淺析數(shù)字化檔案室建設(shè)及數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用

許磊

摘? 要：隨著大數(shù)據(jù)時代的到來和云計算技術(shù)的應(yīng)用，以計算機(jī)為核心的技術(shù)革新是數(shù)字化時代的主要標(biāo)志，檔案信息的保存方式也發(fā)生著巨大變化，文件管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型已成為勢不可擋的必然趨勢，電子文件必將成為未來文件的基本形態(tài)。由于電子檔案載體的特殊性，長期安全保存這些海量的檔案信息資源成為當(dāng)前數(shù)字時代檔案工作者需要研究和探討的一項重要課題。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室;電子檔案;檔案管理;保存技術(shù);安全技術(shù)

數(shù)字檔案室是傳統(tǒng)檔案管理機(jī)構(gòu)在信息化時代的升級產(chǎn)物，主要管理對象是電子化檔案，綜合運(yùn)用多種電子計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等數(shù)字化技術(shù)手段，其工作內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、保護(hù)、共享利用等。數(shù)字檔案室是單位信息化建設(shè)的主要內(nèi)容之一，也是自動化辦公體系的重要組成部分。建立健全數(shù)字檔案與電子文件管理要求相適應(yīng)的各種制度和配套設(shè)施，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)建設(shè)和管理，以保證檔案數(shù)據(jù)的完整和安全。

1 電子檔案必將成為未來文件的基本形態(tài)

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來和云計算技術(shù)的普及應(yīng)用，以計算機(jī)為核心的技術(shù)革新成為數(shù)字化時代的主要標(biāo)志。

一方面，檔案信息的保存方式發(fā)生著巨大變化，文件管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型已成為勢不可擋的必然趨勢。在數(shù)字時代環(huán)境下，數(shù)字傳播和電子載體的出現(xiàn)，促進(jìn)了信息保護(hù)及共享技術(shù)的革新。同時，電子檔案體量的迅速增長亦促進(jìn)了檔案載體由傳統(tǒng)形態(tài)向數(shù)字無紙化形態(tài)的轉(zhuǎn)化。另一方面，傳統(tǒng)檔案室的檔案管理及其所使用的管理平臺也需要逐步向電子化信息平臺過渡，亦即構(gòu)建數(shù)字化檔案室，才能適應(yīng)檔案管理方式變化的新要求，從而開拓檔案管理工作的新局面。

伴隨著電子化記錄方式的應(yīng)用，檔案信息的保存方式也在發(fā)生著變化，光電磁等新型檔案制成材料不斷涌現(xiàn)。目前，電子檔案歸檔的類型有：磁盤、光盤、數(shù)字磁帶等。數(shù)字文件在信息化時代的普及和應(yīng)用已成為大勢所趨，正在逐漸替代傳統(tǒng)文件載體成為文件保存及傳播的主要形態(tài)。檔案保護(hù)的實(shí)質(zhì)是檔案原始信息的長期保存和永續(xù)利用。隨著數(shù)字時代辦公自動化的應(yīng)用和普及，在制作過程中電子文件的形成已代替文件的起草和制作。建設(shè)規(guī)范、獨(dú)立、保密和高性能檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的歸檔鑒定、整理編目、數(shù)據(jù)分析與處理、共享傳播、儲存管理、歸檔管理、保密管理過程中應(yīng)保證電子文件原數(shù)據(jù)和背景信息的完整性。逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化文件實(shí)時歸檔，網(wǎng)上提交。

伴隨著信息化檔案管理工作的迅速發(fā)展，大量數(shù)字化文件產(chǎn)生。在電子檔案迅速查閱利用、提高檔案工作效率的同時以及電子檔案載體的特殊性，長期安全保存這些海量的檔案信息資源成為當(dāng)前數(shù)字時代檔案工作者進(jìn)行研究和探討的一項重要課題。

2 電子檔案的保護(hù)技術(shù)與安全技術(shù)

電子檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。

電子檔案相對紙質(zhì)檔案是不同的，需要工作人員將紙質(zhì)的信息完整地存錄到電子化計算機(jī)設(shè)備中，以數(shù)字化形式儲存于磁帶、磁盤、光盤等媒介載體，再通過計算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)讀取與處理過程，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)傳播與分享。數(shù)字化文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上有很大的差別。紙張作為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案載體材料的主體，檔案紙張壽命的長短除與自身的耐久性有關(guān)外，檔案保護(hù)環(huán)境條件的優(yōu)劣所產(chǎn)生的影響也是十分顯著的。

