淺談如何做好基層公共衛(wèi)生檔案管理工作

王言林 賈寶華

摘要：在我國(guó)的檔案管理工作中，有許多需要遵守和執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)的制訂和實(shí)施，極大地促進(jìn)了檔案工作的開(kāi)展，加快了檔案現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。檔案是基層公共衛(wèi)生部門(mén)重要的信息資源，其在基層公共衛(wèi)生部門(mén)的醫(yī)療、教學(xué)、科研以及管理活動(dòng)中起著極為重要的作用。完整、全面地收集檔案，科學(xué)的管理檔案，切實(shí)做好檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，大力推進(jìn)基層公共衛(wèi)生部門(mén)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化管理進(jìn)程，對(duì)科學(xué)決策和本單位的現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。

關(guān)鍵詞：基層公共衛(wèi)生;檔案管理工作;分析

檔案是記錄各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，只有保管好檔案才能在需要時(shí)提供有效的信息，是反映基層公共衛(wèi)生部門(mén)工作的寶貴財(cái)富。在評(píng)價(jià)基層公共衛(wèi)生部門(mén)服務(wù)水平中可以作為重要的衡量依據(jù)。因此，不斷完善檔案管理工作，改進(jìn)工作中存在的問(wèn)題把整理、修改、保存檔案資料作為一項(xiàng)任務(wù)認(rèn)真執(zhí)行對(duì)基層公共衛(wèi)生工作具有重大的推動(dòng)作用。

一、 基層公共衛(wèi)生檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一） 管理體制不健全

目前，我國(guó)多數(shù)醫(yī)院將本科室工作人員的權(quán)責(zé)予以區(qū)分，在此基礎(chǔ)上制定相關(guān)管理制度，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的雜亂、管理的分散。此外，由于醫(yī)院采用將各部門(mén)的檔案進(jìn)行分開(kāi)管理的方式，造成醫(yī)院信息資源的連貫性和完整性的缺乏，還會(huì)給基層公共衛(wèi)生檔案查找以及網(wǎng)絡(luò)化管理造成極大的困難。

（二） 管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低下

管理人員的能力素質(zhì)對(duì)公共衛(wèi)生檔案管理的規(guī)范性以及高效性均造成重大影響，但目前我國(guó)多數(shù)醫(yī)院選擇采用非專(zhuān)業(yè)出身的檔案管理人員，此類(lèi)管理人員的理論和文化水平存在較大差異，且具有較大的流動(dòng)性;其次，管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低下，促使檔案管理工作的被動(dòng)性和管理模式的呆板性。

（三） 檔案管理模式落后

就基層公共衛(wèi)生檔案管理而言，其強(qiáng)調(diào)檔案資源的保密性，因此，基層公共衛(wèi)生檔案管理服務(wù)對(duì)象限制在職能科室和本系統(tǒng)。檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，習(xí)慣于服務(wù)單一對(duì)象，不僅導(dǎo)致基層公共檔案管理工作缺乏創(chuàng)新性和主動(dòng)性，而且導(dǎo)致基層公共衛(wèi)生檔案管理工作模式的落后與陳舊。

二、 基層公共衛(wèi)生檔案管理工作的強(qiáng)化措施

（一） 完善基層公共衛(wèi)生檔案管理模式

科學(xué)且完善的基層公共衛(wèi)生檔案資源管理模式，不僅能夠?yàn)榛鶎庸残l(wèi)生檔案管理水平的提升提供保障，還能夠?yàn)榛鶎庸残l(wèi)生檔案管理工作的效率和品質(zhì)提供保障。①可設(shè)立專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)基層公共衛(wèi)生檔案管理的職能部門(mén)要求基層公共衛(wèi)生檔案管理人員重視檔案管理工作。②需要合理分配檔案管理工作人員，既要有專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員又要有檔案系統(tǒng)技術(shù)人員，進(jìn)而為檔案管理工作水平的提升以及檔案管理資源的充分利用提供保障。

