關(guān)于學校檔案管理及其開發(fā)利用的研究

孫勇

摘 要：學校檔案是在學校的管理活動中形成的，是學校教學、科研、改革的原始記錄。是學校中師生的勞動智慧。內(nèi)容包含了學校的改革發(fā)展、教育教學、常規(guī)管理、基本建設等一些方面。能夠促進學生的成長和教師的進步。所以學校檔案的作用需要通過開發(fā)和利用來體現(xiàn)，開發(fā)和利用在檔案工作中十分重要。因此如何做好學校檔案開發(fā)利用，挖掘并利用學校檔案資源，發(fā)揮到學校檔案的作用。更好地為學校進行各項服務，這也是我們在學校檔案工作中應該思考的問題。

關(guān)鍵詞：學校檔案；開發(fā)利用；研究

1 引言

學校檔案是一種記錄學生發(fā)展狀況和學習狀況的文件，有很高保存價值和參考價值，主要是高中學校的教務管理系統(tǒng)、班組人教師和任課教師對學生在校情況的一個總結(jié)的一個檔案。另外，學校檔案也是國家檔案的一個重要組成部分，對國家的教育發(fā)展起著重要的作用，因此我們就需要分析現(xiàn)階段的學校管理現(xiàn)狀，并且進行一定的改進，為學校的檔案管理提供一些有效的借鑒。

2 檔案管理工作在學校的地位和作用

檔案由于集中了全校的各個類型的檔案材料。需要保存完好。為以后學校的教學、科研、黨政管理工作服務，他是歷史的記載，也是目前工作和未來發(fā)展的基礎，檔案人員通過手機、整理、鑒定、保管、檢索、編輯，他和學校工作同樣占有重要地位。

檔案的作用就是憑證價值和情報價值，是人們進行活動的原始記錄，有著真實的歷史標記，是目前工作中的可以提供查考、分辨和處理問題的依據(jù)，有一定的連續(xù)性、真實性、可靠性。能為科學研究提供好的素材。

檔案管理有助于學校檔案資源的開發(fā)，檔案是學校建設活動的真實記錄，涵蓋了文書檔案、教務、教師、學生、科研、照片。有著真實性、權(quán)威性的特點，對領導的決策、成果、科學研究、重點學科建設、重點實驗室和維護學校權(quán)益、提高教學質(zhì)量有很大的作用，所以應該最大范圍發(fā)揮學科價值，做好學科專業(yè)檔案的服務工作，為學校的教書育人、決策管理提供專業(yè)化、個性化的服務。

如果不懂得利用檔案資源，那么檔案室就只是一個單純的保管機構(gòu)，學校檔案應該以學科專業(yè)檔案為突破，配合學校的發(fā)展、宣傳，通過文書、教務檔案等的資源和開放工資，通過多種形式的編輯工作，并且利用網(wǎng)絡化的技術(shù)手段大力進行開發(fā)檔案資源的潛在價值，主動的根據(jù)學校發(fā)展調(diào)整自己的服務，進而可以更好地發(fā)展學校檔案。

3 學校檔案管理的有效措施

3.1 加強學籍檔案管理的意識

我們在思想上要重視學籍檔案管理工作，加強對學籍檔案的領導工作是我們做好工作的有力保障，學校的領導應該建立健全學籍檔案的重要性的認識，要動員有關(guān)部門及時準確的做好學籍檔案的工作的監(jiān)督審查工作。我們還要及時適應形勢、轉(zhuǎn)變自身的觀念，提高對學籍檔案的作用和價值的認識，把學籍檔案管理工作提升到一個新的高度。

3.2 加強管理隊伍的建設

做好學籍檔案的管理工作，首先就需要一支思想政治素質(zhì)過硬的、專業(yè)水平高的隊伍，學籍管理有著嚴肅、真是、規(guī)范性的特點。身為管理人員要樹立一個全心全意為人民服務的精神風貌，工作作風要嚴謹，抵制住不良現(xiàn)象，學籍檔案管理工作是一項業(yè)務很強的工作就需要我們管理人員加強學習，提高自身的業(yè)務蘇子，包括對國家有關(guān)政策和學校的規(guī)章制度的認識，還要學習專業(yè)的知識、熟悉工作流程、熟練使用計算機等一些現(xiàn)代化的工具，努力提高我們的辦事效率，不能以自己的主觀意識、不能感情用事，要確保學籍檔案管理的程序化和規(guī)范化，學籍檔案作為學生學業(yè)的重要的憑證，在進行記載時要保證真實性，尤其是學籍有變動時，要注意準確性。我們不僅要注意對原始材料的積累，還要注意對材料的整理校對，只有思想上足夠的重視了，學籍檔案的管理工作才能做好。

3.3 加強學籍檔案的管理規(guī)范化

學籍檔案的原始材料有著工作周期長、頭緒多，各部門聯(lián)動性大的特點，因此我們要想做好就需要做到：首先是要向各個部門做好學籍檔案的管理的宣傳工作，保證原始材料的上報準確，二是要加強原始材料上報的部門的管理，對檔案管理人員加強管理，對上報的要求、時間、材料進行明確，保證材料的按時完成，三是要建立一定的獎懲制度，做到獎罰分明，調(diào)動大家的工作積極性，四是要保證檔案的質(zhì)量，只能部門要定期的進行檢查，加強對檔案的審核，對檔案管理過程中出現(xiàn)的各種問題要及時的糾正，確保檔案材料的真實完整性，五是要根據(jù)辦學性質(zhì)的不同進行區(qū)分學籍檔案，以便進行規(guī)范管理。

由于學校的門類多，材料形成分散，加上歷史的原因，所以不同門類的檔案需要不同的部門進行負責，就容易造成管理重疊、效率低下，因此就需要我們進行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一規(guī)劃、集中進行管理，這不僅是我們檔案管理工作的原則，也是新形勢下的必要管理體制。

3.4 加強檔案管理人員的學習

檔案管理人員也要有見識、需要一技之長，為了滿足新時期對學校檔案管理工作的要求，就需要從計算機的角度入手，實行網(wǎng)絡化的管理，所以我們要加強對檔案管理人員的培訓學習，定期組織人員進行技能培訓，這樣我們不僅可以提高辦事效率也可以提高準確性，以便更好的讓管理工作服務學校。

4 學校檔案的有效開發(fā)利用

4.1 提供利用線索

檔案部門要把檔案信息進行體系的建立，首先要以廣度為主，把同一時期不同的工作內(nèi)容的檔案信息簡要的進行組織，其次要以深度為主，把不同時期的同一內(nèi)容進行組織，運用多種形式進行報道，把前一種印發(fā)給全校各個部門進行報道，后一類提供給有關(guān)單位進行對口報道，通過交流，讓全體人員了解動態(tài)信息，進行廣泛利用。

4.2 擴大利用參考價值

我們的學籍檔案不能只是停留在收集、整理和保存上，要在開發(fā)和利用上下功夫，要對學籍檔案進行分析和研究，從信息中提取教學規(guī)律，更改的為學校的教學和管理體制的改革提供服務，比如協(xié)助進行各班各屆的畢業(yè)率和優(yōu)秀率、及格率進行評估，為制定教學管理措施提供信息支持，通過計算機準確查詢畢業(yè)證的真假。

5 總結(jié)

學校綜合檔案的建設要逐步進行完善，不斷加強檔案的管理，提高對檔案的管理水平，還要充分利用檔案，讓學籍檔案更加規(guī)范化、科學化。

參考文獻

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[2]楊濤.如何做好學校檔案開發(fā)利用工作[J].黑龍江檔案，2015（3）.