淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施

鄭曉艷

摘 要：隨著我國當(dāng)前事業(yè)單位工作的科學(xué)化、規(guī)范化，檔案管理工作作為事業(yè)單位日常工作管理的重要組成部分得到了更多的關(guān)注。目前，我國事業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)有了嚴(yán)格的管理制度和科學(xué)技術(shù)含量，檔案管理水平得到了優(yōu)化和提升。但這不意味著其中并不存在問題。本文試圖通過對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題進(jìn)行探究，并提出相關(guān)的解決措施，以期能夠為事業(yè)單位檔案管理水平持續(xù)提升提出建設(shè)性意見。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；突出問題；解決措施

事業(yè)單位作為國家的服務(wù)型單位，對民生民計的和諧進(jìn)步有著重要的保障作用。為了穩(wěn)定單位內(nèi)部和諧和外部發(fā)展，事業(yè)單位必須提高自身水平，適應(yīng)時代和社會的進(jìn)步。檔案管理工作作為其中重要的一環(huán)，承擔(dān)著收錄、管理和提取的重要任務(wù)。所以，事業(yè)單位必須對檔案管理工作進(jìn)行不斷的完善，更新工作手段和方式。在事業(yè)單位檔案管理工作中，也不斷引入現(xiàn)代理念，通過制度化、規(guī)范化的建設(shè)，使檔案信息工作實現(xiàn)了自動化、智能化。

1 當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理中的突出問題

1.1 相關(guān)管理人員專業(yè)素養(yǎng)薄弱，管理水平較低

當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理，已經(jīng)能夠較好地融入現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)手段，這在一定程度上減緩了管理的復(fù)雜性和混亂性，同時也節(jié)省了大量的物力與財力。但我們應(yīng)該明確，專業(yè)管理人士才是管理工作中的核心力量[1]。首先，很多企業(yè)在招聘員工時往往受限于傳統(tǒng)觀念，只重視其理論知識和辦事態(tài)度，并沒有對其進(jìn)行綜合評測。很多應(yīng)聘人員缺乏對現(xiàn)代信息技術(shù)的專業(yè)訓(xùn)練和專業(yè)技能，上崗后往往現(xiàn)學(xué)現(xiàn)賣，工作難以入手，質(zhì)量也較低。其次，當(dāng)前的很多事業(yè)單位，忽視了檔案管理人員的培養(yǎng)，缺少對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)[2]。這表現(xiàn)為檔案管理人員在進(jìn)行工作時，僅僅能夠完成對檔案工作機(jī)械的收集和整理工作，不能將手頭存有的檔案進(jìn)行開發(fā)和二次利用。最后，相當(dāng)數(shù)量的領(lǐng)導(dǎo)干部在分配檔案管理人員時，往往較為隨意，不能對手下的干部進(jìn)行合理分配，很多并不適合這一崗位的人員被調(diào)配到了檔案室進(jìn)行工作，也在一定程度上影響了工作效率的提升和人員的物盡其才。

1.2 檔案管理系統(tǒng)技術(shù)設(shè)施陳舊，管理方式落后

21世紀(jì)以來，信息化技術(shù)已經(jīng)融入到了事業(yè)單位管理工作中的各個方面。但對于檔案管理工作來說，信息化管理設(shè)備及技術(shù)水平的完善程度尤為重要。在客觀條件方面，隨著政府采購系統(tǒng)的使用，大部分的檔案管理設(shè)備已經(jīng)更新?lián)Q代，但仍存在很多單位使用較為破舊的設(shè)備設(shè)施。這是由于很多單位對上級的政策制度并沒有很好的實行，甚至很多單位存在資金挪用的現(xiàn)象。另外，事業(yè)單位檔案管理的管理方式也存在很多問題。一方面，很多單位即使擁有先進(jìn)的管理系統(tǒng)，但對其的利用程度往往較低，不能充分發(fā)揮資源的優(yōu)勢。另一方面，很多領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的態(tài)度往往只限于保存完整、嚴(yán)格保密，對信息管理缺乏條理性和嚴(yán)謹(jǐn)性，使得下級人員在進(jìn)行工作時只是簡單整理，方便了事，不能盡心盡力，后期需要利用檔案時，往往勞心勞力，雜亂無章，這也體現(xiàn)了檔案管理工作中混亂的現(xiàn)狀。

