數(shù)字化時代圖書館檔案管理信息化探析

曹艷華

摘? 要：本文闡述了數(shù)字化時代公共圖書館檔案管理信息化的重要意義，并對當(dāng)前檔案信息化管理中存在問題展開探討以及如何采取措施加以改進(jìn)創(chuàng)新，實現(xiàn)資源共享，希望能夠為公共圖書館的檔案管理工作帶來參考借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;公共圖書館;檔案管理;信息化

隨著數(shù)字化時代的到來，公共圖書館的檔案管理信息化建設(shè)也應(yīng)當(dāng)直面時代發(fā)展所提出的更高要求，采取有效措施，加強(qiáng)圖書館檔案管理的信息化建設(shè)，重視對數(shù)據(jù)庫的管理，特別是查詢?yōu)g覽電子原件內(nèi)的動態(tài)數(shù)據(jù)，逐步完善檔案管理工作，保證相關(guān)檔案信息的準(zhǔn)確性，解決紙質(zhì)化圖書容易受損、丟失的情況，同時提高檔案管理工作效率，為讀者提供更高效的資源檢索查詢服務(wù)。

1 數(shù)字化時代公共圖書館檔案管理信息化的重要意義

就目前的數(shù)字化時代而言，我國大多數(shù)的公共圖書館在檔案管理工作中逐漸意識到信息化技術(shù)的重要性，在一定程度上通過推進(jìn)信息化建設(shè)提高了檔案管理工作的信息化水平。公共圖書館的檔案管理系統(tǒng)分為四個模塊：圖書管理、信息查詢、流通作業(yè)、系統(tǒng)維護(hù)。在圖書館檔案管理工作中，滲透著先進(jìn)的信息技術(shù)，利用先進(jìn)的信息化設(shè)備和在計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)的輔助之下，保證檔案管理工作的流程更加簡明與便捷，節(jié)省了大量時間與人工成本，使工作效率得到極大提升。此外，與傳統(tǒng)的圖書館檔案管理方式和資料采集不同，圖書館檔案信息化管理通過推行檔案信息化，能夠提升圖書館資源的共享價值，在信息技術(shù)的支持下，大量檔案資料能夠以數(shù)字化的形式上傳到圖書館的專屬APP、微信公眾號或是官方微博當(dāng)中，實現(xiàn)雷同數(shù)據(jù)和服務(wù)的快速檢索，工作人員由過去被動管理圖書資源方式，改為主動收集、歸整圖書資源，用戶通過智能終端便能隨時隨地進(jìn)行查閱，使廣大讀者更方便檢索和使用電子檔案，實現(xiàn)資源共享，極大方便了工作人員和用戶，擴(kuò)大了公共圖書館的社會影響力。

2 公共圖書館檔案管理信息化的主要內(nèi)容

2.1 購置數(shù)字化設(shè)備。在公共圖書館檔案管理信息化建設(shè)的推行過程中，數(shù)字化儀器設(shè)備是必不可少的工具，鑒于圖書館的運作模式各有差異，所以在購置數(shù)字化儀器設(shè)備時一定要保證適應(yīng)性。所以，公共圖書館一定要在前期做好市場調(diào)研，對于不同的數(shù)字化儀器設(shè)備的性能、價格、型號等進(jìn)行全方位了解，綜合圖書館需求進(jìn)行合理化采購[1]。

2.2 構(gòu)建檔案信息庫。檔案信息庫的構(gòu)建屬于公共圖書館檔案管理信息化建設(shè)的重點組成，這項工作的內(nèi)容主要是將經(jīng)過電子化處理后的紙質(zhì)化文獻(xiàn)資源、信息等以硬盤、光盤等形式予以儲存，進(jìn)而展開整理、分類、總結(jié)，按照相應(yīng)類型進(jìn)行存放。根據(jù)這類信息所構(gòu)建的信息庫，既是公共圖書館提供信息服務(wù)的基礎(chǔ)，同時也是保證公共圖書館得以穩(wěn)健發(fā)展的核心，也就意味著檔案信息庫的構(gòu)建情況會對公共圖書館的今后發(fā)展有著直接影響。

2.3 實現(xiàn)平臺化管理。公共圖書館的檔案管理工作實現(xiàn)信息化，應(yīng)當(dāng)按照信息的類別不同去展開模塊化管理，保證公共圖書館的統(tǒng)一管理前提下，對存在差異的檔案信息展開不同方式的管理。鑒于此，公共圖書館可以嘗試運用如今的大數(shù)據(jù)、云計算等先進(jìn)技術(shù)，將其與檔案信息資源管理進(jìn)行整合，提高公共圖書館的檔案管理信息化水平。

