智能化時代下的檔案管理新模式探討

摘 要：智能化時代背景下傳統(tǒng)的檔案管理模式難以適應(yīng)時代發(fā)展的新要求，檔案管理的數(shù)字化、信息化乃至智能化已成為當前探討熱點。本文重點探討智能時代下的檔案管理新模式，首先分析檔案管理智能化的必要性與可行性，進而探討融合“文-理-工”多個專業(yè)人才與知識的人員隊伍建設(shè)，并提出依托大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術(shù)的檔案管理智能化平臺建設(shè)方案，提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案管理全面智能化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；智能化；人工智能；大數(shù)據(jù)；學科交叉

伴隨著大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新興科技的飛速發(fā)展與革新，智能化時代已成為人類社會未來發(fā)展的必然趨勢。在此背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)時代發(fā)展的新要求，檔案管理的數(shù)字化、信息化乃至智能化已成為當前探討熱點。本文重點探討智能時代下的檔案管理新模式，在分析檔案管理智能化的必要性與可行性的基礎(chǔ)上，探討融合“檔案管理→數(shù)據(jù)科學→自動化與計算機技術(shù)”多個專業(yè)的“文-理-工”跨領(lǐng)域交叉人才隊伍建設(shè)模式，進而提出依托新興技術(shù)的檔案管理智能化平臺建設(shè)方案。

1 檔案管理智能化的必要性和可行性

1.1 智能化時代下檔案信息具備大數(shù)據(jù)特征

智能化時代要求檔案管理打破時間與空間限制，實現(xiàn)不同地區(qū)、機關(guān)單位、各級部門的檔案信息互聯(lián)與互訪，相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)即具備如下特征：1）數(shù)據(jù)體量大：不同地域各個部門每天產(chǎn)生大量的檔案信息，日數(shù)據(jù)量以指數(shù)級增長，呈現(xiàn)明顯的海量性；2）處理速度快：檔案信息涉及面廣，信息更新快，需較快的海量數(shù)據(jù)處理速度與處理能力；3）數(shù)據(jù)類型多：檔案信息的數(shù)據(jù)以多樣化形式存在，既包含文本數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)、音頻及視頻等多媒體數(shù)據(jù)等異構(gòu)數(shù)據(jù)，又有靜態(tài)數(shù)據(jù)、動態(tài)數(shù)據(jù)、噪聲數(shù)據(jù)等，具有明顯的異構(gòu)性和多態(tài)性。因此，智能化時代下檔案信息具備數(shù)據(jù)體量大、處理速度快、數(shù)據(jù)類型多、蘊含價值高的“大數(shù)據(jù)”特征。

1.2 檔案管理智能化是時代發(fā)展的必然需求

隨著各單位檔案信息種類和數(shù)量的幾何式增長，涉及內(nèi)容不斷的擴大，檔案的維護、保存、傳輸和更新等相關(guān)管理工作面臨很大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案利用紙質(zhì)作為信息存儲載體，檔案信息的存檔、傳輸、查詢、利用流程及其繁瑣，信息篩選和挖掘周期長、效率低， 浪費大量人力物力，且紙質(zhì)檔案在存儲與傳輸過程中可能導致?lián)p壞甚至遺失，阻礙了信息檔案資源的共享。檔案管理智能化依托大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)與人工智能等先進技術(shù)將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為可記憶、可再現(xiàn)、可共享的數(shù)據(jù)，可實現(xiàn)信息數(shù)字化傳輸，提升信息傳輸?shù)男屎桶踩浴?/p>

1.3 檔案管理智能化體現(xiàn)了多領(lǐng)域交叉融合

智能化時代下檔案管理不僅是檔案學、圖書館學等文科領(lǐng)域?qū)W科的交叉，更是與數(shù)據(jù)科學、計算機科學、自動化等理科及工科學科的交叉融合。在檔案管理智能化平臺的軟件系統(tǒng)操作與運維、平臺內(nèi)部智能化管理與決策策略的制定與優(yōu)化等多個環(huán)節(jié)，離不開工科及理科等專業(yè)領(lǐng)域的知識。而目前在檔案管理中學科交叉融合不充分、“理-工”學科專業(yè)知識及人員不完備已成為檔案管理智能化的“斷點”。因此，檔案管理智能化是多領(lǐng)域?qū)W科交叉融合的體現(xiàn)，有必要從多學科交叉融合的視角出發(fā)，深入探討檔案管理中設(shè)計的多學科交叉人員結(jié)構(gòu)及知識體系構(gòu)建問題，為智能化平臺的建設(shè)與實施推廣提供基本前提與人員、智力保障。

