高職院校學(xué)生檔案管理規(guī)范化路徑研究

朱明祥

【摘要】當(dāng)前，高職院校學(xué)生檔案管理存在缺乏學(xué)校上級(jí)重視，導(dǎo)致發(fā)展動(dòng)力不足、檔案管理制度不完善導(dǎo)致效率低下和管理人員水平參差不齊導(dǎo)致無(wú)法快速適應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)工作的要求的問(wèn)題。從高職學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)入手，從保證檔案完整性對(duì)高職院校的意義、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展使用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)有效提高工作效率和對(duì)檔案管理工作進(jìn)一步管理，提出對(duì)實(shí)現(xiàn)高職院校學(xué)生檔案管理規(guī)范化路徑的相關(guān)建議，希望能完善學(xué)生檔案管理工作機(jī)制。

【關(guān)鍵詞】高職院校 學(xué)生檔案管理 路徑

高職院校檔案管理這個(gè)方式是教學(xué)工作的一個(gè)重要組成部分，直接反映教學(xué)工作的整個(gè)過(guò)程，也能間接顯現(xiàn)教學(xué)工作的質(zhì)量和教學(xué)管理水平的高低。隨著信息化程度的普及，高職院校檔案管理數(shù)量和質(zhì)量也需要跟進(jìn)相應(yīng)的發(fā)展速度，如何對(duì)學(xué)生檔案管理路徑進(jìn)行規(guī)范化探究顯得十分重要。

一、高職院校學(xué)生檔案管理工作的特點(diǎn)

保證檔案完整性。檔案資料管理主要由學(xué)生檔案管理、科研數(shù)量質(zhì)量管理、人事調(diào)動(dòng)管理等部分構(gòu)成，對(duì)于職校而言，完整的學(xué)生檔案管理有著極為重要的歷史性和參考性。而在傳統(tǒng)工作中，由于采用紙質(zhì)化檔案，容易出現(xiàn)丟失、遺漏、老化和破舊等問(wèn)題，這樣極其不利于檔案的保存和管理，再加上傳統(tǒng)工序糅雜，造成工作效率低下，極其容易保存不完整。

適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。高職院校培育的是適應(yīng)社會(huì)工作的一線人才，為了不斷提高學(xué)生的就業(yè)率，特別是在社會(huì)發(fā)展對(duì)人才要求越來(lái)越高的今天，社會(huì)對(duì)技術(shù)工人的要求也有了更高的要求，政府也投入相關(guān)資金，對(duì)高職院校的建校規(guī)模發(fā)展也得到了一定的提升。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)跟不上時(shí)代發(fā)展的需求，時(shí)代對(duì)學(xué)生檔案管理也提出了更高的要求，通過(guò)利用現(xiàn)代信息技術(shù)的手段對(duì)學(xué)生檔案管理進(jìn)行改良，為學(xué)校的發(fā)展提供更好的儲(chǔ)備力量。

進(jìn)一步對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行開(kāi)發(fā)。傳統(tǒng)的檔案管理需要對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理和保管。有些檔案使用過(guò)后，不再有第二次使用的機(jī)會(huì)，又或者再次使用進(jìn)行查找時(shí)需要大量的時(shí)間和精力，尤其是在查找學(xué)生檔案的時(shí)候，難以快速實(shí)現(xiàn)資源共享和減少查找時(shí)間。依靠手工搜索，不僅效率低下，還極其容易出現(xiàn)差錯(cuò)，增加工序人員的負(fù)擔(dān)。而在信息化時(shí)代背景下，利用多元的信息化技術(shù)，一方面，可以建立完善的檔案庫(kù);另一方面，可以減少工作人員的搜索時(shí)間，減輕工作人員的工作壓力，同時(shí)提高檔案管理的效率，進(jìn)一步完成對(duì)檔案管理開(kāi)發(fā)的更新。

二、高職院校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案管理工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視

檔案管理工作目前存在地位從屬不明，很多高校對(duì)于檔案的觀念意識(shí)淡薄，并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于學(xué)校工作效率的提升具有幫助性，導(dǎo)致忽視這一工作。在職校中，這一工作并沒(méi)有單獨(dú)區(qū)分于其他工作，甚至不在學(xué)校行政事務(wù)的日常管理中，學(xué)校對(duì)于檔案管理這塊的投入較少，資金設(shè)備并不齊全也不配套，導(dǎo)致檔案管理工作滯后跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐。學(xué)生檔案的工作需要學(xué)校各個(gè)部門(mén)進(jìn)行收集，將各個(gè)部門(mén)收集整理的資料進(jìn)行匯總，再經(jīng)手檔案室歸檔存檔歸案，各個(gè)部門(mén)都認(rèn)為這是檔案室的工作，在學(xué)生檔案信息的收集整理過(guò)程中則會(huì)承擔(dān)較少的責(zé)任，導(dǎo)致信息收集不完善或者不全面。

