提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和策略

宋瑩瑩

摘 要：在事業(yè)單位建設(shè)和發(fā)展過程中，檔案管理信息化建設(shè)正在全面展開。但是，在進(jìn)行檔案信息管理時，很難避免一系列問題，這必將影響檔案管理工作證順利開展。這種情況的影響下，檔案管理水平需要進(jìn)一步提高，因為檔案中信息技術(shù)的發(fā)展已成為當(dāng)前工作中業(yè)務(wù)單位的一項關(guān)鍵任務(wù)。本文以此為出發(fā)點，討論檔案信息化建設(shè)的要點。希望在事業(yè)單位的未來工作中，檔案信息管理的工作效率將得到進(jìn)一步提高。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；方法與策略

隨著時代的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入了信息時代。在信息化發(fā)展過程中，檔案管理也受到影響，可以說檔案管理與人們的生活息息相關(guān)，提升檔案管理的效率可以有效地促進(jìn)檔案管理水平的提高。因此，本文重點研究如何在信息化時代的發(fā)展中實施信息化檔案管理，以促進(jìn)檔案管理朝著現(xiàn)代化、高效、經(jīng)濟、環(huán)保的方向發(fā)展。

近年來，公共機構(gòu)管理的現(xiàn)代化水平不斷提高。在整個單位部門的管理中，文件管理也是一個非常重要的部分。但是，目前公共事業(yè)管理的現(xiàn)狀并不樂觀，特別是設(shè)施落后，人們的觀念沒有及時調(diào)整。這些問題的存在對機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的管理發(fā)展非常不利。利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理無疑可以大大提高其工作效率，現(xiàn)在已成為檔案管理的主流趨勢。

1 信息化檔案管理優(yōu)勢分析

1.1 優(yōu)化管理環(huán)境

過去，檔案大多以紙質(zhì)形式存在，受自身條件的限制，紙質(zhì)檔案難以長期保存，容易受到外部環(huán)境的影響。因此，在檔案管理工作中，檔案存儲已成為檔案管理的主要內(nèi)容。一方面，既要考慮外部環(huán)境，又要確保檔案的完整性。信息技術(shù)應(yīng)用后，檔案的形式由紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變。電子文件不易損壞，具有很高的安全性。同時，也可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)文件資源的共享。

1.2 檔案管理更加方便

在傳統(tǒng)的文件管理系統(tǒng)下，過程非常復(fù)雜。無論是文件的排序還是存儲，都需要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)。需要查詢和保存文件都需要層層阻礙。在信息時代，這個問題已經(jīng)得到很好的解決。借助信息技術(shù)，檔案查詢訪問非常方便，工作效率大大提高。這也將方便了對檔案的組織和管理，提高整體工作效率。

1.3 保障事業(yè)單位信息化建設(shè)的效率

一方面，檔案管理的信息化建設(shè)對事業(yè)單位檔案管理十分有益，在這一過程中，還需要普及計算機硬件，應(yīng)用計算機技術(shù)，提高事業(yè)單位整體的信息化水平。實施機構(gòu)檔案管理，也有助于提高檔案資源的安全性，為相關(guān)管理和決策提供必要的幫助。此外，采用信息技術(shù)對管理文件進(jìn)行管理，大大提高了文件的準(zhǔn)確性和完整性，從長遠(yuǎn)的角度看，事業(yè)單位的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。

