航天企業(yè)檔案編研管理模式創(chuàng)新研究

/中國航天科工防御技術(shù)研究院物資部

柯清/北京海鷹科技情報研究所

資源有限，創(chuàng)意無限。為帶來長遠(yuǎn)而可持續(xù)的發(fā)展，需要不停地反思甚至顛覆過往。在航天企業(yè)檔案編研工作的管理模式及編寫模式上，創(chuàng)新，亦大有可為。筆者將從航天企業(yè)檔案編研工作的價值、航天企業(yè)檔案編研成果利用情況、航天企業(yè)檔案編研工作的困境與反思、航天企業(yè)檔案編研工作的創(chuàng)新4個方面展開論證。

一、航天企業(yè)檔案編研工作的價值

檔案編研是以館（室）藏檔案為主要對象，以滿足社會利用為主要目的，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上選編或匯編檔案文獻(xiàn)、編寫參考資料、參與編修地方史志和歷史研究的一項工作。檔案編研是檔案學(xué)專業(yè)里最重要的科目之一，是一個去粗取精、深層加工、更高級的檔案利用的過程。其主要分為以下幾類：原料性質(zhì)的成果，如檔案文獻(xiàn)匯編、選編等；半成品性質(zhì)的成果，如各種文摘、數(shù)據(jù)匯編（或手冊）、年表、大事記、歷史沿革等；創(chuàng)造性質(zhì)的成果，即利用檔案文獻(xiàn)原料和半成品，經(jīng)研究人員綜合、分析之后對某些專業(yè)性問題作出回答，如研究工作的總結(jié)、報告、論文、專著等。

航天企業(yè)檔案編研的價值主要體現(xiàn)在以下4個方面：

1.協(xié)助管理決策

所謂科學(xué)管理和科學(xué)決策，就是根據(jù)多方面充分的信息，通過比較和反復(fù)論證，最后制定目標(biāo)、對策、辦法并賦予實施管理。各方面信息是科學(xué)決策的基礎(chǔ)和必要條件，而檔案中相當(dāng)部分信息是各研究、生產(chǎn)部門和各機(jī)關(guān)管理部門在過去工作中留存下來的真實歷史記錄，有成功經(jīng)驗和失敗教訓(xùn)，將這些信息編纂成冊以供使用，為科學(xué)管理和決策提供依據(jù)，如年鑒、大事記、干部任免匯編、企業(yè)運(yùn)營情況分析研究、XX 單位物資統(tǒng)計指標(biāo)分析研究、航天企業(yè)民用產(chǎn)品開發(fā)和合資項目情況分析、XX廠產(chǎn)品質(zhì)量案例匯編、技安事故統(tǒng)計與分析等。

2.服務(wù)科研生產(chǎn)

科技檔案是企業(yè)核心技術(shù)的載體，是前人智慧的結(jié)晶和經(jīng)驗教訓(xùn)的總結(jié)，檔案編研的過程就是科技成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的過程。航天企業(yè)的編研成品有很多，如XX型號產(chǎn)品研制紀(jì)實、XX分系統(tǒng)產(chǎn)品研制與應(yīng)用紀(jì)實、XX彈上產(chǎn)品試驗故障統(tǒng)計及分析、XX型號動力裝置批生產(chǎn)質(zhì)量的統(tǒng)計與評估等。

3.維護(hù)單位權(quán)益

檔案在所有信息中是唯一可以作為法律憑證的信息，是兼具可靠性與權(quán)威性的原生信息資源，因此它才可以成為查考、研究、爭辯和處理問題的確鑿依據(jù)，如利用合同裁決經(jīng)濟(jì)糾紛、利用地契平息地產(chǎn)糾紛、利用成果檔案證明符合職稱評審條件、利用產(chǎn)品質(zhì)量檔案裁決責(zé)任糾紛等。現(xiàn)有的編研成果案例包括獲獎科技成果匯編、經(jīng)濟(jì)合同案例評析、房地產(chǎn)材料匯編、供貨合同匯編等。

