如何提高辦公室文秘工作質(zhì)量及水平探討

李苗苗

摘要：辦公室文秘人員每天承擔(dān)了繁重的工作量。既要嚴(yán)格遵循上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布的命令，又要充分了解各層工作者的工作狀況。在國(guó)家政府機(jī)關(guān)單位、企業(yè)中擔(dān)負(fù)處理事物的人員，還應(yīng)當(dāng)善于人際溝通與協(xié)調(diào)。因此，文秘人員的工作水平提升非常重要?；诖?，本文闡述了提高辦公室文秘工作水平的重要性以及主要工作原則，分析了當(dāng)前辦公室文秘應(yīng)當(dāng)具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)，探討了提升辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的策略。

關(guān)鍵詞：辦公室;文秘工作;質(zhì)量;水平

中圖分類號(hào)：C931.46 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2019）012-0062-02

一般情況下，企業(yè)、機(jī)關(guān)單位的工作量非常多，具體安排一些組織內(nèi)外部的多項(xiàng)事宜，對(duì)于企業(yè)、機(jī)關(guān)單位，辦公室文秘處在中心位置。所以，文秘人員的工作效率與質(zhì)量可以直接影響到整個(gè)組織的工作進(jìn)展，決定了企業(yè)、機(jī)關(guān)單位有效經(jīng)營(yíng)以及健康發(fā)展。因此，相關(guān)管理者必須高度重視辦公室文秘工作質(zhì)量，采取有效措施提升文秘專業(yè)素養(yǎng)與工作水平。

一、提升辦公室文秘人員工作水平的重要性及其原則

（一）重要性

辦公室是企業(yè)管理及行政人員辦公的重要場(chǎng)地，由于每天需要承接多樣化的行政管理工作，所以工作量一般都很大，既要及時(shí)向各層工作者下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)及命令，而且還要將各部門的具體工作狀況向上級(jí)匯報(bào)，需要充分做好每個(gè)細(xì)節(jié)。同時(shí)，辦公室文秘人員還應(yīng)當(dāng)科學(xué)地分配好各項(xiàng)工作事宜，有效地協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部相關(guān)工作人員的關(guān)系，此外，還應(yīng)當(dāng)處理好企業(yè)外部交易、經(jīng)濟(jì)方面的業(yè)務(wù)。因此，辦公室文秘人員自身的工作水平在企業(yè)運(yùn)行中發(fā)揮不可或缺的作用，相關(guān)管理者必須對(duì)此給予高度重視。

（二）工作原則

辦公室文秘人員必須認(rèn)真遵循所在企業(yè)制定的工作原則，具體內(nèi)容如下：其一，對(duì)上級(jí)發(fā)布的任務(wù)及命令必須嚴(yán)格執(zhí)行，讓企業(yè)內(nèi)部上下級(jí)之間形成有效的溝通，擅于協(xié)調(diào)上下級(jí)的關(guān)系，確保企業(yè)各項(xiàng)工作健康、有序地運(yùn)行。其二，竭力提升自身的職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)技能，結(jié)合具體情況有效地安排辦公室工作，提升整體辦公效率與質(zhì)量。其三，保持良好的文秘職業(yè)道德，面對(duì)繁多、復(fù)雜的辦公室工作，都要耐心、認(rèn)真地完成，遵守企業(yè)相關(guān)的辦事制度工作。

二、辦公室文秘人員具備的職業(yè)素養(yǎng)

第一，嚴(yán)格遵守企業(yè)規(guī)定的各項(xiàng)規(guī)章制度。這也是每一位辦公室工作者需要遵守的最基本的職業(yè)道德。雖然文秘人員的工作十分繁重，但是也不準(zhǔn)遲到/早退。文秘人員要盡可能提前幾分鐘來(lái)單位報(bào)到，合理規(guī)劃當(dāng)日工作進(jìn)程，有序地開(kāi)展各項(xiàng)工作。并要學(xué)會(huì)有效地利用零碎時(shí)間，處理手里文件資料。否則，若每天正點(diǎn)走進(jìn)辦公室，領(lǐng)導(dǎo)已布置好了相關(guān)任務(wù)，會(huì)讓自己工作忙亂，甚至發(fā)生工作失誤現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了企業(yè)整體辦公效率。

第二，凡事顧全大局。作為企業(yè)文秘，必須時(shí)刻學(xué)會(huì)以企業(yè)利益為中心工作，遇到事情，首先站在企業(yè)發(fā)展的大局加以分析，既需要承擔(dān)較大的工作壓力，又能夠忍受工作中的委屈，不做任何有損企業(yè)利益的事。

第三，提升辦事效能。工作效能是檢測(cè)辦公室工作人員一項(xiàng)重要指標(biāo)，如果一名文秘人員每天做了很多工作，卻沒(méi)能取得良好的效果，就意味著辦事效能為“零”。所謂的效能強(qiáng)調(diào)的是工作質(zhì)量。例如：當(dāng)辦公室文秘接到了幫企業(yè)管理者起草發(fā)言稿的任務(wù)，若自身有著很高的文字功底，即可迅速交稿;相反，若缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，極易使發(fā)言稿與演講要求相違背。所以，工作中必須重視寫作質(zhì)量，不可盲目落筆，需要預(yù)先做好充分地準(zhǔn)備。