2 公共機構(gòu)信息檔案管理建設(shè)的要點

首先，在檔案信息化管理建設(shè)過程中，需要進(jìn)一步提高事業(yè)單位工作人員的能力。這是管理建設(shè)的關(guān)鍵。傳統(tǒng)的檔案管理建設(shè)已不能適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的要求，檔案管理方式應(yīng)朝著信息化的方向發(fā)展。但目前很多機構(gòu)的工作人員對信息管理系統(tǒng)的具體運行情況了解不多，相關(guān)知識儲備也不完善。因此，在一定程度上造成了信息文件管理的滯后。因此，提高公職人員的辦公能力也是不可或缺的部分：組織系統(tǒng)培訓(xùn)，組織與信息化建設(shè)有關(guān)的活動，將晉升與辦公能力聯(lián)系起來，鼓勵公職人員跟上時代的步伐，并確立時刻保持學(xué)習(xí)的觀念。實現(xiàn)人力資源與信息硬件設(shè)施的一致性；從系統(tǒng)中確定檔案管理信息平臺的服務(wù)作用、網(wǎng)站人性化設(shè)計、資源的完整性，讓工作人員檔案管理制度不斷完善，努力為服務(wù)群體提供簡單、直觀、有效的檔案資料。

其次，在檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)進(jìn)一步提高工作的效率。減少工作中人力、財力的使用，簡化辦公流程，縮短辦公時間，使服務(wù)不再局限于信息獲取方式，使更多的需要檔案信息的人隨時隨地準(zhǔn)確地獲取所需信息，是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的兩個主要目標(biāo)。然而，在使用過程中，人們逐漸發(fā)現(xiàn)，經(jīng)過多方面努力精心構(gòu)建的檔案信息管理平臺，并沒有達(dá)到預(yù)期的效果，有效利用率很低。眾所周知，檔案管理的信息化建設(shè)不是要進(jìn)行檢查或形象工程，而是要使所服務(wù)的團隊更容易獲得所需的信息。因此，各單位必須建立一個有效的推廣平臺。宣傳普及服務(wù)對象，讓服務(wù)對象了解檔案信息化的優(yōu)勢和使用方法，提高網(wǎng)站的有效利用率。我們也可以借鑒其他單位優(yōu)秀檔案管理信息系統(tǒng)的成功經(jīng)驗，結(jié)合單位實際情況，建立特色信息平臺，提高平臺利用率。

第三，加強檔案管理信息化建設(shè)中的日常維護與更新。目前，許多事業(yè)單位雖然順應(yīng)時代潮流，建立了較為完善的信息管理系統(tǒng)，但由于部分單位內(nèi)部缺乏足夠的計算機技術(shù)知識，網(wǎng)站無法及時更新。無法向客戶提供最新信息或網(wǎng)站問題，無法及時解決。這些主要體現(xiàn)在新文件的輸入更新、網(wǎng)站模塊設(shè)置的更新上。這些問題要求單位對技術(shù)人員進(jìn)行人才培養(yǎng)，同時處理好前臺與后臺的工作一致性，形成一套有序高效的解決方案。服務(wù)器網(wǎng)站的日常維護和后臺技術(shù)人員輸入數(shù)據(jù)的更新，以及前臺管理人員在信息化網(wǎng)站的良好基礎(chǔ)上正確的服務(wù)理念和友好的服務(wù)態(tài)度，是實現(xiàn)檔案管理高度信息化的關(guān)鍵，也是最有效的方法之一。單位要從制度制定和行為規(guī)范兩個方面確定公職人員的分工和管理，使他們了解各自的工作目的和相互之間的工作關(guān)系。每隔幾周，組織技術(shù)人員相互溝通，反映工作中遇到的問題，提出共同的解決方案，確保文件輸入和更新的同步，提高信息管理平臺的更新速度。讓客戶享受更好的服務(wù)。

3 結(jié)語

總之，目前，中國的公共機構(gòu)正朝著文件管理過程中的信息化方向前進(jìn)。因此，本文重點介紹了信息管理的要點和存在的不足之處。在不斷解決問題的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提高檔案管理效率，盡快實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。并要高度重視檔案管理工作問題，不斷提高和完善檔案管理工作水平，增強檔案信息安全管理工作，將信息化應(yīng)用到檔案管理工作中，從而確保檔案管理工作的效率與質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理信息化的快速發(fā)展。

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