2.檔案管理制度不夠完善

盡管許多高校由于需求設(shè)置了檔案室，但是并沒(méi)有針對(duì)檔案室的使用制定相關(guān)明確的管理制度，在匹配相關(guān)人員上也存在問(wèn)題。這就導(dǎo)致相關(guān)制度不完善，責(zé)任劃分不清晰，因此學(xué)生檔案管理工作十分糅雜，效率低下。信息化技術(shù)已經(jīng)引入到各個(gè)行業(yè)中，在一定程度上可以減輕檔案的存儲(chǔ)空間，也可以減輕人力的使用。極大提高檔案管理秩序和效率。一方面，部分高校由于資金的投入占比較少等各方面原因的限制，并沒(méi)有引入信息化機(jī)制建設(shè)，也有部分職校引入信息化技術(shù)，但是信息化技術(shù)引入機(jī)制不健全，導(dǎo)致電子檔案的使用、收集整理、歸納劃分等流程不夠明晰，因此，建立完善的歸檔制度、檔案利用制度、數(shù)據(jù)管理制度。

3.檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

盡管當(dāng)前很多職校引進(jìn)新鮮血液高學(xué)歷檔案管理專(zhuān)業(yè)學(xué)生處理學(xué)生檔案，但仍然存在較多學(xué)歷不高、年齡偏大的檔案管理人員，這些人員并沒(méi)有接受系統(tǒng)正規(guī)的檔案管理培訓(xùn)，專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)不足，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作的進(jìn)行十分困難。并且，部分高校引進(jìn)先進(jìn)的信息設(shè)備技術(shù)進(jìn)行學(xué)生檔案管理，部分工作人員在新設(shè)備的使用下能力欠缺，無(wú)法應(yīng)對(duì)時(shí)下日新月異變化的信息技術(shù)，甚至部分工作人員思想守舊、與其他部門(mén)溝通欠缺，不注重創(chuàng)新和學(xué)生檔案工作的思考，這顯然不適合社會(huì)發(fā)展的需求，缺乏應(yīng)變能力，無(wú)法在使用學(xué)生檔案時(shí)展現(xiàn)有效服務(wù)。

三、高職院校學(xué)生檔案管理規(guī)范化實(shí)現(xiàn)路徑

1.加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的重視程度

規(guī)范的檔案制度，需要從思想意識(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念，了解學(xué)生檔案管理對(duì)于教學(xué)工作的作用，無(wú)論是高職學(xué)院的學(xué)生還是教師，都應(yīng)該意識(shí)到檔案管理的重要性，了解檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，建立完善的激勵(lì)機(jī)制和評(píng)價(jià)系統(tǒng)，在新生入校時(shí)做起，調(diào)動(dòng)學(xué)生積極性，針對(duì)檔案管理源頭進(jìn)行配合，針對(duì)學(xué)校其他部門(mén)進(jìn)行宣傳，加強(qiáng)學(xué)校對(duì)檔案管理的重視程度，避免各部門(mén)學(xué)生檔案管理工作相互推諉，從而積極配合檔案管理工作，有力推動(dòng)學(xué)生檔案管理進(jìn)入規(guī)范化管理流程。

2.做好信息化建設(shè)工作

傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理對(duì)設(shè)備使用和檔案信息整理能力要求并不高，但在新型互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案的管理工作進(jìn)入十分復(fù)雜的局面，需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，彌補(bǔ)手動(dòng)管理和紙質(zhì)檔案的缺陷，節(jié)約各項(xiàng)管理成本，提高管理效率，優(yōu)化學(xué)生檔案管理流程。只有合理針對(duì)學(xué)校學(xué)生檔案管理匹配合適的設(shè)備，才能進(jìn)行進(jìn)一步的規(guī)范化，同時(shí)要打破傳統(tǒng)手段的錄入和檢索，在工作中注重各部門(mén)的溝通，重視紙質(zhì)檔案和電子檔案共存，才能保證一方出現(xiàn)紕漏時(shí)，另一方能及時(shí)補(bǔ)救，促進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。

3.加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)

高職院校學(xué)生檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)直接影響工作的效率，在信息技術(shù)背景下，高職院校的學(xué)生檔案管理工作人員需要熟悉現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)軟件硬件方面的操作，并且要樹(shù)立良好的職業(yè)道德素養(yǎng)。第一，要配備專(zhuān)業(yè)人員，并將學(xué)生檔案管理納入考核制度，設(shè)立資源數(shù)據(jù)庫(kù)，做好數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)和利用，規(guī)范電子檔案的收集到利用過(guò)程，建設(shè)智慧校園。第二，要提高工作人員的服務(wù)意識(shí)，調(diào)整工作作風(fēng)，樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)優(yōu)良工作品質(zhì)，為全校師生提供優(yōu)秀的服務(wù)。第三，成立綜合數(shù)字檔案室，利用數(shù)字化對(duì)檔案進(jìn)行有效監(jiān)督和保管，保證電子檔案的完整有效和真實(shí)。第四，要對(duì)部分管理人員進(jìn)行工作培訓(xùn)，定期對(duì)管理工作引入新型的思維，了解最新的消息，讓工作人員的思維也能走在管理前端，并結(jié)合自己的思維提出建議，有效促進(jìn)工作的進(jìn)行。

四、結(jié)語(yǔ)

高職院校的檔案管理由于屬于學(xué)?；A(chǔ)工作，對(duì)學(xué)校的管理具有促進(jìn)和推動(dòng)作用，因此逐漸受到了學(xué)校的重視。但由于管理工作的滯后，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理存在著一些問(wèn)題，高職院校并沒(méi)有建立十分完善的管理機(jī)制去改善或者協(xié)調(diào)發(fā)展，這需要高職院校盡快轉(zhuǎn)變思維模式，采取相應(yīng)措施，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，優(yōu)化學(xué)生檔案管理過(guò)程，以便更好整合學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。

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