信息化時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展

魏國(guó)

摘 要：近幾年來(lái)，社會(huì)飛速發(fā)展、時(shí)代不斷進(jìn)步，我國(guó)已經(jīng)步入到信息化時(shí)代。在這一背景之下，檔案管理工作也發(fā)生了巨大的變化，機(jī)遇和挑戰(zhàn)同時(shí)存在。本文深入的剖析了信息化時(shí)代，檔案管理工作的具體情況，并指出新時(shí)代背景下，檔案管理工作存在的問(wèn)題，并根據(jù)這些問(wèn)題，提出了針對(duì)性的解決方案，希望能夠更好的推動(dòng)檔案管理工作的有序開展。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新

1 引言

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)社會(huì)各方面都取得了巨大的飛躍，人們的生活也發(fā)生了明顯的改變，信息化技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案管理工作也帶來(lái)了較大的影響，具體包括工作形式、方法和內(nèi)容等方面，新時(shí)代和新技術(shù)都為檔案管理工作帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。信息化時(shí)代給檔案管理工作帶來(lái)的較為直接的影響是讓檔案管理工作更加的便捷，但是同時(shí)信息化也會(huì)給檔案管理工作帶來(lái)諸多問(wèn)題和挑戰(zhàn)。

2 信息化時(shí)代檔案管理的相關(guān)概述

2.1 信息化時(shí)代檔案管理的定義分析

所謂的信息化時(shí)代下的檔案管理主要是指采用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案中的信息進(jìn)行收集和保存，并提供檔案資源利用服務(wù)的過(guò)程。信息化時(shí)代下檔案管理的主要特點(diǎn)包括：一是，信息時(shí)代下的檔案管理工作要嚴(yán)格的遵循國(guó)家檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格的按照已有的法律法規(guī)進(jìn)行操作；二是，信息化時(shí)代下檔案管理工作要打破傳統(tǒng)的實(shí)物檔案管理的限制，要朝著電子檔案的方向發(fā)展；三是，信息時(shí)代下的檔案管理要朝著數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。

2.2 信息化時(shí)代加強(qiáng)信息化管理的重要性分析

在信息時(shí)代下，檔案管理工作可以直接上傳和收集，電子檔案的應(yīng)用管理已經(jīng)不再受傳統(tǒng)管理模式的限制，開始朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。在信息化的推動(dòng)下，檔案管理利用現(xiàn)代化的服務(wù)手段和計(jì)算機(jī)程序能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件工作程序，能夠?qū)﹄娮游臋n進(jìn)行自動(dòng)歸檔處理。此外，信息時(shí)代之下檔案管理創(chuàng)新工作滿足了時(shí)代發(fā)展的需要，比如說(shuō)，在線服務(wù)方便了人們的生活、工作和學(xué)習(xí)，信息獲取的時(shí)效性得到了保障，也讓檔案管理工作不再受手工和被動(dòng)管理的限制，形成了數(shù)字化的檔案庫(kù)，能夠更加科學(xué)的管理各類數(shù)據(jù)和文獻(xiàn)。

2.3 信息化時(shí)代下檔案管理的任務(wù)以及內(nèi)容

1）任務(wù)。信息時(shí)代下檔案管理工作的主要任務(wù)是在檔案行政管理機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)下，密切各個(gè)單位之間的聯(lián)系，并且在各個(gè)單位中推進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)建設(shè)，建立在現(xiàn)代技術(shù)的基礎(chǔ)之上，充分的開發(fā)已有的檔案管理資源，從根本上提升檔案信息化管理水平。

2）內(nèi)容。信息化時(shí)代下的檔案管理主要包括以下幾部分：一是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，信息時(shí)代的檔案管理工作要想有序的開展，就需要有良好的軟件和硬件作為支持，為了能夠構(gòu)建一個(gè)完善的平臺(tái)，就要在之前檔案管理的基礎(chǔ)上，推動(dòng)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，要聯(lián)系有關(guān)部門通力合作，共同推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程；二是加強(qiáng)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，不同部門在對(duì)市場(chǎng)情況進(jìn)行充分的調(diào)研之后，聯(lián)系目前已有的規(guī)范來(lái)建設(shè)符合我國(guó)基本國(guó)情的檔案信息化管理體系；三是要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，檔案信息資源建設(shè)要聯(lián)合數(shù)字和公共檔案資源庫(kù)形成一個(gè)有機(jī)的統(tǒng)一體。

3 信息化時(shí)代下檔案管理工作存在的問(wèn)題

3.1 管理方法陳舊

分析目前的檔案管理工作，可以看到其依然沿用了半傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，檔案信息更多的是用紙質(zhì)文件進(jìn)行記錄，但是近幾年來(lái)，數(shù)據(jù)快速的增長(zhǎng)，需要處理的數(shù)據(jù)也明顯增加，如果完全依靠紙質(zhì)文件進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)，很容易出現(xiàn)缺頁(yè)碼和丟失部分文件的情況，檔案數(shù)據(jù)的完整性得不到保障，如果這樣的情況長(zhǎng)時(shí)間得不到解決就會(huì)影響到單位的未來(lái)的發(fā)展。而且信息化技術(shù)如果長(zhǎng)時(shí)間的停留在錄入信息階段，只是簡(jiǎn)單的分類整理，后期查閱和調(diào)用極為不便，信息化的檔案管理 形式，存在有單一化和形式化的錄入信息的情況。