4.打造企業(yè)文化

企業(yè)的生存發(fā)展之本不僅僅指其核心技術(shù)，更包括其核心文化。目前，世界各國的競爭已經(jīng)從軍事、政治、經(jīng)濟(jì)競爭轉(zhuǎn)向文化、價值觀、制度競爭。隨著意識形態(tài)領(lǐng)域的斗爭愈演愈烈，檔案既是承載集體記憶的重要載體，也是喚醒員工對艱苦奮斗、眾志成城的企業(yè)記憶的重要手段，是構(gòu)建企業(yè)文化的重要工具。檔案編研有助于為廣大員工提供根源感和身份感，增加歸屬感與認(rèn)同感，培養(yǎng)企業(yè)自豪感與忠誠度，如XX35年回憶錄、XX-航天精神紀(jì)事、XX-走向中國火箭的搖籃、XX-共和國航天紀(jì)實等。

二、航天企業(yè)檔案編研成果利用情況

我國的航天事業(yè)起步于20世紀(jì)50年代，而各研究院開展檔案編研的歷史有早有晚?？梢钥隙ǖ囊稽c是，隨著我國航天事業(yè)的蓬勃發(fā)展，航天企業(yè)的檔案編研工作也經(jīng)歷了由少至多、由淺至深、由單一至豐富的過程。

某航天企業(yè)最早的檔案編研從1983年開始，某型號的重要文件匯編是該企業(yè)檔案編研開展的第一個課題，由綜合檔案館完成。在1983年至1994年十幾年的時間里，檔案編研工作都是由檔案館一個部門承擔(dān)。直到1995年，逐漸有企業(yè)其他所屬單位加入，到后面漸成百花齊放之勢。截止到2016年12月31日，該航天企業(yè)共完成院級檔案編研成果223項，涉及多個產(chǎn)品、多個專業(yè)、多個單位以及多個領(lǐng)域。這些成果少則2～3萬字，多則近20萬字，上千萬字的記錄凝聚著幾代航天人的心血與智慧。

檔案館曾經(jīng)組織研究院檔案部門請編研課題的借閱者在借閱后寫下利用原因和效果。筆者摘取了其中幾個案例：

1.《某型號導(dǎo)彈陸上飛行試驗檔案資料分析》

利用者：陳某某

利用效果：某型號第一次定型飛行試驗，其中1發(fā)出現(xiàn)了問題。在查閱其它型號資料時，發(fā)現(xiàn)某型號飛行試驗中也曾出現(xiàn)過同樣的現(xiàn)象，根據(jù)該型號試驗結(jié)果分析，借鑒其經(jīng)驗，對某型號的XX進(jìn)行了試驗，并發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，進(jìn)而對其進(jìn)行了改進(jìn)。某型號第二次定型飛行試驗時取得了5發(fā)4中的好成績，順利完成定型飛行試驗，為型號歸零節(jié)省了寶貴的時間、少走了彎路。

2.《質(zhì)量案例匯編及分析研究》

利用者：王某某

匯編下發(fā)后，組織50多人進(jìn)行學(xué)習(xí)。該匯編對于1987～1997年發(fā)生的67個典型質(zhì)量問題進(jìn)行了分析。其中“操作者”的原因占55.2%，1997年更是達(dá)到83.83%，質(zhì)量問題給我們帶了巨大的經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失。這些數(shù)據(jù)讓科研工作者深受振動，強(qiáng)烈感到責(zé)任心與技能知識的重要。

3.《某航天企業(yè)統(tǒng)計指標(biāo)分析與研究》

利用者：常某某

該課題成果在制定某企業(yè)“十五”計劃中起到了較大作用。根據(jù)該課題的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)分析，制定出“十五”物資供應(yīng)與配套經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，并制定出“十五”期間物資供應(yīng)工作技改項目。

