人事檔案管理工作的思考

紀(jì)秋

摘 要：人事檔案是組織、人事、勞動部門在人事管理活動中形成，經(jīng)組織審查或認(rèn)可、記述和反映人員經(jīng)歷、德能勤技和工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的歷史記錄。人事檔案產(chǎn)生于人事活動，自從有了國家政權(quán)，有了對人的管理就有了對人進(jìn)行了記錄和管理的人事檔案。

關(guān)鍵詞：人事檔案；監(jiān)督；管理；利用

1 人事檔案的重要作用

人事檔案工作，是選人用人的重要基礎(chǔ)。人事檔案記載了干部的歷史情況和現(xiàn)實表現(xiàn)。查閱干部人事檔案，是全面地、歷史地考察了解干部的重要途徑，是評價和使用干部的基本憑證和重要依據(jù)。如果檔案管理疏松、就會造成人事檔案的失真，導(dǎo)致用人失誤，破壞了政治生態(tài)。因此，做好干部人事檔案的日常管理和審核工作，有利于堅持公道正派地選人用人導(dǎo)向，也能有效防止干部“帶病上崗”和“帶病提拔”。

人事檔案工作，是規(guī)范干部監(jiān)督工作的重要依據(jù)。干部人事檔案內(nèi)容是干部德、能、勤、績、廉等情況的綜合記錄，能客觀地反映干部任免、調(diào)配、考察、考核、審查、獎懲等工作情況。通過詳細(xì)查閱干部檔案，可歷史地系統(tǒng)地了解干部任職經(jīng)歷、家庭、社會關(guān)系和個人有關(guān)事項報告情況，為干部提拔、調(diào)任轉(zhuǎn)任等工作提供參考，也為紀(jì)檢監(jiān)察、司法機(jī)關(guān)及其他有關(guān)部門、單位調(diào)查有關(guān)問題線索提供憑據(jù)。我們通過審核人事檔案能看到干部人事工作的成效，也能夠發(fā)現(xiàn)存在的問題，為檢查干部工作質(zhì)量、開展巡查工作、進(jìn)行廉政教育提供了重要依據(jù)，起到較好的規(guī)范和監(jiān)督作用。

人事檔案工作，是落實國家對個人福利待遇的重要依據(jù)。干部職工調(diào)整工資待遇、繳納養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、企業(yè)年金，住房公積金提取、退休金計算都離不開人事檔案，都是以人事檔案的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，把國家的政策落實到個人。

2 人事檔案的收集

檔案管理工作永恒的環(huán)節(jié)是收集、管理、利用。人事檔案管理也是如此。收集人事活動中形成的相應(yīng)材料是首要工作，對收集來的材料，要進(jìn)行甄別、鑒定、整理、歸檔。安全科學(xué)保管，最終是為了方便利用。人事檔案具有集合性、認(rèn)可性、專門性、真實性、現(xiàn)實性、保密性和權(quán)威性的特點，要掌握這些特點，管理好人事檔案，為需求者提有效服務(wù)。

人事檔案涉及的內(nèi)容十分廣泛，有履歷材料；自傳材料；鑒定考核、考查材料；學(xué)歷和評聘職材料；政審材料；處分材料；參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)、民主黨派的材料；獎勵材料、處分材料；錄用、任免、聘用、工資、待遇、出國、退休、退職材料及各種代表會代表登記材料；共他可供組織參考材料。一是要求檔案人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)。人事檔案材料形成涉及的部門也相當(dāng)多，有組織部門、勞動人事、黨委、紀(jì)檢等部門，因此檔案管理人員的觸角要不斷延伸，要與各部門溝通協(xié)調(diào)，及時把相關(guān)材料收集回來。有些材料形成周期長，時間跨度大，如果檔案管理人員不負(fù)責(zé)就會遺忘，造成材料不齊全。檔案管理人員要注意細(xì)節(jié)、嚴(yán)格把關(guān)，對收集回來的材料要進(jìn)行審核，確認(rèn)歸檔材料是否有真實有效。比如剛?cè)肼毴藛T填寫履歷表時，出生年月填寫不規(guī)范，寫農(nóng)歷，不按規(guī)定填寫陽歷出生年月，有可能在將來職務(wù)提升、辦理退休手續(xù)時產(chǎn)生的紛爭和影響。再如，對個人獎勵材料歸檔，如先進(jìn)工作登記表等等，基本都能做到章戳齊全，時間完整；但對于處分材料歸檔，如對xx的處理決定，很多都缺少當(dāng)事人的簽字，檔案管理人員要督促簽字，然后歸檔。如果不負(fù)責(zé)就會造成歸檔材料不完整，失去權(quán)威性。檔案管理人員一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)，把材料完整后再歸檔。做到歸檔材料真實準(zhǔn)確、完整齊全、規(guī)范精煉、手續(xù)完備。經(jīng)過鑒別不應(yīng)歸檔的材料不擅自歸檔，要轉(zhuǎn)、退、存、毀。杜絕人事檔案造假再現(xiàn)象發(fā)生，確保障人事檔案的真實性、有效性。檔案管理人員要做到嘴勤、腿勤、手勤。除了定期收集歸檔材料，要多問、多跑、多動手，才能及時收集到完整有效的檔案材料?？梢圆扇“l(fā)《人事檔案所缺材料催交單》或召開有關(guān)會議催辦催交，通過電話聯(lián)系、上門征收等方式及時向有關(guān)部門索取材料，把內(nèi)容復(fù)雜，形式多樣的材料收集齊全。防止歸檔案材料缺失。

