機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作研究

閆慧

摘 要：當(dāng)今我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在整個發(fā)展當(dāng)中起到了極為重要的促進(jìn)作用。機(jī)關(guān)事業(yè)單位屬于我國非營利性組織，在其發(fā)展當(dāng)中相應(yīng)的檔案資料管理非常重要，對事業(yè)單位員工及單位正常運(yùn)營發(fā)展起到了極為重要的影響。當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展迅猛，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理向著數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，數(shù)字化檔案管理也隨之成為往后機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作的主要方向。為此，本文針對機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作展開研究，進(jìn)行簡要論述以供參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；數(shù)字化；檔案管理

檔案材料管理工作的開展，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中非常重要，是保障其正常運(yùn)營發(fā)展的重要工作類型。因此必須高度重視機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，這是為機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供切實(shí)有效信息服務(wù)的重要保障。在當(dāng)今時代發(fā)展背景下，數(shù)字化進(jìn)程不斷加速，給多個行業(yè)領(lǐng)域造成巨大的影響和沖擊。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作方面也是如此，數(shù)字化的推進(jìn)，促使檔案管理工作直接突破了以往人工檔案管理模式，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)。因此，檔案管理數(shù)字化成為往后主要面臨的課題。

1 檔案及其數(shù)字化概述

檔案管理工作數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)專門用于通過各種不同類型的信息收集設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案資源的轉(zhuǎn)換。 在執(zhí)行檔案文件數(shù)字化的過程中，通常需要借助于相應(yīng)的掃描裝置進(jìn)行信息收集操作，從而分解文件信息的內(nèi)容元素并直接將相應(yīng)的光信號轉(zhuǎn)換成電信號內(nèi)容，可借助收錄至計(jì)算機(jī)中來最終形成相應(yīng)的圖像信息內(nèi)容。檔案數(shù)字化處理的生成格式一般有兩種方法：一是掃描檔案原件以圖片形式存儲，或者以O(shè)CR字符識別的形式來實(shí)現(xiàn)文本文件轉(zhuǎn)換。二是通過微縮膠片影像的形式實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)變，或者直接進(jìn)行拍攝的形式來達(dá)成等等。整個過程需要重視檔案掃描方式的經(jīng)濟(jì)、便捷特性。檔案材料內(nèi)容的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，可真正實(shí)現(xiàn)有效的管理和存儲，并借助信息數(shù)據(jù)庫來達(dá)成最終檔案內(nèi)容，這樣能夠更加快速的引用和索引。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理優(yōu)勢

1）控制管理成本，實(shí)現(xiàn)辦公自動化。在我國以往機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案收集、歸整、存儲和管理當(dāng)中，通常都是采用粗放型管理模式，具體是在此基礎(chǔ)上增添相應(yīng)的檔案管理人員，并持續(xù)更新相應(yīng)的檔案管理設(shè)施，加大財(cái)政預(yù)算投入等，這樣才能切實(shí)解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中存在的主要問題，最終促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理成本的攀升。而數(shù)字化檔案管理可借助信息技術(shù)轉(zhuǎn)存電腦，形成機(jī)讀的檔案，有效節(jié)省保管費(fèi)用及占地空間。并且在檔案查詢時也方便快捷，有效避免資源浪費(fèi)與消耗。

2）實(shí)現(xiàn)資源共享，提升檔案利用率。數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)現(xiàn)，主要是借助計(jì)算機(jī)錄入、掃描等多項(xiàng)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)，在此基礎(chǔ)上有效歸整重要檔案信息內(nèi)容，促使其盡快獲得有效運(yùn)用。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位運(yùn)行發(fā)展當(dāng)中，檔案材料信息的運(yùn)用非常普遍，像常規(guī)的干部任用、提拔及調(diào)用等都需要獲取更為準(zhǔn)確與詳細(xì)的檔案信息內(nèi)容。檔案數(shù)字化管理工作的開展，能夠據(jù)此提供更為詳實(shí)即時的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供精準(zhǔn)化的服務(wù)。并且，數(shù)字化檔案管理也最終將形成一個大數(shù)據(jù)平臺，通過平臺數(shù)據(jù)共享來提供便捷的信息查詢服務(wù)。這種服務(wù)形式打破空間與時間限制，使得數(shù)字化檔案成為一種無實(shí)體檔案類型。

3）提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)管理水平。數(shù)字化檔案管理主要依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和專業(yè)設(shè)備來實(shí)現(xiàn)，在對相關(guān)設(shè)備的維護(hù)和管理上，對配備人員的專業(yè)素質(zhì)提出較高要求，這樣才能保障數(shù)字化檔案管理的穩(wěn)步運(yùn)行。另外，緊隨時代的不斷進(jìn)步發(fā)展，信息技術(shù)水平持續(xù)攀升，數(shù)字化檔案管理所用軟件也將隨之更新與升級。因此，這就要求相關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)同步更新自身業(yè)務(wù)知識內(nèi)容，充分適應(yīng)全新的工作常態(tài)。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理問題