4.《某型號導(dǎo)彈武器系統(tǒng)研制大事記》

評委1：該課題編研水平很高，編研難度非常大，對領(lǐng)導(dǎo)決策和科技人員都有非常重要的參考價值。

評委2：開題很好，完成的出色。對后續(xù)型號的立項、研制，領(lǐng)導(dǎo)的決策，科技人員和管理人員的工作，有很大的幫助和啟示。

由此可見，航天企業(yè)的許多檔案編研成果在產(chǎn)品排故、經(jīng)費(fèi)節(jié)約、員工教育、管理決策等各方面都起到了積極的作用，達(dá)到了預(yù)期的利用效果。

三、航天企業(yè)檔案編研工作的困境與反思

1.航天企業(yè)檔案編研工作的困境

從“十二五”開始，某航天企業(yè)的檔案編研工作發(fā)展逐漸遲緩。隨著“十三五”的到來，檔案編研工作陷入瓶頸期，檔案編研成果質(zhì)量堪憂，產(chǎn)品已不能滿足用戶需求；單位開展檔案編研工作的積極性日趨下降；編研成果日漸缺少推廣利用，乏人問津，幾大問題彼此互為因果，造成惡性循環(huán)。

2.航天企業(yè)檔案編研工作的反思

在國家檔案局一次調(diào)查問卷中，67%的人認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)重視和員工意識是使企業(yè)檔案管理陷入困境的主要原因；一些學(xué)者則認(rèn)為檔案行政管理監(jiān)督力度不足是使企業(yè)檔案管理陷入困境的根本原因。中國人民大學(xué)的徐擁軍教授則認(rèn)為：以上原因皆為表面原因，使企業(yè)檔案管理陷入困境的主要原因是傳統(tǒng)的檔案管理體系不能適應(yīng)外部環(huán)境的急劇變化。

現(xiàn)代企業(yè)制度的建立、市場經(jīng)濟(jì)下企業(yè)市場競爭、信息技術(shù)飛速發(fā)展的外部環(huán)境，使傳統(tǒng)的實體管理模式受到極大的沖擊。

一是現(xiàn)代企業(yè)制度對企業(yè)檔案管理的影響。現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)檔案工作，失去了依賴國家檔案行政管理治理檔案工作的機(jī)制，企業(yè)檔案工作失去了發(fā)展的外在動力，只能依賴內(nèi)生力量。在重新定位企業(yè)與政府關(guān)系的今天，已不可能再靠國家、專業(yè)主管的行政力量推動建立現(xiàn)代企業(yè)檔案的運(yùn)行機(jī)制。

二是市場競爭對企業(yè)檔案管理的影響。現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)，其一切活動都圍繞著創(chuàng)造價值、實現(xiàn)利潤最大化這一目標(biāo)。傳統(tǒng)檔案管理注重保存歷史，重收重管輕用，忽視創(chuàng)造現(xiàn)實價值，直接價值創(chuàng)造又不明顯，加之檔案管理需要存貯空間和加工整理，需要投入人力、財力和物力，會增大企業(yè)的成本投入，自然就成為企業(yè)管理者緊縮開支的對象。

三是信息技術(shù)飛速發(fā)展對企業(yè)檔案管理的沖擊。信息技術(shù)的飛速發(fā)展以及信息化進(jìn)程加快了企業(yè)各類信息系統(tǒng)的建立，使得大量的電子文件產(chǎn)生，而傳統(tǒng)的基于紙質(zhì)檔案的實體管理模式無法對其進(jìn)行有效管理，任由電子文件自生自滅；檔案部門信息化建設(shè)滯后于其它部門，加之檔案部門受限于自身的技術(shù)水平、管理能力，無法介入電子文件管理過程，使大量的電子文件流失。

