王麗君
摘要:內(nèi)部控制通過對企業(yè)內(nèi)部的資源進(jìn)行合理化配置以及對企業(yè)的財(cái)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部管控,以保證企業(yè)的資金安全、增強(qiáng)企業(yè)的綜合實(shí)力為目的,已經(jīng)成為當(dāng)下現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中的重要組成部分。在當(dāng)前市場的變化以及經(jīng)濟(jì)水平不斷提高的背景下,社會(huì)對服務(wù)行業(yè)的要求越來越高,物業(yè)管理公司要想提升自身的服務(wù)質(zhì)量,必須在企業(yè)中建立內(nèi)部控制體系,強(qiáng)化對內(nèi)部工作人員的管理。整合內(nèi)部資源和資金的使用,通過內(nèi)部的改革提升外在的服務(wù)效果,為企業(yè)在服務(wù)行業(yè)的發(fā)展占據(jù)有利地位。
關(guān)鍵詞:物業(yè)管理公司;內(nèi)部控制;存在問題;對策研究
一、物業(yè)管理公司內(nèi)部控制的相關(guān)概念
(一)物業(yè)管理公司內(nèi)部控制的主要內(nèi)容
物業(yè)管理公司的內(nèi)部控制包括收入控制、物資材料控制以及運(yùn)營成本控制[1]。收入控制是對企業(yè)資金的收入安全性和完整性建立相關(guān)的保護(hù)制度;物資材料的控制主要是對企業(yè)的物資材料庫存進(jìn)行管理,將管理責(zé)任細(xì)化到崗位上,無論是采購環(huán)節(jié)還是管理環(huán)節(jié)都需要嚴(yán)格的對審批流程進(jìn)行保障;運(yùn)營成本的控制是對水電費(fèi)等能耗量進(jìn)行科學(xué)的審查,控制水電費(fèi)方面的支出[2]。針對上述內(nèi)容,物業(yè)管理公司可通過對項(xiàng)目預(yù)算、月度資金計(jì)劃編制、資金計(jì)劃對賬流程、現(xiàn)金盤點(diǎn)等方面加強(qiáng)內(nèi)控管理。
(二)物業(yè)管理公司內(nèi)部管理的特點(diǎn)
物業(yè)管理公司的內(nèi)部控制管理與其他一般企業(yè)有一些差別,具體表現(xiàn)在三方面:其一,安全生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)較高。對物業(yè)管理公司來說,服務(wù)社會(huì)是物業(yè)管理公司的主要任務(wù)。物業(yè)管理公司承擔(dān)著公建商業(yè)樓、小區(qū)居民樓以及辦公大樓的安全問題,不但要對民眾的人身安全負(fù)責(zé),還要兼顧民眾的財(cái)產(chǎn)安全。由于這些建筑物是人流密集度較高的地方,也是危險(xiǎn)高發(fā)的地帶,因此,物業(yè)管理是一個(gè)安全生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)較高的行業(yè)。其二,信息溝通極其重要。對物業(yè)管理公司來說,協(xié)調(diào)好甲方及業(yè)主之間的關(guān)系是十分重要的,考驗(yàn)著物業(yè)公司能否在三者之間建立良好的交流平臺,協(xié)調(diào)好物業(yè)管理的費(fèi)用和建筑修理的費(fèi)用,將內(nèi)、外部溝通相結(jié)合,保證與甲方及業(yè)主和諧相處[3];其三,資產(chǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)高。由于物業(yè)管理公司對甲方及業(yè)主的固定資產(chǎn)進(jìn)行管理,而固定資產(chǎn)很容易受到外部環(huán)境因素的影響遭到損害。物業(yè)管理公司在管理的過程中如果沒有提前對固定資產(chǎn)進(jìn)行全面排查及盤點(diǎn),也沒有建立相對應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制。當(dāng)面對所管轄的固定資產(chǎn)發(fā)生損失時(shí),物業(yè)管理公司也要遭受到巨額的賠償[4]。
