摘 要:從某種程度上說,檔案作為直接的歷史記錄,更是作為再現(xiàn)歷史原貌的重要資料載體而存在的。在科學技術高度發(fā)展的今天,提高檔案管理水平,能夠助力博物館的發(fā)展。本文正是以此為立足點,對博物館檔案管理的現(xiàn)狀進行了詳細分析,再就相關問題提出針對性的解決辦法,以期為博物館的長遠發(fā)展注入新的動力。
關鍵詞:博物館;檔案管理;問題;提高
眾所周知,任何企業(yè)和單位都會產生屬于自身發(fā)展的檔案性記錄。那么,做好這方面的工作,不僅可以方便查閱相關信息,還可以大大提高工作質量和效率。但是,從目前的情況來看,很多單位并沒有給予檔案管理工作以足夠的重視。這就導致了在緊急情況下,查閱資料時,容易出現(xiàn)胡子眉毛一把抓、摸不著頭腦的現(xiàn)象。甚至即便找遍了,可能都找不到,可能也無法一時找全所有資料。很顯然,這就極大地降低了工作效率,浪費人力和時間。其實,對于負責檔案管理工作的人員來說,只要按部就班地做好平時的資料收集、分類、歸檔工作,就很容易使得查找資料的任務變得輕而易舉了。那么,對于博物館的管理工作來說,則更是如此。要想提高博物館的管理水平,優(yōu)化博物館當前的管理模式,做好檔案管理工作也是不可忽視的重要一環(huán)[1]。本文正是從這個著眼點出發(fā),著重探討博物館檔案管理工作的現(xiàn)狀,以及實施檔案管理的積極意義。再就其中尚未解決的問題展開具體而微地分析,就博物館檔案管理工作的優(yōu)化提出幾點建議,以供行業(yè)內人士參考。具體分析,闡述如下。
1 博物館檔案管理工作現(xiàn)狀分析
檔案作為一種原始文獻資料,能夠在一定程度上真實、客觀地再現(xiàn)歷史原貌。檔案以其自身的歷史性、再現(xiàn)性、知識性、信息性等特點而區(qū)別于其他情報資料,具有重要的憑證價值,歷來為人們所重視。對于博物館的檔案而言,其內容則更為豐富,涵蓋藏品檔案、文物修復檔案、文物陳列檔案、文書檔案以及基建檔案等,當然還包括博物館在經營中所產生的一系列檔案資料,比如展覽宣傳的信息資料、展覽內容的設計方案、年鑒、大記事等等,不一而足。而且這些資料的形式也不僅僅只是限于文字,也有照片、音頻、視頻等形式。它們作為博物館工作的真實記錄,能夠客觀再現(xiàn)博物館的工作歷史。
檔案承載著豐富的信息,博物館的檔案則更是完整地記錄了其發(fā)展歷史進程,更是對博物館幾代工作者業(yè)績和勞動的見證。其實,檔案管理工作的專業(yè)性非常強,其工作人員必須要具有強烈的服務意識,同時還應該具有現(xiàn)代化的管理技能。要知道,檔案管理其實非常繁雜,而且重復性強,一不小心就會出現(xiàn)差錯,這就要求工作人員必須要有足夠的耐心和細心。在互聯(lián)網時代的今天,檔案管理人員則應該要掌握信息技術,學會利用計算機進行檔案文件的處理和歸納,這不僅會提高工作質量,也提高了處理信息的效率[2]。隨著社會的不斷發(fā)展進步,檔案管理如何與現(xiàn)代技術進行有效結合,檔案管理人員的職業(yè)技能與素質面臨著新的挑戰(zhàn)。
或許是由于歷史原因,我國目前的檔案工作還尚未建立起系統(tǒng)而完善的管理制度,而且也缺乏長期性和持久性。而且,現(xiàn)在很多博物館的管理層的領導更為注重的是當下的發(fā)展,對于管理工作沒有給予足夠的重視,甚至認為檔案管理工作是可有可無的。再加上計算機的普及化,檔案管理工作更隨之而淡化了。種種因素綜合起來,檔案管理人員也就對自己的工作采取了散漫、不負責任的態(tài)度,更缺乏必要的細心和耐心,沒有扎實的職業(yè)技能和知識,無法正確認識到檔案管理對于博物館和社會的重要意義。這些都會最終導致博物館在發(fā)展過程中受到一定的阻礙。
2 博物館檔案管理問題的解決方案探究
博物館在新時代已然獲得了可喜的發(fā)展,但其管理工作目前仍然存在一定的問題。針對其檔案工作的現(xiàn)狀及其所面臨的困境,以下將針對性的給出建議,如下。
