事業(yè)單位人事檔案管理特點以及作用分析

郭書鈺

摘 要：現(xiàn)階段，隨著企業(yè)改革發(fā)展的不斷加快，對于人事檔案管理工作提出了更高的要求。人事檔案管理作為事業(yè)單位的一項重要工作，記錄著員工信息資料，同時也見證著事業(yè)單位的改革發(fā)展歷程，因此積極的做好人事檔案管理工作顯得尤為重要。基于此，本文首先概述了事業(yè)單位人事檔案管理特點；其次分析了事業(yè)單位人事檔案管理作用；最后探討了事業(yè)單位人事檔案管理工作對策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；特點；作用；對策分析

人事檔案管理在事業(yè)單位工作中占據(jù)著至關(guān)重要的地位，是促進(jìn)事單位健康、可持續(xù)發(fā)展的重要支撐力量。但是，我們發(fā)現(xiàn)當(dāng)前該項工作仍存在一定的問題，例如：人事檔案利用率低、檔案管理不科學(xué)等等。在這種情況下，進(jìn)一步提升人事檔案管理水平顯得尤為重要。

1 事業(yè)單位人事檔案管理特點概述

1.1 現(xiàn)實性

事業(yè)單位人事部門在了解員工基本信息的過程當(dāng)中，主要是通過查閱檔案資料的方式來進(jìn)行的。因此積極做好人事檔案管理工作顯得尤為重要。通過全面的了解員工的工作經(jīng)歷，品德素質(zhì)，才能夠?qū)崿F(xiàn)對人才能的有效挖掘，同時也能夠?qū)崿F(xiàn)對人才資源的配置。事業(yè)單位在對員工進(jìn)行調(diào)動、加薪、晉升的整個過程當(dāng)中，都需要充分的結(jié)合人事檔案資料來進(jìn)行，在這種情況下，人事檔案管理工作也就具備了更高的現(xiàn)實意義。

1.2 真實性

事業(yè)單位人事部門非常注重人事檔案的材料收集工作，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，員工數(shù)量越來越多，同時員工入檔資料也越來越多，這在很大程度上擴大了材料收集范圍。在這一過程當(dāng)中，需要認(rèn)真的做好對材料的整合分析工作，針對一些需要歸檔的材料及時的進(jìn)行歸檔，針對一些不需要歸檔的材料也要及時的進(jìn)行處理，通過這樣的方式，更好的確保人事檔案資料的真實性。與此同時，在檔案日常管理的過程當(dāng)中，應(yīng)嚴(yán)格的按照相應(yīng)的制度來進(jìn)行，避免出現(xiàn)非法改動現(xiàn)象、避免檔案丟失，使其更加真實的反應(yīng)員工成長歷程。

1.3 機密性

事業(yè)單位人事檔案資料屬于保密性資料，因此人事檔案管理工作也就具備了較高的保密性，需要嚴(yán)格的落實保密制度來展開該項工作。人事檔案記錄著多方面的內(nèi)容，包括員工思想政治、工作經(jīng)歷等等，其中很多信息內(nèi)容都是不可隨意泄露的。一旦隨意泄露，將會給員工帶來一定的負(fù)面影響。由此我們不難看出，事業(yè)單位人事檔案管理工作具備較強的機密性。

1.4 動態(tài)性

事業(yè)單位在人事檔案管理的整個過程當(dāng)中，需要進(jìn)行動態(tài)化的管理，人事檔案管理內(nèi)容主要包括在職員工、干部等，每一個人都承擔(dān)著重要的工作，和社會活動存在著極為密切的聯(lián)系。眾所周知，事業(yè)單位員工、干部的職位以及工作情況是處于不斷變化的狀態(tài)的，這也就在一定程度上增加了檔案內(nèi)容。在這種情況下，事業(yè)單位在人事檔案管理的過程當(dāng)中，不能僅僅局限于過去固定的檔案內(nèi)容的管理，而是要及時的進(jìn)行更新，結(jié)合實際情況來實現(xiàn)對人事檔案的動態(tài)化管理，為事業(yè)單位的發(fā)展提供更加全面、真實的人事檔案資料。

