檔案信息資源的管理與利用

邢寶石

摘 要：在信息化和科技化時(shí)代之下，檔案信息資源的管理以及利用備受社會(huì)各界的廣泛關(guān)注，為了提高管理工作質(zhì)量和效率，信息管理工作人員必須要將創(chuàng)造性的資源管理策略以及方式融入管理工作環(huán)節(jié)，了解新時(shí)代背景之下檔案信息資源管理的現(xiàn)實(shí)條件，更好的實(shí)現(xiàn)管理資源的優(yōu)化配置和利用。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源;管理與利用

1 引言

作為內(nèi)部管理體系中的重要組成部分，檔案信息資源的管理以及利用尤為關(guān)鍵，每個(gè)參與工作者都必須要將理論分析與實(shí)踐研究相結(jié)合，了解新時(shí)代背景之下檔案信息資源管理及應(yīng)用的新內(nèi)容、新變化、新要求，以此來調(diào)整后期信息資源開發(fā)及利用的方向和策略，真正體現(xiàn)中國(guó)特色社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)的相關(guān)要求以及重要任務(wù)，更好的發(fā)揮創(chuàng)造性管理策略的作用和價(jià)值。

2 建立健全完整準(zhǔn)確的信息檔案

檔案信息資源的管理和利用是一個(gè)系統(tǒng)性的工作，所涉及的內(nèi)容和形式相對(duì)比較復(fù)雜，每一個(gè)參與工作者都必須要了解信息資源的具體屬性以及管理要求，分析生產(chǎn)服務(wù)過程之中的產(chǎn)品檔案以及信息檔案，更好的為后期管理實(shí)踐活動(dòng)的開展奠定堅(jiān)實(shí)可靠的基礎(chǔ)，促進(jìn)管理信息資源的合理利用。其中信息檔案的構(gòu)建以及完善必須要以齊全性、準(zhǔn)確性、完整性以及系統(tǒng)性為原則，明確歸檔制度的核心要求，保障該制度的科學(xué)性以及合理性，為后勤管理工作提供堅(jiān)實(shí)可靠的依據(jù)，保證整個(gè)管理體系的合理性以及一致性。

首先，檔案管理部門需要做好前期的歸檔工作以及資料收集工作，明確各個(gè)管理環(huán)節(jié)工作人員的核心工作要求，注重產(chǎn)品檔案材料的整理、積累、審核以及歸檔，通過工程技術(shù)崗位責(zé)任制的有效落實(shí)，積極的將工作人員的管理工作與績(jī)效考核和評(píng)價(jià)相結(jié)合，以此來調(diào)動(dòng)每個(gè)工作人員的積極性。

其次，檔案管理部門必須要注重實(shí)踐工作的調(diào)整和優(yōu)化，積極的搜集各個(gè)方面的資料和內(nèi)容，擴(kuò)大不同的信息來源渠道，在各項(xiàng)活動(dòng)參與的過程之中了解產(chǎn)品以及服務(wù)模式的具體運(yùn)作條件，搜集用戶的反饋意見以及市場(chǎng)調(diào)查的相關(guān)資料，構(gòu)建系統(tǒng)化的檔案管理體系，保障產(chǎn)品及服務(wù)質(zhì)量的比重。

最后，管理工作人員需要搜集行業(yè)信息，擴(kuò)充現(xiàn)有的信息范圍，加大信息資源的利用程度，通過開展本行業(yè)技術(shù)研討會(huì)等形式更好的體現(xiàn)自身內(nèi)部管理工作的核心要求，構(gòu)建全方位一體化的信息資源管理體系。

3 搞好編研工作開發(fā)檔案信息資源

從上文的相關(guān)分析可以看出檔案信息資源的管理以及利用對(duì)工作人員提出了極高的要求，為了體現(xiàn)該工作的有效性，真正實(shí)現(xiàn)各大工作環(huán)節(jié)的有條不紊，管理工作人員需要落實(shí)好前期的編研工作，注重檔案信息資源的有效開發(fā)，著眼于目前內(nèi)部管理體制構(gòu)建的核心要求加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，站在全方位的角度收集各個(gè)管理工作環(huán)節(jié)的信息資料，建立系統(tǒng)化的檔案資源管理體系。其中上級(jí)管理部門需要綜合考慮自身檔案管理信息資源的優(yōu)勢(shì)，落實(shí)好前期的基礎(chǔ)信息工作，注重信息資源利用率的有效提升。編研工作所涉及的內(nèi)容和形式比較復(fù)雜，管理工作人員需要注重不同檢索工具的合理利用，了解二次信息的使用條件，真正的實(shí)現(xiàn)原始材料向信息產(chǎn)品的有效過渡。企業(yè)發(fā)展一體化以及檔案信息資源的開發(fā)，存在極為緊密的內(nèi)在邏輯聯(lián)系，管理工作人員需要以編寫水平較高的綜合分析材料為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，積極的探尋周期性的規(guī)律和技巧，注重前期的管理導(dǎo)向和決策要求，為后期等領(lǐng)導(dǎo)決策提供更多的依據(jù)，促進(jìn)信息資源的合理利用。

4 培養(yǎng)檔案信息開發(fā)型人才

檔案信息資源的管理和利用離不開管理工作人員的實(shí)踐和引導(dǎo)，因此，檔案信息開發(fā)型人才的培養(yǎng)及教育尤為關(guān)鍵。上級(jí)主管部門需要加大投入和支持力度，了解目前經(jīng)濟(jì)效益以及內(nèi)部管理體制的相關(guān)要求，著眼于新時(shí)代發(fā)展與變革的現(xiàn)實(shí)條件，將信息加工信息產(chǎn)品至少落到實(shí)處，針對(duì)不同工作環(huán)節(jié)的現(xiàn)實(shí)條件以及具體工作內(nèi)容不斷的培養(yǎng)出符合時(shí)代發(fā)展要求的檔案謝謝開發(fā)型人才，充分體現(xiàn)人才智力優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。另外上級(jí)管理層還需要注重信息管理工作人員文化素質(zhì)以及現(xiàn)代化管理水平的提升，以培養(yǎng)復(fù)合型的一專多能人才為主體，開展不同形式的教育實(shí)踐和培訓(xùn)工作，為不同部門配備現(xiàn)代化設(shè)備，保障檔案管理工作人員能夠在一個(gè)更加自由且開放的工作環(huán)境之中充分的體現(xiàn)個(gè)人的價(jià)值和作用，更好的體現(xiàn)檔案管理工作的作用及優(yōu)勢(shì)，保障每一個(gè)管理工作人員都能夠在個(gè)人工作積極性的引導(dǎo)之下實(shí)現(xiàn)管理資源的合理利用。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案信息資源的管理與利用是一個(gè)長(zhǎng)期性的過程，不可能一蹴而就，上級(jí)主管部門以及基層管理工作人員必須要注重不同管理內(nèi)容和利用形式的分析及研究，抓住新時(shí)代改革背景之下新興資源使用的現(xiàn)實(shí)條件及具體內(nèi)容，以此來實(shí)現(xiàn)有的放矢和針對(duì)性的調(diào)整。

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