高校會(huì)計(jì)檔案強(qiáng)化管理路徑探討

張霞

【摘 要】會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家全部檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一。它反映了一個(gè)單位、部門、地區(qū)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)狀況，為制定國(guó)民經(jīng)濟(jì)計(jì)劃、預(yù)測(cè)經(jīng)濟(jì)前景、搞好國(guó)民經(jīng)濟(jì)的綜合平衡提供重要的資料，也是進(jìn)行會(huì)計(jì)監(jiān)督、財(cái)務(wù)分析和確定經(jīng)濟(jì)決策的可靠依據(jù)。論文通過(guò)研究會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值、當(dāng)前管理存在問(wèn)題等，從而得出搞好會(huì)計(jì)檔案工作是加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理的基礎(chǔ)工作之一，對(duì)于保證經(jīng)濟(jì)體制的改革、提高經(jīng)濟(jì)效果、促進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)具有重要的作用。

【Abstract】Accounting archives is an important part of all national archives and one of the important archives of each unit. It reflects the economic activity status of a unit， department and region， and provides important information for making national economic plans， predicting economic prospects and improving the comprehensive balance of national economy. It is also a reliable basis for accounting supervision， financial analysis and determining economic decisions. Through the study of the value of accounting archives， current management problems， and so on， so as to conclude that doing well accounting archives work is one of the basic work to strengthen economic management. It plays an important role in ensuring the reform of the economic system， improving the economic effect and promoting the socialist modernization.

【關(guān)鍵詞】高校;會(huì)計(jì)檔案;檔案管理體系;檔案工作制度

【Keywords】 colleges and universities; accounting archives; archives management system; archives work system

【中圖分類號(hào)】F230? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2019）05-0020-02

1 引言

習(xí)近平同志指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展”。會(huì)計(jì)檔案是財(cái)務(wù)管理過(guò)程中最具說(shuō)服力的憑證，是重要的信息資源，是財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)工作的重要基礎(chǔ)，因此，做好會(huì)計(jì)檔案工作具有重要意義。近年來(lái)，高校以高度的政治責(zé)任感和歷史使命感，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作，不斷提高會(huì)計(jì)檔案工作水平，為高校事業(yè)發(fā)展提供良好服務(wù)。

2 高校會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值及其構(gòu)成

2.1 會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值

會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值是指會(huì)計(jì)檔案對(duì)人類社會(huì)的現(xiàn)實(shí)實(shí)踐活動(dòng)和長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史文化建設(shè)所具有的積極意義。它是由各種有用性和有益構(gòu)成的一個(gè)概念體。但是應(yīng)當(dāng)注意的是，會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值產(chǎn)生根源，是各種會(huì)計(jì)記錄、會(huì)計(jì)文件的形成者以及會(huì)計(jì)檔案管理者等社會(huì)活動(dòng)主體的各種有效付出的凝結(jié)。其中包括了這些社會(huì)主體的創(chuàng)造性勞動(dòng)、智慧、經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)、辛勞等。因此，會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值實(shí)質(zhì)上是反映了廣大會(huì)計(jì)工作者、檔案工作者同其他社會(huì)時(shí)間主體之間的一種交互關(guān)系。認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案價(jià)值的這種本質(zhì)規(guī)定性，對(duì)于我們重視會(huì)計(jì)人員和會(huì)計(jì)檔案人員等社會(huì)群體所承擔(dān)責(zé)任的社會(huì)存在必要性，是十分有益的[1]。

2.2 會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值構(gòu)成

會(huì)計(jì)檔案是制定財(cái)務(wù)計(jì)劃的重要數(shù)據(jù)源;是進(jìn)行科學(xué)經(jīng)濟(jì)決策的信息源;是維護(hù)正常經(jīng)濟(jì)、工作秩序的法定書證;是研究社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化存在與發(fā)展規(guī)律的重要文獻(xiàn)源;是開展歷史研究的記憶庫(kù);是儲(chǔ)備會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識(shí)庫(kù)。