第四，提高工作效率。其一，積極地保持和上級(jí)的有效溝通。文秘人員要及時(shí)執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的各個(gè)命令，但也要擁有自己的主見(jiàn)，頭腦靈活。對(duì)自身職責(zé)以內(nèi)的事全盤接受，當(dāng)有很好的建議或者存在疑問(wèn)時(shí)也要及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行交流，盡可能規(guī)避工作失誤。其二，工作要有計(jì)劃性。文秘每天都要應(yīng)對(duì)很多新的、復(fù)雜的任務(wù)，有些還帶有極強(qiáng)的時(shí)效性，或者可能存在突發(fā)性任務(wù)，且不準(zhǔn)遺漏、重復(fù)。因此，文秘人員要具備超前觀念，結(jié)合企業(yè)的情況，合理分析哪些需要盡早完成的工作，有條不紊地工作，提升辦公質(zhì)量。

三、提高辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的重要策略

（一）構(gòu)建良好的獎(jiǎng)懲制度

對(duì)于企業(yè)的辦公室工作，為了切實(shí)地提升整體工作質(zhì)量與水平，管理者必須做到“賞罰分明”，有必要在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建良好的獎(jiǎng)懲制度，這也是一項(xiàng)重要的激勵(lì)手段。有利于更好地激發(fā)所有辦公人員的工作熱情。企業(yè)通過(guò)健全的獎(jiǎng)勵(lì)制度能夠有效地樹(shù)立職工的競(jìng)爭(zhēng)觀念，激發(fā)文秘工作人員對(duì)自己提出更高的追求，從而自發(fā)地提升工作效率。同時(shí)，懲罰制度也帶有一定的警告性。有利于文秘人員不斷地自我提高與改進(jìn)工作技能。此外，企業(yè)在制定獎(jiǎng)懲制度的時(shí)候，還要具體根據(jù)內(nèi)部各個(gè)工作人員的辦公效能、效率等情況，展開(kāi)綜合性評(píng)估。以確保制度的科學(xué)性、有效性、可行性，在推行獎(jiǎng)懲制度過(guò)程中也要定期進(jìn)行測(cè)評(píng)。

（二）培養(yǎng)文秘人員的創(chuàng)新能力

創(chuàng)新是一個(gè)國(guó)家、企業(yè)長(zhǎng)盛不衰的重要驅(qū)動(dòng)力。部分人員對(duì)辦公室的文秘工作形成了思想的誤區(qū)，他們認(rèn)為文秘的工作很死板，只要嚴(yán)格遵守企業(yè)規(guī)定，按部就班執(zhí)行就可以。然而，辦公室文秘工作并非像設(shè)想的那樣簡(jiǎn)單。文秘人員也要從思維、工作方面不斷地創(chuàng)新。從文秘工作方式的視角分析，為了盡快取締低效率的辦公方式，一定要對(duì)工作方式加以改進(jìn)、優(yōu)化，充分發(fā)揮工作人員的創(chuàng)新思維，探索一種高效的辦公模式，提升企業(yè)整體的辦公質(zhì)量與水平。為了激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新思維，管理者可以采取以下措施：其一，對(duì)辦公室文秘人員的意識(shí)、行為適當(dāng)放寬約束，促進(jìn)其勇于創(chuàng)新，同時(shí)，做好各級(jí)人員的溝通，構(gòu)建輕松的創(chuàng)新氛圍;其二，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員要有效地發(fā)揮模范作用，積極地學(xué)習(xí)先進(jìn)企業(yè)的新興的辦公理念及工作方式，對(duì)企業(yè)的辦公室文秘人員予以工作的指導(dǎo)或啟發(fā)。

（三）有效規(guī)劃文秘人員數(shù)量

由于企業(yè)每天的文秘工作量很大，且種類復(fù)雜。如果文秘人員數(shù)量很少，難以有效地完成任務(wù)。若文秘過(guò)多，也會(huì)存在工作相互推委的問(wèn)題，從而影響了整體的辦公效率。既浪費(fèi)了不必要的人力資源，又沒(méi)有達(dá)到人盡其才的目的。所以，企業(yè)管理者必須對(duì)辦公室工作情況予以綜合性評(píng)估，合理規(guī)劃文秘人員的數(shù)量，有利于提升辦公室工作質(zhì)量及水平。

（四）提升文秘人員綜合素質(zhì)

第一，強(qiáng)化相關(guān)理論的培訓(xùn)。掌握扎實(shí)的理論知識(shí)才能更好地指導(dǎo)實(shí)踐工作，辦公室文秘人員必須不斷強(qiáng)化自身理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，其一，積極地了解、學(xué)習(xí)國(guó)家新頌布的相關(guān)法律，把握國(guó)家發(fā)展的方向，樹(shù)立正確的價(jià)值觀，這對(duì)于企業(yè)、機(jī)關(guān)單位的文秘人員而言非常關(guān)鍵。其二，認(rèn)真學(xué)習(xí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層制定的政策，尤其關(guān)于文化方面的政策，根據(jù)企業(yè)的核心價(jià)值觀，著力發(fā)揚(yáng)集體主義精神。第二，強(qiáng)化專業(yè)技能培訓(xùn)。一般辦公室文秘人員的工作難度存在一定的差異。所以，需要文秘人員具備較高的專業(yè)技能。企業(yè)、機(jī)關(guān)單位管理者要重視文秘人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。伴隨我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，思維觀念日益更新，作為一名辦公室文秘，也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新自身的思想及專業(yè)技能，促進(jìn)企業(yè)提升辦公質(zhì)量與效率。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，辦公室是企業(yè)管理者、行政工作者重要的辦公環(huán)境。文秘人員工作質(zhì)量及水平的提升對(duì)企業(yè)整體發(fā)展而言具有重要的促進(jìn)作用。因此，企業(yè)的管理者必須對(duì)此保持高度的重視，構(gòu)建良好的獎(jiǎng)懲制度，激發(fā)職工的創(chuàng)新思維，強(qiáng)化專業(yè)知識(shí)及技能的培訓(xùn)，提升辦公室文秘工作水平。