淺談企業(yè)檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)防控與措施

摘 要：檔案作為記錄人們生活生產(chǎn)，社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、溝通交流信息等最原始的理論載體，檔案內(nèi)容可以詳細(xì)、真實(shí)的反應(yīng)客觀事物的變化規(guī)律，尤其是企業(yè)以及各種機(jī)關(guān)單位的檔案資料，更是維護(hù)個(gè)人、企業(yè)和社會(huì)集體或國(guó)家權(quán)益的重要基礎(chǔ)。企業(yè)檔案安全是檔案管理的核心，相關(guān)單位必須重視檔案管理安全的風(fēng)險(xiǎn)防控?；诖?，本文主要對(duì)企業(yè)檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)防控現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并闡述如何提升安全風(fēng)險(xiǎn)防控的有效措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；安全風(fēng)險(xiǎn)防控；管理措施

對(duì)于企業(yè)檔案而言，檔案管理是企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重點(diǎn)工作，檔案管理質(zhì)量高低與企業(yè)經(jīng)營(yíng)水平與運(yùn)營(yíng)效率息息相關(guān)?，F(xiàn)如今，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速進(jìn)步與發(fā)展，企業(yè)檔案安全管理工作已經(jīng)改革為了新的模式，包括信息化管理、多元化載體以及社會(huì)化服務(wù)等。檔案安全管理環(huán)境的復(fù)雜多變也極大的影響了檔案管理模式的更新進(jìn)程，相關(guān)檔案部門及管理人員必須轉(zhuǎn)變管理理念，在更高管理層次上，優(yōu)化安全管理工作流程和思路，從而建立起一套安全、可行的企業(yè)檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)防控體系。

1 企業(yè)檔案管理的作用與特點(diǎn)

企業(yè)實(shí)施檔案管理，其本身就是一項(xiàng)具有政治性、服務(wù)性以及管理性于一身的運(yùn)營(yíng)工作。企業(yè)在開(kāi)展檔案管理時(shí)，應(yīng)遵循統(tǒng)一管理、保證檔案完整、安全，且具備價(jià)值利用和借閱方便有效性的原則，具體特點(diǎn)如下：

1）統(tǒng)一管理：有統(tǒng)一規(guī)章制度，由國(guó)家設(shè)立的各級(jí)各類檔案保存機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一保存。

2）維護(hù)檔案的完整以及安全性：保證檔案數(shù)量完整齊全，避免出現(xiàn)殘缺、丟失的情況；從質(zhì)量上保證檔案與檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，檔案信息的保密性，延長(zhǎng)檔案的價(jià)值和利用壽命；保證檔案避免惡意破壞（避免檔案遭到惡意破壞），保證檔案保存原貌等。

3）保證檔案有利用和借閱方便性：檔案的借閱利用是全部檔案管理活動(dòng)的最終目標(biāo)，也是評(píng)價(jià)檔案管理工作水平的重要依據(jù)。檔案存于現(xiàn)在，用于未來(lái)，可以客觀反映和總結(jié)一些歷史事件與規(guī)律，不允許真實(shí)的數(shù)據(jù)被篡改，保證檔案內(nèi)容真實(shí)性。

2 企業(yè)檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)類型及存在的問(wèn)題

2.1 檔案資源與利用安全風(fēng)險(xiǎn)

國(guó)家檔案局楊局長(zhǎng)曾提出：建立覆蓋人民群眾檔案資源體系是兩個(gè)體系重點(diǎn)建設(shè)內(nèi)容之一。由此可見(jiàn)，建設(shè)檔案資源也是規(guī)范檔案管理的主要工作之一。我們知道，檔案資源建設(shè)水平高低的衡量標(biāo)準(zhǔn)是檔案是否有齊全、完整、系統(tǒng)和廣泛性特點(diǎn)，其存在的安全風(fēng)險(xiǎn)主要分為歸檔不全不準(zhǔn)、歸類存在缺陷，從而造成檔案流失引發(fā)的檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)檔案資源風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，不僅對(duì)企業(yè)造成了較大的經(jīng)濟(jì)損失，還會(huì)在一定程度上給國(guó)家造成信息泄露等方面的損失。尤其是企業(yè)的專利、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、合同協(xié)議等經(jīng)營(yíng)性檔案，其資源數(shù)據(jù)的泄露勢(shì)必會(huì)引發(fā)一系列經(jīng)濟(jì)問(wèn)題。

檔案的建立與保管最終還是為了給人們?nèi)罕娞岣邤?shù)據(jù)資料查閱與參考，因此檔案利用體系的建設(shè)也是檔案管理又一重點(diǎn)內(nèi)容。但同時(shí)，檔案的利用也存在著一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，這些風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在：借閱利用審批不嚴(yán)格、密級(jí)劃分不規(guī)范、客戶端權(quán)限設(shè)置有漏洞以及提供檔案不全面等。在企業(yè)中，檔案利用內(nèi)容也包括企業(yè)制定的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)和計(jì)劃、企業(yè)擁有的專利技術(shù)、新產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃于技術(shù)、自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)、戰(zhàn)略用戶信息以及招投標(biāo)數(shù)據(jù)等等，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境日趨激烈的今天，若出現(xiàn)檔案利用安全風(fēng)險(xiǎn)，那么帶給企業(yè)的危害是非常大的。例如，商業(yè)密集檔案一旦被泄露，落到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手手上，該企業(yè)的產(chǎn)品就會(huì)失去市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，市場(chǎng)份額大大降低，使得原材料購(gòu)入成本增加，人力資源企業(yè)的發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)力就會(huì)受到嚴(yán)重影響。

