關(guān)于機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理中存在的問題分析及解決方法探討

陳思穎

摘 要：文書檔案指的是已經(jīng)辦理完結(jié)束，在機(jī)關(guān)活動中形成的文件材料。整理指的是將辦理結(jié)束的，具有使用價(jià)值的文書檔案以件或者卷的形式對其進(jìn)行分類、編號、排列等，讓其成為有順序的過程，文書檔案最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)就是收集上乘的文件材料，保管以及利用下續(xù)的文書檔案。本篇文章主要介紹了在機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理過程中所存在的問題，并給出相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：文書檔案；整理檔案；解決對策

國家檔案局在2016年進(jìn)行發(fā)布并修訂了歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2015），（以下簡稱《規(guī)則》），《規(guī)則》是對基礎(chǔ)性檔案工作行業(yè)的進(jìn)一步規(guī)范和整理，它借鑒了傳統(tǒng)立卷方法、在合理做法的基礎(chǔ)上，從機(jī)關(guān)工作的實(shí)際出發(fā)，規(guī)定了文書檔案保存的整理規(guī)則，規(guī)定文件整理的保存模式要以件為單位。作為機(jī)關(guān)檔案室工作的一員，應(yīng)結(jié)合當(dāng)前工作現(xiàn)狀和大家一起對檔案室檔案整理中遇到的常見問題進(jìn)行全面分析，并給出相應(yīng)的解決對策。

1 機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理中的常見問題

1）檔案歸檔范圍不明確。首先，由于一些單位檔案員工作崗位不穩(wěn)定，且有些并不是檔案專業(yè)的工作人員，對本單位編制的《文書檔案保管期限表》的內(nèi)容也不是十分了解，對所需歸檔的資料和文件不太明確，導(dǎo)致整理工作量龐大。此外，上級機(jī)關(guān)對本單位的意見與批復(fù)在整理過程中較為混亂，導(dǎo)致有些重要的文件丟失，查找不到。

2）部分文件跨年度歸檔。在檔案資料上會標(biāo)注有多種類型的時(shí)間，如批準(zhǔn)日期、成文日期、收發(fā)日期等，對于年初和年底下發(fā)的文件應(yīng)當(dāng)格外注意，部分單位在年初所下發(fā)的文件，實(shí)際上批準(zhǔn)的時(shí)間缺位去年的年底，這樣有時(shí)會讓工作人員誤認(rèn)為是新一年的歸檔文件。

3）文件頁碼編寫不準(zhǔn)確。新的歸檔文件通常以件為單位，本身就標(biāo)有固定的頁碼，因此在歸檔時(shí)采用的是原頁碼，檔案的背面不在進(jìn)行重新標(biāo)注。而有些資料是按照奇數(shù)頁或是偶數(shù)頁標(biāo)注的方式進(jìn)行歸檔的，對于紙張較大的檔案資料來說，有時(shí)還要根據(jù)實(shí)際情況，修訂原有頁碼，重新進(jìn)行標(biāo)記，這樣一來就容易引起錯號、漏號和跳號的問題。

4）不規(guī)范的檔案裝訂。文書檔案包括的內(nèi)容有很多，如：文件審批單、文件正本、副本等，在對這些檔案資料進(jìn)行裝訂時(shí)，有時(shí)會由于工作人員的疏忽，會將原本裝訂在檔案資料上的訂書針、曲別針等不符合檔案整理規(guī)定的材料落在檔案中，甚至為了方便直接用夾子進(jìn)行檔案整理，這些做法都是不符合檔案整理規(guī)定的。

5）未采用備考表。有些工作人員認(rèn)為填寫備考表不過流于形式，對填寫備考表持消極態(tài)度，另外，其認(rèn)為當(dāng)前的檔案是很完整的，在備考表上填補(bǔ)填寫都無關(guān)緊要。

2 機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理中存在問題的解決措施

1）規(guī)范檔案整理的范圍。可以在整理過程中按根據(jù)本單位的在辦文件，已發(fā)文件，批示文件，其他等四類進(jìn)行歸納。具體如下：在本單位的文件務(wù)必全部歸檔，必須要本單位去辦理的文件需要按照單位相應(yīng)的管理模式由公文管理部門整理后歸檔。另外，上級領(lǐng)導(dǎo)對本單位事物的批示以及本單位領(lǐng)導(dǎo)直接所批示的有關(guān)材料也需要全部歸檔。還有其他類的文件（除了辦公件和批示件）。還有下面的文件材料也需要全部歸檔。首先是本單位的會議記錄和一些珍貴的記錄本；其次是本單位已經(jīng)發(fā)出的沒有來得及編號的文件、信息等；然后是本單位召開的重大活動指南、重要會議、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、簽到表、總結(jié)等相關(guān)的文件材料；四是與本單位相關(guān)的重要協(xié)議、合同以及各類有關(guān)人事的證明、工資表等材料，五是本單位用印登記冊、年度收發(fā)文件冊、以及與本單位相關(guān)的新聞報(bào)道等，六是本單位認(rèn)為一些很有保存價(jià)值的文字和表冊。

2）對一些跨年度的檔案合理的分類。一份文件往往的時(shí)間特征是有很多個的，正常是以正文的落款日期為準(zhǔn)的，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)的大多包括年度的總結(jié)、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。例如；2014年的《2013年工作總結(jié)》歸入2014年中的，2015年上報(bào)的《2014年檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)表》歸入2015年中；針對一些時(shí)間久遠(yuǎn)的研究課題，大多以頒發(fā)證書日期及課題結(jié)束日期為準(zhǔn)。

