優(yōu)化中小企業(yè)內(nèi)部控制方法的思考

上海貝乘教育科技有限公司 王萍

伴隨著改革開放，中國經(jīng)濟(jì)迎來了巨大的發(fā)展，從20世紀(jì)70年代經(jīng)濟(jì)落后經(jīng)濟(jì)短缺的國家一躍成為世界第二大經(jīng)濟(jì)體，其環(huán)境特征也由非常態(tài)化經(jīng)濟(jì)變換為常態(tài)化經(jīng)濟(jì)。在此過程中，企業(yè)內(nèi)部控制管理方法也在學(xué)習(xí)和借鑒國外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)典案例，按照美國的COSO框架，內(nèi)部控制的目的在與維護(hù)資產(chǎn)的安全，提高經(jīng)營效率，保證財(cái)務(wù)報(bào)表的真實(shí)以及保障經(jīng)營的合法合規(guī)，毫無疑問，內(nèi)部控制是企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造的一個(gè)重要保障手段已成一種共識(shí)。本文從中小企業(yè)的特征出發(fā)，講述一些現(xiàn)代內(nèi)部控制的概念、視角、方法和實(shí)踐，強(qiáng)調(diào)內(nèi)部控制的現(xiàn)實(shí)意義及其實(shí)現(xiàn)，歸納提升一些有效應(yīng)對(duì)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的經(jīng)驗(yàn)。

1 中小企業(yè)特點(diǎn)及其給內(nèi)部控制帶來的困難

相比于上市公司等大型企業(yè)，中小企業(yè)在中國的數(shù)量非常眾多，其主要特點(diǎn)有：首先，規(guī)模不大，投資較少，投資與收益周期較短；其次，對(duì)市場反應(yīng)靈敏，有活力和動(dòng)力；再次，環(huán)境適應(yīng)性強(qiáng)，但獲取資本、信息、技術(shù)等方面處于劣勢(shì)；最后，所有權(quán)和經(jīng)營權(quán)高度統(tǒng)一，管理水平較低。

基于以上特點(diǎn)，中小企業(yè)多是在生存中求發(fā)展，團(tuán)隊(duì)成員之間往往有很好的信任，不拘泥于規(guī)章制度，對(duì)于內(nèi)部控制的認(rèn)知尚不成熟，不了解內(nèi)部控制的重要性，導(dǎo)致內(nèi)部控制制度缺失、內(nèi)控執(zhí)行乏力，事前控制很少，企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)巨大且不可知。

2 中小企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及其存在的問題

目前大多數(shù)中小企業(yè)的內(nèi)部控制可以用一個(gè)詞來形容，叫“打地鼠”，企業(yè)運(yùn)營中發(fā)生了某項(xiàng)舞弊事項(xiàng)造成了企業(yè)的損失，這時(shí)候管理層才想起來針對(duì)這個(gè)事項(xiàng)做個(gè)內(nèi)部流程和控制，出現(xiàn)一個(gè)地鼠，打一個(gè)地鼠；內(nèi)部控制往往也只是財(cái)務(wù)人員工作順帶的一小部分；中小企業(yè)普遍缺少對(duì)內(nèi)部控制的理論認(rèn)識(shí)和高度重視。

其存在的問題主要體現(xiàn)在以下四個(gè)方面。

2.1 內(nèi)控意識(shí)薄弱

中小企業(yè)面對(duì)激烈的市場競爭，大多比較重視生產(chǎn)經(jīng)營、成本控制、盈利能力，合法合規(guī)。企業(yè)在開展內(nèi)部管理的過程中，高層對(duì)內(nèi)部重要性的全面認(rèn)識(shí)不高，對(duì)內(nèi)部控制的意識(shí)薄弱，導(dǎo)致內(nèi)部控制的制度設(shè)立環(huán)境、制度執(zhí)行環(huán)境、制度監(jiān)督環(huán)境都或多或少缺失或不到位，內(nèi)部控制制度沒有或者雜亂無章，同時(shí)企業(yè)高層對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)程度不高或者執(zhí)行不夠，會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)員工內(nèi)控意識(shí)，內(nèi)控的威信力會(huì)大打折扣，有內(nèi)控制度若不能履行或者蓄意打破，那么內(nèi)控將形同虛設(shè)，企業(yè)發(fā)生致命錯(cuò)誤的概率會(huì)大大增加。

