基層水文檔案管理工作的探討

張逸靜 俞茜

摘 要：水文檔案是國(guó)家科技檔案的重要組成部分，可分為水文基礎(chǔ)資料檔案和專項(xiàng)技術(shù)服務(wù)檔案兩大類。本文分析了我國(guó)基層水文單位水文檔案管理水平不高、技術(shù)手段不先進(jìn)、利用效率不高等問題及產(chǎn)生的背景原因，提出了基層水文單位要推進(jìn)水文檔案管理數(shù)字化建設(shè)和提升水文檔案開發(fā)利用效率，朝信息化方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：水文檔案；檔案管理；信息化管理；開發(fā)利用

水文檔案是在水文觀測(cè)和水情預(yù)報(bào)等水文工作活動(dòng)中形成的檔案，是國(guó)家科技檔案的重要組成部分，在流域綜合治理、防汛抗旱、工程建設(shè)、水資源開發(fā)和可持續(xù)利用等方面都發(fā)揮著重要作用，其職能與民生密切相關(guān)。基層的水文工作主要負(fù)責(zé)搜集、監(jiān)測(cè)和評(píng)價(jià)當(dāng)?shù)嘏c水有關(guān)的基礎(chǔ)信息，為流域水文站網(wǎng)建設(shè)、水文水資源監(jiān)測(cè)、水環(huán)境監(jiān)測(cè)評(píng)價(jià)、河道水庫(kù)測(cè)繪、水資源調(diào)查評(píng)價(jià)、水文氣象預(yù)報(bào)、水文分析計(jì)算、水文自動(dòng)測(cè)報(bào)、水土保持等提供技術(shù)支持，當(dāng)前全國(guó)每年收集的水文水資源數(shù)據(jù)超過10億條，數(shù)據(jù)量繁雜且種類繁多，且基本均由基層水文單位搜集產(chǎn)生，因此在基層水文單位就做好檔案管理工作對(duì)促進(jìn)水文事業(yè)健康發(fā)展至關(guān)重要。

1 基層水文檔案的分類

隨著水文工作在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮越來越重要的作用，水文行業(yè)的職能也逐步發(fā)生了轉(zhuǎn)變，從行業(yè)水文開始走向社會(huì)水文，從傳統(tǒng)水文邁向了現(xiàn)代水文。當(dāng)前，我國(guó)基層水文工作不僅負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)厮臏y(cè)報(bào)、水文勘測(cè)、水文分析計(jì)算，還承擔(dān)了水質(zhì)監(jiān)測(cè)、防洪評(píng)價(jià)、水資源調(diào)查評(píng)價(jià)和水土保持監(jiān)測(cè)等生態(tài)治理工作，產(chǎn)生的水文檔案在數(shù)量上日益增多，種類上逐漸豐富。

當(dāng)前，我國(guó)基層水文檔案可分為水文基礎(chǔ)資料檔案和專項(xiàng)技術(shù)服務(wù)檔案兩大類。水文基礎(chǔ)資料檔案主要有水文、水資源和水質(zhì)三部分，水文部分是基層水文檔案的基礎(chǔ)，它涵蓋了水文巡測(cè)和水準(zhǔn)測(cè)量原始記錄、測(cè)站技術(shù)資料、行業(yè)規(guī)范、任務(wù)書、水文手冊(cè)、水情簡(jiǎn)報(bào)、年報(bào)、汛期總結(jié)、水文整編成果、地下水資料等；水資源部分主要為90年代中期至今的水資源公報(bào)，；水質(zhì)部分主要為水功能區(qū)水質(zhì)監(jiān)測(cè)通報(bào)、水質(zhì)監(jiān)測(cè)成果表、應(yīng)急監(jiān)測(cè)報(bào)告、儀器監(jiān)測(cè)原始資料、質(zhì)量統(tǒng)計(jì)表、常規(guī)監(jiān)測(cè)原始資料等。專項(xiàng)技術(shù)服務(wù)檔案主要有工程測(cè)量、河道測(cè)量等測(cè)繪成果和防洪評(píng)價(jià)、水資源分析、水土保持方案、入河排污口設(shè)置認(rèn)證等分析報(bào)告。