二、物業(yè)管理公司內(nèi)部控制存在的問題
H物業(yè)管理公司成立于1953年,公司注冊資本1500萬元,是我國中部地區(qū)一個(gè)規(guī)模比較大的物業(yè)公司,主要服務(wù)于國家機(jī)關(guān)部委,其經(jīng)營范圍涵蓋了公建商業(yè)樓、國家部委小區(qū)、學(xué)校、著名景點(diǎn)等,所輻射的地區(qū)也十分廣泛。雖然H物業(yè)管理公司在該省內(nèi)已經(jīng)屬于發(fā)展比較成熟的物業(yè)公司,但在內(nèi)部控制管理上還存在著許多問題[5]。下文就以H物業(yè)管理公司為例,對物業(yè)管理公司內(nèi)部控制中普遍存在的問題進(jìn)行分析探討。
(一)物業(yè)管理公司內(nèi)部控制執(zhí)行力度不夠
首先是在管理層方面的問題,管理層對內(nèi)部控制不夠重視,為了節(jié)約公司的勞動(dòng)力成本,沒有對財(cái)務(wù)部門分職設(shè)立。一些財(cái)務(wù)部門的職員崗位設(shè)置不合理,人少活多,內(nèi)部控制工作更是雜亂無序,也就難以發(fā)揮其監(jiān)督的職能;其次表現(xiàn)在執(zhí)行層方面的問題,基于公司內(nèi)部控制制度沒有一定的執(zhí)行準(zhǔn)則,執(zhí)行層在執(zhí)行的過程中無法可依[6]。再加上一些基層職員本身的專業(yè)素養(yǎng)不高,使物業(yè)管理公司內(nèi)部控制工作難以貫徹落實(shí)。
(二)收繳物業(yè)費(fèi)內(nèi)部控制沒有取得實(shí)質(zhì)進(jìn)展
對物業(yè)管理公司來說,物業(yè)費(fèi)、供暖費(fèi)、房租收繳是公司主要的經(jīng)濟(jì)來源。但通常情況下,物業(yè)管理公司所要管理的小區(qū)跨區(qū)域范圍非常大,難免存在監(jiān)管不到位的情況。而且物業(yè)費(fèi)的繳納也并不是憑借物業(yè)管理員一己之力就能完成的,還需要小區(qū)內(nèi)部租住戶的配合。在這種情況下,可能存在業(yè)主繳納不及時(shí)、拖欠費(fèi)用的情況,也可能在監(jiān)管不到位的時(shí)候出現(xiàn)物業(yè)管理員挪用公款等行為。應(yīng)收的物業(yè)費(fèi)與實(shí)際的收入臺賬不符,容易出現(xiàn)坐支、賬外賬等現(xiàn)象,導(dǎo)致企業(yè)資金管理出現(xiàn)漏洞。
(三)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度有待加強(qiáng)
內(nèi)部控制的工作少不了對內(nèi)部會(huì)計(jì)的控制,因此對一個(gè)企業(yè)來說,內(nèi)部會(huì)計(jì)的財(cái)務(wù)核算工作是內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。內(nèi)部審計(jì)是對會(huì)計(jì)核算工作監(jiān)督和審查的部門,最終才能保證企業(yè)經(jīng)營業(yè)績的數(shù)據(jù)信息真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。但是企業(yè)中缺乏專業(yè)的從業(yè)人員,或者會(huì)計(jì)工作者能力不足都會(huì)影響企業(yè)的財(cái)務(wù)核算工作。企業(yè)沒有對會(huì)計(jì)核算進(jìn)行行為約束,再加上審計(jì)部門的缺失,造成數(shù)據(jù)核算過程中的人為錯(cuò)誤就難以被發(fā)現(xiàn)。企業(yè)對自身的財(cái)務(wù)狀況了解失實(shí),最終導(dǎo)致決策、經(jīng)營等多方面出現(xiàn)問題,對企業(yè)造成的實(shí)際影響非常嚴(yán)重。
(四)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估環(huán)節(jié)較薄弱
1.人才缺乏風(fēng)險(xiǎn)
