面向用戶需求的高校檔案收集策略分析

陳傳艷　李曉黎

摘 要：檔案管理工作是高校工作的重中之重。檔案管理的首要步驟就是對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集。檔案收集工作是否順利進(jìn)行，直接關(guān)系到高校檔案管理工作開展的質(zhì)量。如果檔案收集效率低，或者其質(zhì)量低劣，都會在一定程度上影響檔案管理工作質(zhì)量。就目前情況而言，高校檔案收集工作還存在一些問題。因此，怎樣采取措施去解決這些問題也成了我們關(guān)心的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案 收集 高等學(xué)校 對策 面向用戶

中圖分類號：G272文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）08-00-01

引言

高校檔案記錄著高校各個(gè)方面的突出成就和所得經(jīng)驗(yàn)，其領(lǐng)域包括了科研工作、管理工作、教學(xué)工作等。高校面對這些需求可依據(jù)檔案記錄對學(xué)校工作開展情況進(jìn)行考察，以便及時(shí)調(diào)整工作方向。高校檔案管理工作的第一步就是收集檔案信息。但是檔案信息收集工作具有一定的難度且在實(shí)施的過程中出現(xiàn)了較多的問題。因此，我們必須對出現(xiàn)的問題加以重視，找出有效的解決方法。

一、高校檔案收集工作的重要意義

一個(gè)高校在可持續(xù)發(fā)展過程中，必須做好檔案管理工作。檔案管理工作的關(guān)鍵一步就是要收集檔案信息。由于高校開展工作的領(lǐng)域廣泛，且每個(gè)領(lǐng)域包括的信息數(shù)據(jù)量大，因此檔案信息收集工作的開展具有一定困難。因此，有針對性得應(yīng)對用戶的需求來收集檔案就顯得尤為重要了。如果不能有效地收集到檔案資料，就無法將一個(gè)完整的高校檔案信息體系建立起來，檔案管理工作更是無從下手。因此，要做好檔案工作必須要克服收集檔案過程中存在的重重困難，使檔案管理工作能夠順利開展，高校才能將檔案資源真正利用起來。

二、高校檔案收集工作中存在的問題

1.檔案收集工作缺乏有力的制約措施

檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)就是檔案信息收集。如果這個(gè)環(huán)節(jié)不能如期進(jìn)行，則檔案管理工作無法順利開展下去。高校檔案管理工作的開展涉及到的部門繁多，包括學(xué)校的各個(gè)院系以及其他一些行政部門。檔案信息的收集工作需要這些部門層層配合。但就當(dāng)前的狀況而言，各個(gè)部門重視檔案信息收集工作程度差異較大，使得檔案信息收集工作困難重重。加之積極性也不是很高。各個(gè)部門相關(guān)人員在日常工作中對檔案信息管理工作重視程度不一，對檔案信息的管理缺乏意識。很多人認(rèn)為檔案保存在自己部門更方便查找利用，卻忽略了檔案信息對高校工作改進(jìn)和幫助作用。其次，檔案管理工作權(quán)力劃分不明和程序不夠完善等使檔案信息數(shù)據(jù)庫不夠完整，工作開展更是困難重重。

2.檔案意識淡薄，責(zé)任心不夠，影響檔案收集質(zhì)量

首先，我們要了解檔案管理意識這個(gè)概念。檔案管理意識其實(shí)就是在進(jìn)行檔案工作中所表現(xiàn)出的一種潛意識工作態(tài)度。檔案管理工作的開展與管理人員的檔案管理意識息息相關(guān)，尤其是檔案信息收集環(huán)節(jié)。以目前的情況來看，很多高校的基層檔案管理工作人員更換速度比較快，并且他們不能明確的知悉用戶的需求，所以也不能很好地將檔案進(jìn)行合理的分類。如此一來，即使檔案信息收集工作可以開展下去，但收集到的檔案信息質(zhì)量也并不高。不僅如此，管理人員變更頻繁，新的管理人員卻極少接受專門的檔案信息管理工作培訓(xùn)，使得新任管理人員的檔案管理專業(yè)知識缺乏，他們對檔案管理工作流程也不夠熟悉。加之檔案收集工作本就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，如果檔案管理人員意識淡薄，檔案收集工作開展起來更是步步維艱。如此一來，在檔案信息收集工作中雖然耗費(fèi)了巨大的人力物力，卻依然沒有取得多大成效。檔案收集工作依然會出現(xiàn)一些少交漏交的狀況，加大了檔案管理工作的難度。

