關(guān)于衛(wèi)生計生綜合監(jiān)督執(zhí)法局檔案管理現(xiàn)代化的探討

李巖

摘 要：衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生監(jiān)督整體發(fā)展的重要組成部分，是一項多層次、多領(lǐng)域的工作，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理應適應形勢的新變化，以高度的責任感和開拓創(chuàng)新的精神，為衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的發(fā)展服務。在本文中，通過分析衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出了科學的指導思想衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理，檔案管理工作效率增加的應用信息技術(shù)手段，建立科學的衛(wèi)生監(jiān)督檔案人才培養(yǎng)機制，優(yōu)化檔案的管理機制，檔案工作的全面發(fā)展服務，大力提升檔案工作的影響力和貢獻力，為新時期衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的發(fā)展做出新的貢獻。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生計生；監(jiān)督；檔案管理；現(xiàn)代化

持續(xù)、有效的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理活動一直是一個重要的提高衛(wèi)生監(jiān)督工作的標準化和現(xiàn)代化的保證，衛(wèi)生監(jiān)督企業(yè)的檔案管理基于整個流程管理的基本前提是衛(wèi)生監(jiān)督活動的發(fā)展。然而，由于我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作由于社會因素的影響，仍存在復雜的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理內(nèi)容，涉及廣泛的管理領(lǐng)域，管理過程復雜，參與管理流程太長，主體和管理本身具有較強的專業(yè)性、不確定性和創(chuàng)新。因此，為了促進我國衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，有必要加強衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理。

1 國家標準檔案管理內(nèi)容

根據(jù)國家標準的管理系統(tǒng)，工程建設、檔案制藥、食品衛(wèi)生、獸藥和環(huán)境保護應由相應的主管部門、衛(wèi)生主管部門、農(nóng)業(yè)主管部門和國務院環(huán)境保護主管部門來管理。國家質(zhì)檢總局只負責上述國家標準以外的所有國家標準的管理，本文所提到的國家標準和標準檔案管理也指的是這一范圍?！掇k法》文件中規(guī)定的方法涉及的文件材料多達18種，國家標準在內(nèi)容上主要是對10種文件的永久保存材料進行文件管理的方法，具體的文件類型有：上級下達的文件、標準草案的審批、標準手冊及其附件、意見評審會議紀要或匯總表、標準審核結(jié)論函、批準文件、聲明、標準公告及其附件、標準修訂撤銷通知。此外，一般還存放試驗驗證報告和一些屬于長期保管的特殊說明文件。

2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理中存在的問題

2.1 衛(wèi)生與計生中心檔案管理設備不足

由于我國經(jīng)濟發(fā)展不平衡，各地經(jīng)濟條件不同，檔案管理工作還存在許多不發(fā)達的地方，許多檔案管理工作所需的硬件設施不到位，給檔案管理工作帶來了很大的困難?，F(xiàn)今對我國的地方性衛(wèi)生機構(gòu)的調(diào)查顯示，不少地方還存在著重視科研輕視記錄的現(xiàn)象，對于經(jīng)費的分配也大都將多數(shù)的經(jīng)費分配到科研上，而對于檔案的保存以及記錄，還停留在紙質(zhì)的階段，不少地方?jīng)]有現(xiàn)代化計算機的輔助，只能將紙質(zhì)的檔案保存在文件柜中，紙質(zhì)文件的保存也需要合適的環(huán)境，溫度，以及保護措施。因此各單位應當加強對于硬件設備的建設，加強對于數(shù)字化的理解，加強對于信息存儲的建設進程。

2.2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的配套機制未充分建立

經(jīng)歷了十年的發(fā)展，衛(wèi)生監(jiān)督企業(yè)體制改革在衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務的發(fā)展上取得了輝煌的成就，創(chuàng)造一個科學、有效的監(jiān)管模式，專業(yè)指導執(zhí)法的隊伍，培養(yǎng)衛(wèi)生監(jiān)督的精神，富有特色的檔案管理工作背景和基本業(yè)務，但是基本的檔案業(yè)務仍然躺在文件組織系統(tǒng)的次要位置，需要進一步完善文件管理制度創(chuàng)新、文件信息資源開發(fā)，拓寬服務渠道和手段對衛(wèi)生監(jiān)督的支持。如今的文件管理仍在收集物理文件階段，電子檔案和檔案材料的“雙軌”集中管理機制上舉步維艱，特色專業(yè)的檔案、文件、重大事件，如文字、語音、圖像文件收集等工作還不夠。

