大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理的創(chuàng)新路徑

陳霖　蔣國(guó)華

摘 要 大數(shù)據(jù)時(shí)代為高校檔案管理工作帶來(lái)發(fā)展機(jī)遇，檔案管理創(chuàng)新發(fā)展過(guò)程中，遇到很多問(wèn)題，需要進(jìn)一步在實(shí)踐中探索有效措施解決問(wèn)題。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校應(yīng)重視檔案管理的作用，提高管理工作者的專業(yè)能力，促進(jìn)檔案管理的順利發(fā)展。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)時(shí)代 高校檔案管理 創(chuàng)新路徑

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2019.06.086

Innovative Path of Archives Management in Colleges

and Universities in the Age of Big Data

CHEN Lin[1]， JIANG Guohua[2]

（[1] College of Post and Telecommunication of Wuhan Institute of Technology， Wuhan， Hubei 430073；

[2] Wuchang University of Technology， Wuhan， Hubei 430223）

Abstract The era of big data brings opportunities for the development of archives management in colleges and universities. In the process of innovation and development of archives management， there are many problems that need to be solved by further exploring effective measures in practice. In the era of big data， colleges and universities should attach importance to the role of archives management， improve the professional ability of managers， and promote the smooth development of archives management.

Keywords the era of big data； college archives management； innovative path

高校傳統(tǒng)的檔案管理模式，已經(jīng)無(wú)法滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代下膨脹的檔案數(shù)據(jù)需求，影響了檔案管理的效果。因此，高校應(yīng)該積極與大數(shù)據(jù)技術(shù)有效融合，探討創(chuàng)新發(fā)展路徑，發(fā)揮大數(shù)據(jù)的信息處理優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作的定義及特征

1.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作的定義

大數(shù)據(jù)的具體定義比較抽象，屬于一種數(shù)據(jù)處理方式，指代項(xiàng)目數(shù)額內(nèi)容較大，無(wú)法用精確數(shù)字進(jìn)行準(zhǔn)確定位。大數(shù)據(jù)是一種全新的處理模式，為社會(huì)發(fā)展提供了非常重要的發(fā)展動(dòng)力，目前高校檔案管理也借助大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，不斷強(qiáng)化發(fā)展模式。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行優(yōu)化，能夠使得信息資訊更加多樣化，對(duì)于數(shù)據(jù)的處理方式也更加準(zhǔn)確，具有更多自身優(yōu)勢(shì)。大數(shù)據(jù)時(shí)代能夠?yàn)楦咝＜吧鐣?huì)各個(gè)企業(yè)帶來(lái)更多發(fā)展機(jī)遇，能夠處理所有數(shù)據(jù)且準(zhǔn)確度高，因此高校在檔案管理中應(yīng)積極改革，有效利用大數(shù)據(jù)先進(jìn)技術(shù)，綜合提升檔案管理工作質(zhì)量。

1.2 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作的特征

（1）高校檔案數(shù)量增多。隨著教育事業(yè)順利發(fā)展，我國(guó)高校檔案數(shù)量逐漸上升，為高校檔案管理工作人員帶來(lái)壓力。隨著社會(huì)形勢(shì)變化，人們對(duì)教育需求的提高，高校人才培養(yǎng)內(nèi)容逐漸豐富化，各種教學(xué)活動(dòng)、課程案例、實(shí)驗(yàn)研究等都需要整理，高校應(yīng)積極做好相關(guān)資料的歸檔工作。此外，為了改善傳統(tǒng)紙質(zhì)的文檔存儲(chǔ)形式，需要利用相關(guān)技術(shù)設(shè)備，提高檔案管理工作效率，不斷完善紙質(zhì)檔案信息化進(jìn)程，推動(dòng)高校檔案管理的有效發(fā)展。

（2）高校檔案種類繁復(fù)。我國(guó)高校學(xué)術(shù)性人才數(shù)量不斷增加，輸出的檔案數(shù)量比較就會(huì)比較繁復(fù)，這也是高校高階知識(shí)分子集聚的特征表現(xiàn)。社會(huì)科技發(fā)展帶動(dòng)著教育內(nèi)容的全速發(fā)展，高校的學(xué)術(shù)性內(nèi)容增加趨勢(shì)顯著，促使檔案種類不斷增多。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，高校檔案形式也在創(chuàng)新中發(fā)展，不只局限于文字形式，還有音頻、視頻、圖片等多樣化的內(nèi)容，進(jìn)而增加了高校檔案種類。

（3）高校檔案處理速度要求高。隨著社會(huì)對(duì)人才需求的要求不斷提升，高校檔案的使用率也在提高，這就要求檔案管理人員對(duì)檔案的處理速度不斷提高，進(jìn)而提高檔案管理的工作效率。高校檔案數(shù)量及內(nèi)容不斷豐富，為檔案管理帶來(lái)了一定的難度和壓力，用戶需要及時(shí)反饋檔案的使用情況，才能更準(zhǔn)確地處理檔案信息。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理的現(xiàn)狀及面臨的挑戰(zhàn)

