供電企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)分析

蘇妙君

摘 要：供電系統(tǒng)是我國(guó)的基礎(chǔ)系統(tǒng)，承擔(dān)著維持經(jīng)濟(jì)平穩(wěn)發(fā)展的重要職責(zé)，供電企業(yè)較之一般企業(yè)具有更大的檔案工作量，建設(shè)信息化的檔案管理模式，有助于提升檔案處理效率。本文分析了供電企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的優(yōu)勢(shì)，介紹了當(dāng)前階段檔案管理信息化建設(shè)面臨的困境，并據(jù)此提出了相關(guān)建設(shè)建議。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；檔案管理；信息化建設(shè)

近年來(lái)，社會(huì)的發(fā)展節(jié)奏逐漸加快，隨著而來(lái)的是各個(gè)企業(yè)中大幅增加的檔案處理工作量，建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)是促進(jìn)各個(gè)企業(yè)良好運(yùn)營(yíng)的有效措施，供電企業(yè)尤是如此。

1 對(duì)供電企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理優(yōu)勢(shì)

供電企業(yè)建設(shè)信息化檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)是通過(guò)與傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行對(duì)比體現(xiàn)出來(lái)的，以下對(duì)信息化檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行介紹：第一，在供電企業(yè)的傳統(tǒng)管理模式中，企業(yè)員工讀取檔案大多需要到檔案室調(diào)取檔案，這種方式不僅耗時(shí)較長(zhǎng)，還容易造成紙質(zhì)檔案的損毀，而在信息化的檔案管理模式中，企業(yè)員工能在計(jì)算機(jī)終端讀取電子檔案，體現(xiàn)了檔案信息化管理的便捷性、耗時(shí)短和損毀率低的優(yōu)勢(shì)；第二，供電企業(yè)的檔案量較大，檔案管理人員的工作難度高，直接導(dǎo)致了檔案管理部門(mén)人力耗費(fèi)巨大的現(xiàn)象，而在信息化的檔案管理模式中，人力被大大解放，充分展現(xiàn)了信息化管理的人力節(jié)約優(yōu)勢(shì)[1]。

2 當(dāng)前階段供電企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)面臨的困境

2.1 傳統(tǒng)檔案管理模式與信息化檔案管理模式的銜接

當(dāng)前階段供電企業(yè)的管理人員將優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)作為了提升工作效率的有效路徑，紛紛開(kāi)始了檔案管理的信息化建設(shè)。部分企業(yè)在建設(shè)信息化檔案管理模式的過(guò)程中遇到了傳統(tǒng)檔案管理模式與信息化檔案管理模式的銜接困境，不僅抑制了信息化檔案管理模式優(yōu)勢(shì)的正常發(fā)揮，還對(duì)供電企業(yè)的管理形成了雪上加霜的效果。

2.2 供電企業(yè)信息化檔案管理人員技術(shù)不足

供電企業(yè)在人才技術(shù)不足上，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是先進(jìn)的檔案管理人才的引進(jìn)力度較低，導(dǎo)致了供電企業(yè)檔案信息化管理的建設(shè)中缺乏技術(shù)領(lǐng)軍人物，建設(shè)過(guò)程的動(dòng)力不足。二是供電企業(yè)檔案管理的原有員工的信息管理水平不足，呈現(xiàn)出了“三個(gè)臭皮匠難抵一個(gè)諸葛亮”的人員現(xiàn)狀。

2.3 供電企業(yè)信息化檔案管理執(zhí)行力低

供電企業(yè)建設(shè)信息化的檔案管理模式是科技發(fā)展的必然結(jié)果，但是現(xiàn)今階段中供電企業(yè)在建設(shè)信息化檔案管理模式中存在急于求成的不良思想狀態(tài)，在這種思想狀態(tài)的錯(cuò)誤引導(dǎo)下，供電企業(yè)在未詳細(xì)分析本企業(yè)的檔案狀況的情況下就盲目的引進(jìn)了信息化檔案管理理念，將不符合實(shí)際情況的管理模塊投入到信息化建設(shè)中，最終造成了供電企業(yè)遭遇信息化檔案管理執(zhí)行力低困境的結(jié)果[2]。

2.4 供電企業(yè)信息化檔案管理系統(tǒng)不完善

供電企業(yè)信息化檔案建設(shè)存在管理系統(tǒng)不完善的困境，這一困境是由供電企業(yè)在建設(shè)了較為完善的信息化檔案管理模式的基礎(chǔ)上，并未與企業(yè)其他職能部門(mén)的組建溝通渠道導(dǎo)致的。這一困境也是當(dāng)前較多供電企業(yè)正在面臨的建設(shè)困境，降低了信息化檔案管理模式應(yīng)用的有效性。

3 推動(dòng)供電企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 制定傳統(tǒng)與信息化檔案管理的銜接的方案

當(dāng)前階段中，供電企業(yè)面臨著巨大的檔案處理壓力，為緩解這種工作壓力，提升工作效率，供電企業(yè)將檔案工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到了信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)上。以下對(duì)制定傳統(tǒng)與信息化檔案管理的銜接方案提出相關(guān)建議：首先，工作管理人員應(yīng)統(tǒng)籌全局，明確信息化建設(shè)工作的著手點(diǎn)；接著，檔案建設(shè)人員應(yīng)該安排相關(guān)檔案管理人員做好傳統(tǒng)檔案的掃描和錄入工作，在進(jìn)行該項(xiàng)工作時(shí)，要求檔案處理人員按照檔案標(biāo)號(hào)仔細(xì)核對(duì)檔案的完整性，將缺失和損毀程度較大的檔案進(jìn)行記錄，并通過(guò)合理渠道對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)錄；第三，檔案建設(shè)人員應(yīng)在信息化檔案化建設(shè)期間制定檔案管理預(yù)案，處理建設(shè)期間的供電企業(yè)檔案，避免造成檔案遺失。

