淺析流動(dòng)人員人事檔案管理

太春姬

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的飛速發(fā)展，流動(dòng)人員數(shù)量越來越多，分布越來越廣，做好流動(dòng)人員檔案管理工作顯得尤為重要，解決流動(dòng)人員人數(shù)檔案管理過程中存在的問題，是當(dāng)前檔案管理工作改進(jìn)的一項(xiàng)任務(wù)。逐步實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員檔案管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員；人事；檔案管理

在2016年時(shí)，《關(guān)于簡化有花流動(dòng)人員人事檔案管理通知》[1]就已經(jīng)頒布，在實(shí)際管理中流動(dòng)人員的人事檔案管理存在著各種各樣的問題，已經(jīng)得到了廣泛的關(guān)注，對于流動(dòng)人員人事檔案管理的問題需要有關(guān)人員進(jìn)行有效的管理措施，重視對流動(dòng)人員檔案管理工作，站在實(shí)際角度出發(fā)，徹底有效的解決流動(dòng)人員人事檔案管理中的問題，保障人才的流動(dòng)和推動(dòng)社會(huì)發(fā)展，促進(jìn)我國人才資源的健康發(fā)展。

1 流動(dòng)人員人事檔案管理存在的主要問題

1.1 人事檔案數(shù)量太多，但是專業(yè)工作人員卻較少

目前各個(gè)級別的人才服務(wù)中心均面臨著一個(gè)相同的問題，需要管理的人事檔案數(shù)量比較多，然而專業(yè)的管理人員卻比較少，每名工作人員的工作量比較大，且承受的壓力比較大，尤其是在畢業(yè)季時(shí)，高校畢業(yè)生的檔案需要返回至原籍、機(jī)關(guān)事業(yè)單位的錄取也需要轉(zhuǎn)入檔案的冬，工作人員每天面對的檔案成百上千，同時(shí)每天還要接待來查閱檔案、調(diào)動(dòng)檔案的人群，工作量極大，不能以最佳的狀態(tài)、良好的態(tài)度服務(wù)于他人，不僅影響了工作的效率，也降低了群眾對其工作滿意度。

1.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)不精通，檔案管理意識薄弱

在實(shí)際情況中，檔案管理人員是由各部門的人員臨時(shí)組成，因此缺乏專業(yè)度，其素質(zhì)也參差不齊，更缺乏人事檔案的管理意識。

1.3 材料收集的不全

在流動(dòng)人員人事檔案中，以離校但是為就業(yè)的畢業(yè)生檔案為主，在畢業(yè)季時(shí)，大部分是由學(xué)校將人事檔案郵寄至原戶籍的人才中心，多數(shù)畢業(yè)學(xué)生自主創(chuàng)業(yè)，因此不會(huì)用到人事檔案，一些人甚至都不知道自己的人事檔案在哪里，更有甚者，在檔案管理過程中造成檔案“棄檔”“死檔”“斷檔”等現(xiàn)象，造成了無可挽回的后果，甚至沒有檔案，給人事檔案管理工作造成嚴(yán)重混亂[2]。由于材料收集不齊全，不能將一個(gè)人的信息反映出來，因此不能為流動(dòng)人員人事檔案提供科學(xué)的依據(jù)。

1.4 各制度不健全

大部分流動(dòng)人員的人事檔案處于人檔分離的一種狀態(tài)，更有甚至流動(dòng)人員并沒有與檔案管理部門或用人單位建立收集移交的制度，所以一旦人事檔案出現(xiàn)問題，并不能確定責(zé)任方，因此人事檔案材料的收集缺乏移交制度化。原單位認(rèn)為流動(dòng)人員的人事檔案已經(jīng)不再與本單位有關(guān)系，從而將其剔除。

1.5 人事檔案缺乏個(gè)性化的內(nèi)容

針對流動(dòng)人員人事檔案的信息來說普遍存在內(nèi)容不完整的情況，所以人事檔案反應(yīng)出來的內(nèi)容比較單一，針對政治表現(xiàn)等來說比較片面，不能真實(shí)客觀的反應(yīng)出流動(dòng)人員的真實(shí)情況。

1.6 流動(dòng)人員人事檔案管理比較落后

針對流動(dòng)人口的人事檔案管理來說還是采取手工操作的管理方式，管理?xiàng)l件的防盜、防火等措施比較差，此外也沒有配置相應(yīng)的電腦等設(shè)備。

