信息化檔案管理業(yè)務(wù)流程初探

陳菲

摘 要：隨著近些年步入信息化時代，各行各業(yè)在進(jìn)行管理和運營過程中都逐漸提高了其信息化程度。檔案管理作為一種對信息管理精細(xì)化程度要求較高的工作，隨著而近些年來各種信息化管理技術(shù)的使用，其工作效率得到了有效提高，同時對各種檔案的管理效果也有極大的進(jìn)步。本文將就信息化檔案管理業(yè)務(wù)的相關(guān)流程進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；業(yè)務(wù)流程；分析研究

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用為檔案管理帶來了技術(shù)上的變革，采用信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行管理已經(jīng)成為當(dāng)前社會發(fā)展的大勢所趨。同時社會的發(fā)展使得傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理效果和管理效率方面已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的發(fā)展要求。通過利用信息化檔案管理手段可以有效的實現(xiàn)對這一問題的解決。本文將就此進(jìn)行分析。

1 信息化檔案管理業(yè)務(wù)流程分析

1.1 獲取全面的檔案信息

從當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)的情況進(jìn)行分析可以獲得高校檔案中所包含的各項數(shù)據(jù)信息都有哪些。同時，要對相關(guān)信息的保管部門和報關(guān)人員進(jìn)行確定。其次，要對當(dāng)前各種檔案數(shù)據(jù)的保存狀態(tài)和使用情況進(jìn)行了解，對于一些已經(jīng)缺失的檔案信息要進(jìn)行追尋。這些檔案基礎(chǔ)信息是進(jìn)行大數(shù)據(jù)處理的基礎(chǔ)，同時也是制定信息化檔案管理業(yè)務(wù)的參考依據(jù)。通過這些檔案信息可以有效的實現(xiàn)對后期信息化檔案管理使用效果的支撐。

1.2 積極填補當(dāng)前檔案的各項空白信息

在以往進(jìn)行檔案管理過程中，往往由于各種原因使得一些檔案信息在使用過程中丟失，這就使得出現(xiàn)檔案空白和信息數(shù)據(jù)確實。因此在對檔案進(jìn)行信息化管理之前首先要對檔案進(jìn)行整理。通過解決傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的不同類型檔案混雜的問題，實現(xiàn)對各種檔案的分類管理，為其信息采集創(chuàng)造基礎(chǔ)。此外，對檔案信息數(shù)據(jù)的有效分析，首先要對各種類型的檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)系進(jìn)行深入了解。因此，在盡心高校檔案管理過程中必須嚴(yán)格按照全面采集的原則對各項檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，同時制定各種有效的管理制度，采用科學(xué)合理的檔案管理方法。

2 檔案信息的存儲

現(xiàn)階段在各大高校中對檔案信息的存儲主要采用分散存儲的方式進(jìn)行。其原理就是各大高校內(nèi)部的檔案管理職能部門將本單位的所有的檔案信息在信息終端設(shè)備進(jìn)行存儲。傳統(tǒng)的方式采用常見的網(wǎng)絡(luò)存儲系統(tǒng)一般采用單獨的服務(wù)器實現(xiàn)對各種檔案信息的有效存儲。但是這種方法的安全性較低，不夠可靠。同時對著近些年來檔案信息的不斷則更多，原有的存儲服務(wù)器已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的存儲需求。分散存儲的方式由于同時利用到多臺存儲服務(wù)器，因此在安全性方面有了很大的提高。同時在使用時更加便捷。當(dāng)前大干信息數(shù)據(jù)存儲流程如下：首先要依據(jù)不同檔案的數(shù)據(jù)種類和特點來對存儲方式進(jìn)行確定。在獲取到檔案信息之后，首先要將檔案的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行種類劃分，一般分為三種類型，一種為結(jié)構(gòu)化類型、一種為半結(jié)構(gòu)化類型，最后是非結(jié)構(gòu)化類型。然后依據(jù)這三種數(shù)據(jù)類型對分散式文件管理系統(tǒng)、分散式數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)以及分散式數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。最終實現(xiàn)對相關(guān)數(shù)據(jù)的有效管理。其次，要在各大高校內(nèi)部建立起數(shù)據(jù)存儲平臺。通過對高校內(nèi)部檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行研究選擇成本較低、存儲量較大，對數(shù)據(jù)分析較為精確的系統(tǒng)進(jìn)行信息管理。