2.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理的現(xiàn)狀

（1）投入資金不足。大數(shù)據(jù)技術(shù)為高校檔案管理帶來(lái)機(jī)遇，高校需要投入更多的時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)新的技術(shù)，才能滿足人們對(duì)檔案管理服務(wù)的需求。雖然高校已經(jīng)逐漸關(guān)注大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮的作用，但高校投入的資金、物力依然不夠，影響了大數(shù)據(jù)技術(shù)的開發(fā)利用，無(wú)法促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展。

（2）宣傳力度不夠。隨著高校檔案使用率逐漸上升，檔案管理工作也受到高校重視，并不斷改善檔案管理方法。目前高校檔案管理依然沿用傳統(tǒng)模式，對(duì)于大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的運(yùn)用不夠徹底，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化高效發(fā)展。高校檔案管理工作，對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代技術(shù)的應(yīng)用宣傳力度不夠，管理工作者現(xiàn)代化管理水平不足，檔案整理的知識(shí)也比較欠缺，影響了高校檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。[1]

（3）忽視了鑒定環(huán)節(jié)和編研環(huán)節(jié)。高校檔案數(shù)量逐年增長(zhǎng)，整理的資料室非常龐雜的，每年都需要?dú)w檔、存檔，長(zhǎng)期以往增加了檔案室的壓力。高校在進(jìn)行檔案存檔時(shí)，應(yīng)該進(jìn)行有效鑒定，深入探討一下檔案中的內(nèi)容，保證資料都是值得記錄的。檔案管理缺乏鑒定環(huán)節(jié)的考慮，往往使得檔案中內(nèi)容繁雜，應(yīng)該對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，進(jìn)而將有用的信息存入檔案館，并將其余的部分不再利用，能夠提升檔案利用率。此外，高校檔案管理工作，重點(diǎn)以整理檔案信息內(nèi)容為主，很少關(guān)注檔案的編輯和研究。這樣一來(lái)，雖然在檔案整理上耗時(shí)過(guò)多，卻無(wú)法提升檔案管理工作效率，忽視了編輯和研究環(huán)節(jié)，無(wú)法促進(jìn)檔案管理方式的有效創(chuàng)新。

（4）缺乏專業(yè)人才。高校檔案管理結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)快速發(fā)展，在這個(gè)變革過(guò)程中急需專業(yè)人才，為高校創(chuàng)造良好的檔案管理發(fā)展環(huán)境。檔案管理本身就是比較復(fù)雜的工作內(nèi)容，需要管理者具備更專業(yè)的素質(zhì)，擁有比較耐心的性格，能夠去更好地管理和處理信息。目前高校檔案管理工作者，自身專業(yè)素養(yǎng)不高，很難完成工作的更高需求，需要受到高校的重視。[2]

2.2 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（1）大數(shù)據(jù)對(duì)檔案收集的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理環(huán)境下，很多歷史數(shù)據(jù)的保存，都需要人為鑒定確定保存價(jià)值，再對(duì)資料進(jìn)行整理歸檔。傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案的收集、鑒定和整理都非常重要，能夠清晰地進(jìn)行檔案管理，提高了檔案的利用率。而隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展，高校檔案的形式多樣化，使得檔案數(shù)量和樣式均激增，傳統(tǒng)檔案的收集方法已經(jīng)無(wú)法滿足工作需求，面對(duì)海量的數(shù)據(jù)，檔案管理工作具有更大的壓力。大數(shù)據(jù)時(shí)代為檔案資源帶來(lái)更豐富的信息，管理工作者如何有效收集檔案，并提升檔案的保存價(jià)值，還需更進(jìn)一步地思考。

（2）大數(shù)據(jù)對(duì)檔案保管的挑戰(zhàn)。高校檔案中的內(nèi)容多樣，傳統(tǒng)的管理模式下，通常以紙質(zhì)材料居多，光盤為主要的電子檔記錄形式，其中包括音頻或視頻材料。大數(shù)據(jù)時(shí)代豐富了檔案的存儲(chǔ)形式，檔案的電子存檔中通常以DVD為主，拓展了原本的存儲(chǔ)容量，檔案存放內(nèi)容包括圖像、文本、影響、多媒體鏈接、聲音等等。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)的體現(xiàn)形式，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展逐漸豐富化，且多以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)或半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主。但是現(xiàn)有的數(shù)據(jù)多以結(jié)構(gòu)化進(jìn)行存儲(chǔ)，這與大數(shù)據(jù)處理方式有所沖突，因此高校如何選擇更有效的存檔方式，已經(jīng)成為重大難題。此外，大數(shù)據(jù)環(huán)境下進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞、丟失或泄露的情況，數(shù)據(jù)安全受到威脅。