（二） 創(chuàng)新基層公共衛(wèi)生檔案管理制度

基層公共衛(wèi)生檔案管理工作的基礎(chǔ)是醫(yī)院管理制度，實(shí)行有效且完善的檔案管理制度不僅能夠提高基層公共衛(wèi)生檔案管理工作的質(zhì)量，還能夠提升檔案管理工作人員的積極性。制定出適合基層公共衛(wèi)生檔案管理的完善體系，包括檔案管理人員的職責(zé)、檔案管理工作的定時(shí)指導(dǎo)以及對(duì)檔案管理工作的管理三個(gè)主要方面。檔案管理人員的工作積極性同樣具有重要作用，為能夠有效提升檔案管理人員的工作積極性，基層公共衛(wèi)生檔案管理部門(mén)可以制定并完善相關(guān)考核和培訓(xùn)制度。實(shí)際工作時(shí)，應(yīng)該選取具有多年檔案管理工作的人員組建帶頭工作小組，而小組內(nèi)部需要儲(chǔ)備一名具有專(zhuān)業(yè)技能的技術(shù)指導(dǎo)人員;通過(guò)廣泛收集各科室意見(jiàn)的方式，制定具有可行性的管理制度，以促進(jìn)基層公共衛(wèi)生檔案管理工作能夠達(dá)到規(guī)范化和科學(xué)化，其主要目的在于為基層公共衛(wèi)生檔案資料連續(xù)性及完整性提供切實(shí)保障。

（三） 提升基層公共衛(wèi)生檔案管理人員的素質(zhì)

由于基層公共衛(wèi)生檔案管理工作是一項(xiàng)規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化以及制度化的高標(biāo)準(zhǔn)體統(tǒng)工程，不同于各門(mén)類(lèi)檔案管理的簡(jiǎn)單化集中性管理。針對(duì)目前我國(guó)基層公共衛(wèi)生檔案管理工作中人員素質(zhì)較低的問(wèn)題，不僅需要重視檔案管理組織人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而且需要強(qiáng)化人員的管理意識(shí)。此外，可以通過(guò)引進(jìn)相關(guān)的考核晉升制度的方式，實(shí)現(xiàn)調(diào)動(dòng)管理工作人員積極性的目的。強(qiáng)化工作人員的管理意識(shí)，首先需要得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持下，其后以開(kāi)會(huì)強(qiáng)調(diào)或者突擊檢查等方式快速提升全體人員對(duì)檔案管理工作的重視程度，主要是因?yàn)槿w人員完全熟悉檔案管理工作后有助于形成規(guī)范化的檔案收集工作。

（四） 提高基層公共衛(wèi)生檔案管理工作的信息化

完善的基層公共衛(wèi)生檔案管理需要不斷提高檔案管理工作的信息化，即利用現(xiàn)代化設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行管理，可以在實(shí)現(xiàn)減少檔案儲(chǔ)存空間的同時(shí)節(jié)省管理工作中的資源消耗，繼而有效提升基層公共衛(wèi)生檔案管理工作的效率。采用多樣化的儲(chǔ)存方式，為有效避免出現(xiàn)儲(chǔ)存空間不足、查找困難、共享性差等情況的出現(xiàn)，可采用電子文件的方式進(jìn)行管理，將其儲(chǔ)存在硬盤(pán)或者磁盤(pán)內(nèi);采用網(wǎng)絡(luò)化管理方式，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，其主要在人事檔案網(wǎng)絡(luò)化、病例檔案網(wǎng)絡(luò)化以及文書(shū)管理網(wǎng)絡(luò)化三個(gè)方面進(jìn)行有效的網(wǎng)絡(luò)化管理。

（五） 規(guī)范基層公共衛(wèi)生檔案信息材料收集和整理工作

目前的基層公共衛(wèi)生檔案管理之所以不完善，主要就是因?yàn)楣芾聿灰?guī)范，材料的收集和整理工作不到位，居民的健康檔案建檔率不高。這樣就需要對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范，將居民的建檔工作作為重點(diǎn)，統(tǒng)一各種報(bào)表的填寫(xiě)，確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)完善，為居民建立完整的健康檔案。為了促進(jìn)轄區(qū)居民充分配合社區(qū)建檔的工作，基層公共衛(wèi)生部門(mén)要對(duì)居民開(kāi)展健康教育，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)等媒體宣傳建立健康檔案的重要性，使居民能夠自動(dòng)配合社區(qū)開(kāi)展建檔?；鶎庸残l(wèi)生服務(wù)需要各轄區(qū)各部門(mén)、機(jī)構(gòu)的支持，因此要積極與居委會(huì)等重要的部門(mén)取得聯(lián)系，使其能夠了解到為居民建立健康檔案的意義，這樣就可以促進(jìn)檔案收集與整理工作的有效開(kāi)展。