3 當(dāng)前我國(guó)高校會(huì)計(jì)檔案管理的主要問(wèn)題

3.1 重視不足，沒(méi)有相應(yīng)管理機(jī)制

高校不能夠適應(yīng)新時(shí)代檔案工作要求，未完善會(huì)計(jì)檔案工作體制機(jī)制。如：高校未成立相應(yīng)檔案工作委員會(huì)和會(huì)計(jì)檔案工作組，未明確會(huì)計(jì)檔案牽頭組織、業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門、相關(guān)參與部門等，始終未形成黨委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各負(fù)其責(zé)、專人管理、齊抓共管的工作格局。此外，沒(méi)有制定本單位本部門的《**檔案管理辦法》《**會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《**會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》等規(guī)章制度及實(shí)施細(xì)則，無(wú)法做到會(huì)計(jì)檔案工作有法可依、有章可循。

3.2 管控不嚴(yán)，水平落后

鑒于會(huì)計(jì)檔案真實(shí)、完整、可用和安全的特殊性，高校應(yīng)對(duì)其歸集、整理、保管、移交和利用等各環(huán)節(jié)均實(shí)施嚴(yán)格管控。

①檔案歸集環(huán)節(jié)。在完成網(wǎng)絡(luò)預(yù)約之后，報(bào)銷人員未能夠提供完備的原始憑證，按規(guī)范粘貼好票據(jù)和其他所需材料;經(jīng)會(huì)計(jì)審核通過(guò)、出納支付后，財(cái)務(wù)人員未能將憑證按順序排列、保管，存放于憑證柜。②檔案整理環(huán)節(jié)。每月因各種原因，未能在會(huì)計(jì)憑證稽核完成后及時(shí)裝訂，未及時(shí)編寫總冊(cè)號(hào)和分冊(cè)號(hào)，并按月清點(diǎn)、移交;會(huì)計(jì)賬簿等其他資料未要求經(jīng)辦人適時(shí)歸集、分類、整理、編目，按年清點(diǎn)、移交。③檔案保管環(huán)節(jié)。會(huì)計(jì)檔案在未指定的分類庫(kù)柜存放，對(duì)防火、防盜、防損等工作不夠重視，對(duì)電子文檔載體和環(huán)境未開展不定期檢查。④檔案移交環(huán)節(jié)。未設(shè)置會(huì)計(jì)檔案盤查期，對(duì)未裝訂會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有逐一登記。⑤檔案利用環(huán)節(jié)。未設(shè)置會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱審批制度，沒(méi)有“接單—登記—調(diào)閱—清點(diǎn)—移交—簽字”等流程;調(diào)閱期間，未安排專人管理。

3.3 缺乏先進(jìn)的管理設(shè)施，信息化要求差距大

部分高校未配備電腦等先進(jìn)的設(shè)施，更不了解信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等先進(jìn)的管理軟件，完全靠手工登記或錄入，錯(cuò)誤率高，而且大量的資料無(wú)法及時(shí)歸檔整理，極易丟失和損壞。軟、硬件設(shè)施嚴(yán)重滯后于事業(yè)單位的業(yè)務(wù)發(fā)展，更不適應(yīng)于信息化的要求。

4 高校會(huì)計(jì)檔案管理的強(qiáng)化對(duì)策建議

4.1 建立規(guī)范、科學(xué)、安全的會(huì)計(jì)檔案管理體系

一是會(huì)計(jì)檔案移交傳遞過(guò)程中做到權(quán)責(zé)明晰、有序傳遞、移交規(guī)范，有力保障了會(huì)計(jì)檔案的正確率、及時(shí)率、完整率，達(dá)到會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求。二是按部門屬性、業(yè)務(wù)類別、內(nèi)容等歸置與重點(diǎn)檔案單獨(dú)整理相結(jié)合，分類裝訂成冊(cè)，為后期檔案調(diào)閱提供便利。三是會(huì)計(jì)檔案歸檔和查閱等各環(huán)節(jié)確立了規(guī)范的程序和嚴(yán)格的授權(quán)審批制度，在會(huì)計(jì)檔案?jìng)鬟f過(guò)程中從未發(fā)生遺失、泄露、毀損等問(wèn)題[2]。

