如何加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化

薛艷飛

【摘要】基于對加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作一體化的研究，首先，對文秘工作與文書檔案管理工作一體化基本內(nèi)容進(jìn)行闡述。其次，分析文秘工作與文書檔案管理工作之間的關(guān)系。最后，為更好實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化，給出明確管理意識、強(qiáng)化文書立卷工作、促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)等有效措施。

【關(guān)鍵詞】文秘工作;文書檔案;管理工作;企業(yè)

進(jìn)入信息化時(shí)代，隨著我國企業(yè)管理日趨規(guī)范，行政管理、辦公室業(yè)務(wù)等各項(xiàng)工作也逐漸朝著規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。所以，企業(yè)想要在激烈的市場競爭中更加穩(wěn)健發(fā)展，需要充分認(rèn)識到文秘、檔案管理等行政工作對企業(yè)發(fā)展的重要作用，并給予一定的重視與關(guān)注。實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化，可以有效提升企業(yè)管理質(zhì)量與管理效率，促使企業(yè)更好更快發(fā)展。所以，本文對加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作一體化措施等內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)闡述。

一、文秘工作與文書檔案管理工作一體化概述

在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的大背景下，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到快速普及應(yīng)用，為人們生活帶來極大便利，也為企業(yè)當(dāng)中文秘工作與文書管理工作一體化提供了便利性、可行性與必然性。文秘工作與文書檔案管理工作一體化，通常情況下會(huì)被稱為文檔一體化。企業(yè)對先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及行政辦公管理系統(tǒng)等進(jìn)行充分利用，將文秘工作與文書檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，能夠有效推動(dòng)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化、智能化、現(xiàn)代化，進(jìn)而能夠?qū)馁Y料的起草、審核、印發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，促使文書檔案資料真正實(shí)現(xiàn)一體化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

二、文秘工作與文書檔案管理工作的關(guān)系闡述

文秘工作與文書檔案管理工作，兩者之間在很大程度上是相互聯(lián)系的，但是同時(shí)也在一定程度上彼此獨(dú)立。文秘工作與文書檔案管理工作的對象都是公文。公文寫作是文秘工作的重要內(nèi)容之一，是公文成文的前置條件。而檔案資料主要是從公文中收集提取并分類保存，所以，可以將文書檔案的管理視為公文發(fā)布以后的延續(xù)工作。由此可以看出，文秘工作與文書檔案管理工作兩者之間通過公文這一主體緊密聯(lián)系起來。如果想要保證文書檔案管理工作的順利展開，就需要從公文擬定、處理環(huán)節(jié)做出嚴(yán)格要求與規(guī)范。公文處理工作是做好文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是關(guān)鍵。公文處理工作的好壞在很大程度上會(huì)對文書檔案管理工作造成一定影響，因此，公文處理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化的重點(diǎn)。在社會(huì)科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，企業(yè)檔案管理工作也逐漸朝著電子化、體系化方向發(fā)展。文檔一體化的管理模式主要是從文秘工作與文書檔案管理工作的大局著手，在公文生成、公文歸檔、公文檢索、公文查閱等各項(xiàng)工作中對現(xiàn)代辦公自動(dòng)化技術(shù)等進(jìn)行充分利用。如果想使檔案資料的真實(shí)性與準(zhǔn)確性得到保障，同時(shí)發(fā)揮檔案最大價(jià)值，就需要企業(yè)各相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案錄入與檔案輸出時(shí)，嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)流程展開。這樣做的好處在于，不僅可以提升工作效率、提高工作質(zhì)量，還可以促使文秘工作與文書檔案管理工作向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)行政管理更加科學(xué)有效。

三、加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理一體化的措施

（一）明確管理意識。要想實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化發(fā)展，需要在企業(yè)實(shí)際運(yùn)行中切實(shí)樹立并加強(qiáng)兩者之間一體化的管理意識。通過樹立一體化管理意識，可以保證文書檔案管理工作的順利展開。同時(shí)，文書檔案管理工作的工作流程也會(huì)得到進(jìn)一步規(guī)范與完善。能夠簡化企業(yè)當(dāng)中檔案管理的工作流程，避免重復(fù)工作，從而為企業(yè)節(jié)省更多成本。文秘工作是實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化的基礎(chǔ)與關(guān)鍵，相關(guān)文秘工作人員需要加強(qiáng)文書檔案管理意識，要做好文書檔案各項(xiàng)基礎(chǔ)性、前期性工作，使文書檔案質(zhì)量得到有效保障。具體可以從以下幾點(diǎn)展開：第一，公文紙張需要保證統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)格，同時(shí)內(nèi)容排版需要嚴(yán)格遵守國家相關(guān)規(guī)定，在進(jìn)行裝訂工作時(shí)保證從左側(cè)進(jìn)行。第二，需要對公文的審批權(quán)限以及簽發(fā)手續(xù)等進(jìn)行嚴(yán)格檢查，除此之外，還需要對主送單位、公文標(biāo)題、公文文種、保密程度等進(jìn)行審核，保證各環(huán)節(jié)工作能夠符合標(biāo)準(zhǔn)。第三，文秘工作人員在公文草擬、公文定稿時(shí)，需要及時(shí)簽字、記錄，保證字跡清晰、清楚，為日后檢查與審核工作提供便利。