3 數(shù)字化時代公共圖書館檔案管理信息化發(fā)展中存在問題

3.1 檔案管理人員素質(zhì)亟待提升。在公共圖書館的檔案管理工作向信息化方向推進(jìn)的過程中，許多在職時間較長的老員工由于思維觀念傳統(tǒng)，依舊停留在紙質(zhì)化檔案管理模式當(dāng)中，對信息化管理模式了解不多，所以與數(shù)字化時代觀念格格不入，甚至于部分人員在經(jīng)過培訓(xùn)之后依舊無法適應(yīng)信息化的發(fā)展潮流，常常會在工作中出現(xiàn)差錯[2]。

3.2 檔案信息化管理服務(wù)意識缺失?，F(xiàn)階段部分公共圖書館的檔案信息化管理水平偏低，對公眾用戶的開放程度并不高，只開放了少部分的檔案資料，許多檔案信息并未制作成可共享的信息化資源，也有部分公共圖書館只能夠用內(nèi)部設(shè)備查詢檔案信息，不能遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)訪問，導(dǎo)致其服務(wù)范圍狹窄，對其檔案信息化管理的推進(jìn)形成制約。

3.3 檔案信息化建設(shè)不夠完善。在檔案信息化建設(shè)中，存在不完善之處，具體體現(xiàn)在兩方面：一方面，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并未統(tǒng)一建立，導(dǎo)致信息化建設(shè)中部分檔案信息難以查詢，同時各公共圖書館之間無法互聯(lián)信息，造成圖書館信息的閉塞。再加上部分公共圖書館的設(shè)備較為老舊，計算機(jī)難以快速完成檔案信息管理工作[3];另一方面，在對檔案文件資料進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換的過程中，同樣會存在一定的管理問題，比如在存檔過程中容易出現(xiàn)人為的刪除與修改情況，或是有不法分子利用網(wǎng)絡(luò)漏洞或通過病毒傳播去非法獲取公共圖書館的檔案信息，導(dǎo)致公共圖書館的檔案信息面臨著巨大的安全威脅。

3.4 檔案信息化資源利用率偏低。從公共圖書館的現(xiàn)狀來看，許多圖書資源并未得到充分利用，尤其是諸多邊緣化圖書被忽視，并且還有許多資料難以查詢與借閱，在借閱手續(xù)辦理方面較為繁瑣。盡管部分公共圖書館已經(jīng)著手推進(jìn)了信息化建設(shè)且取得一定成效，但實際上依舊是在傳統(tǒng)圖書館檔案管理模式上進(jìn)行小修補(bǔ)，并未有所創(chuàng)新，如此一來也就導(dǎo)致大量檔案資源被閑置，難以得到充分利用。

4 數(shù)字化時代公共圖書館檔案管理信息化的完善對策

4.1 重視圖書館檔案管理工作人員的素質(zhì)提高。為了有效推進(jìn)公共圖書館檔案管理信息化教學(xué)工作以及凸顯出檔案管理信息化的實效性，一定需要高素質(zhì)人才投入其中。具體來講，公共圖書館的檔案信息化管理需要更多具備計算機(jī)技術(shù)、管理專業(yè)的人才，公共圖書館內(nèi)部檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動更新專業(yè)知識，提升檔案管理工作中的服務(wù)意識。在助推公共圖書館的檔案管理信息化建設(shè)中，可通過加強(qiáng)人員教育培訓(xùn)，誠聘擁有豐富經(jīng)驗的專家開展講座展開培訓(xùn)，也可選派優(yōu)質(zhì)員工外出參加培訓(xùn)，進(jìn)而提高在職檔案管理人員的綜合素養(yǎng)與專業(yè)技能[4]。此外，在今后的人才引進(jìn)中適度提高門檻，優(yōu)選更多具備數(shù)字化、信息化素養(yǎng)與專業(yè)技術(shù)的人才，共同推進(jìn)公共圖書館檔案管理的信息化建設(shè)。

4.2 提高公共圖書館檔案管理工作的人性化水平。在推進(jìn)公共圖書館檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)重視人性化管理水平的提升。具體來講，就是在信息化建設(shè)中需要基于用戶角度去做好服務(wù)工作，一切以為用戶提供更為便捷的檔案信息查詢作為目標(biāo)，通過現(xiàn)代化管理手段的應(yīng)用，為用戶帶來更具個性化的服務(wù)，進(jìn)而形成良好的社會口碑。在數(shù)字化時代中，公共圖書館的檔案信息化管理要想實現(xiàn)全面信息化，一定要重視用戶管理與服務(wù)工作，立足于服務(wù)用戶著手，加強(qiáng)與用戶之間的交流，在檔案管理人員與用戶的有效溝通之下，實現(xiàn)對公共圖書館檔案資源的分類管理及資源優(yōu)化，結(jié)合用戶需求去提供個性化服務(wù)。

