【摘要】互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在社會(huì)的不斷發(fā)展下逐漸完善,在多媒體設(shè)備、數(shù)據(jù)信息處理平臺(tái)等普及的作用下,企業(yè)檔案管理已經(jīng)逐漸從原來(lái)的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變成電子資料。企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理中存在的弊端也逐漸凸顯出來(lái),不能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的需求。本文將探究在大數(shù)據(jù)時(shí)代下,企業(yè)檔案信息管理工作中存在的問(wèn)題,并提出針對(duì)性的解決措施,旨在為相關(guān)工作人員提供一定的參考。
【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代 ?企業(yè)檔案管理 ?信息化建設(shè)
我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)正在快速發(fā)展,這種環(huán)境下,企業(yè)信息開(kāi)發(fā)及利用效率就具有十分重要的意義。企業(yè)檔案中包括企業(yè)發(fā)展過(guò)程中重要的信息資源,對(duì)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展具有指導(dǎo)參考的作用。所以,對(duì)于企業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理,相關(guān)人員需要重視起來(lái),提升管理水平,完善現(xiàn)有的檔案管理模式,利用大數(shù)據(jù)指導(dǎo)理念,促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理建設(shè),提升檔案資料利用率。
一、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題
(一)信息化檔案管理成本較高
若是想要在企業(yè)檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化管理,就需要在建設(shè)之前購(gòu)買(mǎi)數(shù)量眾多的電子設(shè)備,招聘符合信息化檔案管理的專業(yè)人才。重點(diǎn)是,企業(yè)需要根據(jù)自身發(fā)展實(shí)際情況為檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ),開(kāi)發(fā)出符合企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的檔案信息化管理系統(tǒng),并在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)之后,以最快的速度將企業(yè)現(xiàn)有的紙質(zhì)版檔案資料存儲(chǔ)到系統(tǒng)中,轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案,形成風(fēng)格多樣化的電子檔案。在整體的檔案信息化建設(shè)中,需要企業(yè)投入眾多的人力、財(cái)力、物力等,對(duì)于實(shí)力不強(qiáng)的企業(yè)而言是十分沉重的負(fù)擔(dān)。
(二)缺少信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)
盡管目前已經(jīng)有很多企業(yè)參與到檔案信息化建設(shè)之中,但是此項(xiàng)工作起步較晚,發(fā)展速度快,并沒(méi)有形成與之相匹配的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致目前的信息化建設(shè)中經(jīng)常出現(xiàn)電子文件編號(hào)、收集、查找等格式不一的情況,對(duì)于企業(yè)使用信息化電子檔案管理效率造成了影響。如,有些企業(yè)為了避免程序愛(ài)你文件接受部門(mén)擅自修改電子文件,就會(huì)將文件轉(zhuǎn)變成CAJ格式或者PDF格式,這兩種格式文件需要有與之相配的軟件才能打開(kāi),進(jìn)行內(nèi)容的瀏覽,也就是在接收到CAJ格式文件或者PDF格式文件時(shí),需要下載相應(yīng)的軟件進(jìn)行信息的獲取。
(三)發(fā)展不平衡,檔案數(shù)據(jù)異構(gòu)
企業(yè)檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)發(fā)展不平衡現(xiàn)象,主要是由于經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素的影響,對(duì)于檔案部門(mén)統(tǒng)籌指導(dǎo)、檔案管理部門(mén)規(guī)模、檔案信息化管理意識(shí)、人員配置等與企業(yè)信息化檔案建設(shè)規(guī)模具有直接的聯(lián)系,讓企業(yè)信息化檔案建設(shè)產(chǎn)生了極大的影響。并且,檔案部門(mén)接受檔案信息并不僅來(lái)源于同一部門(mén),不同部門(mén)之間文件材料存在數(shù)據(jù)異構(gòu)特點(diǎn),主要是內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜、來(lái)源不同、屬性多樣、處理方式存在差異,這對(duì)檔案管理人員的工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn),并且,虛擬電子檔案信息對(duì)于信息技術(shù)依賴性嬌俏,檔案元數(shù)據(jù)需要依附文件信息,如若不然就不能將電子元件回復(fù)原貌。
二、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)用措施
(一)轉(zhuǎn)變落后的思想觀念