4.2 建立和完善會(huì)計(jì)檔案工作制度

現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案工作制度主要適用于傳統(tǒng)、紙質(zhì)原始憑證、賬簿、報(bào)表和其他財(cái)務(wù)資料的檔案管理，隨著政府會(huì)計(jì)制度的實(shí)施、電子票據(jù)的推廣、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的集成、賬務(wù)處理的網(wǎng)絡(luò)化，必將產(chǎn)生對(duì)大量核算軟件、電子文檔、數(shù)據(jù)文件及相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)載體管理的制度缺失。因此，審視現(xiàn)有制度，立足服務(wù)工作實(shí)際，高校須建立健全在財(cái)務(wù)信息化背景下的會(huì)計(jì)檔案收集、整理、保管、交接、查閱、移交和利用等方面的制度。

4.3 打造會(huì)計(jì)檔案工作團(tuán)隊(duì)

推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，關(guān)鍵在人，關(guān)鍵在團(tuán)隊(duì)。打造一支政治過(guò)硬、愛崗敬業(yè)、業(yè)務(wù)精湛、服務(wù)高效的會(huì)計(jì)檔案工作團(tuán)隊(duì)，是做好會(huì)計(jì)檔案工作的重要保障，決定了會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量的高低。為此，高校應(yīng)圍繞會(huì)計(jì)檔案工作，以思想政治建設(shè)為基礎(chǔ)，以繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)為手段，以能力建設(shè)為核心，以重點(diǎn)培養(yǎng)和輪訓(xùn)相結(jié)合，把隊(duì)伍建設(shè)融入到業(yè)務(wù)工作中去。大力加強(qiáng)“學(xué)習(xí)型、服務(wù)型、創(chuàng)新型”會(huì)計(jì)檔案隊(duì)伍建設(shè)，對(duì)內(nèi)提高團(tuán)隊(duì)素質(zhì)，對(duì)外樹立良好形象，著力提高服務(wù)水平。

4.4 構(gòu)筑會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化需要大數(shù)據(jù)的支撐，需要通過(guò)廣度信息聚合、深度數(shù)據(jù)挖掘、偏平網(wǎng)絡(luò)傳遞，實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化、管理精細(xì)化。大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案由傳統(tǒng)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，并通過(guò)云端實(shí)現(xiàn)電子檔案的遠(yuǎn)程訪問(wèn)和管理，提升檔案信息利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息隨需訪問(wèn)。高校可以通過(guò)影像識(shí)別系統(tǒng)對(duì)各類原始憑證影像化，在大數(shù)據(jù)和云計(jì)算的基礎(chǔ)上構(gòu)筑會(huì)計(jì)檔案工作數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，使檔案信息的接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用一體化，高度共享、便捷使用，把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫(kù)”變成“信息庫(kù)”，釋放會(huì)計(jì)檔案資源的巨大潛能，便捷廣大師生、服務(wù)高校決策、優(yōu)化管理。

4.5 順勢(shì)而為，適應(yīng)信息化要求

隨著低碳環(huán)保理念深入人心，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)和電子票據(jù)的推廣，電子檔案越來(lái)越被認(rèn)可、接受，對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作也提出了新的要求，加速推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案工作信息化建設(shè)刻不容緩。對(duì)此，學(xué)校認(rèn)真總結(jié)前期工作經(jīng)驗(yàn)，廣泛調(diào)查研究，進(jìn)一步明確路線圖，重構(gòu)管理模式、服務(wù)理念和工作方式，將會(huì)計(jì)檔案工作信息化納入規(guī)劃與建設(shè)之中。

5 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前高校會(huì)計(jì)檔案管理工作處于不斷的改革與發(fā)展中，這將對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作提出更深層次的要求。因此，高校管理層與財(cái)務(wù)工作者務(wù)必與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，從實(shí)際出發(fā)，強(qiáng)化學(xué)習(xí)作用，善于運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，不斷進(jìn)行高校會(huì)計(jì)檔案管理體系的健全，保障會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠科學(xué)有序的展開，從而促進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案管理水準(zhǔn)的不斷提升。

【參考文獻(xiàn)】

【1】歐博溫.內(nèi)控背景下高校會(huì)計(jì)檔案信息化管理探究[J].管理觀察，2016（18）：98-100.

【2】葉曉靜.高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理淺議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（14）：177-178.