4.3 利用云計算技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化圖書館檔案。為了進(jìn)一步推進(jìn)公共圖書館的檔案管理信息化建設(shè)，一定要重視新技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展完善，其中云計算技術(shù)作為數(shù)字化時代中的先進(jìn)技術(shù)，在近年來有著迅猛發(fā)展，在諸多領(lǐng)域中有著良好運用，所以將其運用到公共圖書館的檔案管理信息化建設(shè)中，有著很高的可行性?；谠朴嬎慵夹g(shù)實現(xiàn)數(shù)字圖書檔案館的建設(shè)工作，能夠為用戶帶來更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。比如通過應(yīng)用云計算技術(shù)實現(xiàn)某一區(qū)域的數(shù)字圖書檔案館建設(shè)，構(gòu)建數(shù)字檔案云服務(wù)平臺，為公共圖書館的數(shù)字化資源儲備助力，進(jìn)而促進(jìn)區(qū)域檔案信息資源的整合，實現(xiàn)資源共享，打造統(tǒng)一平臺[5]。此外，在云計算技術(shù)的加持下，通過對檔案信息的規(guī)劃，應(yīng)用國家級的圖書檔案館，能夠大大縮減地方公共圖書館的檔案信息化建設(shè)時間?？梢?，云計算技術(shù)為公共圖書館的檔案信息資源共享與管理提供了技術(shù)指導(dǎo)，大大促進(jìn)了檔案管理的信息化發(fā)展，提供了全方位的檔案信息服務(wù)。

4.4 重視紙質(zhì)化檔案的補(bǔ)充工作。雖然在數(shù)字化時代中，公共圖書館的檔案管理工作逐漸向信息化發(fā)展，但我們依舊要認(rèn)識到紙質(zhì)化檔案資源依舊是圖書館檔案的主要構(gòu)成，并且具備更高的權(quán)威性及法律效力，所以在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，更要重視紙質(zhì)化檔案的補(bǔ)充工作。信息化的檔案也即是通過專業(yè)設(shè)備對紙質(zhì)化檔案資料進(jìn)行電子形式的轉(zhuǎn)換，從而固定存儲在特定載體當(dāng)中，盡管這種形式的檔案信息具備更高的便捷性，但需要通過計算機(jī)設(shè)備才能讀取，在部分條件有限的公共圖書館中，這一因素會形成一定制約。

4.5 構(gòu)建完善的檔案信息化管理制度。在公共圖書館的檔案管理信息化建設(shè)中，一定要構(gòu)建完善的管理制度對相關(guān)工作的開展予以規(guī)范，進(jìn)而保證工作人員能夠嚴(yán)格按照制度行事，堅持檔案管理工作有法可依，穩(wěn)步推進(jìn)公共圖書館的檔案信息化管理的工作開展。一方面，公共圖書館的檔案信息化管理制度需要結(jié)合形勢變化而作出相應(yīng)調(diào)整，確保各項檔案管理工作能夠有序開展，防止發(fā)生許多不必要的檔案管理問題，不斷提升檔案信息化管理工作效率;另一方面，公共圖書館還應(yīng)針對檔案管理工作制定嚴(yán)格的監(jiān)管制度與獎懲制度，對檔案管理人員的工作職責(zé)予以明確，使其在獎罰分明的制度中自覺高效完成工作，對檔案信息的存儲、整理與修改等管理工作進(jìn)行規(guī)范操作，保證公共圖書館檔案信息化管理效果得到充分凸顯。

參考文獻(xiàn)：

[1]王蓓.淺談數(shù)字化時代公共圖書館檔案管理信息化[J].圖書情報論壇，2016（2）：22-23.

[2]黃娟.淺談數(shù)字化時代公共圖書館檔案管理信息化[J].卷宗，2017（27）：39.

[3]陳瑤.淺談公共圖書館檔案管理工作[J].科學(xué)咨詢：科技·管理，2015（11）：39-40.

[4]于悅.淺談信息化時代如何改進(jìn)檔案管理工作[J].職業(yè)技術(shù)，2013（4）：88.

[5]韓如鳳.試論公共圖書館信息化管理存在的問題與對策[J].科技風(fēng)，2015（10）：269.

（作者單位：河南省少年兒童圖書館? ? 來稿日期：2019-04-15）