很多物業(yè)管理公司的人力資源開發(fā)機(jī)制不健全,導(dǎo)致公司缺乏勞動(dòng)力和專業(yè)人才配備。在市場上的被動(dòng)招聘不但影響企業(yè)招聘的整體質(zhì)量,還會(huì)在勞動(dòng)力有缺口的時(shí)候因招聘不及時(shí)而導(dǎo)致企業(yè)工作效率低下。當(dāng)然,對已招聘新員工還要進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估環(huán)節(jié),保證員工的背景、學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)真實(shí)。
2.安全生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)
對物業(yè)管理公司來說,安全問題一直是物業(yè)管理工作中的重中之重。這不僅關(guān)系到民眾的生命安全和財(cái)產(chǎn)安全,也是該物業(yè)管理公司能否健康發(fā)展的決定因素。而一些企業(yè)缺乏對安全風(fēng)險(xiǎn)的評估意識,沒有對所管轄區(qū)域內(nèi)的安全隱患進(jìn)行及時(shí)排查和修補(bǔ),導(dǎo)致出現(xiàn)一些影響嚴(yán)重的安全事故,給社會(huì)、民眾都帶來不可估量的危害。H物業(yè)管理公司在2017年的8月份對名下所有居民樓、辦公樓等進(jìn)行重點(diǎn)檢查,尤其是一些高危頻發(fā)的場所竟一共發(fā)現(xiàn)了91處隱患。雖然H物業(yè)管理公司及時(shí)處理了隱患區(qū)域,但也從側(cè)面反映出其安全風(fēng)險(xiǎn)評估系統(tǒng)不夠完善,沒有設(shè)置相關(guān)的安全檢查制度及內(nèi)控工作流程,導(dǎo)致物業(yè)管理工作只做到了表面的服務(wù),沒有注重服務(wù)中最重要的環(huán)節(jié)。
(五)內(nèi)部監(jiān)督體系缺失
經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn),當(dāng)下國內(nèi)很多物業(yè)管理公司都沒有對內(nèi)部控制工作設(shè)置相對應(yīng)的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)。不但與國家規(guī)定不符合,還造成企業(yè)內(nèi)部控制職能難以有效發(fā)揮。此外,企業(yè)缺乏對員工的監(jiān)督考核體系,激勵(lì)機(jī)制尚未形成,員工的薪酬制度存在一定的問題,導(dǎo)致對職員的考評考核不夠科學(xué),使職員的工作積極性大打折扣,影響了企業(yè)整體的工作效率,也影響了內(nèi)部控制制度在每個(gè)環(huán)節(jié)中的完成程度。
三、物業(yè)管理公司內(nèi)部控制存在問題的原因
(一)環(huán)境因素
1.物業(yè)管理費(fèi)收繳困難
物業(yè)管理費(fèi)的主要來源為物業(yè)費(fèi)、供暖費(fèi)、房租等。物業(yè)管理費(fèi)用收繳困難多是由于業(yè)主對物業(yè)管理觀念不夠準(zhǔn)確。一部分人認(rèn)為物業(yè)管理對整個(gè)住宅或商業(yè)用地沒有什么特殊的作用,還有一部分人認(rèn)為物業(yè)管理應(yīng)是房地產(chǎn)開發(fā)商贈(zèng)送的服務(wù),不應(yīng)該再繳納其他費(fèi)用。業(yè)主對物業(yè)管理認(rèn)識不足,長期拖欠物業(yè)管理費(fèi)用,物業(yè)管理員也很難上繳費(fèi)用。
2.所管轄區(qū)域工程設(shè)計(jì)或質(zhì)量存在問題。
所管轄區(qū)域在工程設(shè)計(jì)之初沒有考慮到四周的噪聲問題,或者房屋漏水滲水嚴(yán)重等,這些都是房地產(chǎn)開發(fā)商在最初建設(shè)和設(shè)計(jì)的時(shí)候出現(xiàn)的問題,也沒有及時(shí)進(jìn)行修繕,而物業(yè)管理公司難以將這些實(shí)質(zhì)性問題解決好。業(yè)主通常認(rèn)為開發(fā)商與物業(yè)管理公司是一體的,因此將責(zé)任推到物業(yè)管理公司身上,進(jìn)行報(bào)復(fù)性地拖欠物業(yè)管理費(fèi)用等行為,進(jìn)一步造成物業(yè)管理費(fèi)用收繳困難。