四是傳統(tǒng)實體管理模式面臨顛覆。傳統(tǒng)的實體檔案管理重保管輕利用，重保管歷史記錄，忽視主動為現(xiàn)實服務(wù)。大部分工作都集中于檔案的收集、鑒定、整理、保管業(yè)務(wù)上，未從如何在這些環(huán)節(jié)中獲益上下工夫，缺乏自身的內(nèi)部動力，因而受到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的冷落。

四、航天企業(yè)檔案編研工作的創(chuàng)新

現(xiàn)代企業(yè)檔案編研工作的目標(biāo)在于：編研產(chǎn)品可以滿足企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層、不同用戶群體的需求；產(chǎn)品的靈活性可以滿足用戶不斷變化的緊急需求和關(guān)乎切身利益的長遠(yuǎn)需求。為了達(dá)到這個目標(biāo)，筆者提出以下幾點可操作的創(chuàng)新舉措：

1.管理模式創(chuàng)新

項目立題。在檔案編研課題立題時，由自行申報變?yōu)樽孕猩陥笈c下達(dá)計劃相結(jié)合，下達(dá)計劃采取“命題作文”的形式，做到根據(jù)企業(yè)的需要做真正有意義的事情。

起點前移。將檔案編研工作起點前移，納入型號研制流程，作為科研生產(chǎn)任務(wù)之一進(jìn)行責(zé)任管理。過去的檔案編研對象大都是定型產(chǎn)品，但是等到定型后才開展檔案編研，往往此時型號隊伍已經(jīng)分散、過程性的重要?dú)v程已經(jīng)遺忘。如果將檔案編研工作起點前移，作為在研型號的科研生產(chǎn)任務(wù)之一進(jìn)行責(zé)任管理，檔案人員與技術(shù)人員配合通過日常積累與編寫來完成，這樣形成的檔案編研成果將十分全面、翔實，不僅能滿足當(dāng)下的緊急需求，也不會臨時產(chǎn)生太大的工作量，能讓管理人員、技術(shù)人員和檔案人員同時受益。

量化考核。對檔案編研立題、中期檢查、結(jié)題評審均進(jìn)行量化考核。部分企業(yè)的檔案編研工作是沒有考核的，全憑各單位自覺，是典型的 “干與不干一個樣，干多干少一個樣，干好干壞一個樣。”據(jù)調(diào)研，部分單位已多年不再開展檔案編研工作。

激勵機(jī)制。部分企業(yè)檔案編研工作可以說沒有激勵機(jī)制。而檔案編研的工作量非常大，一個課題一般需要4～5人完成，不少檔案工作人員已經(jīng)把這項工作當(dāng)成負(fù)擔(dān)，技術(shù)人員也不愿參與。

2.編寫模式創(chuàng)新

形式層面。通過征求不同用戶群的意見和總結(jié)分析編研成果的利用記錄來挖掘用戶需求，根據(jù)用戶需求立題，而不是檔案部門自行商議。檔案部門對于相對成熟的“研制紀(jì)實”等檔案編研課題出具相應(yīng)模板，明確編寫內(nèi)容和要求，并根據(jù)需要定期更新。聯(lián)合可以聯(lián)合的力量，打破群體、部門、單位、領(lǐng)域的限制，開展“大編研”。

內(nèi)容層面。檔案編研成果層次多樣化，一次、二次、三次編研產(chǎn)品都應(yīng)有，以滿足不同受眾群體的需求。檔案編研成果內(nèi)容上要盡可能“寬”，不能僅集中于技術(shù)和質(zhì)量，鼓勵關(guān)于歷史、管理、文化、民生等各種類型的檔案編研產(chǎn)品以不同形式出現(xiàn)。

技術(shù)層面。利用信息化手段對已有檔案編研成果進(jìn)行智能抽取，形成二次成果。利用數(shù)字檔案館和云網(wǎng)技術(shù)將檔案編研成果產(chǎn)品化，在確保不違反保密制度的前提下，對部分非密檔案編研成果開展推廣營銷。