2.2 組織架構(gòu)不清晰，變動(dòng)頻繁

中小企業(yè)的組織架構(gòu)并不清晰，一人往往身兼多職，部門人員的權(quán)限和職責(zé)范圍邊界模糊，且變動(dòng)頻繁常常導(dǎo)致信息不暢，決策、管理和執(zhí)行責(zé)任不明確，各個(gè)部門之間相互協(xié)作高但相互制約度較小。這種情況會(huì)增加內(nèi)部控制制度和執(zhí)行的難度，容易誘發(fā)業(yè)務(wù)流程中的舞弊，不利于企業(yè)長遠(yuǎn)健康發(fā)展。

2.3 內(nèi)部控制制度構(gòu)建不到位，控制手段落后

大多數(shù)中小企業(yè)沒有認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制制度對(duì)于規(guī)范企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)、加強(qiáng)企業(yè)對(duì)資產(chǎn)安全完整的保護(hù)、提高企業(yè)預(yù)防財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)能力方面所能起到的作用，沒有或者少有根據(jù)企業(yè)所處的不同階段(創(chuàng)業(yè)期、轉(zhuǎn)型期、成熟期)結(jié)合自身實(shí)際情況制度不同的內(nèi)控制度，有些企業(yè)認(rèn)為內(nèi)部控制會(huì)增加企業(yè)成本而不做企業(yè)內(nèi)控制度建設(shè)，或者做了內(nèi)部控制制度，但在執(zhí)行的過程中沒有充分運(yùn)動(dòng)電子信息化進(jìn)行匯總分析，不能及時(shí)反饋信息，忽略事前控制、事后控制也不及時(shí)。

2.4 風(fēng)險(xiǎn)管理能力較低

中小企業(yè)的管理者往往由于權(quán)力的高度集中，對(duì)于自身的經(jīng)驗(yàn)充分自信，對(duì)于外部環(huán)境的認(rèn)知比較單一，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)認(rèn)識(shí)不足，管理或做決策時(shí)科學(xué)的評(píng)估機(jī)制和有效的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，導(dǎo)致企業(yè)無法及時(shí)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生作出預(yù)測，應(yīng)變能力和扛風(fēng)險(xiǎn)能力較差，一旦真正發(fā)生了風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，會(huì)對(duì)企業(yè)產(chǎn)生破壞性影響。

3 優(yōu)化中小企業(yè)內(nèi)部控制的方法

3.1 結(jié)合自身情況，做好組織搭建，制定內(nèi)控制度

中小企業(yè)在創(chuàng)業(yè)期，野蠻生長狀態(tài)時(shí)，企業(yè)組織需要做到不相容職務(wù)分離(或有效監(jiān)控)即可，談不上內(nèi)控制度的建立，企業(yè)更多精力在生產(chǎn)經(jīng)營。但企業(yè)一旦進(jìn)入了擴(kuò)張期，開始資產(chǎn)運(yùn)營時(shí)，這個(gè)時(shí)候需要特別內(nèi)部控制及風(fēng)險(xiǎn)管理，組織需要對(duì)業(yè)務(wù)分部、對(duì)產(chǎn)品、業(yè)務(wù)地區(qū)、部門功能有清晰的架構(gòu)，匯報(bào)和審批關(guān)系具體，除了要考慮不相關(guān)職務(wù)分離外，更要注重崗位的責(zé)任制，同時(shí)需要梳理業(yè)務(wù)流程，制定清晰的業(yè)務(wù)流程圖，通過對(duì)業(yè)務(wù)流程的梳理，在業(yè)務(wù)循環(huán)環(huán)節(jié)制定相對(duì)應(yīng)的內(nèi)控制度，例如：銷售與收款環(huán)節(jié)、采購與支付環(huán)節(jié)、投融資環(huán)節(jié)等。