2 智能化時代下檔案管理新模式與建設(shè)方案

2.1 智能化時代下檔案管理思維的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理由于管理人員不重視、監(jiān)管制度不到位等多種因素，導致在檔案采集、查詢、傳輸及利用過程中效率低，有效信息的挖掘和利用程度差。隨著智能化時代的來臨，面對檔案信息載體的多元化、范疇的廣泛化及形式的多樣化，對傳統(tǒng)檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變已然迫在眉睫，有必要從思維轉(zhuǎn)變這一根源出發(fā)，通過設(shè)立考核制度、開設(shè)業(yè)務(wù)培訓、組織學習交流等多種方式，首先引起管理團隊及檔案員對檔案管理智能化工作的認可與重視，進而開拓新視野、汲取新知識，改變單純的以保存、檢索等為主要的檔案信息管理及服務(wù)理念，將網(wǎng)絡(luò)化、智能化的檔案管理作為未來檔案管理與服務(wù)的優(yōu)選方式。

2.2 智能化時代下檔案管理人員隊伍建設(shè)

檔案管理智能化建設(shè)中，人員隊伍是主要的實施推動力，檔案管理管理者及檔案員的知識體系與業(yè)務(wù)能力是核心。鑒于智能化時代下檔案管理存在的多領(lǐng)域?qū)I(yè)人員及知識交叉融合不充分、人員隊伍建設(shè)不全面的問題，建議采用融合“檔案管理學→數(shù)據(jù)科學→自動化與計算機技術(shù)”多個專業(yè)交叉融合建設(shè)模式，打破專業(yè)限制，發(fā)展完善檔案管理工作的隊伍建設(shè)，組建入口多元化的“文-理-工”跨領(lǐng)域檔案管理人員隊伍，引進一批具有專業(yè)知識與技能的檔案管理智能化高素質(zhì)人才，如計算機科學、軟件工程、自動化、數(shù)學等專業(yè)，破除專業(yè)壁壘。同時，提升人才團隊建設(shè)的專業(yè)知識，及時了解發(fā)展動態(tài)與熱點前沿，完善知識體系，為檔案管理智能化的實施與推動提供基本前提。

2.3 檔案管理智能化平臺構(gòu)建

面對檔案管理智能化的迫切需求，圍繞檔案信息“生成→存儲→傳輸→應(yīng)用”的各個環(huán)節(jié)，建立基于大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的檔案管理智能化平臺，在檔案信息生成與采集環(huán)節(jié)，形成“主管部門檔案錄入-個人自主信息填報-實時數(shù)據(jù)自動更新”的檔案信息建立方式，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案數(shù)據(jù)清洗，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)去噪、以及異構(gòu)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一表達，構(gòu)建檔案信息大數(shù)據(jù)資源存儲庫。進而，依托物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建不同地域、不同單位、不同部門的檔案信息共享網(wǎng)絡(luò)平臺，打破檔案管理工作中存在的時間及空間壁壘，實現(xiàn)相關(guān)單位、個人及管理部門對檔案信息共享與透明互訪。

在形成基于人工智能技術(shù)的智能管理與可視化交互的基礎(chǔ)上，依托人工智能算法在自然語言處理、模式識別及數(shù)據(jù)挖掘的性能優(yōu)勢，對檔案信息進行智能分類、歸納、檢索及推送，通過循環(huán)神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)等深度學習算法，提取檔案文本特征及文本屬性，挖掘不同類型數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實現(xiàn)文本檔案的智能分類與管理。同時，通過卷積神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、圖神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)等圖像、視頻識別技術(shù)，對檔案中的圖像及多媒體數(shù)據(jù)進行智能識別、語義分割、實例分割，進而將抽象的檔案信息知識轉(zhuǎn)換為直觀的可視化圖形，實現(xiàn)管理人員的可視化交互。

3 結(jié)語

綜上所述，在具有大數(shù)據(jù)特征的檔案數(shù)據(jù)管理智能化平臺建設(shè)過程中，應(yīng)首先轉(zhuǎn)變思維方式，進而建設(shè)融合“文-理-工”多個領(lǐng)域多個專業(yè)的人才隊伍，應(yīng)用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)技人工智能等技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的智能化。檔案管理智能化建設(shè)能夠打破傳統(tǒng)檔案管理時間及空間的限制，提高檔案管理效率與智能化水平，以適應(yīng)時代發(fā)展的需求。

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作者簡介

王金蘭（1973-），女，漢族，山西大同人，專科，檔案助理館員，研究方向：檔案管理。