（二）強(qiáng)化文書立卷工作。在企業(yè)文書檔案管理工作中，文書立卷在其中占據(jù)重要位置。文書立卷工作能夠保證文書檔案的體系化與標(biāo)準(zhǔn)化，在文秘工作與檔案管理工作之間發(fā)揮著銜接作用。文書立卷工作既是文秘工作的最終一個(gè)環(huán)節(jié)，與此同時(shí)，也是文書檔案管理工作的起始環(huán)節(jié)。因此，這一環(huán)節(jié)在文秘工作與文書檔案管理工作一體化中發(fā)揮的重要作用不言而喻。強(qiáng)化文書立卷工作，可以從以下幾點(diǎn)展開：一是經(jīng)常性對工作人員展開公文、檔案等相關(guān)法律法規(guī)方面的專業(yè)培訓(xùn)，通過廣泛的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，切實(shí)提高相關(guān)人員對文書立卷工作的重視，增強(qiáng)檔案意識，從而為做好此項(xiàng)工作奠定良好的基礎(chǔ)。二是強(qiáng)化文書立卷工作的規(guī)范化、智能化、日?；芾怼，F(xiàn)在很多企業(yè)開始使用電子檔案管理系統(tǒng)，這就要求相關(guān)人員不僅要對紙質(zhì)公文檔案資料進(jìn)行及時(shí)收集整理、統(tǒng)一裝訂、分類排列、編號裝盒，還要及時(shí)進(jìn)行電子公文檔案資料的整理歸檔，同時(shí)要確保電子檔案與紙質(zhì)檔案完整、準(zhǔn)確、一致。三是持續(xù)強(qiáng)化并落實(shí)相關(guān)工作人員的崗位職責(zé)，做到文秘工作人員與文書檔案管理工作人員之間既相互幫助、互相協(xié)作，又分工明確、職責(zé)清晰，確保在展開文書立卷工作時(shí)，能夠嚴(yán)格按照工作程序展開，保證最終公文資料的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，為企業(yè)后續(xù)文書檔案管理工作提供保障。

（三）促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。要想更好實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化，需要進(jìn)一步推動(dòng)文秘工作與文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。文秘工作與文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)需要嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定展開，與此同時(shí)，需要因企制宜，結(jié)合企業(yè)文書檔案管理工作以及文秘工作的實(shí)際情況，加強(qiáng)對外部影響因素的分析與研究，構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。保證文秘工作與文書檔案管理工作一體化軟件的實(shí)用性與通用性，加強(qiáng)綜合管理工作。這樣可以在很大程度上實(shí)現(xiàn)文書資料與檔案管理之間的有效銜接，在企業(yè)當(dāng)中實(shí)現(xiàn)資源共享，保證各項(xiàng)資源能夠充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢與作用，促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展。除此之外，需要在企業(yè)內(nèi)部針對文秘工作與文書檔案管理工作一體化構(gòu)建管理體制，各工作人員之間需要加強(qiáng)交流與溝通。管理部門要針對文秘工作以及文書檔案管理工作加強(qiáng)監(jiān)督與管理，強(qiáng)化日?？己?，促使相關(guān)人員在實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化建設(shè)中積極主動(dòng)作為，充分發(fā)揮自身作用。

四、結(jié)語

綜上所述，實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作一體化是增強(qiáng)企業(yè)行政管理、實(shí)現(xiàn)更好發(fā)展的必備條件。文秘工作與文書檔案管理工作一體化，是企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然選擇。所以，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者需要給予一體化工作高度的重視與關(guān)注，做好對相關(guān)人員的教育、引導(dǎo)、培訓(xùn)工作，培養(yǎng)一批具備一體化意識、具有較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的工作人員，為推動(dòng)企業(yè)在新時(shí)期的可持續(xù)發(fā)展做好智力保障工作。

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