3.2 加強(qiáng)人力資源管理

眾所周知，內(nèi)部控制是防止舞弊發(fā)生最有效的方法。而舞弊某種意義上就是人在違反法律制度或者鉆空子；對(duì)所有企業(yè)尤其中小企業(yè)，人員即使資本又是成本，所以人力資源管理是優(yōu)化內(nèi)部控制中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。從人員招聘時(shí)的背景調(diào)查到員工行為準(zhǔn)則的制定約束，平時(shí)的發(fā)展培訓(xùn)，以及崗位的輪換，員工與企業(yè)的溝通等方面都至關(guān)重要，避免錄用不合格人員，避免對(duì)業(yè)務(wù)骨干的依賴，激勵(lì)員工更有責(zé)任心的工作，避免員工離職信息泄露對(duì)企業(yè)的影響等都能讓內(nèi)控制度的運(yùn)行更加高效。

3.3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)程序和財(cái)務(wù)內(nèi)部控制

中小企業(yè)需要對(duì)同企業(yè)相關(guān)的業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵點(diǎn)非常清晰，包括銷售、采購、研發(fā)、行政、固定資產(chǎn)管理、倉儲(chǔ)管理等，內(nèi)容包括職務(wù)分離、銷售預(yù)算和價(jià)格管理、實(shí)物控制、信用管理、退貨理賠管理等，在關(guān)鍵的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)做到事前、事中、事后控制， 同時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)的崗位設(shè)置、資金管理、賬務(wù)處理、報(bào)表呈現(xiàn)等環(huán)節(jié)加強(qiáng)內(nèi)部控制。財(cái)務(wù)線與業(yè)務(wù)線雙重控制，對(duì)企業(yè)內(nèi)控運(yùn)行會(huì)有很大的幫助。

3.4 加強(qiáng)內(nèi)控監(jiān)督力度

內(nèi)部控制的監(jiān)督和處罰力度對(duì)內(nèi)控執(zhí)行效果起著重要的影響，對(duì)中小企業(yè)而言盡可能的設(shè)立內(nèi)部審計(jì)部門，并且賦予內(nèi)部審計(jì)部門獨(dú)立性，給予內(nèi)審人員足夠的權(quán)限，同時(shí)提升內(nèi)審人員的業(yè)務(wù)水平，對(duì)于內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的重大問題一經(jīng)核實(shí)要嚴(yán)肅查處，維護(hù)公司內(nèi)控制度的權(quán)威性。

3.5 提高中小企業(yè)員工素質(zhì)，營造優(yōu)秀健康的企業(yè)文化

中小企業(yè)應(yīng)科學(xué)設(shè)置關(guān)鍵崗位親屬回避、同業(yè)回避的制度，組織定期的員工培訓(xùn)，特別是財(cái)務(wù)人員和內(nèi)控人員專業(yè)知識(shí)方面的培訓(xùn)，增強(qiáng)員工對(duì)內(nèi)部控制的理解和職業(yè)道德，共同打造良好的環(huán)境和公平、積極、正直的文化，不讓舞弊都產(chǎn)生的土壤，同時(shí)如果全員都參與內(nèi)部控制中，將大大優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)流程，這將對(duì)于企業(yè)內(nèi)部控制制度的建設(shè)和執(zhí)行和企業(yè)的長久健康發(fā)展產(chǎn)生巨大效用。

3.6 借助外部審計(jì)加強(qiáng)內(nèi)部控制

無論中小企業(yè)做了多么好的內(nèi)部控制制度，嚴(yán)格執(zhí)行及加強(qiáng)了監(jiān)督，但某些時(shí)候仍然避免不了“只緣身在此山中”的局限，這個(gè)時(shí)候，隔幾年借助外部審計(jì)對(duì)企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制的一次復(fù)盤是非常有必要的，這不僅能以全新的專業(yè)角度看企業(yè)內(nèi)控，同時(shí)，也對(duì)企業(yè)內(nèi)控人員的工作做一次審核，對(duì)于中小企業(yè)來說，也是非常有必要的。

4 結(jié)語

面對(duì)日益變化的國內(nèi)外環(huán)境和經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，企業(yè)都需要增加自身的管理水平以保障企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，作為中國經(jīng)濟(jì)非常重要的主體之一的中小企業(yè)，更加需要重視內(nèi)部控制，提升效率，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，在精細(xì)化管理的基礎(chǔ)上發(fā)展、創(chuàng)新，提升企業(yè)整體競爭力，為中國國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。