1.3 檔案管理部門規(guī)章制度缺失，上層建筑脆弱

當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)章制度建立仍有待完善。例如，對檔案卷宗中的文字表述、檔案編號、標(biāo)題格式等等缺乏明確統(tǒng)一的規(guī)范；相關(guān)目錄設(shè)置過于隨意，甚至缺少目錄頁；大量新入檔案組卷工作缺乏統(tǒng)一的章程條例等等。由于缺乏健全的制度規(guī)定，這些較為繁瑣的檔案整理工作從收集、分類、整理、保管到存取等過程中都容易出現(xiàn)紕漏，加上管理過程中管理人員可能出現(xiàn)的人為性失誤，疏于管理，檔案的完備性、真實性以及實際價值意義都會大打折扣，檔案管理工作難以開展。

2 事業(yè)單位相關(guān)檔案管理工作問題的解決措施

2.1 開展管理人員技術(shù)培訓(xùn)，改善管理態(tài)度與素養(yǎng)

首先，要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，內(nèi)容包括檔案管理的技巧、理論、修復(fù)和檔案管理制度的培訓(xùn)。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自己部門相關(guān)檔案的數(shù)量和復(fù)雜程度，對檔案管理崗位的人員進(jìn)行針對性培訓(xùn)。其次，在招聘這一崗位的員工時，要提高招聘條件，增大工資待遇，吸引更高水平的信息檔案管理人才入職。同時，還要加強(qiáng)對招聘員工的人格評析，檔案管理工作一定程度上更加需要嚴(yán)守秘密、認(rèn)真負(fù)責(zé)、心細(xì)如發(fā)的人才，必須嚴(yán)格篩選。再次，因單位實際情況出現(xiàn)相關(guān)人員調(diào)配時，要對新入職的員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，要以最快的速度、最高的質(zhì)量使其掌握檔案管理工作技能。最后，還要加強(qiáng)檔案管理人員的科學(xué)意識和信息捕捉能力。一個合格的現(xiàn)代化檔案管理部門，必須要從個人做起，要時刻關(guān)注當(dāng)前最新的管理系統(tǒng)更新狀況，并盡快地與自身工作進(jìn)行有效融合。

2.2 加快檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改革管理方式與結(jié)構(gòu)

先進(jìn)完善的信息管理基礎(chǔ)設(shè)施，是做好事業(yè)單位檔案工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。針對這一問題，首先是要對單位資金進(jìn)行合理規(guī)劃，抽出固定比例的財力購置先進(jìn)的設(shè)備。例如，計算機(jī)、文件夾、打印機(jī)等硬件設(shè)施需要更新?lián)Q代；信息管理系統(tǒng)、分類整理平臺亟待升級改造。其次，事業(yè)單位還應(yīng)該著力改善管理方式。這主要表現(xiàn)為在管理過程中體現(xiàn)現(xiàn)代化理念，通過設(shè)置相關(guān)安全保障機(jī)制；建立檔案管理監(jiān)督體系；制定檔案備份與存取安全制度等措施，保障檔案管理工作穩(wěn)定運行。

2.3 加強(qiáng)檔案管理重視程度，設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)小組與部門

在管理部門中建立一個專門負(fù)責(zé)檔案工作的小組是十分重要的。通過領(lǐng)導(dǎo)小組對檔案管理工作的日常巡視與糾錯，以及對部門人員的定期考核與監(jiān)督，加強(qiáng)下級員工的緊迫感和責(zé)任感。另外，領(lǐng)導(dǎo)干部要主動加強(qiáng)與基層管理人員的溝通，多聽取他們的意見和需求。同時，檔案管理人員也應(yīng)該多從工作中發(fā)現(xiàn)問題，及時與領(lǐng)導(dǎo)溝通，多提出建設(shè)性意見。只有通過雙邊性的交流，才能全面地促進(jìn)檔案管理工作和單位的發(fā)展。

3 結(jié)束語

因此，我國當(dāng)前的事業(yè)單位必須意識到，要想促進(jìn)單位內(nèi)部的穩(wěn)定與發(fā)展，檔案管理工作是立足之本。作為單位管理者和檔案管理人員，必須認(rèn)真對待檔案管理工作，科學(xué)管理檔案，采取科學(xué)有效的解決措施，全面提升檔案管理的整體水平與質(zhì)量，全面提升檔案的整體利用率。

參考文獻(xiàn)

[1]李娟.淺談事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題與解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（4）.

[2]溫洪莉.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].現(xiàn)代交際，2016（11）：136-136.