2.3 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的科技含量不高

在許多基層的監(jiān)督檔案管理，仍然使用手工歸檔操作方式，文件的收集、整理、檔案基本上是通過手動操作，一方面，工作量很大，影響工作效率，另一方面在查閱、借用檔案非常不方便，在很大程度上影響檔案的準確查詢和準確的應用，難以充分發(fā)揮檔案的價值。隨著社會的進步和發(fā)展的衛(wèi)生監(jiān)督企業(yè)，包含更廣泛的衛(wèi)生監(jiān)督文件，所服務的文件對象越來越復雜，越來越多的新檔案，僅僅依靠體力勞動不能跟上時代的步伐，而仍未能電腦，掃描儀，和光盤存儲技術(shù)用于文件管理，將嚴重限制管理效率和利用效率，手動的文件管理信息過程是緩慢的，不能適應社會發(fā)展的要求和當今國家的發(fā)展形勢。

3 衛(wèi)生監(jiān)督檔案現(xiàn)代化管理的實施策略

3.1 加大信息化檔案管理人才的培養(yǎng)力度

人才在檔案管理中起著舉足輕重的作用。在檔案信息管理的過程中，人們一方面負責管理和運營所需基礎設施的建設和維護，另一方面負責軟件系統(tǒng)的開發(fā)和維護，以及各種檔案信息的處理、整理和保存。然而，目前許多計劃生育和衛(wèi)生機構(gòu)的檔案工作人員并不具備這些素質(zhì)。他們大多缺乏基本的專業(yè)知識、計算機和網(wǎng)絡知識、檔案管理知識和圖書館信息資源管理知識。培養(yǎng)適應當今社會的信息檔案管理人才是一項緊迫的任務。首先，要加強一線檔案人員的培訓，提高一線檔案人員的工作能力和知識水平。另一方面，要引進與檔案管理相關(guān)的管理人才，給他們良好的條件，讓他們堅守崗位，發(fā)揮特長，加強檔案管理人員隊伍。

3.2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的規(guī)范化建設是檔案管理單位的一項

基礎的業(yè)務工作是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。檔案管理的標準化不僅要求設備配置的現(xiàn)代化，而且要求管理標準、管理技術(shù)和管理思想的標準化，以適應形勢的發(fā)展和要求。衛(wèi)生監(jiān)督領(lǐng)導高度重視檔案管理工作。近年來，他們加大了對檔案基礎設施建設的投入，增加了檔案辦公用房，配備了電腦、打印機等設備，并要求按照上級規(guī)劃對檔案用房進行改造和布局。利用計算機完成了文件管理、計算機輔助歸檔、文件各內(nèi)容的信息存儲與檢索、文件軟件管理、文件倉庫管理的集成，從而提高了文件管理的效率和質(zhì)量。單位使用多媒體技術(shù)來存儲各種航空公司的文件，如靜態(tài)圖像、手稿、短信、照片、錄音和視頻。利用計算機的數(shù)字形式進行綜合處理的文件，這樣用戶可以查詢檔案，利用各種形式的信息，如文字、圖片、聲音和視頻在任何時間進行了查閱。改變了傳統(tǒng)檔案文本、圖像、聲音等不同載體的信息相互分離存儲，難以有機結(jié)合，提高了檔案管理和處理的效率。

3.3 做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案的事后監(jiān)控

事后監(jiān)視是一種重要的管理活動，指的是對文件管理過程結(jié)束后產(chǎn)生的結(jié)果進行評估和應用。要做好兩個方面的工作：一是設計科學合理的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理驗收指標體系和考核體系。綜合考慮衛(wèi)生監(jiān)督檔案的科學性、完整性、準確性和有效性。二是做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案的后期管理和總結(jié)工作。歸檔文檔的形式包括音像、各種數(shù)據(jù)報告以及材料等，文件的內(nèi)容涉及到大量的技術(shù)信息和數(shù)據(jù)，有一定的保密性，因此需要具備人事檔案管理知識背景的人進行整理。

4 結(jié)束語

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的主要目的是為衛(wèi)生監(jiān)督工作服務。隨著公共衛(wèi)生體制改革的深入，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理工作遇到了前所未有的機遇和挑戰(zhàn)，進入了一個新的發(fā)展時期。如何充分發(fā)揮檔案的作用，最終為社會服務，是各級衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)共同研究和解決的重點和難點。檔案管理現(xiàn)代化是推動衛(wèi)生體制改革不斷健康發(fā)展的重要力量。各級衛(wèi)生監(jiān)督部門要做好檔案管理現(xiàn)代化工作，推進公共衛(wèi)生體制改革。公共衛(wèi)生監(jiān)督檔案應適應新時代的要求，逐步滿足日益增長的業(yè)務需求，努力拓展服務領(lǐng)域，徹底擺脫單純業(yè)務的觀點，為工作人員和公眾服務。

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