目前,企業(yè)檔案管理主要還在于信息的收集保留,對(duì)于企業(yè)檔案信息管理并不重視,沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息管理的重要性。在大數(shù)據(jù)背景下,不論是企業(yè)管理人員還是企業(yè)員工,都需要轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的檔案管理理念,企業(yè)權(quán)能部門(mén)需要就現(xiàn)有的檔案信息化發(fā)展整理出檔案管理制度,提高檔案信息的利用率。并使用大數(shù)據(jù)信息處理技術(shù),讓企業(yè)能夠從各個(gè)角度進(jìn)行數(shù)據(jù)分析,引導(dǎo)企業(yè)走向正確的發(fā)展道路,提高企業(yè)檔案的信息化管理水平。
(二)完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)
統(tǒng)一檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于信息化檔案建設(shè)既有重要的意義,能夠提高電子檔案的實(shí)用性與客觀性,主要從以下幾方面開(kāi)展:
其一,統(tǒng)一電子文件格式、存儲(chǔ)平臺(tái)、傳輸途徑。上文中已經(jīng)描述了檔案管理具有異構(gòu)特點(diǎn),因此,需要企業(yè)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定檔案的格式、存儲(chǔ)平臺(tái)及傳輸途徑,減少檔案管理人員的工作量。
其二,統(tǒng)一電子文件編號(hào)。電子文件經(jīng)常會(huì)在各個(gè)部門(mén)之間王老,為了讓檔案管理人員能夠在查找檔案是更加快捷,就需要記錄電子文件的收發(fā),及各部門(mén)電子文件往來(lái)記錄,能夠在查找使用電子文件時(shí)及時(shí)準(zhǔn)確的進(jìn)行定位。
其三,統(tǒng)一文件收發(fā)制度流程。在發(fā)送文件時(shí)常常不能確定接收文件部門(mén)是否將文件準(zhǔn)確接收,不得以打電話或其他方式進(jìn)行確認(rèn),若是統(tǒng)一文件流程,就能有效避免出現(xiàn)這一問(wèn)題。
其四,利用云計(jì)算技術(shù),處理檔案管理信息。云計(jì)算是新型的虛擬技術(shù),能夠?qū)?shù)據(jù)更深層次的進(jìn)行處理,實(shí)施動(dòng)態(tài)管理,保證檔案信息管理的有效性,并在收集信息時(shí)將無(wú)效信息剔除,只留下有用的信息,保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性。
(三)加大資金投入,培養(yǎng)專業(yè)人才
企業(yè)檔案信息化建設(shè)不可避免的需要投入一定的資金,企業(yè)可以積極參與到當(dāng)?shù)匦畔⒒ㄔO(shè)的專項(xiàng)規(guī)劃中,得到多方面的財(cái)政支持,以推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。并且,需要加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng),對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理人才需要具有檔案管理知識(shí)、超前的信息意識(shí)、基礎(chǔ)計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、英語(yǔ)閱讀能力、現(xiàn)代管理能力等,對(duì)于人才培養(yǎng)這一方面,企業(yè)可以與高校聯(lián)合,吸收具有外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)、管理能力的人才,并定期進(jìn)行現(xiàn)代化應(yīng)用培訓(xùn),若是經(jīng)驗(yàn)不足的管理人員可以選擇定期輪崗的管理模式,了解檔案管理的各個(gè)信息,“因崗制宜”發(fā)揮創(chuàng)新優(yōu)勢(shì)。
(四)增強(qiáng)電子檔案信息安全性
檔案信息化管理安全性也十分重要:首先,需要宣傳教育,讓管理人員了解檔案信息安全的重要性,主動(dòng)參與檔案保密工作;其次,設(shè)置動(dòng)態(tài)檔案收發(fā)密碼,如將檔案輸送到管理平臺(tái)中,若是有其他部門(mén)需要查看檔案,需要向管理人員申請(qǐng)動(dòng)態(tài)密碼;最后,則是機(jī)密文件進(jìn)行備份,除動(dòng)態(tài)密碼外再設(shè)置專門(mén)的打開(kāi)面,防止檔案丟失泄露。
三、總結(jié)
總之,在大數(shù)據(jù)時(shí)代中,企業(yè)推動(dòng)檔案信息化管理是未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì),檔案信息化管理屬于動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)性工程,需要企業(yè)整體工作人員共同努力,與企業(yè)實(shí)際發(fā)展需求相結(jié)合,通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的支持,建設(shè)具有高素質(zhì)、專業(yè)強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍,加大資金投入,提供技術(shù)支撐,推動(dòng)整體企業(yè)檔案信息化管理建設(shè),從而促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻(xiàn):
[1]方愛(ài)明.大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)初探[J].中國(guó)管理信息化, 2017,(18).
作者簡(jiǎn)介:蘭蘭(1975-),重慶涪陵人,女,漢族,本科,檔案館員,重慶市涪陵城市建設(shè)投資集團(tuán)有限公司。