三、面向用戶需求的高校檔案收集策略

1.提高檔案意識

高校檔案工作的關(guān)鍵一環(huán)就是檔案信息資源建設(shè)。只有將檔案信息資源建立起來，才能真正向用戶提供信息服務(wù)。檔案資源建設(shè)需要檔案信息收集作為保障，檔案信息收集工作與高校師生密不可分，需要廣大師生的大力支持。培養(yǎng)教師的檔案收集意識，加強(qiáng)對各部門師生的檔案收集意識培養(yǎng)，讓他們了解到檔案收集的重要性，能夠重視起檔案信息收集工作。只有這樣，檔案收集工作才能順利地開展下去。

2.建立健全檔案歸檔制度

高校工作開展的范圍比較廣，每類工作的信息量大。因此，要想將每個(gè)部門的檔案信息收集起來確實(shí)很困難。近些年來信息技術(shù)正迅速發(fā)展，這意味著檔案信息收集工作的要求大大提高。信息化技術(shù)的進(jìn)步使得檔案數(shù)量變得更加龐大，檔案信息質(zhì)量也更加難以甄別。在這種時(shí)代背景下，要將檔案收集工作順利開展下去，首先必須制定一套完整的檔案收集制度，一些原始材料和原始憑證必須分類進(jìn)行保存，這樣，我們就可以根據(jù)用戶的不同需求，對檔案進(jìn)行分類，方便檔案的查詢。與此同時(shí)，應(yīng)該將各部門的職責(zé)和獎(jiǎng)懲制度納入檔案信息收集制度中，做到權(quán)責(zé)分明，以此保證檔案信息管理工作可以層層開展下去。不僅如此，高校檔案管理部門可以討論出相應(yīng)的措施來對檔案歸檔時(shí)間和歸檔質(zhì)量等進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，篩選出質(zhì)量不合格的檔案，保障檔案信息的高質(zhì)量、高品質(zhì)。

3.制定強(qiáng)有力的制約措施

檔案收集工作看重檔案信息的質(zhì)量和數(shù)量。為了保證檔案信息數(shù)量和質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，高校檔案管理部門需要制定一些強(qiáng)有力的制約措施來規(guī)范檔案信息收集工作。制約措施主要是針對檔案信息收集工作開展的監(jiān)督和獎(jiǎng)懲措施。其意義在于使高校檔案信息收集工作的效率提高，加快整個(gè)檔案信息管理工作的進(jìn)度。使其能夠在一定程度上規(guī)范和約束高校廣大師生的行為，使他們能根據(jù)自己的需求參與到檔案信息收集工作中。

結(jié)語

檔案信息收集工作是高校檔案信息管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。如果這個(gè)環(huán)節(jié)不能夠有效開展，那勢必會影響到整個(gè)檔案信息管理工作。一直以來，高校檔案信息涉及面廣且數(shù)量龐大，給收集和篩選高質(zhì)量檔案信息造成了一定的困難。因此，高校必須從各個(gè)方面提升檔案信息收集效率，根據(jù)用戶的需要，將檔案進(jìn)行分類，使得這些檔案資源能夠更加系統(tǒng)化，信息質(zhì)量得到進(jìn)一步的提高。如此一來，對高校改進(jìn)自身工作也起到一定輔助和助推作用。

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