關(guān)于水利工程檔案管理信息化建設的思考

蔣盈凝

[摘 要] 水利工程檔案管理是比較特殊的，因為其關(guān)乎水利工程的擴建、維護、修理，甚至關(guān)乎到我國水利工程方面的科研。實現(xiàn)水利工程檔案管理信息化建設，是提高這些資料利用價值的關(guān)鍵。文章主要討論了現(xiàn)階段該類檔案管理信息化建設的影響因素，并針對性給出對策，希望對該類工作具有一定的幫助。

[關(guān)鍵詞] 水利工程 檔案管理 信息化建設

中圖分類號：G270.7 文獻標志碼：A

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計算機技術(shù)大面積普及，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)成為一種先進的經(jīng)濟發(fā)展模式時，我國水利工程檔案管理工作卻相對滯后，大部分還是傳統(tǒng)管理模式，技術(shù)資料、行業(yè)信息、國家政策、工程合同等檔案資料還是傳統(tǒng)的管理方式，先進的也只是將這些資料掃描存盤。檔案云盤存儲等技術(shù)還沒有大規(guī)模推廣，這無形中使得水利工程檔案資料的利用率十分低[1]。

一、實現(xiàn)水利工程檔案信息化管理目的

和其他檔案管理目的一樣，水利工程檔案信息化管理是為了提高這些檔案資料的利用、參考、使用、指導等價值。在信息社會，這些信息流動起來，對于我國水利工程的發(fā)展具有積極意義。下邊對其信息化管理的三個目的予以分析。

（一）方便水利工程后期使用以及維修

水利工程進行過程中會產(chǎn)生諸多資料，比如水文資料、地質(zhì)資料、設備資料、技術(shù)信息等等，這些信息分門別類管理對于后期使用來說極具方便性，一旦出現(xiàn)故障或者病害，可以在相關(guān)資料基礎上形成對應的解決策略。特別是那些隱蔽工程的資料更為重要，因為隱蔽工程具有隱蔽性，往往出現(xiàn)故障或者病害，等到發(fā)現(xiàn)時其已經(jīng)形成了一定規(guī)模，有效管理隱蔽工程資料，可以對工程規(guī)模以及核心技術(shù)予以分析，對病害進行積極處理。

（二）降低檔案館占地規(guī)模，實現(xiàn)高效率管理

信息化管理最大最直接的目的就是實現(xiàn)高效管理，降低檔案館占地面積，實現(xiàn)管理的最大社會效益。信息化管理可以將所有資料進行數(shù)字備份，使得各種資料可以長期存儲持續(xù)發(fā)揮作用，提升了其價值[2]。

（三）方便工程完結(jié)審計以及階段審計

水利工程是比較特殊的，其審計往往存在歷時長、操作繁瑣、調(diào)集證據(jù)多等特點，所以水利工程檔案信息化管理也是為水利工程審計服務的，利用其隨時隨地調(diào)集證據(jù)，了解工程量、技術(shù)標準、人力使用、材料價格等情況。

二、影響我國水利工程檔案管理信息化的因素

現(xiàn)階段影響我國水利工程檔案管理信息化進程的因素主要有：管理層觀念、設備因素、管理人員能力、管理制度等等因素。

（一）管理層觀念

水利工程檔案管理信息化涉及具體設備更新、操作人員聘任，更涉及到水利工程資料的采集儲存，要積極擴展館藏，這意味著增加了管理成本。對于管理層來說無疑成為影響決定的一大因素，而管理層對水利工程檔案的重視程度直接影響了水利工程檔案管理信息化工作的推進。

（二）設備因素

目前，大部分水利工程檔案管理設備都比較陳舊，這些設備和信息化管理存在很大差距，需要更新設備。有的單位雖然使用了電腦對檔案進行管理，但僅作用于檢索紙質(zhì)檔案，無法直接在電腦上查看及利用檔案內(nèi)容，這無形中降低了檔案的利用價值。另外，信息化設備也利于水利工程相關(guān)檔案采集，但是因為這方面的欠缺導致采集工作落后，館藏得不到有效擴充。

（三）管理人員水平

信息化管理需要檔案管理人員懂得計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及自媒體后臺管理等等，這無疑增加了目前工作人員的壓力，且檔案歸檔、檔案索引、檔案上傳等過程較為繁瑣，會使一部分人產(chǎn)生抵抗情緒。因為現(xiàn)階段水利工程檔案管理人員大多是年齡較大即將退休的人員，或同時兼任其他工作的管理人員，導致檔案信息化工作推進難以進行[3]。

（四）管理制度因素

從傳統(tǒng)管理向信息化管理轉(zhuǎn)變是比較復雜的。首先，檔案采集工作和傳統(tǒng)檔案采集有很大的不同。其次，在檔案利用上也會出現(xiàn)新的要求，而這種要求提升了工作難度，需要對應出臺激勵政策。再次，需要不斷組織培訓教育，使得管理人員具有信息化管理思維。傳統(tǒng)管理制度因為缺乏伸縮性，給檔案管理相關(guān)人員造成了壓力。