（六） 加強(qiáng)基層公共衛(wèi)生檔案管理與醫(yī)療工作之間的銜接

就檔案管理工作與醫(yī)療工作之間的關(guān)系來(lái)看，檔案管理工作應(yīng)該是為醫(yī)療工作提供服務(wù)、提供信息依據(jù)的一項(xiàng)工作。在醫(yī)療業(yè)務(wù)中，很多工作都需要通過(guò)查閱檔案來(lái)開(kāi)展，比如在對(duì)患者進(jìn)行治療的過(guò)程中，醫(yī)護(hù)人員需要及時(shí)了解患者的病史，那么這就需要檔案管理工作者及時(shí)提供患者的檔案。要讓檔案管理工作能夠更好地為臨床、醫(yī)療、研究等工作服務(wù)，就必須加強(qiáng)檔案管理與醫(yī)療工作之間的銜接。比如醫(yī)院要結(jié)合檔案信息化的實(shí)際情況，及時(shí)更新信息化管理制度，對(duì)于新增的檔案必須及時(shí)上傳到信息系統(tǒng)中，以保證檔案與信息系統(tǒng)同步。檔案管理工作可以根據(jù)醫(yī)療業(yè)務(wù)進(jìn)行檔案分類(lèi)，這樣當(dāng)醫(yī)療工作需要檔案信息時(shí)，檔案管理者可以有針對(duì)性地進(jìn)行檔案查找，第一時(shí)間為醫(yī)療工作提供檔案依據(jù)。另外，醫(yī)院要促進(jìn)檔案信息資源共享，這樣就可以同時(shí)滿(mǎn)足醫(yī)療、研究、教學(xué)等工作的需求，檔案資源共享可以更好地為醫(yī)療工作提供便利。

（七） 重視基層公共衛(wèi)生檔案的開(kāi)發(fā)和利用

檔案管理的最終目的就是開(kāi)發(fā)利用，檔案部門(mén)要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，緊緊圍繞醫(yī)院中心開(kāi)展工作，參與醫(yī)院各項(xiàng)重大活動(dòng)，如院慶、院史館的籌建、大型學(xué)術(shù)活動(dòng)、義診活動(dòng)、突發(fā)性公共衛(wèi)生活動(dòng)等，運(yùn)用多種形式和載體做好檔案業(yè)務(wù)工作，積極拓展醫(yī)院檔案服務(wù)領(lǐng)域，更好地為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。同時(shí)，積極開(kāi)展多種編研活動(dòng)，使檔案編研工作與醫(yī)院醫(yī)學(xué)、科研、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、管理工作結(jié)合得更加緊密，對(duì)信息進(jìn)行深層次開(kāi)發(fā)和加工，編寫(xiě)各種專(zhuān)題匯編，如編輯大事記匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯編、醫(yī)療信息匯編、院志等編研材料，多途徑、多渠道地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為利用者提供多層次、多方面、有實(shí)效的信息，讓檔案信息資源在深化醫(yī)院改革、建設(shè)文明行業(yè)、提高醫(yī)療質(zhì)量中發(fā)揮重要作用，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位，為促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

三、 結(jié)束語(yǔ)

基層公共衛(wèi)生檔案管理的工作任重而道遠(yuǎn)，其保存質(zhì)量和內(nèi)容的全面性不僅關(guān)系著居民的健康，更與社區(qū)和諧發(fā)展密切相關(guān)。對(duì)基層公共衛(wèi)生部門(mén)來(lái)說(shuō)，雖然身為公共衛(wèi)生服務(wù)中最基層的單元，但作用和重要性卻非常重要，它既是各項(xiàng)公共衛(wèi)生服務(wù)措施的落實(shí)者和執(zhí)行者，也是掌握著轄區(qū)內(nèi)公共衛(wèi)生工作的第一手檔案資料的持有者，有責(zé)任有義務(wù)積極管理好當(dāng)前的公共衛(wèi)生檔案，努力探尋有效措施延長(zhǎng)檔案壽命，保證檔案的全面性和真實(shí)性，防止失密和泄密。只有這樣，才會(huì)在新形勢(shì)下得到更好的開(kāi)發(fā)和利用。

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作者簡(jiǎn)介：

王言林，山東省萊陽(yáng)市，萊陽(yáng)市譚格莊中心衛(wèi)生院;

賈寶華，山東省萊陽(yáng)市，萊陽(yáng)市婦幼保健院計(jì)劃生育服務(wù)中心。