基層水文檔案管理工作的探討

張逸靜 俞茜

摘 要：水文檔案是國家科技檔案的重要組成部分，可分為水文基礎(chǔ)資料檔案和專項(xiàng)技術(shù)服務(wù)檔案兩大類。本文分析了我國基層水文單位水文檔案管理水平不高、技術(shù)手段不先進(jìn)、利用效率不高等問題及產(chǎn)生的背景原因，提出了基層水文單位要推進(jìn)水文檔案管理數(shù)字化建設(shè)和提升水文檔案開發(fā)利用效率，朝信息化方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：水文檔案；檔案管理；信息化管理；開發(fā)利用

水文檔案是在水文觀測和水情預(yù)報(bào)等水文工作活動中形成的檔案，是國家科技檔案的重要組成部分，在流域綜合治理、防汛抗旱、工程建設(shè)、水資源開發(fā)和可持續(xù)利用等方面都發(fā)揮著重要作用，其職能與民生密切相關(guān)?；鶎拥乃墓ぷ髦饕?fù)責(zé)搜集、監(jiān)測和評價(jià)當(dāng)?shù)嘏c水有關(guān)的基礎(chǔ)信息，為流域水文站網(wǎng)建設(shè)、水文水資源監(jiān)測、水環(huán)境監(jiān)測評價(jià)、河道水庫測繪、水資源調(diào)查評價(jià)、水文氣象預(yù)報(bào)、水文分析計(jì)算、水文自動測報(bào)、水土保持等提供技術(shù)支持，當(dāng)前全國每年收集的水文水資源數(shù)據(jù)超過10億條，數(shù)據(jù)量繁雜且種類繁多，且基本均由基層水文單位搜集產(chǎn)生，因此在基層水文單位就做好檔案管理工作對促進(jìn)水文事業(yè)健康發(fā)展至關(guān)重要。

1 基層水文檔案的分類

隨著水文工作在國民經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮越來越重要的作用，水文行業(yè)的職能也逐步發(fā)生了轉(zhuǎn)變，從行業(yè)水文開始走向社會水文，從傳統(tǒng)水文邁向了現(xiàn)代水文。當(dāng)前，我國基層水文工作不僅負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)厮臏y報(bào)、水文勘測、水文分析計(jì)算，還承擔(dān)了水質(zhì)監(jiān)測、防洪評價(jià)、水資源調(diào)查評價(jià)和水土保持監(jiān)測等生態(tài)治理工作，產(chǎn)生的水文檔案在數(shù)量上日益增多，種類上逐漸豐富。

當(dāng)前，我國基層水文檔案可分為水文基礎(chǔ)資料檔案和專項(xiàng)技術(shù)服務(wù)檔案兩大類。水文基礎(chǔ)資料檔案主要有水文、水資源和水質(zhì)三部分，水文部分是基層水文檔案的基礎(chǔ)，它涵蓋了水文巡測和水準(zhǔn)測量原始記錄、測站技術(shù)資料、行業(yè)規(guī)范、任務(wù)書、水文手冊、水情簡報(bào)、年報(bào)、汛期總結(jié)、水文整編成果、地下水資料等；水資源部分主要為90年代中期至今的水資源公報(bào)，；水質(zhì)部分主要為水功能區(qū)水質(zhì)監(jiān)測通報(bào)、水質(zhì)監(jiān)測成果表、應(yīng)急監(jiān)測報(bào)告、儀器監(jiān)測原始資料、質(zhì)量統(tǒng)計(jì)表、常規(guī)監(jiān)測原始資料等。專項(xiàng)技術(shù)服務(wù)檔案主要有工程測量、河道測量等測繪成果和防洪評價(jià)、水資源分析、水土保持方案、入河排污口設(shè)置認(rèn)證等分析報(bào)告。

2 基層水文檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理水平不高

基層水文檔案管理工作普遍起步較晚，意識薄弱，基層單位現(xiàn)存的水文檔案基本為70年代以后。主要原因是歷來大部分基層水文單位觀測過程中所記錄的資料都會向上級水文總站進(jìn)行提交，水文數(shù)據(jù)和成果在上級單位都會進(jìn)行備份。這就導(dǎo)致基層水文單位對本單位的水文檔案不重視，規(guī)章制度不健全，在實(shí)際管理工作中不僅沒有按照相關(guān)規(guī)定納入到檔案管理，而且專職管理人員配備不到位，人員專業(yè)素質(zhì)不高，工作中隨意性較大，造成部分紙質(zhì)檔案由于保存年代較為久遠(yuǎn)、使用頻率高、保管條件差等多方面原因，保護(hù)形勢不容樂觀，嚴(yán)重影響了基層水文檔案的管理水平[1]。

2.2 檔案管理技術(shù)不先進(jìn)

基層水文單位作為公益性事業(yè)單位，在檔案管理中，可能受到辦公條件、資金等各方面因素的限制，管理方式較為落后，技術(shù)手段較為傳統(tǒng)。目前大多數(shù)單位對水文技術(shù)檔案仍只進(jìn)行“單套制”管理，即只對紙質(zhì)文件進(jìn)行存檔。然而，現(xiàn)在使用計(jì)算機(jī)自動采集水文信息已經(jīng)較為普遍，產(chǎn)生了大量水文電子文件，傳統(tǒng)紙質(zhì)載體下的水文檔案管理技術(shù)手段已經(jīng)很難與當(dāng)前檔案載體多元化的要求相適應(yīng)。