3）對文件總頁數(shù)統(tǒng)計(jì)時(shí)需要編寫文件頁碼。一般從總頁數(shù)就能知道一份文件所含的具體內(nèi)容是否經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批等，因此在編寫頁碼過程中，大多在圖標(biāo)或者文字每頁材料正面的左上角、背面的左上角用油筆寫上大寫的一開始進(jìn)行標(biāo)號，每份文件的流水頁也是不同的。一些空白頁，無需編頁號。那么針對很大紙張的文件，如果這個內(nèi)容是完整的，需要在紙上的右上角或者左上角上編寫相應(yīng)的頁碼，不用考慮是否折疊，都可以算上一頁。

4）歸檔文件需要符合相應(yīng)的檔案要求。在對機(jī)關(guān)工作室的文書檔案進(jìn)行整理時(shí)，一定要特別注意不利于檔案保護(hù)的材質(zhì)，如大頭針、訂書針、回形針等，這些材質(zhì)對紙質(zhì)檔案來說具有一定的破壞性，是不符合檔案整理規(guī)范的，因此，應(yīng)當(dāng)采用不銹鋼書釘來裝訂文書檔案，盡可能保護(hù)檔案材料得完整性。

5）填寫備考表。備考表一直以來都被用于機(jī)關(guān)工作室的檔案整理工作中，可以說在某種程度上對于改善歸檔文件的管理工作是十分有效的，備考表的使用能夠充分保證檔案信息的保密性。在填寫備考表時(shí)，應(yīng)選用墨汁或者耐久性良好的藍(lán)黑墨水，以防止由于時(shí)間過長導(dǎo)致的筆記模糊。備考表是對檔案盒內(nèi)檔案資料的簡要介紹。例如；本卷有多少件文件材料，在這之中，有多少文字材料，還有需要說明光盤和圖紙等情況，對負(fù)責(zé)整理檔案的人員要在整理人一欄中認(rèn)真填寫，負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)要在檢查人這一欄中填寫，要填寫整理結(jié)束的時(shí)間。

3 機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理工作的人員管理

1）改善員工工作態(tài)度，健全檔案管理制度。對于機(jī)關(guān)檔案室的檔案整理工作，最根本的就是要從人員抓起，讓員工的思想觀念得以轉(zhuǎn)變，對檔案整理工作能夠引起足夠的重視，工作做到盡職盡責(zé)，保持良好的工作態(tài)度，文書檔案的整理工作不僅僅是單一的檔案整理，還對整個政府機(jī)關(guān)開展其他工作起到重要作用，因此各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)起到帶頭作用，對自己部門的工作及時(shí)監(jiān)督、上交高質(zhì)量的檔案材料。同時(shí)，各個機(jī)關(guān)單位在文書管理方面也需要及時(shí)創(chuàng)新，文書檔案整理機(jī)制也需要完善。

2）建立專業(yè)隊(duì)伍，加強(qiáng)內(nèi)部管理。機(jī)關(guān)檔案室的文書檔案整理工作專業(yè)性較強(qiáng)，因此需要專業(yè)的人員來進(jìn)行整理檔案。同時(shí)，還要加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案室內(nèi)部的管理工作，具體應(yīng)從以下幾個方面入手：第一，應(yīng)多渠道引進(jìn)從事檔案管理的優(yōu)秀人才。檔案管理工作本身是較為繁雜的，需要多環(huán)節(jié)的相互支持和配合，是一個較為龐大的系統(tǒng)，具體包括檔案的收集、分類、整理再到開發(fā)利用，只有工作人員對各項(xiàng)工作十分熟悉和了解，才能最大程度的提升工作效率。由此可見，引入專業(yè)檔案管理人員是十分必要的；第二，應(yīng)定期對機(jī)關(guān)檔案整理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提升其專業(yè)水平，提升工作效率。例如：聘請具有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理專家對機(jī)關(guān)檔案室的工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的講解和培訓(xùn)，督促員工積極參加關(guān)于檔案整理方面的講座和報(bào)告，并對其進(jìn)行全面的考核，打造一支專業(yè)性較強(qiáng)的檔案整理團(tuán)隊(duì)。第三，要拓寬文書檔案管理人員的職業(yè)上升空間，及時(shí)給予在工作崗位上表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員豐厚的待遇和職位，這樣一來，人才才可以穩(wěn)定下來，防止人才的不斷減少。最后，更新內(nèi)部管理制度，要求工作人員照章辦事，嚴(yán)厲打擊消極懈怠，玩忽職守的情況。另外，還要定期安排工作人員外出學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，單位也應(yīng)鼓勵工作人員努力學(xué)習(xí)，提高專業(yè)技能。

4 結(jié)束語

文書檔案的整理工作是一項(xiàng)長期且繁雜的工作，檔案整理人員應(yīng)保持較強(qiáng)的耐心和事業(yè)心，充分完成好機(jī)關(guān)檔案室文書檔案整理工作，以便于在日后的工作中快速、準(zhǔn)確的查詢相關(guān)的材料記錄，為機(jī)關(guān)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)提供保障。

參考文獻(xiàn)

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