信息化檔案管理業(yè)務流程初探

陳菲

摘 要：隨著近些年步入信息化時代，各行各業(yè)在進行管理和運營過程中都逐漸提高了其信息化程度。檔案管理作為一種對信息管理精細化程度要求較高的工作，隨著而近些年來各種信息化管理技術的使用，其工作效率得到了有效提高，同時對各種檔案的管理效果也有極大的進步。本文將就信息化檔案管理業(yè)務的相關流程進行研究。

關鍵詞：信息化；檔案管理；業(yè)務流程；分析研究

互聯(lián)網(wǎng)技術的使用為檔案管理帶來了技術上的變革，采用信息化技術對檔案進行管理已經(jīng)成為當前社會發(fā)展的大勢所趨。同時社會的發(fā)展使得傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理效果和管理效率方面已經(jīng)無法滿足當前的發(fā)展要求。通過利用信息化檔案管理手段可以有效的實現(xiàn)對這一問題的解決。本文將就此進行分析。

1 信息化檔案管理業(yè)務流程分析

1.1 獲取全面的檔案信息

從當前檔案數(shù)據(jù)的情況進行分析可以獲得高校檔案中所包含的各項數(shù)據(jù)信息都有哪些。同時，要對相關信息的保管部門和報關人員進行確定。其次，要對當前各種檔案數(shù)據(jù)的保存狀態(tài)和使用情況進行了解，對于一些已經(jīng)缺失的檔案信息要進行追尋。這些檔案基礎信息是進行大數(shù)據(jù)處理的基礎，同時也是制定信息化檔案管理業(yè)務的參考依據(jù)。通過這些檔案信息可以有效的實現(xiàn)對后期信息化檔案管理使用效果的支撐。

1.2 積極填補當前檔案的各項空白信息

在以往進行檔案管理過程中，往往由于各種原因使得一些檔案信息在使用過程中丟失，這就使得出現(xiàn)檔案空白和信息數(shù)據(jù)確實。因此在對檔案進行信息化管理之前首先要對檔案進行整理。通過解決傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的不同類型檔案混雜的問題，實現(xiàn)對各種檔案的分類管理，為其信息采集創(chuàng)造基礎。此外，對檔案信息數(shù)據(jù)的有效分析，首先要對各種類型的檔案數(shù)據(jù)之間的關系進行深入了解。因此，在盡心高校檔案管理過程中必須嚴格按照全面采集的原則對各項檔案信息數(shù)據(jù)進行采集，同時制定各種有效的管理制度，采用科學合理的檔案管理方法。

2 檔案信息的存儲

現(xiàn)階段在各大高校中對檔案信息的存儲主要采用分散存儲的方式進行。其原理就是各大高校內(nèi)部的檔案管理職能部門將本單位的所有的檔案信息在信息終端設備進行存儲。傳統(tǒng)的方式采用常見的網(wǎng)絡存儲系統(tǒng)一般采用單獨的服務器實現(xiàn)對各種檔案信息的有效存儲。但是這種方法的安全性較低，不夠可靠。同時對著近些年來檔案信息的不斷則更多，原有的存儲服務器已經(jīng)無法滿足當前的存儲需求。分散存儲的方式由于同時利用到多臺存儲服務器，因此在安全性方面有了很大的提高。同時在使用時更加便捷。當前大干信息數(shù)據(jù)存儲流程如下：首先要依據(jù)不同檔案的數(shù)據(jù)種類和特點來對存儲方式進行確定。在獲取到檔案信息之后，首先要將檔案的信息數(shù)據(jù)進行種類劃分，一般分為三種類型，一種為結構化類型、一種為半結構化類型，最后是非結構化類型。然后依據(jù)這三種數(shù)據(jù)類型對分散式文件管理系統(tǒng)、分散式數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)以及分散式數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。最終實現(xiàn)對相關數(shù)據(jù)的有效管理。其次，要在各大高校內(nèi)部建立起數(shù)據(jù)存儲平臺。通過對高校內(nèi)部檔案信息數(shù)據(jù)進行研究選擇成本較低、存儲量較大，對數(shù)據(jù)分析較為精確的系統(tǒng)進行信息管理。

3 對檔案數(shù)據(jù)信息的處理分析

所謂的檔案數(shù)據(jù)信息的處理，需要不同部門將搜集到的不同數(shù)據(jù)信息通過算法計算獲得其中的隱藏信息?，F(xiàn)階段進行數(shù)據(jù)信息處理一般通過計算機科學進行。通過計算機對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，實現(xiàn)對各項數(shù)據(jù)的分析處理。

3.1 檔案數(shù)據(jù)處理的原理介紹

作為一種通過對大數(shù)據(jù)的有效運用實現(xiàn)對不同數(shù)據(jù)之間關聯(lián)性有效分析的計算機算法模式，這種方式可以實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的動態(tài)和靜態(tài)評估，從而獲得各種所需的數(shù)據(jù)信息，為當前高校一些決策的制定提供依據(jù)。

3.2 檔案處理流程介紹

現(xiàn)階段，在我國各大高校中對于檔案數(shù)據(jù)分析處理一般遵循的傳統(tǒng)流程為：發(fā)現(xiàn)存在的問題，對問題的相關數(shù)據(jù)及進行分析，查找原因，最終提供相應的解決方法。但是這種工作流程由于較為被動，總是在問題發(fā)生之后才開展工作。這種方式使得工作效率受到影響。而信息化技術對檔案數(shù)據(jù)進行分析主要通過對問題的預測方面實現(xiàn)在問題發(fā)生之前采取措施。這種流程是通過分析數(shù)據(jù)信息，尋找關聯(lián)，獲得預測結果這一流程實現(xiàn)對問題的解決。

4 實現(xiàn)對檔案信息的可視化查看

現(xiàn)階段在進行數(shù)據(jù)管理過程中，通過使用VisualDB可以有效的實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫的可視化錄入、更新和發(fā)布。同時這一系統(tǒng)還可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的安全控制。

4.1 系統(tǒng)原理介紹

數(shù)據(jù)可視化主要是通過采用圖表等可視化手段實現(xiàn)的。銅鼓這些方法可以更加清洗有效的對各種數(shù)據(jù)信息進行傳達和發(fā)布。隨著近些年來數(shù)據(jù)庫中涉及到的學科數(shù)量和類型數(shù)量不斷增加，通過采用可視化數(shù)據(jù)管理的手段可以有效的解決這一問題。同時在對各項信息進行使用時更加方便。

4.2 實現(xiàn)檔案信息可視化的方式介紹

現(xiàn)階段能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息可視化的方法一般有以下三種：首先是通過采用圖形技術將一些分析結果進行直觀的表示。其次是通過智能技術實現(xiàn)人機互動，達到對相關檔案信息分析調(diào)整的目的。最后通過進行技術統(tǒng)合，實現(xiàn)檔案信息在平臺上的顯示。

5 總結

本文通過對信息化檔案管理業(yè)務流程進行研究可以發(fā)現(xiàn)，隨著近些年來各種信息技術的使用，對檔案數(shù)據(jù)的信息化管理同樣可以在采用各種信息技術的基礎上實現(xiàn)對各種檔案信息的有效處理。這種方式可以有效的提高檔案信息的管理效果和管理效率，為高校相關政策的制定打下堅實的基礎。

參考文獻

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