2 事業(yè)單位人事檔案管理作用分析

現(xiàn)階段，隨著事業(yè)單位改革發(fā)展的不斷加快，要想實現(xiàn)穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展，離不開人才的大力支撐，只有建立一支具備高素質(zhì)、高水平、高能力的人才隊伍，才能夠促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展與進(jìn)步，進(jìn)而更好的立足于當(dāng)前日益激烈的社會競爭當(dāng)中。員工是否較高的綜合素質(zhì)，在很大程度上影響著事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展，說到底當(dāng)前企業(yè)之間的競爭其實就是人才資源之間的競爭，由此我們不難看出在事業(yè)單位當(dāng)中人才所占據(jù)的地位是非常重要的。人事檔案作為人才信息的縮影，完整的記錄著每一個人的發(fā)展?fàn)顩r，不僅充分的體現(xiàn)出了一個人的特點、專長，而且還反映出了人才的綜合素質(zhì)，這是了解人才、考察人才的重要依據(jù)。事業(yè)單位通過對人事檔案進(jìn)行有效的管理，不僅更好的實現(xiàn)了對人力資源的開發(fā)與配置，進(jìn)而進(jìn)一步提升人事管理水平，為我國事業(yè)單位的穩(wěn)定、長遠(yuǎn)發(fā)展打下了良好的基礎(chǔ)。

3 事業(yè)單位人事檔案管理工作對策探討

3.1 提高對檔案管理工作的認(rèn)識程度

新形勢下，事業(yè)單位要想進(jìn)一步提升人事檔案管理工作水平，充分的結(jié)合實際狀況加快制定一套完善的人事檔案管理制度顯得尤為重要。只有這樣，才能夠使得檔案管理工作做到有章可循，使得事業(yè)單位人事檔案管理工作安全、規(guī)范進(jìn)行。與此同時，還要成立人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，充分協(xié)調(diào)好人事檔案管理工作當(dāng)中所存在的一系列的問題，其實提高檔案管理工作效率。除此之外，要不斷完善事業(yè)單位人事部門崗位、人員及工作職責(zé)，充分重視起人事檔案管理工作，將其提上重要議事日程，并提出相應(yīng)的任務(wù)要求，提升人事檔案管理效果。

3.2 提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員作為事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要支撐力量，其自身是否具備較高的管理水平以及綜合素質(zhì)，在很大程度上影響著檔案管理質(zhì)量。在這種情況下，事業(yè)單位就要充分的重視起對于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)的提升工作，通過定時定期的開展專業(yè)技能培訓(xùn)等方式，切實提高檔案管理人員自身的管理水平及綜合素質(zhì)，使其更加得心應(yīng)手的投入到檔案管理工作當(dāng)中。與此同時，在人才招聘的過程當(dāng)中，要嚴(yán)格的按照相應(yīng)的招聘流程來進(jìn)行招聘，嚴(yán)格的考核應(yīng)聘人員的業(yè)務(wù)水平、專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德，只有通過考核者才能夠參與到人事檔案管理工作當(dāng)中。除此之外，還要建立完善的獎懲機制，針對在工作當(dāng)中表現(xiàn)突出的人員，及時的進(jìn)行獎勵，針對表現(xiàn)不理想的人員，及時的進(jìn)行批評或處罰，通過這樣的方式，其實提高員工的工作積極性，認(rèn)真做好檔案管理工作，提升檔案管理水平。

3.3 充分發(fā)揮信息化技術(shù)作用

新形勢下，隨著我國科技水平的不斷提升，在很大程度上促進(jìn)著信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用。當(dāng)前人事檔案管理工作的信息化發(fā)展已經(jīng)成為必然趨勢。充分的借助信息技術(shù)來展開人事檔案管理工作，能夠有效降低錯誤問題的發(fā)生，同時能夠在很大程度上提升工作效率。通過建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，對人事檔案進(jìn)行動態(tài)化管理，及時的更新企業(yè)員工信息，最大限度的確保其真實性與有效性，降低檔案管理人員的工作強度，在提升檔案管理效率的同時，提升檔案利用率。

3.4 完善檔案信息量

做好對檔案功能的界定有著至關(guān)重要的作用。針對一些機密性的檔案，要加以保留。同時要進(jìn)一步擴大檔案范圍，融入員工的獎懲狀況、個人特長等方面的內(nèi)容，為接下來的事業(yè)單位的人才選拔工作提供更加強有力的資料做。只有不斷完善檔案內(nèi)容及功能，才能夠使檔案具備更高的利用率，這樣一來，就有效的避免了廢檔現(xiàn)象的出現(xiàn)。

4 結(jié)語

綜上所述，在事業(yè)單位改革發(fā)展的過程當(dāng)中，積極的做好人事檔案管理工作至關(guān)重要。我們要充分的意識到該項工作的重要性所在，并充分的結(jié)合人事檔案管理工作的特點及實際狀況來展開工作，借助先進(jìn)的信息技術(shù)提升人事檔案管理效率及質(zhì)量，改善當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理中所存在的問題，促進(jìn)人事檔案管理水平的提升，保障事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

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