2.3 檔案利用效率不高

水文檔案種類多、數(shù)量大，傳統(tǒng)手工登記賬本，拆卷查檔的方式，使得檔案查閱較為繁瑣，利用效率不高。其次，先進(jìn)的水文技術(shù)和自動化儀器設(shè)備雖然在基層單位廣泛引進(jìn)，但多數(shù)已建的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫自成系統(tǒng)，難以共享信息，形成了數(shù)字鴻溝和水文信息孤島。而且，基層水文單位在檔案管理上存在“重藏輕用”的思想，水文檔案長期處于封閉或半封閉狀態(tài)，缺乏跨地區(qū)、跨行業(yè)的信息共享平臺，進(jìn)而對檔案的使用價(jià)值產(chǎn)生了忽略。

3 信息化是基層水文檔案管理的工作方向

3.1 推進(jìn)水文檔案管理數(shù)字化建設(shè)

電子文件檢索快捷，使用方便，隨著ADCP、自動遙感系統(tǒng)等水文信息化設(shè)備的廣泛使用，水文檔案的發(fā)展趨勢走向了電子文件歸檔和電子檔案管理。并且，紙質(zhì)文件和電子文件同時(shí)歸檔的“雙套制”管理短期內(nèi)不會取消，在規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一制度的前提下，加快建立水文檔案自動化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)水文檔案實(shí)時(shí)歸檔、自動編目、自動存儲、全文檢索等功能勢在必行。

現(xiàn)如今，基層水文單位的檔案管理系統(tǒng)大多較為老舊，需要檔案人員手動錄入編目、人工掃描紙質(zhì)文件，工作量十分巨大，亟需一套現(xiàn)代化的水文檔案系統(tǒng)，將本單位各平臺上待歸檔的文件自動對接至檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)上對歸檔文件電子蓋章、打印目錄、存儲電子文件等功能。

在“雙套制”管理的前提下，也要加快對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，對歷史水文檔案文件掃描，有別于傳統(tǒng)的掃描手段，現(xiàn)可通過OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)，將其轉(zhuǎn)化為可檢索的數(shù)字信息。這樣在傳統(tǒng)檢索檔案目錄的基礎(chǔ)上，還可以對檔案全文進(jìn)行逐字檢索，方便用戶精確定位檢索信息，大大提高了檔案檢索的精準(zhǔn)性。利用現(xiàn)有的雙層PDF技術(shù)，既可以保證在打印掃描件時(shí)原圖輸出，又能對全文內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制和檢索，在基層檔案工作中非常實(shí)用。但是目前轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)確率還達(dá)不到100%，還需要人工校對保證檔案文件的準(zhǔn)確性。傳統(tǒng)的水文檔案多以紙質(zhì)載體為主[1]，且種類繁多，數(shù)量龐大，一次性完成全部檔案的數(shù)字化處理難以實(shí)現(xiàn)。因此，基層單位可根據(jù)實(shí)際情況，對查檔率較高的紙質(zhì)檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理。通過全文查閱功能，能極大提高檔案的閱檔速度，紙質(zhì)檔案借閱頻次明顯降低，檔案原件能得到有效保護(hù)、使用時(shí)間將得到顯著延長。

3.2 提升水文檔案開發(fā)利用效率

水文檔案的突出特點(diǎn)在于重視長序列資料的匯總和水文科技研究經(jīng)驗(yàn)的積累[2]。在開發(fā)利用上，水文檔案的統(tǒng)一性、區(qū)域性、時(shí)間性和系統(tǒng)性對檔案的時(shí)間跨度和區(qū)域范圍提出了更高的要求。由于水文管理體制的多次變遷，基層水文單位曾被多個(gè)部門分管，部分水文檔案資料可能保存在不同系統(tǒng)的多個(gè)單位，利用中需要多方協(xié)調(diào)。而同系統(tǒng)下不同地區(qū)之間的水文檔案查閱，也因?yàn)槿狈y(tǒng)一的信息共享平臺，在實(shí)際利用過程中需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。因此提升水文檔案開發(fā)利用效率的當(dāng)務(wù)之急是構(gòu)建全省乃至全國統(tǒng)一的水文檔案信息共享平臺，除了省內(nèi)水文單位可以共享水文檔案外，還可以更好的向社會提供水文檔案服務(wù)，深化開發(fā)檔案內(nèi)涵。而且，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)通常只是檔案管理單位為查檔者提供需要的一份紙質(zhì)檔案，而水文檔案信息共享平臺的目標(biāo)是關(guān)聯(lián)各地區(qū)的水文檔案，實(shí)現(xiàn)一次檢索，多庫查詢的功能，對特色和利用率高的檔案進(jìn)行信息加工，添加關(guān)聯(lián)，當(dāng)用戶對關(guān)鍵字進(jìn)行檢索時(shí)，能主動提示相關(guān)信息，更全面的幫助用戶綜合使用查檔系統(tǒng)[3]，大大提升了開發(fā)利用效率。

參考文獻(xiàn)

[1]高爽.淺析基層水文檔案的規(guī)范化管理[J].赤子，2015（12）：214

[2]錢光輝.推進(jìn)上海水文“大檔案”管理的建議[J].中國水利，2012（2）：61-62，64.

[3]試論基層企業(yè)勘測檔案管理的新模式[J].西北水電，2011（1）：86-87.

作者簡介

張逸靜（1991-），女，漢族，江蘇蘇州人，江蘇省水文水資源勘測局蘇州分局，研究生，主要從事辦公室檔案管理。