淺談企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與對策

范桂嫻

摘 要：企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展過程中的重要組成部分，主要包括企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)過程中形成的各種檔案資料，一般主要是科學(xué)技術(shù)檔案為企業(yè)檔案的重要組成部分。因此，企業(yè)要重視檔案管理，根據(jù)企業(yè)運(yùn)營的實(shí)際情況對檔案管理措施進(jìn)行調(diào)整，重視企業(yè)檔案資源的開發(fā)，以提升企業(yè)的發(fā)展水平。本文就企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行研究，以期能夠找到提升企業(yè)檔案管理的對策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；問題；措施

企業(yè)生產(chǎn)、籌建過程中，會(huì)形成各種具有保存價(jià)值的圖表、文字等記錄，這些檔案主要包括經(jīng)營銷售、財(cái)務(wù)管理、教育衛(wèi)生等方面的檔案，是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)活動(dòng)的主要憑證。但是，現(xiàn)在部分企業(yè)的檔案管理仍舊存在很多問題，這些企業(yè)內(nèi)部并沒有形成統(tǒng)一的管理模式，這種管理方式給企業(yè)檔案開發(fā)造成的影響非常嚴(yán)重，因此，針對這種情況，企業(yè)要提高檔案管理規(guī)范性、系統(tǒng)性，以提升檔案管理的水平。

1 企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.1 企業(yè)檔案部門地位弱化

現(xiàn)在很多企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，都存在不重視檔案管理工作的情況，對檔案信息資源價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致很多單位在裁員時(shí)，都會(huì)首先將檔案管理人員撤掉，導(dǎo)致檔案管理部門無法發(fā)揮出自身的作用，只能勉強(qiáng)維持基本檔案管理工作。

少數(shù)企業(yè)沒有認(rèn)識(shí)到檔案在信息化時(shí)代的實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為檔案管理工作只是收集過時(shí)的文件材料，投入人力、物力、財(cái)力去管理，出不了政績，是得不償失的徒勞，存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象。三是缺乏主觀能動(dòng)性。重形式輕內(nèi)容，重晉級輕效能，晉升檔案管理級別大多是為了應(yīng)付上級檢查考評，沒有真正從對歷史負(fù)責(zé)、對企業(yè)負(fù)責(zé)的高度去做好檔案管理工作。

1.2 檔案資料收納不齊，信息不完整

企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，大部分都處于被動(dòng)收集檔案信息資源的情況，嚴(yán)重缺乏主動(dòng)性，這一問題給我國檔案管理工作開展造成了嚴(yán)重阻礙。被動(dòng)收集檔案信息資源的方式，也會(huì)導(dǎo)致很多信息資源不全面，導(dǎo)致部分檔案信息資源出現(xiàn)丟失情況，給我國檔案管理工作造成的影響非常大。很多企業(yè)的檔案管理部門，在進(jìn)行檔案信息資源收集時(shí)，沒有規(guī)范的檔案信息資源收繳規(guī)定，很多有價(jià)值的檔案信息沒有及時(shí)上交到檔案管理部門，成為專業(yè)人士、各個(gè)部門手中的私存資料，這部分檔案信息資源隨著時(shí)間的推移，會(huì)出現(xiàn)散失的情況，在專業(yè)人員手中的資料，隨著職員調(diào)動(dòng)也會(huì)被全部帶走，給企業(yè)造成嚴(yán)重?fù)p失，甚至很多原本屬于企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)也隨之被帶走，嚴(yán)重阻礙企業(yè)檔案發(fā)展。

1.3 管理方式、手段落后

現(xiàn)在我國的檔案發(fā)展水平并不是非常高，導(dǎo)致很多企業(yè)在進(jìn)行檔案信息資源管理時(shí)，采用的仍就是傳統(tǒng)的檔案管理方法，采用手工的方式管理檔案，很多檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)都沒有達(dá)到企業(yè)發(fā)展的要求，檔案管理軟件沒有發(fā)揮出自身的價(jià)值，嚴(yán)重降低了企業(yè)檔案信息資源管理的水平。

1.4 檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)發(fā)生變化

國有企業(yè)與公司有著本質(zhì)的區(qū)別，這種區(qū)別也反映在檔案管理中，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，更重視不同參股者的檔案信息資料，公司主要參股人的檔案資料更是檔案信息資源收集的重點(diǎn)，提高公司參股者檔案信息資源的完整性，是保障公司參股者權(quán)益的一種重要手段，如果公司檔案部門不健全的話，那么參股者對公司的信任度也會(huì)隨之降低。

