新形勢下檔案管理的主要問題與優(yōu)化策略

王迪

摘 要：檔案管理工作在單位中占據(jù)著關(guān)鍵性的位置，直接影響著單位整體的協(xié)調(diào)程度和正常運(yùn)行。當(dāng)前，由于各種因素的影響，在單位的檔案管理中存在著一系列比較明顯的問題，對檔案管理工作的正常進(jìn)行造成一定的阻礙。必須結(jié)合實際情況，充分把握檔案管理工作的重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，提高檔案管理的水平，增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，落實規(guī)范化檔案管理方式等。通過一系列切實有效的方式，使檔案管理能夠充分發(fā)揮出自身的作用，促進(jìn)單位的正常穩(wěn)定發(fā)展，提高單位的整體競爭力。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；主要問題；優(yōu)化策略

1 檔案管理中存在的問題

1.1 領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

很多單位在日常運(yùn)行中，忽視了檔案管理的重要性，單位領(lǐng)導(dǎo)沒有從思想和行動中重視檔案管理工作，在這種情況下，員工對于檔案管理也有一定的忽視，檔案管理工作難以在正常狀態(tài)下有序進(jìn)行。在檔案法宣傳的過程中，各級領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作有了新的認(rèn)知，開始逐漸審視檔案管理工作，但是由于基礎(chǔ)性問題和陳舊思想的影響，檔案管理工作的進(jìn)行依然存在著一系列矛盾。成立的檔案管理小組缺乏必要的方法指導(dǎo)，檔案人員的積極性受到較大程度的影響，在很大程度上阻礙了工作的進(jìn)行。同時，由于檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施比較陳舊，給檔案管理工作帶來新的阻礙，在收集資料的過程中，設(shè)備不能滿足管理的需要，等待的時間較長，造成資料的丟失損害，嚴(yán)重浪費(fèi)了人力、物力和財力等，影響后續(xù)工作的正常進(jìn)行，也降低了檔案管理工作的效率。

1.2 檔案管理制度需要進(jìn)一步完善

當(dāng)前，我國檔案管理過程中，對于檔案的利用效率較為低下，在收集和整理檔案的過程中，由于方法和操作不當(dāng)，在很大程度上降低了檔案管理工作的準(zhǔn)確性與科學(xué)性。在使用檔案的時候，往往存在著收集片面、管理不嚴(yán)、借閱信息記錄不完整等現(xiàn)象，這些情況在很大程度上影響了檔案管理的有效性，造成檔案管理出現(xiàn)比較明顯的漏洞。當(dāng)前，很多單位缺乏系統(tǒng)的檔案管理制度，或者有些單位雖然設(shè)置了相關(guān)制度，但是并沒有得到嚴(yán)格落實，在實際工作中并沒有發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用，檔案管理的整體情況依然比較片面和松散。由于缺乏制度上的保障，檔案管理工作在執(zhí)行的過程中，將會出現(xiàn)人員分配不合理、職責(zé)不明確、工作效率低下等問題，檔案資源無法在內(nèi)部得到共享，影響了資源本身價值和潛在價值的有效發(fā)揮。

1.3 檔案管理技術(shù)需要加強(qiáng)

在傳統(tǒng)方式下，檔案管理的對象主要是紙質(zhì)的，在時間的長期累積下，數(shù)量較多，占據(jù)的空間較大，由于環(huán)境的影響，非常容易出現(xiàn)老化、破損、蟲蛀等現(xiàn)象，造成比較嚴(yán)重的損失。在科學(xué)技術(shù)不斷提升的背景下，檔案管理工作逐漸朝著信息化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，計算機(jī)成為檔案管理中的主要手段，在利用計算機(jī)的過程中，能夠在簡便的操作下，提高檔案管理的工作效率，彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案管理中存在的一系列問題。但同時，網(wǎng)絡(luò)檔案管理中也出現(xiàn)了相應(yīng)的問題，在保管不當(dāng)或者計算機(jī)出現(xiàn)障礙的時候，會出現(xiàn)死機(jī)、檔案丟失、資料備份不及時等現(xiàn)象，對檔案管理的安全性和快捷性造成了極其嚴(yán)重的影響。有些重要資料出現(xiàn)丟失現(xiàn)象的時候，不能在短時間內(nèi)進(jìn)行收集和找回，甚至?xí)霈F(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象，對于單位內(nèi)部的安全管理造成比較大的阻礙，需要引起重視。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作策略