3.2 進(jìn)行人才管理

俗話說(shuō)“事在人為”，說(shuō)明了事件是以人的意識(shí)為主導(dǎo)發(fā)生的，在供電企業(yè)的信息化檔案管理中，人才的匱乏令檔案的信息化建設(shè)陷入了困境。針對(duì)這一困境供電企業(yè)應(yīng)該對(duì)檔案人才進(jìn)行有效管理，以下從兩個(gè)方面對(duì)人才管理進(jìn)行介紹：第一，引進(jìn)先進(jìn)的信息化檔案管理人才為供電企業(yè)信息化檔案管理的建設(shè)提供動(dòng)力。先進(jìn)人才的引進(jìn)可以從供電企業(yè)信息化檔案管理的建設(shè)需求入手，確定先進(jìn)人才的引進(jìn)數(shù)量，接著通過(guò)各個(gè)高校的招聘會(huì)或互聯(lián)網(wǎng)人才平臺(tái)等渠道引進(jìn)合適的人才；第二，對(duì)供電企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，提升其技術(shù)水平，為供電企業(yè)信息化檔案管理模式的順利運(yùn)營(yíng)奠定基礎(chǔ)；第三，由信息化檔案管理建設(shè)的負(fù)責(zé)人和供電企業(yè)的人力資源部門(mén)聯(lián)合對(duì)引進(jìn)的信息化檔案建設(shè)人才和企業(yè)原有的檔案管理人員進(jìn)行管理，幫助引進(jìn)人才快速融入信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)中，以構(gòu)建團(tuán)結(jié)互助的工作局面，提升建設(shè)效率。

3.3 優(yōu)化供電企業(yè)檔案管理模塊

在全國(guó)用電需求大幅提升的狀態(tài)下，供電企業(yè)亟待提升工作效率，傳統(tǒng)的檔案管理方式極大的抑制了供電企業(yè)的發(fā)展，優(yōu)化供電企業(yè)信息化的檔案管理模塊已經(jīng)迫在眉睫。以下提出相關(guān)優(yōu)化供電企業(yè)檔案管理模塊的工作思路：第一，轉(zhuǎn)變信息化檔案管理建設(shè)負(fù)責(zé)人的思想觀念，信息化檔案管理在供電企業(yè)中的建設(shè)是以提升供電企業(yè)的檔案處理效率、解放勞動(dòng)力為主要目的建設(shè)，“急于求成”的思想狀態(tài)只能讓建設(shè)工作脫離實(shí)際，相關(guān)建設(shè)人員應(yīng)從供電企業(yè)的檔案情況出發(fā)，反思建設(shè)工作的缺陷，及時(shí)修正偏離實(shí)際情況的思想態(tài)度；第二，積極進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研工作，從相關(guān)企業(yè)的信息化檔案建設(shè)中吸取成功經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合供電企業(yè)的自身情況對(duì)信息化檔案管理模式進(jìn)行合理調(diào)整，促進(jìn)供電企業(yè)發(fā)展[3]。

3.4 完善供電企業(yè)檔案管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)繁雜，檔案處理效率低，信息化檔案管理模式簡(jiǎn)化了處理程序，體現(xiàn)了信息化的效率優(yōu)勢(shì)，然而現(xiàn)今階段中各個(gè)供電企業(yè)中建設(shè)的信息化檔案管理系統(tǒng)仍然存在一定的不完善。本小節(jié)中通過(guò)以下幾點(diǎn)提出完善供電企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)建議：第一，信息化檔案建設(shè)管理人員應(yīng)完善檔案管理規(guī)定，規(guī)范信息化檔案管理人員的行為，培養(yǎng)檔案管理人員耐心負(fù)責(zé)的職業(yè)精神，為供電企業(yè)日常工作提供基礎(chǔ)服務(wù)；第二，相關(guān)信息化檔案建設(shè)人員應(yīng)該在信息化檔案管理平臺(tái)中突出“信息化”優(yōu)勢(shì)，通過(guò)計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)建立檔案管理部門(mén)與供電企業(yè)其他部門(mén)的聯(lián)系，織就檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)，打破信息化檔案管理的“孤島”禁錮；第三，在建設(shè)供電企業(yè)信息化檔案管理模式期間，相關(guān)建設(shè)人員應(yīng)該編制信息化檔案處理工作的相關(guān)流程，并將細(xì)化的工作流程下發(fā)至供電企業(yè)的其他部門(mén)，提升供電企業(yè)信息化檔案管理的整體性。

4 結(jié)論

綜上所述，隨著互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)與技術(shù)的發(fā)展，電子信息技術(shù)的應(yīng)用范圍逐漸擴(kuò)大，為社會(huì)中各行各業(yè)的發(fā)展提供了便利，也為供電企業(yè)信息化檔案管理建設(shè)提供了可行性。信息化檔案管理模式的建設(shè)有助于提升供電企業(yè)的工作效率，促進(jìn)了供電企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展，也在一定程度上為供電工作貢獻(xiàn)了力量。

參考文獻(xiàn)

[1]許敏玲.新時(shí)期供電企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)方案探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（14）：69+47.

[2]蔣幼林.數(shù)字時(shí)代背景之下供電企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注意到的問(wèn)題[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2017（08）：285.

[3]張靜怡.信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革研究[D].云南大學(xué)，2013.