2 流動(dòng)人員檔案管理問題解決對策

2.1 加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，建立專業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍

應(yīng)不斷加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理人才的培養(yǎng)與建設(shè)，建立檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制，管理人員在正式上崗之前做好科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容包括理論知識、操作能力、整理等，使管理人員更好的服務(wù)于人民，并提高工作的質(zhì)量。定期安排人員接受檔案管理，信息技術(shù)、檔案數(shù)據(jù)信息庫等方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案管理的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化。

2.2 健全人事檔案管理，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識

增強(qiáng)人事檔案意識，才能更好的提高流動(dòng)人員人事檔案的管理，流動(dòng)人員要在思想上高度重視其檔案管理工作，確保檔案隨人走，明確的制定出流動(dòng)人員人事檔案管理的接收、借閱等制度，使管理工作更科學(xué)、規(guī)范的進(jìn)行。樹立檔案管理的職業(yè)道德，在實(shí)際工作過程中保持務(wù)實(shí)的態(tài)度，積極有效的做好檔案的管理工作。

2.3 規(guī)范檔案管理日常工作

必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度來執(zhí)行，保證接受檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，同時(shí)并可以真實(shí)有效的反應(yīng)出存檔人員的工作精力、出生時(shí)間等，妥善的保管人事檔案，更要保護(hù)好檔案的真實(shí)性。此外為流動(dòng)人事檔案的管理提供良好的保存環(huán)境，做好防火措施。針對流動(dòng)人員人事檔案管理的借閱，應(yīng)嚴(yán)格按照定制的制度調(diào)閱，避免人事檔案原檔出現(xiàn)破損。

2.4 充實(shí)流動(dòng)人員人事檔案的內(nèi)容

人事檔案的內(nèi)容與檔案的利用價(jià)值為正相關(guān)的關(guān)系，所以人事檔案的內(nèi)容應(yīng)打破常規(guī)，適當(dāng)?shù)陌凑諘r(shí)代的需求完善人事檔案的內(nèi)容，詳細(xì)的掌握流動(dòng)人員的學(xué)歷、工作狀況等，并不斷的收集流動(dòng)人員的真實(shí)信息，并做好詳細(xì)的記錄，以體現(xiàn)出人事檔案的價(jià)值。

2.5 信息化的管理

通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)化的管理技術(shù)對流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行管理，以滿足社會(huì)的需求[3]。人事檔案管理的工作量比較大，且比較細(xì)致，其系統(tǒng)性更是比較強(qiáng)，傳統(tǒng)的管理措施已經(jīng)不能緊跟時(shí)代的發(fā)展潮流。流動(dòng)人員人事檔案管理應(yīng)投入現(xiàn)代化的設(shè)備，以滿足人事檔案管理的信息化需求。另外，管理人員應(yīng)具備良好的綜合素質(zhì)，并具有比較強(qiáng)的工作責(zé)任心，提高操作能力。

2.6 做好宣傳工作

強(qiáng)化宣傳力度，摒棄傳統(tǒng)的觀念，重視檔案管理的重要性，流動(dòng)人員人事檔案通常保存在人社部門人才中心，是將來提高待遇、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、晉升的有效證據(jù)，沒有人社部門提供的檔案依據(jù)就不能有效的辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、晉升等。

3 結(jié)束語

流動(dòng)人員人事檔案管理在實(shí)際管理中具有各種各樣的問題，對其進(jìn)行科學(xué)有效的管理有著重要的意義，流動(dòng)人員的流動(dòng)性比較大，再加上時(shí)代在不斷得到變化，在管理方面也要與時(shí)俱進(jìn)，采取科學(xué)化的管理方式，根據(jù)流動(dòng)人員的實(shí)際特點(diǎn)，對其人事檔案進(jìn)行針對性的管理，使流動(dòng)人員檔案管理工作在檔案管理事業(yè)中發(fā)揮積極有效的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]傅劍波，朱萬木，劉學(xué)偉等.加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理提高公共就業(yè)與人才服務(wù)水平[J].蘭臺(tái)世界，2017，23（23）：37-39.

[2]楊如正.加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理的思路構(gòu)建[J].人才資源開發(fā)，2016，18（6）：162-163.

[3]朱瑄.淺析現(xiàn)代流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問題及對策[J].卷宗，2019，9（5）：114-114.