3 對檔案數(shù)據(jù)信息的處理分析

所謂的檔案數(shù)據(jù)信息的處理，需要不同部門將搜集到的不同數(shù)據(jù)信息通過算法計算獲得其中的隱藏信息?，F(xiàn)階段進(jìn)行數(shù)據(jù)信息處理一般通過計算機(jī)科學(xué)進(jìn)行。通過計算機(jī)對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，實現(xiàn)對各項數(shù)據(jù)的分析處理。

3.1 檔案數(shù)據(jù)處理的原理介紹

作為一種通過對大數(shù)據(jù)的有效運用實現(xiàn)對不同數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)性有效分析的計算機(jī)算法模式，這種方式可以實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的動態(tài)和靜態(tài)評估，從而獲得各種所需的數(shù)據(jù)信息，為當(dāng)前高校一些決策的制定提供依據(jù)。

3.2 檔案處理流程介紹

現(xiàn)階段，在我國各大高校中對于檔案數(shù)據(jù)分析處理一般遵循的傳統(tǒng)流程為：發(fā)現(xiàn)存在的問題，對問題的相關(guān)數(shù)據(jù)及進(jìn)行分析，查找原因，最終提供相應(yīng)的解決方法。但是這種工作流程由于較為被動，總是在問題發(fā)生之后才開展工作。這種方式使得工作效率受到影響。而信息化技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析主要通過對問題的預(yù)測方面實現(xiàn)在問題發(fā)生之前采取措施。這種流程是通過分析數(shù)據(jù)信息，尋找關(guān)聯(lián)，獲得預(yù)測結(jié)果這一流程實現(xiàn)對問題的解決。

4 實現(xiàn)對檔案信息的可視化查看

現(xiàn)階段在進(jìn)行數(shù)據(jù)管理過程中，通過使用VisualDB可以有效的實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫的可視化錄入、更新和發(fā)布。同時這一系統(tǒng)還可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的安全控制。

4.1 系統(tǒng)原理介紹

數(shù)據(jù)可視化主要是通過采用圖表等可視化手段實現(xiàn)的。銅鼓這些方法可以更加清洗有效的對各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行傳達(dá)和發(fā)布。隨著近些年來數(shù)據(jù)庫中涉及到的學(xué)科數(shù)量和類型數(shù)量不斷增加，通過采用可視化數(shù)據(jù)管理的手段可以有效的解決這一問題。同時在對各項信息進(jìn)行使用時更加方便。

4.2 實現(xiàn)檔案信息可視化的方式介紹

現(xiàn)階段能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息可視化的方法一般有以下三種：首先是通過采用圖形技術(shù)將一些分析結(jié)果進(jìn)行直觀的表示。其次是通過智能技術(shù)實現(xiàn)人機(jī)互動，達(dá)到對相關(guān)檔案信息分析調(diào)整的目的。最后通過進(jìn)行技術(shù)統(tǒng)合，實現(xiàn)檔案信息在平臺上的顯示。

5 總結(jié)

本文通過對信息化檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行研究可以發(fā)現(xiàn)，隨著近些年來各種信息技術(shù)的使用，對檔案數(shù)據(jù)的信息化管理同樣可以在采用各種信息技術(shù)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)對各種檔案信息的有效處理。這種方式可以有效的提高檔案信息的管理效果和管理效率，為高校相關(guān)政策的制定打下堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1][英]維克托·邁爾-舍恩伯格，肯尼思·庫克耶.大數(shù)據(jù)時代：生活、工作與思維的大變革[M].盛陽燕，周濤譯.杭州：浙江人民出版社，2013.

[2]夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案，2010（3）.