如何做好檔案信息資源開發(fā)利用中保密工作

焦娜

摘 要：在當(dāng)前信息化時代，檔案信息成為人們經(jīng)濟(jì)生活和社會生活的重要資源，檔案加快了數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，這就使檔案信息利用更為廣泛。目前檔案信息開發(fā)利用力度增加，這也對傳統(tǒng)檔案管理方式帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，特別是在檔案信息開發(fā)利用過程中需要做好檔案信息的保密工作，進(jìn)一步推動檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源；開發(fā)利用；保密；關(guān)系；措施

檔案作為重要的信息資源，檔案管理工作的最終目的是實現(xiàn)檔案信息的開發(fā)利用，但檔案信息中涉及到國家機(jī)密和個人隱私，因此在檔案開發(fā)利用過程中需要重視檔案保密工作。這就需要檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，在保證檔案信息安全的基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案信息的高效利用，這樣即維護(hù)了檔案信息安全，同時也更好的實現(xiàn)了檔案的價值。

1 檔案信息資源開發(fā)利用的意義

檔案信息資源的開發(fā)利用是通過對檔案信息進(jìn)行加工和整理，挖掘檔案中蘊(yùn)藏的價值，從而為檔案利用者提供更優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。檔案開發(fā)利用作為檔案管理與利用工作的有效結(jié)合，能夠?qū)n案價值更集中的體現(xiàn)出來。檔案作為重要的信息資源，在當(dāng)前社會發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案信息的開發(fā)利用越來越被重視，因此各檔案部門需要充分的發(fā)揮各自的優(yōu)勢，積極拓展服務(wù)功能，加大對檔案信息資源開發(fā)的力度，有效的提高檔案服務(wù)水平，從而將檔案以各種信息產(chǎn)品的方式提供給用戶使用，更好的發(fā)揮出檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2 正確處理好檔案信息資源開發(fā)利用與保密工作的關(guān)系

2.1 正確處理好制度與措施的關(guān)系

在當(dāng)前檔案管理工作中，在保證檔案信息安全的基礎(chǔ)上，需要積極推進(jìn)檔案的有效利用，這就需要在實際工作中要制定嚴(yán)格的保密制度，并建立健全相關(guān)的配套措施，進(jìn)一步完善檔案閱覽制度、外借制度、復(fù)印制度等，并針對各個環(huán)節(jié)制定具體的措施，使檔案利用有章可循，特別是要針對檔案收集、管理、傳遞等諸多環(huán)節(jié)，需要促使各項制度和措施能夠得到有效的落實，在檔案利用過程中加大監(jiān)督檢查力度，將檔案保密工作落到實處。

2.2 正確處理好保密與利用的關(guān)系

在社會發(fā)展過程中，人們對檔案信息的利用需求不斷增長，再加之檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案保密與利用工作的協(xié)調(diào)難度較大。一直在我國檔案管理工作中都存在重藏輕用的觀念，檔案信息資源普遍存在利用不足的問題。同時人們信息安全意識的增強(qiáng)，這也對檔案保密工作提出了更高的要求，這又導(dǎo)致檔案信息管理工作中出現(xiàn)了過度追求信息安全的問題，影響了檔案信息的正常使用。因此在當(dāng)前檔案工作中，需要正確處理好檔案保密與利用之間的關(guān)系，從而在保證檔案信息安全的基礎(chǔ)上，充分的發(fā)揮出檔案的利用價值。

2.3 正確處理好保密與解密的關(guān)系

針對于涉密檔案，當(dāng)前將其保密級別劃分為三級，在實際針對涉密檔案管理工作中，要求檔案工作人員要針對檔案的不同密級來采取不同的管理措施，從而實現(xiàn)檔案信息的最大限度的利用。同時針對于涉密檔案的保密期限，國家也出臺了相應(yīng)的規(guī)定，因此在實際針對涉密檔案管理工作中，要求檔案工作者要對正確區(qū)分保密期限，明確哪些檔案可以開發(fā)利用和開發(fā)利用的范圍，進(jìn)一步激活沉睡的檔案信息，更好的發(fā)揮檔案的利用價值。

2.4 正確處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系

紙質(zhì)檔案是做好檔案保密與利用工作的基礎(chǔ)部分。作為檔案工作者對所保管的檔案務(wù)必做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密。同時，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案異軍突起，已與紙質(zhì)檔案并駕齊驅(qū)。做好電子檔案的保密和開發(fā)利用工作，已是當(dāng)務(wù)之急，要積極構(gòu)建起一套信息系統(tǒng)的保密體系。

3 做好檔案信息資源開發(fā)利用中保密工作的措施

3.1 做好檔案的審查工作

審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進(jìn)行：一是初審，檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否。

3.2 做好檔案的解密工作

保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開文件進(jìn)行管理。這就是檔案保密的時效性。向社會開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進(jìn)行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。對劃密檔案進(jìn)行解密工作，應(yīng)當(dāng)遵循保密法的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。

3.3 注意做好相關(guān)基礎(chǔ)工作

在檔案開發(fā)利用過程中，需要先做好檔案開放工作，即要針對檔案案卷進(jìn)行系統(tǒng)整理和科學(xué)分類，建立健全檔案號，使檔案信息能夠與開發(fā)利用后檔案檢索與管理要求相適應(yīng)。同時還要編制檢索工具，實現(xiàn)檔案信息檢索的多元化。另外，還要準(zhǔn)備好副本，針對一些較為重要的檔案和珍貴的檔案，做好檔案副本的制作，有效的保證檔案在使用過程中的安全性和完整性。

3.4 加強(qiáng)對檔案信息開發(fā)利用過程中的監(jiān)督

在檔案信息開發(fā)利用過程中，需要針對不同的利用對象的不同目的，做好監(jiān)督工作。檔案館和檔案室宜安裝攝像監(jiān)視器，以此來對檔案利用者在檔案利用過程中的行為進(jìn)行監(jiān)控，針對查閱和利用檔案過程中一些不好的行為和習(xí)慣要及時提醒。在檔案利用者離開后需要對被利用過的案卷和文件進(jìn)行及時檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)和處理。針對于損毀嚴(yán)重的情況，則要及時查處，追究具體人的責(zé)任。通過強(qiáng)化監(jiān)督，有效的保證檔案信息開發(fā)利用過程中的檔案信息的安全，將檔案保密工作落實到實處。

4 結(jié)束語

檔案開發(fā)利用和檔案保密是當(dāng)前檔案管理工作的兩個重要方面，對檔案信息的開發(fā)利用是檔案管理的終極目的。檔案保密與檔案開發(fā)利用互相補(bǔ)充，能夠為檔案事業(yè)的穩(wěn)定、健康發(fā)展提供積極、可靠的保證。而且在檔案開發(fā)利用過程中，通過對檔案信息的深入挖掘，能夠更好的發(fā)揮出檔案信息的重要價值。針對涉密檔案信息強(qiáng)化保密管理，可以有效的保證國家利益和個人利益不受侵犯，為信息安全建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。因此在實際工作中需要處理好檔案開發(fā)利用和保密工作的關(guān)系，促進(jìn)檔案價值的充分發(fā)揮，使其更好的服務(wù)于社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]李寶榮.淺談檔案開發(fā)利用中的保密工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（14）.

[2]劉曉菲.關(guān)于加強(qiáng)檔案保密工作的幾點建議[J].蘭臺世界，2016（S1）.

[3]伍偉珍.基于檔案保密管理與利用的方法研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（16）