3 人事檔案保管

人事檔案保管是一項很重要的工作，他不僅要求檔案管理人員懂得管理知識，還要求檔案管理人員從思想上重視檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，選擇有責(zé)任心、細(xì)心的人做檔案管理員，按照檔案工作、保密工作的法規(guī)和制度實施安全保護(hù)、合理存放和日常維護(hù)。保管干部檔案的部門，要建立專用庫房，配置空調(diào)、去濕、滅火和防蟲設(shè)備和物資，配置鐵質(zhì)檔案柜配齊整理檔案必需的工具。如打眼機(jī)、切紙刀、縫紉機(jī)等。有條件的檔案管理部門，應(yīng)爭取做到三室分開，即微機(jī)室、閱檔室、辦公室分開。四室有別。即庫房、微機(jī)室、閱檔室、辦公室有區(qū)別。做到六防，發(fā)即防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蛀。為保管好人事檔案創(chuàng)造良好的環(huán)境。檔案管理人員要定期檢查庫房干濕、溫度，做好記錄，防止檔案霉變、蟲蛀鼠咬現(xiàn)象發(fā)生。人事檔案可以按卷姓氏筆畫排列，上架保管，做好登記目錄。在檔案的管理過程中，有做建立相應(yīng)的制度，使每項工作有章可循。如《人事檔案材料的收集制度》、《人事檔案材料鑒別歸檔制度》、《 人事檔案整理工作制度》、《人事檔案安全保密制度》、《人事檔案查（借）閱制度》、《人事檔案轉(zhuǎn)遞制度》、《人事檔案檢查核對制度》、《人事檔案管理人員的工作職責(zé)》，使人事檔案要做到規(guī)范管理。

4 人事檔案的利用

人事檔案管理的最終目地就開發(fā)人力信息資源，發(fā)揮利用效能，我們應(yīng)該認(rèn)識到人事檔案工作不是孤立的，它是人事工作的重要組成部分，通過人事檔案能夠歷史、全面地、了解干部群眾，這對合理配置人力資源，正確選拔使用干部具有重要意義，為做好人事工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。在人事檔案查閱時，要來遵守檔案查閱制度，嚴(yán)格把審、定、核、陪、簽五關(guān)，審就是對查檔人員，審查查檔目地、查檔范圍，堅持查閱審批制度，對不符合規(guī)定的不予查閱。定就是定范圍，查閱前由管理人員查到需要查閱的部分，出示給查閱人看，與查閱目地不相符部分一律不查閱。陪就是檔案管理人員陪查檔人員查閱，查檔期間，檔案管理人員不得擅自離開，保證檔案安全機(jī)密。核就是查閱人按規(guī)定摘抄部分必須與原件相同，不能歪曲原意。簽字核對無誤基礎(chǔ)上加注意見蓋章。同時還一律填寫《申請查閱檔案報告表》，由單位黨組織加蓋公章，經(jīng)管檔單位領(lǐng)導(dǎo)同意簽字后，方可查閱。隨著電子信息化、檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，干部人事檔案也信息也實行微機(jī)管理，進(jìn)行了信息采集，建立了干部簡庫，機(jī)構(gòu)設(shè)置庫，組織干部統(tǒng)計資料庫，工資管理系統(tǒng)，政策文件和各種文書處理軟件庫，如何把人事檔案的紙質(zhì)材料與電子信息整合在一起，建立起人事檔案數(shù)字檔案館（室）是人事檔案管理人員的使命，是提高人事檔案快捷，高效利用的途徑。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)是今后的發(fā)展方向，檔案工作者要為之而努力。人事檔案數(shù)據(jù)化管理也是一種發(fā)展趨勢，但是人事檔案形成的長期性、管理的機(jī)密性，對人事檔案管理要求更加嚴(yán)格，數(shù)字化管理中紙質(zhì)檔案是非常重要的依據(jù)，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案的過程中也是一項很艱難的工作，防止原始據(jù)被改動，數(shù)據(jù)丟失，人事檔案在轉(zhuǎn)化過程中數(shù)據(jù)失真，會造成不可估量的損失。因此，檔案工作人員要提高認(rèn)識，認(rèn)真負(fù)責(zé)、從多方面嚴(yán)防死守，做好防范工作。避免不安全現(xiàn)象出現(xiàn)。人事檔案數(shù)字化管理后，在人事檔案利用上，不僅省時、省利，減少反復(fù)對紙質(zhì)檔案的翻閱、拆裝，造成檔案的磨損。通過網(wǎng)上查詢?nèi)藛T的檔案信息，可以為利用者提供高效、便捷服務(wù)，適應(yīng)社會發(fā)展的需要。為推動人事檔案管理現(xiàn)代化管理的進(jìn)程，人事檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為民服務(wù)，人事檔案管理部門應(yīng)引進(jìn)一批能力水平較高的檔案管理人員，引進(jìn)具備現(xiàn)代化信息處理能力高的人才，同時全面提升管理人員素質(zhì)，為人事檔案發(fā)揮獨特作用，推動我國盡快實現(xiàn)數(shù)字化管理，為習(xí)近平中國特色社會主義現(xiàn)代化進(jìn)程提供高效檔案服務(wù)。