企業(yè)項(xiàng)目檔案管理問題的系統(tǒng)性修復(fù)及互聯(lián)網(wǎng)+下新舉措

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，處于互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的公司，也應(yīng)該跟隨技術(shù)的發(fā)展在企業(yè)的管理上做出相應(yīng)的創(chuàng)新，提升企業(yè)的工作效率。尤其在企業(yè)項(xiàng)目檔案管理中，應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的系統(tǒng)論的管理方法，達(dá)到文件全生命周期管理，并且構(gòu)建相應(yīng)的文件標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)。這樣一來(lái)，可以促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案信息的管理與研究，利用互聯(lián)網(wǎng)中的創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)云等技術(shù)，來(lái)解決數(shù)據(jù)的歸檔以及利用問題。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目檔案管理；系統(tǒng)性修復(fù)；互聯(lián)網(wǎng)+

企業(yè)項(xiàng)目檔案的相關(guān)管理對(duì)于企業(yè)項(xiàng)目的合法建設(shè)以及后期的持續(xù)經(jīng)營(yíng)都是必要的，對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性不言而喻。中國(guó)石化作為我國(guó)知名的大型央企 ，在項(xiàng)目檔案的管理當(dāng)中不斷完善相關(guān)制度，信息化、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)都在項(xiàng)目檔案的管理中體現(xiàn)出來(lái)。本文以中國(guó)石化近幾年來(lái)的工程項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)為例，對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理中出現(xiàn)的問題做出探究，并提出了日后檔案管理工作的發(fā)展思路。

1 檔案管理技術(shù)上的創(chuàng)新問題

隨著我國(guó)信息技術(shù)的快速更新發(fā)展，數(shù)據(jù)信息逐漸取代紙質(zhì)文本在信息記錄中的作用，這種趨勢(shì)是不可避免的，但是我國(guó)仍有大部分的檔案管理人員使用紙質(zhì)文本為管理記錄的主要媒介，并且對(duì)于紙質(zhì)文本的管理手機(jī)、整理、保管等不斷做出優(yōu)化措施，思想上并沒有逐漸向紙質(zhì)檔案與電子檔案共同使用的時(shí)代。在這種狀況下，檔案管理人員依然使用傳統(tǒng)的工作方法以及標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于電子檔案的理解單單只是紙質(zhì)文件掃描版的存在，工作的發(fā)展前景喪失，致使我國(guó)的檔案管理工作被邊緣化的趨勢(shì)愈發(fā)嚴(yán)重。

近幾年來(lái)，中國(guó)石化對(duì)于電子檔案文件的管理不斷進(jìn)行探究，在實(shí)務(wù)當(dāng)中進(jìn)行了積極探索，發(fā)布了電子文件的捕獲與歸檔、保管與利用、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等一系列的標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建了較為系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)。根據(jù)中國(guó)石化項(xiàng)目在電子文件的管理狀況，可以發(fā)現(xiàn)在一些方面仍存在缺陷。第一，以二位關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)為主的建庫(kù)方式不能滿足當(dāng)前三維模式下的儲(chǔ)存與展示。第二，對(duì)于EPR等應(yīng)用系統(tǒng)中的信息不能完全應(yīng)用于檔案管理中，導(dǎo)致部分信息的缺失。第三，在工程項(xiàng)目數(shù)字化的發(fā)展中仍處于起步階段，還有許多發(fā)展的必要[1]。

2 現(xiàn)實(shí)情況與檔案利用價(jià)值后天性條件之間的矛盾

現(xiàn)階段下，對(duì)于項(xiàng)目檔案的專業(yè)驗(yàn)收工作以及項(xiàng)目反腐審計(jì)工作的監(jiān)管力度加強(qiáng)，導(dǎo)致企業(yè)對(duì)于項(xiàng)目檔案的重視程度增加，但是實(shí)際上并沒有帶來(lái)行動(dòng)上的改革變化。多數(shù)企業(yè)的管理人員認(rèn)為檔案工作是企業(yè)的后備物資，實(shí)際工作中極少關(guān)注檔案工作的管理，只要不出現(xiàn)重大問題，高層領(lǐng)導(dǎo)極少過問。這種現(xiàn)象的形成是檔案價(jià)值主要是在間接以及有條件的狀況下呈現(xiàn)出來(lái)的，與之相反，與檔案關(guān)系密切的三基資料收到了管理層的高度重視。所以，現(xiàn)階段下，如何構(gòu)建檔案與企業(yè)三基資料的一體化管理體系，是提升檔案管理重要性的有效途徑。

近些年來(lái)，中國(guó)石化的有關(guān)檔案部門一直嚴(yán)格遵守標(biāo)準(zhǔn)，不斷地優(yōu)化完善企業(yè)的項(xiàng)目檔案管理工作，制定了一系列的檔案驗(yàn)收制度，在實(shí)際工作中取得了不錯(cuò)的成就。根據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)管理分析，在中國(guó)石化的檔案管理工作中，主要的做法與成效有幾個(gè)方面。

第一，制定了檔案管理規(guī)范的條例，細(xì)化了實(shí)際工作中的檔案驗(yàn)收細(xì)則與檔案歸檔范圍，引進(jìn)了系統(tǒng)的管理理論，加強(qiáng)了檔案管理中各個(gè)部門的聯(lián)系，形成了較為系統(tǒng)的檔案管理體系，并且促進(jìn)各項(xiàng)制度的推行到位[2]。

第二，將檔案管理工作中的責(zé)任進(jìn)行明確劃分，落實(shí)到每一位管理主體身上，可以強(qiáng)化工程文檔過程監(jiān)控檢查與接受審核。檔案部門與各相關(guān)部門之間共同落實(shí)監(jiān)控工作，對(duì)檔案管理的真實(shí)性、完整性進(jìn)行保證。