1.5 聲像檔案收集困難，資料匱乏

現(xiàn)在我國很多公司在進(jìn)行檔案信息資源收集時(shí)，都出現(xiàn)了缺乏聲像檔案的問題，主要是由于公司不重視聲像檔案收集導(dǎo)致的，很多企業(yè)的聲像收集設(shè)備過于陳舊，但是由于資金緊張或重視不足等原因，導(dǎo)致聲像檔案無法發(fā)揮出最大的價(jià)值。聲像檔案本身就存在資料收集 非常困難的情況，需要各個(gè)部門共同努力，在進(jìn)行工程施工、索賠等環(huán)節(jié)中，聲像檔案發(fā)揮的作用非常大。

2 提高企業(yè)檔案管理水平的措施

2.1 高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性站在科學(xué)和企業(yè)的角度開展檔案管理工作，以提高檔案管理的質(zhì)量，將檔案部門的重要性提高到與其他部門等同的高度，關(guān)心支持企業(yè)檔案管理工作。企業(yè)檔案管理涉及生產(chǎn)活動(dòng)和黨、政、群等各個(gè)部門，應(yīng)由一位副廠長（副經(jīng)理）分工領(lǐng)導(dǎo)，并且列入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日常，作為考核企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人政績的一部分。任何一項(xiàng)工作，只有自上而下的重視起來，才能有所建樹。

2.2 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)

檔案管理人員首先要具有檔案管理的專業(yè)知識(shí)與素質(zhì)，且熱愛檔案工作。其次，要提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。要具備一定的文牘水平和研究能力，善于剖析資料的價(jià)值，懂得哪些資料該收，哪些不該收。要具備掌握和應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段的能力，把材料分門別類地整理好，利用檔案管理軟件進(jìn)行處理，及時(shí)快捷地輸入電腦，以便于檢索。積極參與檔案管理專業(yè)人員理論研討會(huì)，通過信息交流和資源共享，促進(jìn)各企業(yè)檔案管理與研究水平不斷提高；同時(shí)應(yīng)有計(jì)劃地委派檔案管理人員參加國家有關(guān)部門舉辦的各種研修培訓(xùn)活動(dòng)，從更寬廣的領(lǐng)域提高并強(qiáng)化他們的理論素質(zhì)。在崗位調(diào)整時(shí)，盡量調(diào)整較少檔案管理員，確保該隊(duì)伍的專業(yè)性。

2.3 搞好檔案收集工作，保證有價(jià)資料完整

企業(yè)檔案管理部門要建立完善的檔案產(chǎn)權(quán)管理制度，重視檔案收集工作，保障企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的利益不會(huì)受到損害，重視信息資源的積累，嚴(yán)格按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行歸檔處理，制定嚴(yán)格檔案歸檔制度，約束沒有及時(shí)上交檔案的個(gè)人和相關(guān)部門。企業(yè)只有掌握了大量的原始憑證，才能有效地保護(hù)法人和股東的利益。

2.4 完善規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理

實(shí)行檔案綜合管理后，企業(yè)專門檔案機(jī)構(gòu)要根據(jù)實(shí)際情況，進(jìn)一步健全和完善檔案的收集、整理、保管、檢索和提供利用等各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。

企業(yè)檔案在生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、開發(fā)等工作中起著重要的憑證作用。同時(shí)積極引導(dǎo)企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，實(shí)行檔案的自動(dòng)編目、自動(dòng)檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，并按照不同要求，編制出全宗目錄、分類目錄、目錄索引等，達(dá)到檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，這樣檔案工作者可以從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，檔案工作者有更多的時(shí)間從事檔案的編研工作和學(xué)習(xí)新的理論知識(shí)，使企業(yè)的檔案管理工作達(dá)到人盡其才，物盡其用的一種良性循環(huán)的狀態(tài)。

3 總結(jié)

綜上所述，企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，對企業(yè)發(fā)展具有積極的作用，針對企業(yè)檔案管理中存在的問題，企業(yè)管理人員要結(jié)合市場對企業(yè)的需求，制定科學(xué)的企業(yè)檔案管理制度，重視檔案資料收集工作，保障企業(yè)檔案資料的完整性，定期對企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以便企業(yè)檔案管理工作的順利開展。

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