三、促進我國水利工程檔案管理信息化的策略

上文從理念到設備，從人員到制度，針對性解析了影響我國水利工程檔案管理信息化的因素。下文提出促進我國水利工程檔案管理信息化的策略，并結(jié)合當前水利工程BIM技術(shù)提出信息采集建議，希望對當前水利工程檔案信息化管理起一定借鑒作用。

（一）建立信息化管理觀念

首先，通過國家健全完善相關(guān)規(guī)范?，F(xiàn)階段出臺的有2005年頒布的《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》，但是此規(guī)定仍然存在不足，主要用于紙質(zhì)檔案在相關(guān)單位比如建設單位、施工單位、監(jiān)理單位、設計單位等之間的內(nèi)部流通標準化，對檔案管理信息化要求及標準較為模糊。因此，需要加強檔案管理信息化的范圍，要積極改變傳統(tǒng)的管理理念，確保檔案利用價值的提升。其次，組織相關(guān)單位積極學習，建立檔案管理者社會責任心，提升其檔案管理的認識，使其提升檔案信息化管理水平[4]。

（二）更新設備并確保兼容性

積極改變現(xiàn)狀，置辦相關(guān)設備，更要積極注冊云端賬戶實現(xiàn)資料的轉(zhuǎn)移。從成本角度考慮，可以階段性提升設備規(guī)模以及層次，這就需要有計劃有目的地更新，而且要確保設備具有極強的兼容性，比如插口以及軟件的兼容等等。為了確保檔案采集擴充館藏，可以建立內(nèi)部信息網(wǎng)絡，對隨時產(chǎn)生的信息予以歸納處理，使其歸置到相應的類別，利于其他部門使用。另外，現(xiàn)如今有一部分水利工程建設采用了BIM技術(shù)，該技術(shù)具有3D建模、數(shù)據(jù)分析、風險管理等功能，其涉及到的資料都是非常詳細而關(guān)鍵的，檔案管理者可以對接該軟件，將其中具體的數(shù)據(jù)予以復制歸類，使得工程有關(guān)檔案詳細化類別化，利于審計等單位利用。

（三）組織培訓提升管理者能力

為了提升檔案管理者水平，可以邀請圖書館或者其他檔案館管理人員針對信息采集、資料管理、剔舊管理等進行專門培訓，也可以邀請信息化管理軟件業(yè)務人員進行專門培訓提升管理者軟件操作能力。為了提升培訓效果，進行培訓考核，考核成績和工資、福利、獎金掛鉤，促使管理者積極學習，避免消極怠工。

（四）豐富管理制度激發(fā)工作熱情

首先，要對現(xiàn)階段的管理制度進行調(diào)整改進，將信息化管理內(nèi)容充分融入。比如信息采集、檔案管理、檔案利用效率等都要和信息化掛鉤，能夠形成具體的考核。其次，建立崗位責任制，對管理人員工作內(nèi)容進行規(guī)范，明確具體指標，使得其明白自己工作范圍以及責任，避免消極怠工，能夠?qū)⑿畔⒒谌氲骄唧w工作中，使得內(nèi)部信息對接流暢。再次，實現(xiàn)信息化管理內(nèi)外兩套系統(tǒng)，即信息化管理內(nèi)外制度。對內(nèi)要求內(nèi)部部門溝通順暢，避免信息不對稱，對外要求能夠和相關(guān)部門（除建設單位、施工單位、監(jiān)理單位、設計單位之外的水利工程科研單位、水利工程院校等主體）進行順暢信息對接，確保相關(guān)檔案信息為我國水利工程發(fā)展做出貢獻。

四、總結(jié)

我國水利工程檔案管理現(xiàn)階段來說，還沒有實現(xiàn)檔案價值社會化，這是亟待實現(xiàn)其信息化管理的主要原因。檔案信息化管理受管理觀念、管理能力、管理設備以及管理制度的限制，因此，必須從觀念上意識到信息化管理的重要性，并提升自己的工作能力確保檔案信息化管理工作順利進行。觀念轉(zhuǎn)變了，管理水平提升了，具體的設備以及制度相對容易一些，只要動態(tài)完善即可[5]。

參考文獻：

[1]戴紅霞.小浪底檔案信息化建設思考[J].檔案管理， 2011（5）：39.

[2]丁靜.加強沿海水利工程管理單位檔案工作的思考[J].檔案與建設，2002（7）：55- 56.

[3]楊明萍.檔案信息化建設研究成果的分析與思考[J].中國檔案，2017（11）：60- 61.

[4]宋丹.水利工程檔案管理信息化建設思考[J].信息系統(tǒng)工程， 2015（5）：44.

[5]王雪妃.針對水利工程技術(shù)檔案信息化管理中幾個關(guān)鍵問題的思考[J].辦公室業(yè)務，2015（9）：16.