1)建立健全管理體制。因為目前我國博物館的檔案管理工作還尚未形成完整的配套制度,從而會導致工作不規(guī)范、資料遺失等一系列問題。因此,檔案工作一定要專人專職,而且積極利用互聯(lián)網技術,更好地完成檔案工作。博物館方面,應當要根據(jù)自身的管理體制和組織架構,建立起一套完整的、自上而下的檔案管理體系。從一定程度上來看,這是做好檔案管理工作的前提條件。
2)給予足夠重視。博物館的管理層應當給予檔案管理工作以足夠的認可、重視和支持。各個部門也應當積極配合檔案管理人員的工作。負責檔案管理的工作人員更應當明確自身的工作職責,切忌散漫和粗心,要盡職盡責、盡心盡力,做到愛崗敬業(yè),恪盡職守[3]。檔案管理工作人員應當要掌握整體資料的科學方法,比如可以根據(jù)材料的來源和特點,使得檔案信息能夠依據(jù)時間順序進行主動地收集和整理。除此之外,工作人員還應當要積極與各個部門聯(lián)系,加強平時工作中產生的信息資料的收集工作,盡力減少資料的遺失。
3)加強各部門溝通。負責檔案管理的人員應當要加強與各個部門的溝通,這樣做是為了防止出現(xiàn)資料遺失或遺漏的現(xiàn)象。當工作階段性或年度完成時,檔案管理人員應當要積極主動與各部門聯(lián)系,將階段或年度中所形成的所有資料進行收集[4]。同時針對分散的資料,檔案管理人員應當要進行相應的加工,對這些資料進行及時的分析鑒別、分類歸檔,并且在加工過程中要嚴格執(zhí)行《中國人民國和國檔案法實施辦法》中相關的規(guī)定和要求。當然,檔案管理人員應當具有專業(yè)化的知識,對于這些凌亂分散的資料,要善于從中找到規(guī)律,將這些死板的材料變?yōu)殪`活的信息,這樣不僅可以為各個業(yè)務部門更好地服務,還能夠為其開展相關工作提供更為完整而準確的信息資料[5]??傊?,檔案管理人員在其位,應該謀其職。做好分內工作,要積極主動尋求幫助與配合,這是其工作的應有之義。
4)嚴格執(zhí)行規(guī)范。對于檔案管理工作,我國目前已有相關法律法規(guī),如《全國重點文物保護單位記錄檔案工作規(guī)范(試行)》,《全國重點文物保護單位記錄檔案著錄說明》以及《中華人民共和國檔案法》等等。檔案管理工作人員應當嚴格執(zhí)行規(guī)范和標準,進行單位的檔案資料和文件的收集、整理與歸納工作。博物館檔案其實主要是每年各個業(yè)務部門活動資料的匯總,可以說,博物館檔案資料管理工作的重點就是收集。檔案收集的內容包括文物展覽陳列資料、設計方案、大綱、文物的修復計劃與方案、相關的圖片以及視頻、音頻等等,還有各個業(yè)務部門形成的文書、基建檔案、人事資料等等[6]。從某種程度上說,這些資料從整體上就準確反映了該博物館在這一年中的重大事件、機構調整以及人員變化等各方面的信息。
3 總結
在互聯(lián)網如此發(fā)達的時代,檔案管理工作面臨著挑戰(zhàn),但這也是其獲得新一輪發(fā)展的機遇。總而言之,我國博物館的檔案管理工作應當與時俱進,積極運用計算機技術,實現(xiàn)信息資源的共享,盡可能地發(fā)揮檔案的最大價值。總而言之,檔案管理工作對于博物館的發(fā)展來說尤為重要,也是其發(fā)展的最好見證者。我們應當采用現(xiàn)代化的技術與手段進行檔案管理,這對于博物館來說無疑有著十分重要的現(xiàn)實意義。建立健全博物館檔案管理工作體制,嚴格執(zhí)行相關的規(guī)范與標準,是做好檔案管理重要的重要前提和制度保障。當然,對于博物館管理層來說,還應當要給予檔案管理工作以充分的關注和支持,各個業(yè)務部門也應當要積極配合其工作,檔案管理人員更要提高職業(yè)素質,增長專業(yè)才干,從而使得檔案管理工作的效率和質量都能夠得到提升,從而真正發(fā)揮檔案的價值和作用,為社會作出更多貢獻。
參考文獻
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作者簡介
羅昊(1973-),男,漢族,大學本科,檔案館員,主要從事檔案管理和博物館建設及人事管理等相關工作。