第三，改變了被動(dòng)的工作局面，與總部工程進(jìn)行積極的溝通，制定了“雙對(duì)接”的管理制度。一是需要各檔案管理部門主動(dòng)與本單位的工程管理部門進(jìn)行溝通，可以梳理單位的驗(yàn)收項(xiàng)目。二是集團(tuán)辦公廳與檔案管理部門之間注意對(duì)接，并將驗(yàn)收計(jì)劃進(jìn)行細(xì)分，更好的實(shí)行管理。

3 檔案管理與項(xiàng)目文件脫節(jié)

項(xiàng)目文件的形成與流轉(zhuǎn)是否滿足相關(guān)的文件標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)對(duì)項(xiàng)目檔案完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性產(chǎn)生較大的影響，所以項(xiàng)目文件的管理工作是重中之重。因?yàn)楣靖鱾€(gè)部門之間職能體系不一，而項(xiàng)目的文件管理工作需要由企業(yè)內(nèi)部的所有部門以及參建單位的共同配合。對(duì)于檔案管理部門而言，應(yīng)該采用系統(tǒng)的管理方法作為工作總指導(dǎo)，明確各個(gè)部門的責(zé)任，對(duì)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、施工過程文件、監(jiān)理文件、設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目合同、質(zhì)量證明文件等重要的文件材料在保管當(dāng)中一定要加倍小心，將檔案的歸集與審核責(zé)任落實(shí)到具體的部門，對(duì)檔案的歸集整理進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并且達(dá)成對(duì)項(xiàng)目文件的全生命周期管理[3]。

4 項(xiàng)目文件歸檔流程的規(guī)劃管理

因?yàn)闃I(yè)務(wù)部門過于重視業(yè)務(wù)本身的完結(jié)，卻忽略了各項(xiàng)業(yè)務(wù)形成之后文件資料的歸檔，無(wú)法形成系統(tǒng)、完善的檔案跟蹤制度，導(dǎo)致部分工作完結(jié)之后出現(xiàn)資料沒有完全歸檔的情況。因此，檔案部門應(yīng)該與相關(guān)部門加強(qiáng)溝通，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，以此改善項(xiàng)目檔案的管理方法。近些年來(lái)，中國(guó)石化的檔案管理部門通過主動(dòng)與其他部門溝通，多個(gè)渠道之間的反饋，多數(shù)下屬企業(yè)的工程管理部門已經(jīng)構(gòu)建了較為系統(tǒng)的工程項(xiàng)目月度統(tǒng)籌計(jì)劃，成功的加入至企業(yè)的工程項(xiàng)目管理工作中，這樣一來(lái)，能夠有效的加強(qiáng)項(xiàng)目管理的歸檔時(shí)效性以及質(zhì)量性[4]。

5 信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用與歸檔數(shù)據(jù)不清晰之間的矛盾

我國(guó)正處于一個(gè)智能化、信息化應(yīng)用高速發(fā)展的時(shí)代，隨著智能物流、智能倉(cāng)庫(kù)、只能制造不斷的出現(xiàn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代的特征愈發(fā)明顯，即將改變我們的工作方式以及生活日常。而檔案管理工作處于信息化時(shí)代下，必然會(huì)受到信息化的影響，在一定程度上進(jìn)行創(chuàng)新。但是現(xiàn)階段下的檔案管理工作并沒有融入信息化的元素，而是在時(shí)代的發(fā)展下停滯不前，特別是目前信息系統(tǒng)已經(jīng)改變了企業(yè)的每一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，而檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的歸檔范圍依然毫無(wú)改變，依舊停留在參照紙質(zhì)文檔歸檔的范圍中，這樣極大程度上限制了我國(guó)項(xiàng)目檔案的管理發(fā)展。面對(duì)這種現(xiàn)象，需要檔案管理人員通過多渠道的努力，具有一定的創(chuàng)新意識(shí)，當(dāng)前至關(guān)重要的是解決業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的接收問題，再通過參照公有云、私有云建設(shè)的方法來(lái)進(jìn)行檔案的驗(yàn)收管理工作，今早的實(shí)施檔案數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)云改革。

6 結(jié)束語(yǔ)

處于大數(shù)據(jù)發(fā)展時(shí)代下的檔案管理工作，必須做出應(yīng)用的創(chuàng)新改革。結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代技術(shù)，引進(jìn)智能化技術(shù)，改變傳統(tǒng)方式下紙質(zhì)檔案的管理模式，凸顯出檔案管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策中的重要性，同時(shí)為企業(yè)項(xiàng)目檔案的管理提升效率。

參考文獻(xiàn)

[1]呂海民.企業(yè)項(xiàng)目檔案管理問題的系統(tǒng)性修復(fù)及互聯(lián)網(wǎng)+下新舉措[J].檔案管理，2018.

[2]安婷婷.互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下企業(yè)電子檔案管理的突出問題及應(yīng)對(duì)措施[J].辦公自動(dòng)化，2018.

[3]焦晶.“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下檔案管理工作存在的問題及優(yōu)化措施研究[J].東方企業(yè)文化，2017（S1）：78.

[4]陶榕烜.論新形式下路橋企業(yè)人事檔案管理面臨的問題及解決辦法[J].科技視界，2017（3）：203-203.

作者簡(jiǎn)介

吳紅（1981-），女，漢族，湖南益陽(yáng)人，本科，檔案專業(yè)助理館員，京珠高速公路廣珠段有限公司。