(二)體制因素
市場上有相當(dāng)一部分物業(yè)管理公司曾經(jīng)都是房地產(chǎn)公司的一個(gè)后勤管理部門,隸屬于一些國有企業(yè)單位名下。受到國有體制的影響,物業(yè)管理的范圍常常就是一些老舊的公住房。公住房的物業(yè)管理相對現(xiàn)代化的建筑設(shè)施比較簡單,因此公司的物業(yè)管理水平不高。但是自物業(yè)管理部門從國有體制下脫離出來而形成了自己獨(dú)立的企業(yè),這些管理水平低的問題就逐漸暴露出來,企業(yè)的內(nèi)部控制工作也就難以滿足當(dāng)下企業(yè)發(fā)展的需求。
(三)機(jī)制因素
近年來,物價(jià)的逐年攀升也對社會(huì)的工資標(biāo)準(zhǔn)提高了要求,然而物業(yè)管理費(fèi)用卻沒有實(shí)質(zhì)性的增長。服務(wù)水平與服務(wù)報(bào)酬不對應(yīng),甚至還低于付出的成本,使物業(yè)管理公司的利潤空間更加狹隘。
四、物業(yè)管理公司內(nèi)部控制存在問題解決對策
(一)建立健全環(huán)境控制
1.合理利用外部環(huán)境
外部環(huán)境主要是與所管轄區(qū)域內(nèi)的業(yè)主進(jìn)行觀念上的培養(yǎng)以及關(guān)系上的處理。首先,企業(yè)要針對公建物業(yè)、現(xiàn)代住宅小區(qū)和老舊住宅小區(qū)制定不同的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),并將具體的服務(wù)措施編制成對比表格分發(fā)給小區(qū)的各個(gè)住戶人員,讓他們深刻了解到物業(yè)管理服務(wù)的工作內(nèi)容和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),并依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi),改善業(yè)主對物業(yè)管理公司的思維誤區(qū)。其次要處理好與開發(fā)商、業(yè)主三者之間的關(guān)系,及時(shí)聯(lián)系開發(fā)商對建筑的修繕工作進(jìn)行完善,還要在園區(qū)內(nèi)設(shè)置相應(yīng)的服務(wù)點(diǎn),無論是信息咨詢還是生活服務(wù)都要面面俱到,刷存在感,提升業(yè)主對物業(yè)管理公司的信任度以及企業(yè)的物業(yè)管理品質(zhì)。H物業(yè)管理公司為了提高服務(wù)水平,與業(yè)主之間建立良好的關(guān)系,尤為關(guān)注企業(yè)的供暖服務(wù),在打破傳統(tǒng)的司爐管理方式的同時(shí),也引進(jìn)了多項(xiàng)供熱先進(jìn)節(jié)能控制技術(shù),大大增強(qiáng)了供暖服務(wù)的安全性和節(jié)能性。雖然公司在供暖方面花費(fèi)了較多財(cái)力,但是公司提高了服務(wù)質(zhì)量,也提升了品牌榮譽(yù),為公司迎來更多項(xiàng)目合作機(jī)會(huì),從多方面擴(kuò)大公司的經(jīng)濟(jì)效益。
2.改善公司內(nèi)部環(huán)境
改善內(nèi)部環(huán)境包括對公司內(nèi)部組織優(yōu)化和對人力資源的優(yōu)化。物業(yè)管理公司改善內(nèi)部組織是進(jìn)行內(nèi)部資源整合,優(yōu)化服務(wù)程序,提升企業(yè)利益,例如客服部門人員的職能不單是服務(wù)于簡單的信息咨詢和生活服務(wù),還要將報(bào)修的工作轉(zhuǎn)接給技術(shù)部門,通過高科技手段提高服務(wù)質(zhì)量、準(zhǔn)確性,同時(shí)降低人力成本。人力資源的優(yōu)化上主要是將人力資源與公司的戰(zhàn)略規(guī)劃相結(jié)合,了解清楚公司需要哪方面的人才,并拓寬招聘渠道,例如校園實(shí)地招聘等都是企業(yè)配備高素質(zhì)人才的良好途徑。