（3）大數(shù)據(jù)對(duì)檔案利用的挑戰(zhàn)。高校檔案管理工作，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響，發(fā)生著更大的變革。高校檔案內(nèi)容逐漸多元化，隨著社會(huì)發(fā)展，人們的認(rèn)知和生活不斷豐富，對(duì)于檔案信息的價(jià)值具有更高要求。高校檔案的使用者也逐漸多元化，人們對(duì)于檔案需求較大，不僅學(xué)校內(nèi)部人員是檔案的使用者，外來(lái)的潛在用戶也在增多，拓展了高校檔案的服務(wù)范圍。大數(shù)據(jù)時(shí)代信息技術(shù)條件，使得人們對(duì)檔案的提取利用更加便捷化，檔案的管理應(yīng)該更加自主化，以滿足更多人對(duì)檔案資料使用的需求。高校檔案的利用需求不斷提高，需要滿足個(gè)性化、多元化、時(shí)效性發(fā)展需求，這就需要高校檔案管理工作能夠滿足更多需求。但目前高校檔案管理中，對(duì)檔案的有效利用服務(wù)整體服務(wù)質(zhì)量不高，管理服務(wù)的方式單一、傳統(tǒng)，利用檔案主要以復(fù)制或?qū)嵉夭殚啚橹?，且在非工作日時(shí)間很難滿足用戶使用需求。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理的創(chuàng)新路徑

3.1 利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享

高校檔案管理工作，需要積極利用信息化技術(shù)，提高工作效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效共享。高校檔案管理通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，改善傳統(tǒng)的檔案管理模式，使得高校檔案可視化發(fā)展，發(fā)揮大數(shù)據(jù)信息處理的更大作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校檔案管理通過(guò)合理運(yùn)用信息化技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速收集，實(shí)現(xiàn)信息的歸檔和共享，方便學(xué)生更好的使用。高校將入校的學(xué)生建立好專屬的檔案，將有價(jià)值的資料詳細(xì)地記錄，可以通過(guò)學(xué)生檔案清晰地了解其自身發(fā)展情況。高校將每一個(gè)學(xué)生的檔案進(jìn)行鑒定，確定情況符合實(shí)際后，把學(xué)生檔案信息放在建立的數(shù)據(jù)庫(kù)中，方便后期提取使用。高校教師可通過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)，更準(zhǔn)確的了解學(xué)生的學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)情況，進(jìn)而對(duì)教育形式做出有效調(diào)整。

3.2 加大對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

對(duì)于高校發(fā)展而言檔案管理尤為重要，但相關(guān)管理工作者卻沒(méi)有足夠重視，需要更進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。高校檔案管理在大數(shù)據(jù)發(fā)展中，尋找新的創(chuàng)新發(fā)展模式，利用數(shù)據(jù)信息技術(shù)，能夠提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，提升工作效率。高校檔案的收集、整理、歸檔對(duì)于學(xué)生發(fā)展非常重要，應(yīng)該受到高校的重視，進(jìn)而促進(jìn)高校整體管理質(zhì)量的統(tǒng)一提高。

3.3 開發(fā)適合高校檔案管理的大數(shù)據(jù)分析工具

高校檔案管理中，學(xué)生檔案室最重要的資源，已經(jīng)是檔案管理中的重點(diǎn)任務(wù)。高校通常通過(guò)學(xué)生檔案進(jìn)一步了解學(xué)生的綜合素質(zhì)，以及學(xué)生的學(xué)習(xí)發(fā)展情況，有助于教學(xué)實(shí)踐的順利發(fā)展。高校應(yīng)該積極結(jié)合大數(shù)據(jù)分析優(yōu)勢(shì)，開發(fā)更有效的學(xué)生檔案管理工具，能夠?yàn)楦咝Ｌ峁└鼫?zhǔn)確地學(xué)生發(fā)展數(shù)據(jù)資源，引導(dǎo)學(xué)生正確、全面地發(fā)展。此外，高校還應(yīng)該重視校企合作，積極引進(jìn)一些合理的優(yōu)秀企業(yè)，給學(xué)生提供實(shí)習(xí)的機(jī)會(huì)，才能讓大學(xué)生真正地參與到檔案管理當(dāng)中，提高高校檔案的利用率。

3.4 打造高質(zhì)量的高校檔案管理隊(duì)伍

高校要想有效結(jié)合大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮檔案管理的工作效率，就應(yīng)該建造一支專業(yè)素質(zhì)更強(qiáng)的管理隊(duì)伍。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，積極培養(yǎng)高校檔案管理工作人員的信息化素養(yǎng)，提升工作人員檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)能力，為檔案管理的優(yōu)化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。高校應(yīng)定期為檔案管理工作人員，給予更專業(yè)的培訓(xùn)，保證檔案管理者能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，并且能夠完成更專業(yè)的檔案信息化管理任務(wù)，才能促進(jìn)高校檔案管理的整體發(fā)展。通過(guò)不斷優(yōu)化檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，具備更高水平的信息技術(shù)，才能保證檔案收集、整理和分析等工作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

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