2 基層水文檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理水平不高

基層水文檔案管理工作普遍起步較晚，意識(shí)薄弱，基層單位現(xiàn)存的水文檔案基本為70年代以后。主要原因是歷來大部分基層水文單位觀測(cè)過程中所記錄的資料都會(huì)向上級(jí)水文總站進(jìn)行提交，水文數(shù)據(jù)和成果在上級(jí)單位都會(huì)進(jìn)行備份。這就導(dǎo)致基層水文單位對(duì)本單位的水文檔案不重視，規(guī)章制度不健全，在實(shí)際管理工作中不僅沒有按照相關(guān)規(guī)定納入到檔案管理，而且專職管理人員配備不到位，人員專業(yè)素質(zhì)不高，工作中隨意性較大，造成部分紙質(zhì)檔案由于保存年代較為久遠(yuǎn)、使用頻率高、保管條件差等多方面原因，保護(hù)形勢(shì)不容樂觀，嚴(yán)重影響了基層水文檔案的管理水平[1]。

2.2 檔案管理技術(shù)不先進(jìn)

基層水文單位作為公益性事業(yè)單位，在檔案管理中，可能受到辦公條件、資金等各方面因素的限制，管理方式較為落后，技術(shù)手段較為傳統(tǒng)。目前大多數(shù)單位對(duì)水文技術(shù)檔案仍只進(jìn)行“單套制”管理，即只對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行存檔。然而，現(xiàn)在使用計(jì)算機(jī)自動(dòng)采集水文信息已經(jīng)較為普遍，產(chǎn)生了大量水文電子文件，傳統(tǒng)紙質(zhì)載體下的水文檔案管理技術(shù)手段已經(jīng)很難與當(dāng)前檔案載體多元化的要求相適應(yīng)。

2.3 檔案利用效率不高

水文檔案種類多、數(shù)量大，傳統(tǒng)手工登記賬本，拆卷查檔的方式，使得檔案查閱較為繁瑣，利用效率不高。其次，先進(jìn)的水文技術(shù)和自動(dòng)化儀器設(shè)備雖然在基層單位廣泛引進(jìn)，但多數(shù)已建的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)自成系統(tǒng)，難以共享信息，形成了數(shù)字鴻溝和水文信息孤島。而且，基層水文單位在檔案管理上存在“重藏輕用”的思想，水文檔案長(zhǎng)期處于封閉或半封閉狀態(tài)，缺乏跨地區(qū)、跨行業(yè)的信息共享平臺(tái)，進(jìn)而對(duì)檔案的使用價(jià)值產(chǎn)生了忽略。

3 信息化是基層水文檔案管理的工作方向

3.1 推進(jìn)水文檔案管理數(shù)字化建設(shè)

電子文件檢索快捷，使用方便，隨著ADCP、自動(dòng)遙感系統(tǒng)等水文信息化設(shè)備的廣泛使用，水文檔案的發(fā)展趨勢(shì)走向了電子文件歸檔和電子檔案管理。并且，紙質(zhì)文件和電子文件同時(shí)歸檔的“雙套制”管理短期內(nèi)不會(huì)取消，在規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一制度的前提下，加快建立水文檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)水文檔案實(shí)時(shí)歸檔、自動(dòng)編目、自動(dòng)存儲(chǔ)、全文檢索等功能勢(shì)在必行。

現(xiàn)如今，基層水文單位的檔案管理系統(tǒng)大多較為老舊，需要檔案人員手動(dòng)錄入編目、人工掃描紙質(zhì)文件，工作量十分巨大，亟需一套現(xiàn)代化的水文檔案系統(tǒng)，將本單位各平臺(tái)上待歸檔的文件自動(dòng)對(duì)接至檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)上對(duì)歸檔文件電子蓋章、打印目錄、存儲(chǔ)電子文件等功能。