確定檔案的保護(hù)條件及影響檔案保存的不利因素的防治方法，以延長檔案的壽命，是檔案保護(hù)技術(shù)的任務(wù)之一。在檔案保存和利用的過程中，檔案紙張在外觀、結(jié)構(gòu)和性質(zhì)諸方面逐漸發(fā)生著不可逆的變化，人們稱之為“老化”或“惡化”。檔案室?guī)旆繎?yīng)遠(yuǎn)離污染、潮濕、陰暗的地方，并達(dá)到嚴(yán)格的安全要求：防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防污染、防鼠、防蟲。高溫高濕容易使檔案文件上滋生霉菌，檔案文件長期暴露在光下，紙張會不同程度地發(fā)黃發(fā)脆，嚴(yán)重地?fù)p害檔案壽命。保存紙質(zhì)檔案的溫度應(yīng)控制在14℃～24℃，相對濕度控制在45%～60%。

歸檔電子文件的保管除應(yīng)當(dāng)符合紙質(zhì)檔案的要求，電子檔案的保管更為嚴(yán)格，受到不安全因素干擾也較大，對溫度、濕度、空氣質(zhì)量、磁場、清潔環(huán)境等都有著更為嚴(yán)苛的要求。數(shù)字檔案在存儲過程中，應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并隔離有害空氣，安裝溫濕度調(diào)控系統(tǒng)以及消毒、殺菌、空氣凈化系統(tǒng)，一旦電子檔案儲存媒介遭到損毀，將會導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息的丟失。數(shù)字化檔案的存儲溫度應(yīng)控制在16℃～20℃，相對濕度應(yīng)控制在40%±5%，選擇電子檔案裝具如防磁柜等。

電子文件存儲介質(zhì)的可保存年限遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介，制作材料的老化及變質(zhì)、磁場的影響都可能損壞磁性介質(zhì)上儲存的電子數(shù)據(jù)。因此，一是要多做備份，一式三套作為封存、利用及異地保存所用;二是每隔一定的時間段規(guī)律地對原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝備份，使其保持常新狀態(tài)，防止電子信息丟失;三是嚴(yán)格查閱程序，提供利用的電子檔案為只讀文件。

就電子檔案而言，電子文件中數(shù)字信息與特定存儲載體的可分離性使數(shù)字化信息隨時面臨著被增刪、盜竊甚至被毀損的風(fēng)險。建立一個安全可靠的網(wǎng)絡(luò)管理平臺是保證數(shù)字化電子檔案信息安全的重要基礎(chǔ)，將內(nèi)部數(shù)據(jù)服務(wù)器和內(nèi)部用戶設(shè)置在高級別的安全網(wǎng)段，網(wǎng)絡(luò)的網(wǎng)段設(shè)計可采用虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和專門的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備來實(shí)現(xiàn)。對網(wǎng)上用戶的權(quán)限設(shè)定嚴(yán)格管理，配備防火墻、入侵檢測等相應(yīng)技術(shù)設(shè)備。通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對用戶進(jìn)行操作權(quán)的限制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等方法確保檔案數(shù)據(jù)的安全與完整，杜絕網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)上的數(shù)字化電子數(shù)據(jù)丟失、被篡改、泄露或系統(tǒng)破壞等事故發(fā)生。

建設(shè)數(shù)字化檔案室，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型、數(shù)字化升級和數(shù)字化換代，是將我國建成檔案管理強(qiáng)國的一項迫切任務(wù)和重要內(nèi)容。這要求檔案工作者具備較高的資源信息處理能力，熟練應(yīng)用計算機(jī)手段和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠在計算機(jī)上對電子化檔案信息進(jìn)行處理和后加工，從數(shù)據(jù)庫中存儲和檢索相關(guān)信息，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理及開發(fā)。

科學(xué)地進(jìn)行管理已成為檔案工作者須要履行的職責(zé)，隨著現(xiàn)代化技術(shù)的迅速發(fā)展，挖掘數(shù)字化檔案的潛在價值，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化數(shù)字管理已成為必然發(fā)展趨勢。較多的檔案使用者對電子檔案的要求越來越高，數(shù)字化檔案動態(tài)和全面的獨(dú)特優(yōu)點(diǎn)，在很大程度上滿足了檔案管理者及使用者逐漸多樣化的需求。數(shù)字化檔案的管理和利用應(yīng)該立足于實(shí)踐需求，建立并完善電子檔案在存檔、保管以及利用等方面的管理體系，順應(yīng)時代及技術(shù)發(fā)展規(guī)律，強(qiáng)化科學(xué)管理，使其在現(xiàn)代檔案的管理中發(fā)揮更大的作用。

（作者單位： 山東濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院? ? ?來稿日期：2019-04-20）