根據(jù)對實際檔案管理工作和前人的檔案管理工作經(jīng)驗進(jìn)行研究，大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作的開展應(yīng)該運(yùn)用切實有效的策略，能實現(xiàn)檔案管理工作的開展能夠及時跟進(jìn)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的要求，下面我們來詳細(xì)分析一下大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作的開展所應(yīng)該采取的策略。

2.1 注重高端檔案管理人才的培養(yǎng)

人才是檔案管理工作順利開展的重要保障。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，檔案管理工作的開展要想很好順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，一定要充分注重高端專業(yè)性檔案管理人才的培養(yǎng)。需要著重強(qiáng)調(diào)的事實，許多檔案管理部門只是注重檔案管理儀器設(shè)備的與時俱進(jìn)，但是并沒有注重檔案管理工作知識理念的及時更新，這導(dǎo)致檔案管理工作的開展不能夠及時跟進(jìn)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理人員在大數(shù)據(jù)方面所欠缺的專業(yè)知識，并不能很好的滿足開展檔案管理工作所產(chǎn)生的基本需求，因此這就需要充分重視高端檔案管理人才的培養(yǎng)，為檔案管理工作的開展培養(yǎng)綜合性管理人才，培養(yǎng)高水平的檔案管理人才。與此同時，也可以以培訓(xùn)的方式將傳統(tǒng)檔案管理人才逐步轉(zhuǎn)化為高端的檔案管理專業(yè)人員。

2.2 優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)

我國當(dāng)下的檔案管理人員基本處于一個年齡相對較高的階段，年齡高的檔案管理人員居多，中年的檔案管理人員較少，缺乏年輕的檔案管理人員，針對檔案管理而言，這種特點(diǎn)尤為明顯。產(chǎn)生這種現(xiàn)象主要是由于我國檔案管理工作的開展得不到充分的重視，由于受到這種境況的影響，所以這種現(xiàn)象變愈發(fā)明顯，基本上沒有年輕人愿意投入到檔案管理事業(yè)中。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，檔案管理工作的開展對專業(yè)性人才的要求比任何階段都重要，如果沒有較高綜合素質(zhì)人才的積極參與，那么信息化檔案管理工作的開展是不可能實現(xiàn)的。因此社會和國家一定要從年輕人的角度，積極鼓勵他們參與檔案管理工作，更多的年輕人能夠積極主動的投入到檔案管理事業(yè)中，為我國檔案管理工作的開展帶來新的動力，從而使檔案管理工作的開展能夠更加符合大數(shù)據(jù)時代的要求。

2.3 增強(qiáng)檔案管理的安全性

雖然在大數(shù)據(jù)時代的背景下，檔案管理工作的開展變得相對較為容易，但是信息安全性卻產(chǎn)生了很大程度的降低。為了充分保證到了管理工作中數(shù)據(jù)信息的安全性，檔案管理工作人員在開展檔案管理工作時，需要盡可能的避免網(wǎng)絡(luò)病毒帶入到檔案管理的數(shù)據(jù)中。除此之外，政府及相關(guān)部門還應(yīng)該積極頒布一些檔案管理工作開展和實施的細(xì)則，運(yùn)用專業(yè)的管理條例對檔案管理工作的開展進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范，以此來增強(qiáng)檔案管理的安全性。

3 結(jié)語

檔案在單位中的作用是顯而易見的，能夠?qū)挝坏陌l(fā)展過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，對領(lǐng)導(dǎo)制定決策、對單位的有序發(fā)展提供有益的借鑒和參考。檔案管理工作是復(fù)雜的，在實際管理的過程中，需要將各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類，并借助相關(guān)方法進(jìn)行整合，使有限的數(shù)據(jù)信息能夠發(fā)揮出內(nèi)在的價值和作用，為單位的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。必須充分重視檔案管理中存在的問題，在整合各種資源的基礎(chǔ)上，采取科學(xué)有效的方法，使單位能夠朝著制度化、科學(xué)化和健康化方向發(fā)展。

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