在“雙套制”管理的前提下，也要加快對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，對(duì)歷史水文檔案文件掃描，有別于傳統(tǒng)的掃描手段，現(xiàn)可通過OCR（光學(xué)字符識(shí)別）技術(shù)，將其轉(zhuǎn)化為可檢索的數(shù)字信息。這樣在傳統(tǒng)檢索檔案目錄的基礎(chǔ)上，還可以對(duì)檔案全文進(jìn)行逐字檢索，方便用戶精確定位檢索信息，大大提高了檔案檢索的精準(zhǔn)性。利用現(xiàn)有的雙層PDF技術(shù)，既可以保證在打印掃描件時(shí)原圖輸出，又能對(duì)全文內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制和檢索，在基層檔案工作中非常實(shí)用。但是目前轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)確率還達(dá)不到100%，還需要人工校對(duì)保證檔案文件的準(zhǔn)確性。傳統(tǒng)的水文檔案多以紙質(zhì)載體為主[1]，且種類繁多，數(shù)量龐大，一次性完成全部檔案的數(shù)字化處理難以實(shí)現(xiàn)。因此，基層單位可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)查檔率較高的紙質(zhì)檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理。通過全文查閱功能，能極大提高檔案的閱檔速度，紙質(zhì)檔案借閱頻次明顯降低，檔案原件能得到有效保護(hù)、使用時(shí)間將得到顯著延長(zhǎng)。

3.2 提升水文檔案開發(fā)利用效率

水文檔案的突出特點(diǎn)在于重視長(zhǎng)序列資料的匯總和水文科技研究經(jīng)驗(yàn)的積累[2]。在開發(fā)利用上，水文檔案的統(tǒng)一性、區(qū)域性、時(shí)間性和系統(tǒng)性對(duì)檔案的時(shí)間跨度和區(qū)域范圍提出了更高的要求。由于水文管理體制的多次變遷，基層水文單位曾被多個(gè)部門分管，部分水文檔案資料可能保存在不同系統(tǒng)的多個(gè)單位，利用中需要多方協(xié)調(diào)。而同系統(tǒng)下不同地區(qū)之間的水文檔案查閱，也因?yàn)槿狈y(tǒng)一的信息共享平臺(tái)，在實(shí)際利用過程中需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。因此提升水文檔案開發(fā)利用效率的當(dāng)務(wù)之急是構(gòu)建全省乃至全國(guó)統(tǒng)一的水文檔案信息共享平臺(tái)，除了省內(nèi)水文單位可以共享水文檔案外，還可以更好的向社會(huì)提供水文檔案服務(wù)，深化開發(fā)檔案內(nèi)涵。而且，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)通常只是檔案管理單位為查檔者提供需要的一份紙質(zhì)檔案，而水文檔案信息共享平臺(tái)的目標(biāo)是關(guān)聯(lián)各地區(qū)的水文檔案，實(shí)現(xiàn)一次檢索，多庫(kù)查詢的功能，對(duì)特色和利用率高的檔案進(jìn)行信息加工，添加關(guān)聯(lián)，當(dāng)用戶對(duì)關(guān)鍵字進(jìn)行檢索時(shí)，能主動(dòng)提示相關(guān)信息，更全面的幫助用戶綜合使用查檔系統(tǒng)[3]，大大提升了開發(fā)利用效率。

參考文獻(xiàn)

[1]高爽.淺析基層水文檔案的規(guī)范化管理[J].赤子，2015（12）：214

[2]錢光輝.推進(jìn)上海水文“大檔案”管理的建議[J].中國(guó)水利，2012（2）：61-62，64.

[3]試論基層企業(yè)勘測(cè)檔案管理的新模式[J].西北水電，2011（1）：86-87.

作者簡(jiǎn)介

張逸靜（1991-），女，漢族，江蘇蘇州人，江蘇省水文水資源勘測(cè)局蘇州分局，研究生，主要從事辦公室檔案管理。