SPD管理系統(tǒng)與醫(yī)院綜合運(yùn)營管理ERP系統(tǒng)進(jìn)行整合，以條形碼為線索實(shí)現(xiàn)全程可追溯、收支同步的管理模式[5]。

4.1? 改進(jìn)后的業(yè)務(wù)流程

醫(yī)院開展的檢驗(yàn)試劑項(xiàng)目需經(jīng)該院醫(yī)學(xué)裝備材料委員會(huì)審議通過方可進(jìn)入名錄，設(shè)備及物資采購處嚴(yán)把供應(yīng)商資質(zhì)審核關(guān)，通過詢比價(jià)、院內(nèi)招標(biāo)等形式確定目錄內(nèi)檢驗(yàn)試劑的供應(yīng)價(jià)格。采購處通過ERP系統(tǒng)依次維護(hù)供應(yīng)商信息和其相對(duì)應(yīng)代理的試劑資料，供應(yīng)商信息包括供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商編碼、聯(lián)系人、手機(jī)號(hào)等;試劑資料包括試劑名稱、試劑編碼、物資類別、計(jì)量單位、規(guī)格型號(hào)、計(jì)劃價(jià)、供貨單位、品牌名稱、啟用日期、分管倉庫等，其中物資類別根據(jù)申請(qǐng)科室分為病理科類、核醫(yī)學(xué)科類、檢驗(yàn)科試劑、其他檢驗(yàn)材料等。采購處將ERP系統(tǒng)內(nèi)維護(hù)好的信息資料發(fā)送給SPD試劑管理人員，由其進(jìn)行SPD庫試劑信息維護(hù)。臨床科室下訂單是在SPD庫中完成線上提交試劑申領(lǐng)條目，經(jīng)科主任審批后數(shù)據(jù)傳送至SPD試劑管理人員，由其匹配成ERP系統(tǒng)對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)，線上提交至后勤保障處審核，審批后最后流轉(zhuǎn)至采購處。采購處會(huì)在ERP系統(tǒng)中按供應(yīng)商生成采購訂單，經(jīng)采購員逐單核對(duì)審批后，線上通知供應(yīng)商供貨，ERP系統(tǒng)附帶短信提示功能告知供應(yīng)商聯(lián)系人有新的訂單生成。供應(yīng)商收到短信通知后上該院供應(yīng)商自助管理系統(tǒng)核實(shí)訂單，確認(rèn)無誤后做送貨單據(jù)并發(fā)貨;如訂單物品有誤，可以及時(shí)聯(lián)系采購處進(jìn)行后續(xù)操作。試劑質(zhì)量驗(yàn)收是由SPD試劑管理人員與供應(yīng)商當(dāng)場交接進(jìn)行的，驗(yàn)收內(nèi)容包括：供貨單位與開票單位是否一致、送貨名稱、規(guī)格、生產(chǎn)企業(yè)、生產(chǎn)批號(hào)等。合格的給予入庫并收下發(fā)票。對(duì)入庫的試劑SPD首先進(jìn)行打包賦碼，然后才配送至試劑訂購科室。由后勤保障處在ERP系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)票與賬單核對(duì)，采購處確認(rèn)后進(jìn)入財(cái)務(wù)處理流程。

4.2? 改進(jìn)后的幾個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)降低

①醫(yī)院綜合運(yùn)營管理ERP系統(tǒng)與SPD管理系統(tǒng)完成試劑訂單對(duì)接，杜絕臨床科室在未下單的情況下自行要求供應(yīng)商供貨。

②請(qǐng)領(lǐng)流程。臨床科室請(qǐng)領(lǐng)單需經(jīng)復(fù)核、審批，目錄內(nèi)試劑設(shè)定上、下限庫存數(shù)值的，SPD試劑訂貨人員可進(jìn)行庫存查詢并根據(jù)實(shí)際使用量下單補(bǔ)貨，避免臨床科室積壓浪費(fèi)資源或斷供。

③入庫、出庫管理流程。SPD負(fù)責(zé)對(duì)入庫試劑的打包賦碼，對(duì)批號(hào)及有效期進(jìn)行監(jiān)控，同時(shí)負(fù)責(zé)臨床科室試劑院內(nèi)的物流配送管理和服務(wù)工作，做到驗(yàn)收規(guī)范，出庫簽收有記錄，能溯源。

④材料入庫后的發(fā)票審核流程。SPD試劑管理人員收下合格貨物發(fā)票，由后勤保障處在ERP系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)票與賬單核對(duì)，采購處確認(rèn)后進(jìn)入財(cái)務(wù)處理流程。

4.3? 需繼續(xù)推進(jìn)的環(huán)節(jié)

ERP系統(tǒng)是一項(xiàng)“系統(tǒng)工程”，后期需要不斷維護(hù)。ERP系統(tǒng)試劑資料維護(hù)在實(shí)際操作中有待進(jìn)一步完善，如增加方法學(xué)選項(xiàng);ERP系統(tǒng)與SPD管理系統(tǒng)對(duì)接時(shí)后臺(tái)數(shù)據(jù)處理有時(shí)不穩(wěn)定，影響訂單生成;ERP系統(tǒng)通知供應(yīng)商的提示短信有時(shí)不能正常發(fā)送，個(gè)別供應(yīng)商依賴短信提示，影響雙方接單收貨時(shí)間。

5? 結(jié)語

該院借助ERP對(duì)企業(yè)資源的先進(jìn)管理理念改革醫(yī)院的經(jīng)營模式，加強(qiáng)了對(duì)醫(yī)院檢驗(yàn)試劑的精細(xì)化管理，優(yōu)化了資源的配置和使用，提高了管理效率，保證試劑的可溯源性和醫(yī)療安全，為患者提供更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。

[參考文獻(xiàn)]

[1]? 李明，張蕾.醫(yī)院應(yīng)用ERP若干問題探討[J].中國數(shù)字醫(yī)學(xué)，2009（5）：69-70，74.

[2]? 劉旻，劉宇宏，梁悅，等.基于物流ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)用高值耗材的精細(xì)化管理[J].中國醫(yī)療設(shè)備，2014（11）：91-92，168.

[3]? 王忠民，王虹，蔣宏偉.建設(shè)ERP系統(tǒng)改善醫(yī)院經(jīng)營管理[J].中國數(shù)字醫(yī)學(xué)，2008，3（6）：36-38.

[4]? 馬家奇.醫(yī)政信息化公共衛(wèi)生信息建設(shè)與應(yīng)用[J].中國衛(wèi)生信息管理雜志，2011，8（3）：19-20.

[5]? 戚安邦，張連營.項(xiàng)目管理概論[M].北京：清華大學(xué)出版社，2008：39.

（收稿日期：2019-03-10）