3.2 檔案管理工作得不到應(yīng)有的重視

絕大多數(shù)人認(rèn)為檔案管理只需要簡(jiǎn)單的進(jìn)行信息錄入即可，不需要后期的整理，甚至有些公司的檔案管理人員還有其他的工作，很難專心致志的開展檔案工作，不能給公司增加收益，沒(méi)有發(fā)展的可能性。但是通常情況下，檔案管理工作應(yīng)該是公司工作中的重要組成部分，一旦缺少檔案管理，后續(xù)工作很難順利開展，比如說(shuō)如果數(shù)據(jù)管理人員長(zhǎng)時(shí)間不重視自己的工作，不僅企業(yè)員工的資料會(huì)丟失，而且長(zhǎng)時(shí)間合作的伙伴的信息也有可能會(huì)泄漏，給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了巨大的損失，很難順利開展工作。長(zhǎng)時(shí)間得不到解決，可能會(huì)影響到企業(yè)的發(fā)展，甚至可能造成企業(yè)經(jīng)營(yíng)的衰敗。

3.3 未能及時(shí)更新檔案信息

信息化時(shí)代，企業(yè)檔案管理工作的重要性不言而喻，數(shù)據(jù)增長(zhǎng)速度快，檔案管理部門需要及時(shí)的更新工作設(shè)備，掌握先進(jìn)的技術(shù)，一旦檔案管理部門的工作效率得不到提升，就極有可能會(huì)影響到公司整體的工作效率。雖然很多公司配置了先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但是管理人員缺少專業(yè)知識(shí)，在認(rèn)知上還有明顯的缺陷，不能很好的使用先進(jìn)的設(shè)備，資源嚴(yán)重浪費(fèi)，這主要是因?yàn)樾畔](méi)有及時(shí)更新，設(shè)施設(shè)備的利用率低造成的。

4 信息化時(shí)代完善檔案管理的手段

4.1 健全法律法規(guī)

完善的法律法規(guī)體系是工作有序開展的前提保證，政策制度是工作開展的基礎(chǔ)。在未來(lái)的發(fā)展中，我國(guó)政府需要在本身已有的制度的基礎(chǔ)上，聯(lián)系目前我國(guó)的現(xiàn)狀和國(guó)情，針對(duì)目前檔案管理工作中存在的諸多問(wèn)題，進(jìn)行法律法規(guī)的完善，保證法律法規(guī)能夠?yàn)闄n案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，能夠更好的指導(dǎo)信息化時(shí)代下檔案管理工作的順利開展。

4.2 完善檔案管理工作的人才建設(shè)

在未來(lái)的發(fā)展中，檔案部門需要重視人才的培養(yǎng)。一方面，我國(guó)各大高校會(huì)輸出大量的檔案管理專業(yè)的人才，這也是未來(lái)我國(guó)檔案管理工作人才的重要來(lái)源；另一方面，在檔案工作的開展過(guò)程中，檔案館可以定期的組織培訓(xùn)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，提高他們專業(yè)的管理知識(shí)之余，還要盡可能多傳授他們?cè)陂_展檔案管理工作中可能會(huì)用到的專業(yè)知識(shí)以及技能，提高他們的綜合素養(yǎng)。同時(shí)，檔案館還要重視人才儲(chǔ)備，加強(qiáng)和各大高校之間的合作，建立起實(shí)習(xí)模式，定向就業(yè)等，為檔案管理工作儲(chǔ)備充足的人才。

4.3 提升檔案管理人員的創(chuàng)新和服務(wù)意識(shí)

信息化時(shí)代，在實(shí)際的工作中，檔案工作人員不僅要培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，和時(shí)代共進(jìn)退，聯(lián)系當(dāng)下的服務(wù)方式，為公眾提供高效的服務(wù)。主要表現(xiàn)在，在開展檔案管理的工作中，檔案管理人員不能拘泥于傳統(tǒng)的管理方式和方法，要充分的利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)和手段，高效的完成各類檔案管理工作。

而且檔案人員在工作中還要注意培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，不能一味的模仿，在實(shí)踐過(guò)程還要學(xué)會(huì)應(yīng)用新手段，提高檔案管理的效率和效果，進(jìn)而提供更好的服務(wù)。

最近幾年，計(jì)算機(jī)技術(shù)開始廣泛的應(yīng)用到人們的工作和生活中，我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展較快，信息化時(shí)代的帶來(lái)給檔案管理工作帶來(lái)了較大的影響，機(jī)遇和挑戰(zhàn)是同時(shí)存在的。所以一定要重視檔案人員創(chuàng)新和服務(wù)意識(shí)的提升。

4.4 合理更新各類信息設(shè)備

目前很多企業(yè)信息化設(shè)備較為齊全，但是現(xiàn)代管理數(shù)據(jù)較多，數(shù)據(jù)信息每天都在不斷的增長(zhǎng)，企業(yè)要想提升檔案管理的水平，就要合理利用和更新設(shè)備，要分析企業(yè)的具體情況，選擇最為合適的設(shè)備，更新系統(tǒng)，讓資料的存儲(chǔ)和管理工作都能得到保障，不會(huì)因?yàn)樵O(shè)備的問(wèn)題，影響工作的開展。比如說(shuō)，信息的錄入、整理和更新，企業(yè)都要配備相應(yīng)的設(shè)備。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是管理中的重要組成部分，創(chuàng)新也是當(dāng)下檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，時(shí)代的發(fā)展對(duì)檔案管理工作也提出了更高的要求。所以，檔案信息化管理需要滿足時(shí)代發(fā)展的需要，與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，提前規(guī)劃，在信息化時(shí)代的背景下做好檔案管理工作，才能更好的推動(dòng)檔案管理工作健康有序的發(fā)展。

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