設備資產(chǎn)管理有效協(xié)同模式探究

【摘要】針對時下的設備管理的現(xiàn)狀，結合智能化、云計算等信息化工具與數(shù)據(jù)應用理念，在財務、采購、設備管理三個獨立領域之間尋找相互聯(lián)系的紐帶，提出通過設備數(shù)據(jù)之間的共享與交互，有效設備資產(chǎn)與采購形為及財務管控的平衡，形成設備，資金、計劃的高效協(xié)同。

【關鍵詞】數(shù)據(jù)共享 ?統(tǒng)一標準 ?系統(tǒng)協(xié)同

隨著科學技術的迅速發(fā)展、人工智能悄然而至，企業(yè)設備資產(chǎn)的管理也面臨新的挑戰(zhàn)，目前水務企業(yè)由于下屬各單位設備種類多、數(shù)量大、再加上歷史悠久，維護難度很大，單靠簡單的人海戰(zhàn)術已無法滿足當今企業(yè)的管理需求。

一、設備管理與采購系統(tǒng)的協(xié)同

目前的物料、客戶、供應商、會計科目等主數(shù)據(jù)是企業(yè)各子分公司自己管理，同時并行多套編碼與管理體系，基本上是采購入庫的時候由采購部門進行編碼，同時設備管理系統(tǒng)也會生產(chǎn)一個編碼，而財務入賬時又是一套編碼體系。這就形成設備編碼的不統(tǒng)一，系統(tǒng)之間無法一一對應，不能有效識別設備的全屬性狀態(tài)。

（一）三碼合一

可以設計一套模式，在設備管理系統(tǒng)中建立備件臺賬，與NC系統(tǒng)編碼對應，并借助手持設備完成照片拍攝上傳設備管理系統(tǒng)，當采購過程中出現(xiàn)疑問時，可以通過備件所對應的設備、照片、NC系統(tǒng)編碼三個方面確定所要采購的備件。

這樣一來，兩個系統(tǒng)的操作可以通過統(tǒng)一的存貨編碼這一語言聯(lián)系起來，進一步提高標準化。一方面，避免雜亂、無序、重復的編碼存在于采購NC系統(tǒng)中，避免買錯備件的情況發(fā)生;另一方面，通過NC系統(tǒng)存貨編碼這一字段的補充，可以進一步提高和完善設備管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質量，使其變?yōu)榭捎玫?，可分析的?shù)據(jù)。

（二）互設權限

（1）為采購部門和設備管理部門的相關人員在兩個系統(tǒng)中相互開設權限消除信息不對稱，同時在NC采購系統(tǒng)中增加字段來對接兩個系統(tǒng)，比如：工單號，通過這個字段建立起兩個系統(tǒng)的信息關聯(lián)度。

對于正常維護和年度、月度維護的請購單，在設備管理系統(tǒng)的工單中必須在備注欄中寫明工單目前所處維護狀態(tài)。

（2）設備管理系統(tǒng)運行部門為所有倉庫貨位管理員開通設備管理權限，要求各貨位管理員在系統(tǒng)中對工單的有效性進行查核并在采購過程中將與請購、到貨有關的時間節(jié)點反饋到設備管理系統(tǒng)中。

為了體現(xiàn)體系的標準化，應設立“源頭負責”的管理模式，編碼規(guī)則統(tǒng)一之后，哪個部門第一個輸入生產(chǎn)該條編碼，則其作為唯一有效的“身份”在設備全生命周期中始終不變。

（三）統(tǒng)一標準

（1）對于時間跨度較長，需提前備件的請購單：須在備注欄中寫明備件數(shù)量和所需進行的工作類型、頻次和時間等使用情況，同時備件必須送至各公司的物資倉庫。采購部門原則上對金額在2000元及以上的請購單，進行工單和采購內(nèi)容的核對。

（2）采購部門原則上對金額在2000元及以上的領料單進行抽查，如果工單在物資領用前的狀態(tài)與需求不符，將不予發(fā)貨。

（3）由于有些生產(chǎn)物料本身金額不大，且具有通用性，本著抓大放小的原則，將有限的時間精力投入到相對重要的工作中，通過對目前采購環(huán)節(jié)的分析，建議取消部分生產(chǎn)易耗品輔料采購與設備管理工單關聯(lián)的要求，具體有油脂、油漆類;通用緊固件（螺絲、螺帽等）;小五金雜件等。

二、設備管理與庫存聯(lián)動

目前企業(yè)的設備資產(chǎn)庫存僅僅依靠采購部門和NC系統(tǒng)來處理，缺乏一些設備專業(yè)知識的支撐，可以依托技術部門和設備管理系統(tǒng)中的工單及其他數(shù)據(jù)，來反映這些備品件所服務的設備的數(shù)量、分布情況、狀態(tài)、維修頻次等信息，最終確定其合理庫存。舉例來說：通過凌橋水廠2#污泥輸送螺桿泵過去三年的維修保養(yǎng)記錄的分析，可以看出，該螺桿泵每年的維修周期基本在1年左右，隨著設備服役時間變長，維修的周期逐漸開始縮短，更換的零配件也逐漸增多，從定子、轉子，逐漸增加到連桿、軸套等。另外該設備在每年的4月份都會進行預防性維護年檢。

假設在每年的預防性維護年檢時對于設備易損件的使用情況進行分析，結合過去的設備維修記錄，可以預估當年設備維修的時間和需要更換的備品件，同時將公司內(nèi)同一型號的設備進行梳理歸類，把該類設備的備品件的全年使用時間和數(shù)量進行預測，采購部門根據(jù)預測情況進行相應的采購和備品件儲存。過去一年進行一次大量的采購堆放在倉庫，現(xiàn)在變成了“少食多餐”的動態(tài)采購。由于采購模式的改變，供應商也會改變其供貨模式，可能會在正常的供貨量之外進行適量的貨品存量庫存。公司在遇到突發(fā)事件需要啟動緊急采購時送貨周期也會相應的縮短，同時又可以將庫存的資金壓力轉嫁到供應商身上。

三、設備管理與財務系統(tǒng)的協(xié)同

可以設想，打通采購與財務系統(tǒng)之間的通路，從物料需求的確認，到采購申請、采購訂單的建立，以及收貨、發(fā)票、付款全過程都在統(tǒng)一的系統(tǒng)中體現(xiàn)，并實時從前端業(yè)務部門集成憑證。

同時，建立標準成本核算體系，將生產(chǎn)過程中的成本實時反映到生產(chǎn)定單中，與標準成本對比，可以實時全面分析生產(chǎn)過程中存在的問題，逐步提高企業(yè)成本控制水平。生產(chǎn)和財務數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，只需錄入一次，減少了重復記錄和對賬，提升了財務工作效率。

在設備資產(chǎn)管理臺賬里，固定資產(chǎn)模塊與總賬模塊緊密集成，對固定資產(chǎn)卡片的任何操作將實時在總賬科目中體現(xiàn)出來。無需再手工進行憑證記賬。通過對固定資產(chǎn)的梳理，使采購系統(tǒng)、總賬、資產(chǎn)模塊在固定資產(chǎn)核算的口徑上保持一致。

結合現(xiàn)今水司所處的歷史環(huán)境及現(xiàn)有狀態(tài)，利用科學合理地流程制度，在確保生產(chǎn)安全地前提下，進一步降低庫存資金占用，有效做到降本增效。歸根結底，減少不同管理部門之間的職責重疊，通過信息化的手段打通不同業(yè)務的掣肘，有效提升工作效率。

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作者簡介：周軼（1983-）男，漢族，法學碩士，環(huán)境工程學士，經(jīng)濟師。