當(dāng)然,人才的配備少不了企業(yè)的專業(yè)培訓(xùn),員工通過培訓(xùn)能夠增強(qiáng)服務(wù)意識,企業(yè)也通過培訓(xùn)了解員工的特點(diǎn),并安排在合理的崗位上,對人力資源進(jìn)行有效配置。在這一環(huán)節(jié),H物業(yè)管理公司人力資源還是比較充足的,H公司擁有員工2000余人,大中專學(xué)歷以上500人,中高級以上職稱73人,二級以上建造師19人,物業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人53人,注冊物業(yè)管理師34人,充足的人力資源提升了H公司的服務(wù)質(zhì)量。
(二)有效開展風(fēng)險(xiǎn)評估
1.物業(yè)管理公司的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)要么來源于外部環(huán)境,即業(yè)主拖欠物業(yè)管理費(fèi)用,要么來源于公司內(nèi)部對項(xiàng)目投資決策的風(fēng)險(xiǎn)評估預(yù)測?;谕獠凯h(huán)境的風(fēng)險(xiǎn)上述已經(jīng)分析過,而對于內(nèi)部項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)要及時(shí)建立風(fēng)險(xiǎn)評估系統(tǒng)。H物業(yè)管理公司建立了全員風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制,如圖1所示:
2.物業(yè)管理公司的安全風(fēng)險(xiǎn)防控主要是對內(nèi)部人員的培訓(xùn)和制度規(guī)范的建設(shè)。首先,對物業(yè)管理人員進(jìn)行安全意識培訓(xùn),讓他們意識到安全防范對物業(yè)公司的重要性;其次,要加強(qiáng)建筑物的安全管理,制定相對應(yīng)的行為規(guī)范,要求安保人員定期對建筑內(nèi)的設(shè)備進(jìn)行安全檢測,找出潛在的隱患并及時(shí)解決修補(bǔ);最后,企業(yè)要增加安全管理人員,并定期進(jìn)行預(yù)警演示,培養(yǎng)他們的反應(yīng)敏捷力,保證安全管理人員能夠隨機(jī)應(yīng)對安全事故。
(三)優(yōu)化控制活動(dòng)
1.加強(qiáng)資金集權(quán)式管理
針對一些規(guī)模較大、旗下還有許多分公司的物業(yè)管理企業(yè)來說,對資金的管理比較散亂,尤其是分公司的資金流出沒有明確的賬目登記,導(dǎo)致物業(yè)管理企業(yè)對自身的經(jīng)濟(jì)狀況認(rèn)識與實(shí)際不符。對于各項(xiàng)目收款問題,企業(yè)不但要對收繳的物業(yè)費(fèi)、供暖費(fèi)、房租等進(jìn)行臺賬登記,并在當(dāng)天將款項(xiàng)交給具體負(fù)責(zé)人。相關(guān)負(fù)責(zé)人也要當(dāng)天進(jìn)行統(tǒng)計(jì)后存入銀行賬戶,最后企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員按期通過兩方登記賬目進(jìn)行對比確認(rèn)。對于所屬分公司的資金管理要專門實(shí)行資金歸集及下?lián)芄芾恚纬墒罩蓷l線。分公司對每天盈余的款項(xiàng)要及時(shí)匯報(bào)并返還給總公司的賬戶,形成有效的資金統(tǒng)一管理系統(tǒng)。此外,物業(yè)管理公司推出了三費(fèi)軟件管理系統(tǒng),通過O2O業(yè)務(wù)將物業(yè)管理從線下搬到線上,業(yè)主通過微信公眾號及APP報(bào)修,繳納物業(yè)費(fèi)、供暖費(fèi)、房租,大大降低了資金人為傳遞發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn),也為業(yè)主提供了繳費(fèi)、報(bào)修線上處理的渠道,走在了物業(yè)管理高科技時(shí)代的前沿。
