數(shù)字化檔案管理的發(fā)展及應(yīng)對策略

馮玉娟

【摘要】隨著當(dāng)今社會發(fā)展和高科技技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)字化時代已經(jīng)撲面而來，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及各個行業(yè)領(lǐng)域。檔案行業(yè)已不再只是書面的記錄和紙質(zhì)摘要等傳統(tǒng)的工作，在管理手段和開發(fā)利用等工作方面數(shù)字化檔案管理已經(jīng)應(yīng)運(yùn)而生，它已成為檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志和檔案行業(yè)發(fā)展的趨勢。所以認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握數(shù)字化檔案的理論知識和應(yīng)用于實際中的管理方法，對于促進(jìn)我縣檔案館的檔案管理現(xiàn)代化具有積極地實踐意義。本文就以實現(xiàn)我縣檔案館數(shù)字化管理為例，對檔案數(shù)字化的前景和發(fā)展進(jìn)行闡述。

【關(guān)鍵詞】檔案管理? 數(shù)字化發(fā)展? 應(yīng)對策略

檔案從古到今在人類歷史發(fā)展和社會管理中有著重要且不可替代的作用，隨著當(dāng)今社會發(fā)展和高科技技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)字化時代已經(jīng)撲面而來，檔案行業(yè)也已不再只是書面的記錄和紙質(zhì)摘要等傳統(tǒng)的工作，在檔案管理手段和開發(fā)利用等工作方面已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化，并且已成為檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志和檔案行業(yè)發(fā)展的趨勢。

一、檔案數(shù)字化的概念

數(shù)字化，是指把語音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼或利用計算機(jī)信息處理技術(shù)，把聲、電、光、磁等信號轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式，并再以高速微型計算機(jī)對數(shù)字編碼進(jìn)行壓縮、調(diào)制和解調(diào)的信息處理技術(shù)，稱之為數(shù)字化技術(shù)。檔案數(shù)字化就是把原來的傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔通過掃描和錄入等以上方式將本單位的信息存儲到計算機(jī)數(shù)據(jù)庫里，以實現(xiàn)快捷方便.占有空間小.安全維護(hù)等功效。實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化和存儲集成化，并開發(fā)利用智能化和傳遞網(wǎng)絡(luò)化。

二、檔案數(shù)字化的主要作用與意義

（1）檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的核心部分，它在原始的紙質(zhì)文件的直觀基礎(chǔ)上能有效的保護(hù)本單位的檔案原件。

（2）數(shù)字化檔案可以副本異地永久性的保存，不至于在突發(fā)事件面前丟失或受到毀滅性的破壞。不會因同一文件反復(fù)印制和工作人員的一直保管而浪費了辦公用品和工作人員的時間，提高了辦公的經(jīng)濟(jì)效益。

（3）不再受到時間和地域的限制，我們工作者可以隨時隨地的上網(wǎng)查閱和利用檔案信息資源，大大提高了工作效率。

（4）檔案數(shù)字化能更好的充實我們檔案館的知識，充實了我們檔案館工作人員的知識層次面，解決了原來存在的信息資源貧乏和信息量少的情況，可以更快的豐富我們檔案館的信息。

（5）檔案數(shù)字化能夠是檔案文件更加安全的加密保護(hù)。檔案信息管理系統(tǒng)可以借助數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)和防火墻技術(shù)、檢測技術(shù)等，實現(xiàn)了對信息的加密和權(quán)限管控，從高科技術(shù)上保證了檔案文件的電子檔案安全可靠性和保密性。有效的防控計算機(jī)黑客入侵和網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵等網(wǎng)絡(luò)信息泄密事故的發(fā)生。

（6）檔案數(shù)字化防潮防濕。不會我們工作人員的因素使紙質(zhì)檔案字跡丟失和殘缺，能很好的恢復(fù)檔案文件的模糊褪變的字跡和對污損殘缺照片檔案的修復(fù)。

（7）規(guī)范性原則和高效性原則： 檔案數(shù)字化使檔案管理更加統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件和硬件等設(shè)施進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)范。實現(xiàn)了檔案信息統(tǒng)一格式，使我單位的工作人員工作起來更好更快。

三、適應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展的策略

為了適應(yīng)檔案信數(shù)字化的發(fā)展，縣級檔案館應(yīng)該采取如下策略。

（1）要有一支相對數(shù)量的掌握了現(xiàn)代化檔案管理知識的檔案管理人員隊伍，對檔案數(shù)字化能充分全面的運(yùn)用和管理，我單位采取內(nèi)部工作人員專業(yè)知識培訓(xùn)，外部去引進(jìn)專業(yè)的檔案數(shù)字化管理者的方式，盡快的提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，為我單位建立高素質(zhì)的檔案數(shù)字化管理人才。

（2）對檔案數(shù)字化建設(shè)有共識和意識。檔案數(shù)字化建設(shè)是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上的一次改革，涉及到傳統(tǒng)管理思想的轉(zhuǎn)變，還要進(jìn)行一定的資金投入。因此，開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)必須要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視和工作人員的共識，有對檔案數(shù)字化重要性的認(rèn)識。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才會有應(yīng)有的投入;只有我們工作人員的共識，才有檔案數(shù)字化建設(shè)的積極性和自覺性。

（3）要具備符合檔案數(shù)字化建設(shè)設(shè)備和設(shè)施。硬件設(shè)備如計算機(jī).打印機(jī)和掃描機(jī)等各種設(shè)備都要為工作人員備齊備好，為檔案數(shù)字化提供有利地條件。

（4）制定發(fā)展目標(biāo)和建立統(tǒng)一的管理制度。首先我單位對檔案數(shù)字化要制定具體的目標(biāo)，規(guī)范我單位檔案數(shù)字化管理的方向和步調(diào)。建立起嚴(yán)格嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾順?biāo)準(zhǔn)和具體的條例規(guī)范，能更好的指導(dǎo)我們的檔案數(shù)字化的工作。

（5）要建立網(wǎng)絡(luò)安全保障體系。減少網(wǎng)絡(luò)壁壘，采取組織管理.法制管理和技術(shù)防護(hù).系統(tǒng)控制等手段，建立一套完善的防范機(jī)制，確保我單位檔案信息資料的安全。

四、結(jié)語

檔案數(shù)字化管理是檔案管理的發(fā)展趨勢，是檔案事業(yè)發(fā)展的重要部分。我們要緊跟時代步伐，與時俱進(jìn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)專業(yè)知識，努力工作，為我們的檔案事業(yè)工作數(shù)字化做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，為我們社會主義物質(zhì)文明建設(shè)和精神文明建設(shè)奉獻(xiàn)自己的力量。

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