1）現(xiàn)代辦公設(shè)備配備不足。目前，大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)數(shù)字檔案文件管理工作提供的硬件設(shè)備明顯不足，這使得檔案文件管理的工作不夠規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，甚至一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)檔案管理由此產(chǎn)生了明顯的檔案文件累積。再加上有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)缺乏對應(yīng)的防潮、防盜舉措，因此脫離了現(xiàn)代的檔案管理。主要是目前絕大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的方法和手段嚴(yán)重不足，因此影響到單位內(nèi)檔案管理的完整性和安全性。最主要的是相應(yīng)辦公設(shè)備的匱乏導(dǎo)致事業(yè)單位檔案資源利用率不足，不利于檔案資源有效利用。

2）檔案檢索效率偏低。目前，大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)數(shù)字檔案文件管理的搜索部分仍處于人工搜索狀態(tài)，計(jì)算機(jī)搜索的形式并未完全推廣開來。因此，在一定程度上，它直接影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案信息搜索的速度和準(zhǔn)確性，增加文件用戶的工作量，同時增加文件訪問工作量。另外，手動搜索的方式方法存在明顯的局限性。因此極大的影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理效率水平。如，某些人事信息通常因?yàn)楦鱾€機(jī)關(guān)單位信息保存的差異性，從而很容易給檔案人員帶來諸多麻煩和困擾。

3）檔案人員綜合素質(zhì)水平偏低。機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理實(shí)施，直接對檔案管理人員提出了更高的要求，具體要求其應(yīng)當(dāng)充分了解和掌握信息技術(shù)方面的專業(yè)技能知識，由此來有效運(yùn)用數(shù)字化的檔案管理設(shè)備。然而，當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)人員工作模式還是適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息化的轉(zhuǎn)變，即便是部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位本身具備最先進(jìn)的數(shù)字檔案文件管理設(shè)備，但由于員工的個人技能，很難執(zhí)行數(shù)字文件管理。為此，就要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理人員必須快速建立自己的數(shù)字信息知識內(nèi)容系統(tǒng)，并積極提高其工作效率，由此才能符合機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作發(fā)展的要求。

4 機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理對策

1）當(dāng)代數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建。目前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展不僅直接影響人們的日常工作和生活，而且直接為數(shù)字檔案文件管理提供了極大的便利，這將是未來檔案文件管理的主要趨勢。 因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)的數(shù)字檔案文件管理任務(wù)是一項(xiàng)綜合性管理任務(wù)，其內(nèi)容更加廣泛。為此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要建立高效，便利的數(shù)字化管理系統(tǒng)。 檔案文件管理人員可以單位本身的現(xiàn)實(shí)情況來創(chuàng)建一個現(xiàn)代化的數(shù)字檔案文件管理系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，將加強(qiáng)文件系統(tǒng)存儲和CD備份的過程，嚴(yán)格管理文件信息存儲的安全性和質(zhì)量，這樣才能極大的避免隱患問題的發(fā)生，從而給數(shù)字化檔案管理創(chuàng)設(shè)一個良好的發(fā)展環(huán)境，最終將由此推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的穩(wěn)步進(jìn)行。

2）大力提升數(shù)字化管理效率。具體需要從以下幾個方面來展開：（1）提升人員檔案管理能力，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的搭建，要求必須充分發(fā)揮出其本身應(yīng)用優(yōu)勢，這樣才能切實(shí)提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量與效率水平。這就可借助光纖、磁盤的有效鏈接來提升數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)本身性能，最終增加內(nèi)部存儲量。（2）增強(qiáng)檔案管理可靠性，具體需要依照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)，這就給數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的更新發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。（3）提升檔案管理使用性能，數(shù)字化檔案管理需采用專業(yè)的技術(shù)手段強(qiáng)化系統(tǒng)維護(hù)，這對于維護(hù)系統(tǒng)性能具有顯著優(yōu)勢。系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)本身具備開放性，可保障相關(guān)人員對檔案資源的查閱提取。

3）大力提升檔案人員素質(zhì)水平。檔案管理人員主要工作就是管理和維護(hù)數(shù)字化檔案，是整個過程的執(zhí)行與操作者，因此它們對文件管理任務(wù)質(zhì)量的影響非常明顯。因此，為了提高檔案管理人員的素質(zhì)，機(jī)構(gòu)和組織需要采取各種方法。例如，持續(xù)提高他們的工作技能并定期評估他們對最新設(shè)備知識的學(xué)習(xí)和掌握水平，加強(qiáng)檔案管理員的最新設(shè)備學(xué)習(xí)，做好數(shù)字檔案管理培訓(xùn)工作。此外，它還保護(hù)了自己工作的發(fā)展需求，以及促進(jìn)檔案管理員不斷提高自身專業(yè)水平，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

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