2.2 檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱，缺乏有效的保障機(jī)制

現(xiàn)如今，我國(guó)很多企業(yè)的檔案管理工作存在管理運(yùn)行機(jī)制不健全的問(wèn)題，部門與部門之間協(xié)調(diào)性較差，且檔案管理缺乏與工作規(guī)范與運(yùn)行程序之間的有效銜接，檔案安全管理工作難以正常推進(jìn)。首先，企業(yè)檔案的規(guī)章制度體系缺乏系統(tǒng)性建設(shè)，管理模式與《檔案管理辦法》和《檔案法》等國(guó)家層面的法律法規(guī)規(guī)定目標(biāo)相背離，內(nèi)部管理單位或人員也沒(méi)有依據(jù)法律規(guī)定對(duì)檔案安全管理體系就進(jìn)行梳理和優(yōu)化，這不符合企業(yè)安全風(fēng)險(xiǎn)防控理論與實(shí)際管理需求。其次，企業(yè)檔案管理人員缺乏風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，甚至不懂得如何運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)理論，只會(huì)參照危險(xiǎn)辨識(shí)卡片等表面信息，無(wú)法將安全風(fēng)險(xiǎn)防范知識(shí)與實(shí)際工作相結(jié)合。最后，部分企業(yè)內(nèi)部檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施與技術(shù)不足，軟件建設(shè)落后，無(wú)法滿足現(xiàn)代化企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理需求。

3 應(yīng)采取的措施

3.1 建立檔案資源和利用管理體系

一方面，企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格基于《企業(yè)檔案工作規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)分并落實(shí)檔案管理職責(zé)，并建立起完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，從信息技術(shù)上優(yōu)化歸檔流程，從而建立起檔案資源管理體系。

另一方面，企業(yè)對(duì)密集檔案應(yīng)建立一套獨(dú)立的借閱審批制度，并對(duì)密級(jí)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)借閱跟蹤，將所有企業(yè)重要的密級(jí)檔案納入監(jiān)控系統(tǒng)中，建立起全方位、全流程的檔案利用安全防控體系。除此之外，企業(yè)還可以建立起利用檔案責(zé)任人與提供檔案責(zé)任人失誤追究制度，對(duì)不同類型、不同密級(jí)的檔案設(shè)立不同的審批流程，要求必須逐級(jí)簽字后才能利用檔案信息。

3.2 建立健全企業(yè)檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)防控體系

首先，企業(yè)各級(jí)檔案管理部門及相關(guān)人員應(yīng)樹(shù)立正確的管理意識(shí)，培養(yǎng)風(fēng)險(xiǎn)防范思想，理順管理職責(zé)與權(quán)限交叉等問(wèn)題。同時(shí)，針對(duì)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，不斷修正和優(yōu)化管理相關(guān)準(zhǔn)則。其次，企業(yè)可以加大管理資金投入，豐富管理設(shè)施，努力從硬件條件方面降低安全風(fēng)險(xiǎn)；建立風(fēng)險(xiǎn)管控體系，例如通過(guò)加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，企業(yè)管理層要明確檔案人員的考核標(biāo)準(zhǔn)，建立考核指標(biāo)，并詳細(xì)做好風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估工作；強(qiáng)化檔案庫(kù)房的整改力度，加強(qiáng)相關(guān)場(chǎng)所的安全防控措施建設(shè)，同時(shí)在建設(shè)過(guò)程中始終遵循因地制宜、功能合理、安全保密的建筑原則。通常情況下，依據(jù)我國(guó)相關(guān)法律規(guī)定，企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理和保管建筑進(jìn)行單獨(dú)興建。對(duì)于一些規(guī)模較小且資金相對(duì)缺乏的企業(yè)來(lái)說(shuō)，可以依據(jù)實(shí)際情況將檔案庫(kù)房設(shè)置高樓層內(nèi)，選址要符合防潮、防火、防暴露、防盜等“十防”原則。最后，完善檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急處理，企業(yè)要從應(yīng)急處理的實(shí)際問(wèn)題出發(fā)，做好檔案物資救援準(zhǔn)備措施，提升應(yīng)急方案可行性，確保在發(fā)生安全風(fēng)險(xiǎn)時(shí)能及時(shí)處理檔案資料，相關(guān)管理人員也要熟練應(yīng)急流程和措施，做到突發(fā)狀況下沉著面對(duì)、處理高效，最終將風(fēng)險(xiǎn)損失降到最低。

4 總結(jié)

綜上所述，隨著科技技術(shù)的不斷革新與發(fā)展，企業(yè)檔案管理模式也在不斷更新，現(xiàn)代化企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展對(duì)檔案管理及安全風(fēng)險(xiǎn)防控工作提出了更高的要求?；谝陨?，作為檔案管理主體，檔案管理人員更應(yīng)該要把檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防控工作放到管理首位，并更新管理意識(shí)，勇于變革，不斷提升檔案安全管理質(zhì)量，消除安全風(fēng)險(xiǎn)，從而更好的輔助企業(yè)未來(lái)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

李潔（1976-），女，漢族，本科，北京市，研究方向：檔案管理。