2.加強(qiáng)固定資產(chǎn)的管理。
首先,要求企業(yè)建立固定資產(chǎn)臺賬,對企業(yè)的固定資產(chǎn)進(jìn)行嚴(yán)格管理;其次,相關(guān)管理人員要定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn),發(fā)現(xiàn)毀損立即上報(bào),及時(shí)維修;最后,企業(yè)也要建立固定資產(chǎn)清查制度,定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行抽查,防止國有資產(chǎn)流失。
3.嚴(yán)格執(zhí)行不相容職位分離。
嚴(yán)格控制一崗多職的情況,對崗位上的職責(zé)進(jìn)行細(xì)化和權(quán)限控制。尤其是一些資金管理的崗位,為了保證資金管理的透明化、科學(xué)化,必須施行不相容職位分離。
(四)完善內(nèi)部信息交流溝通
溝通既是管理層向執(zhí)行層下達(dá)命令的方式,也是執(zhí)行層向管理層反饋真實(shí)情況的途徑。內(nèi)部信息交流溝通順暢,才能使內(nèi)部控制有效實(shí)施。企業(yè)要打破溝通局限,利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立快速高效的溝通平臺,既要傳達(dá)內(nèi)部控制的任務(wù)安排信息,還要接受執(zhí)行層反映上來的待解決問題,共同討論問題解決方案,調(diào)動(dòng)員工的積極性及主人翁意識,才能提升他們的工作效率。例如,H公司在網(wǎng)站上開辟出意見反映欄,建立解決問題的信息化系統(tǒng),如圖2所示:
(五)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督力度
內(nèi)部監(jiān)督既是要求企業(yè)對內(nèi)部控制進(jìn)行監(jiān)督,建立相應(yīng)的審計(jì)部門,也要求對員工的工作進(jìn)行監(jiān)督。審計(jì)部門的建構(gòu)要注意保證其獨(dú)立性,不受企業(yè)其他部門和管理層的干擾,要深入業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù),對企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行全權(quán)把控,對于內(nèi)部自評中發(fā)現(xiàn)的問題或報(bào)告的缺陷要積極采取有效措施予以改正。
(六)建立有效的激勵(lì)機(jī)制
激勵(lì)機(jī)制的建立一方面是對優(yōu)秀的員工進(jìn)行物質(zhì)上的表揚(yáng),也落實(shí)對怠慢工作的員工進(jìn)行懲罰,完善考評制度,督促員工貫徹落實(shí)內(nèi)部控制工作。H公司十分強(qiáng)調(diào)員工在管理工作中的參與性,極大滿足員工的個(gè)人發(fā)展需求,建立了合理的績效管理制度,培養(yǎng)出高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)和專業(yè)的員工隊(duì)伍。
五、結(jié)束語
對現(xiàn)代化企業(yè)來說,良好的內(nèi)部控制制度是企業(yè)健康發(fā)展的基礎(chǔ)。雖然近幾年在市場上涌現(xiàn)出不少物業(yè)管理企業(yè),但都因?yàn)槭艿狡湟?guī)模的限制以及發(fā)展初期的不穩(wěn)定等因素難以在市場上生存。物業(yè)管理企業(yè)要想做大做強(qiáng),必須從內(nèi)部控制做起,對業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)工作進(jìn)行高效管理,著重服務(wù)質(zhì)量和安全管理,優(yōu)化企業(yè)有限的資源,進(jìn)而創(chuàng)造出無限的價(jià)值,才能在市場競爭上站穩(wěn)腳跟。
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